Nye Lindesnes Arbeidsutvalget Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)
Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Arbeidsutvalget Sted: Lindesnes rådhus, Kommunestyresalen Dato: Fredag 19.5.2017 Tidsrom: 12:00-13:30. Arbeidsutvalget: Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Utvalgsleder Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Utvalgsnestleder Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Sekretær SAKSLISTE: AU-3/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget 31.3...2 AU-4/2017 Barn og unges medvirkning...2 AU-5/2017 Kick off / studietur...2 AU-6/2017 Politisk organisering ny kommune...3 AU-7/2017 Anskaffelse - Informasjonspartner...4 AU-8/2017 Delegasjon til Fellesnemnd og administrativ organisering...5 AU-9/2017 Møtegodtgjørelse...8 AU-10/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til 1.1.2020...9 AU-11/2017 Ansettelse av rådmann... 10 AU-12/2017 Eventuelt... 10 Side 1 av 10
AU-3/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 31.3 Vedlegg Referat fra møte i arbeidsutvalget 31.3.17. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget 31.3.17 godkjennes. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter: Referat fra møte i arbeidsutvalget 31.3.17 godkjennes. AU-4/2017 BARN OG UNGES MEDVIRKNING Saken Det er ulike ordninger i forhold til barn- og unges medvirkning i kommunene. Det er et generelt ønske om at denne gruppen også skal medvirke i prosjektet. Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Prosjektleder bes å utrede sak vedr. barn og unges medvirkning og deltakelse i fellesnemnda, og i framtidige planprosesser. AU-5/2017 KICK OFF / STUDIETUR Saken Fellesnemnda var positive til at det gjennomføres et «kick off» 7. 8.6.17 på The Bølgen & Moi Hotel Utsikten i Kvinesdal. Imidlertid vil det være flere forfall på disse dagene. Et alternativ vil være å kombinere et kick off med studietur. Det har vært snakk om en studietur til Kävlinge (Skåne/Sverige) 28. 29.9.17. Om studietur skal kombineres med kick off bør det avsettes 3 dager til sammen. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmig: Prosjektleder bes arbeide videre med planer om kombinert kick off / studietur 27. 29.9.17. Side 2 av 10
AU-6/2017 POLITISK ORGANISERING NY KOMMUNE Sak oversendt fra fellesnemndas møte 19.5.17, sak MFN-19/2017 Politisk organisering ny kommune. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn I intensjonsavtalen er den politiske organisering på overordnet nivå beskrevet: Drøfting Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Antall representanter i kommunestyret er i intensjonsavtalen foreslått til 35. Prosjektleder er usikker på om det ble vil oppleves demokratiserende av borgerne i kommunen om det er 35 eller 45 repr. De minste partiene vil nesten uansett få representasjon pga. forholdstallsprinsippet. Den politiske organiseringen i den nye kommunen er et av fundamentene i organiseringen av den nye kommunen administrativt. I Intensjonsavtalen fastslås det at kommunen skal organiseres iht. formannskapsmodellen. Kommunene kan likevel ha forskjellige utvalgsstrukturer. I dag er dette forskjellige i de tre kommunene. Lindesnes kommune: Kommunestyre Formannskap Levekårsutvalg Teknisk utvalg Marnardal kommune: Kommunestyre Formannskap FLM Utvalg Mandal kommune: Bystyre Driftsstyre/Formannskap Planutvalg Landbuksnemnd++ Den nye kommunen blir større, og det er ønskelig å få større politisk innflytelse på tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere. Det politiske arbeidet kan være krevende hvis enn legger til rette for utstrakt sektortenkning i forhold til helheten i kommunen. Ved å tydeliggjøre rollen vil en likevel kunne få et politisk engasjement i utvalgene uten at drøfting om prioriteringene mellom sektorene blir problematisert. Dette kan ivaretas i delegasjonsreglementet. F.eks. kan det tenkes at de økonomiske rammene for utvalgene først prioriteres i kommunestyret og at disse rammene gir tilstrekkelig handlingsrom for politiske prioriteringer i sektorene. Side 3 av 10
Et område en bør se særskilt på er teknisk sektor. Arbeidsmengden til plan og bygningsrådet/teknisk utvalg/flm er omfattende. Det bør vurderes hvordan en kan gjøre arbeidet overkommelig slik at dette ikke blir til et «fulltidsverv» for medlemmene. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Det etableres et Levekårsutvalg på 7 representanter 4. Det etableres et Teknisk utvalg bestående av 7 representanter 5. Det etableres en Landbruksnemnd på 5 representanter 6. Det etableres et kontrollutvalg bestående av 3 representanter (Det bør vurderes ytterligere utvalg i prosessen videre. Barn og unge må engasjeres, brukermedvirkning må ivaretas osv. Det jobbes videre i arbeidsutvalget med organisering, delegasjon og mandat til den politiske organiseringen.) Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken. Når det gjelder politisk organisering mener arbeidsutvalget at organisering bør avgjøres ut fra hvilke oppgaver og fokus den nye kommunen skal ha. Når det gjelder antall kommunestyrerepresentanter framsatte Even T. Sagebakken forslag om at det skulle være 45 representanter. Arbeidsutvalget vedtok følgende innstilling til fellesnemndas behandling av saken: 1. Politisk organisering skal være iht. formannskapsmodellen (enstemmig) 2. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter (mot én stemme (Even T. Sagebakken)) 3. Prosjektleder bes foreslå prosess for utarbeidelse av kommuneplan for den nye kommunen. (Prosjektleder bes også utarbeide en oversikt over hvilken mandatfordeling et kommunestyre med 35 representanter ville hatt ved sist valg (for de 3 kommunene samlet). AU-7/2017 ANSKAFFELSE - INFORMASJONSPARTNER Sak oversendt fra fellesnemndas møte 19.5.17, sak MFN-20/2017 Anskaffelse informasjonspartner. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Side 4 av 10
Det er et omfattende arbeid som skal gjennomføres i forbindelse med kommunereformen. Historisk er det 50 år siden en slik prosess er gjennomført og derfor også viktig å dokumentere. Innen de tre kommunene er det ca. 23.000 innbyggere, over 2000 ansatte og 77 lokalpolitikker som forventer tilstrekkelig og riktig informasjon formidles. Drøfting Informasjonsformidling gjøres over både digitale plattformer og papir. For å ha tilstrekkelig kompetanse i bredden på disse plattformene er det ønskelig å knytte til oss fagmiljøer som kan bidra til at prosjektet får formidlet fremdrift, beslutninger mm. til de forskjellige interessentene. Det er ønskelig på sikt å ansette en informasjonsmedarbeider, men frem mot sammenslåing tror jeg det mest effektive vil være å utlyse en konkurranse på informasjonsstrategi, og formidling av stoff digital (skriftlig/video) og «journalistikk». PL vurdere at en form for rammeavtale vil kunne ivareta dette. Det settes i gang en prosess i forhold til å utlyse en konkurranse på leveranser innen informasjonsområdet. Under forutsetning av Stortingets vedtak om kommunereform gis Prosjektleder fullmakt til å innhente pris, vurdere tilbud og signer kontrakt. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes utrede saken ytterligere ut fra signaler gitt i møtet. AU-8/2017 DELEGASJON TIL FELLESNEMND OG ADMINISTRATIV ORGANISERING Sak oversendt fra fellesnemndas møte 19.5.17, sak MFN-21/2017 Delegasjon til fellesnemnd og administrativ organisering. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal har vedtatt å igangsette arbeidet med å bygge en ny kommune. I forarbeidene til dette har det vært en politisk og delvis administrativ prosess. Det er laget en intensjonsavtale, i denne er det inkludert et dokument om Fellesnemndas behov for delegasjon av myndighet og ansvar fra de deltakende kommuner. Kommunene vedtok i felles møte 04.11.2015 i kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal: Det overordnede målet for fellesnemnda er å Side 5 av 10
Drøfting FORBEREDE OG GJENNOMFØRE ARBEIDET MED Å ETABLERE OG BYGGE DEN NYE KOMMUNEN Det er et betydelig ansvar som gjennom dette er vedtatt overført fra kommunestyrene til fellesnemnda. En ny kommune etableres over tid. Noen oppgaver vil nødvendigvis implementeres fortløpende i perioden frem til 1.1.2020, noe må gjøres ved dette årsskifte, annet vil vi måtte gjøre ferdig etter at den nye kommunen er etablert. Prosjektlederen mener den vedtatte delegasjonen i intensjonsavtalen bør være tilstrekkelig til å etablere den nye kommunen. Det er imidlertid ikke nedfelt i avtalen hvordan ressurser til gjennomføring av prosjektet skal stilles til rådighet. Alle medarbeiderne er underlagt rådmennene i de 3 kommuner. Det er vurdert og drøftet med rådmennene om de skal delta i prosjektet som delprosjektledere. Det oppleves som ønskelig fra deres side å drifte kommunene videre frem til etableringen av den nye kommunen. Dette sammen med avvikling av kommunene vil kreve både ressurser og kompetanse. Ressurser knyttet til Prosjekt Nye Lindesnes Prosjektlederen vil hevde, at det i den nye kommunen som etableres om litt over 2 år, bør være grunnlag for å redusere antall medarbeider i toppledelsen i kommunene. Det er i dag 3 rådmenn, 7 kommunalsjefer og 3 økonomisjefer i de tre kommunene. Imidlertid vil det i en overgang være oppgaver knyttet til 2 oppgaver. 1. Ledelse av oppgaven med å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen slik det er fastslått i avtalen. 2. Drift og avvikling av kommunene frem til 1.1.2020 Prosjektlederen ønsker å knytte til seg en person fra hver kommune, fortrinnsvis på kommunalsjef nivå, samt en administrativ ressurs som også kan delta og ta ansvar for noen prosesser der det trengs. For å kunne få dette til foreslås det at kommunene avhjelper hverandre på tvers av kommunegrensene på driften på kommunalsjefnivå i perioden fra 21.06.2017 frem til 1.1.2020. Prosjektlederen mener dette bør kunne ivareta både de oppgaver som ligger i Nye Lindesnes i tillegg til driftsoppgavene i kommunene. Det legges opp til jevnlige møter med rådmennene i prosjektperioden i forhold til forventnings- og rolleavklaring med hensyn til den pågående omstillingen frem til 2020. Under hvert delområde vil det nødvendigvis være flere arbeidsgrupper, områdene er meget omfangsrike; Side 6 av 10
Delprosjekt Levekår Barnehage Barneskole Ungdomsskole Voksenopplæring Kvalifisering PPT/ Etter- og videreutdanning Barnevern Helse, rus og psykiatri NAV Habilitering Omsorgstrappa Osv. Delprosjekt Forvaltning og teknisk Kommuneplanprosess Plan og byggesak Eiendomsdrift Infrastruktur; fiber, mobil, vei og VAR Kart, matrikkel Investeringsprosjekter Kultur Osv. Delprosjekt Økonomi/HR/Kvalitet og digitalisering Budsjett og økonomiplan Kvalitetssystem med avviksbehandling HR, system og omstilling/virksomhetsoverdragelse/ Lean Digitalisering av Lean prosesser Anskaffelser Evt. balansert målstyring Delprosjekt Næringsutvikling Denne listen er ikke uttømmende. Det er ikke alle områdene som er like omfattende, men de bør gjennomgås for å vurdere mulige effektiviseringstiltak. Gruppene som skal etableres bør ha representanter for arbeidsledelse, ansatte og tillitsvalgte. Arbeidet bør ta utgangspunkt i LEAN. Kommunene har en omfattende ressurs på dette området etter at ca. 60 ansatte gjennomgikk vektallstudie i regi av Høgskolen i Hedmark vinter/vår 2015/16. Arbeid/kostnad og fremdriftsplan vil utarbeides snarest etter av delprosjektlederne er på plass. Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Den vedtatte avtalen om ansvar og delegasjon fra kommunestyrene til fellesnemnda ivaretar de behov som skal ivaretas. En bør særlig merke seg formuleringene i pkt. 3 og 4 i avtalen. Fellesnemnda støtter foreløpig forslag til administrativ organisering. Fellesnemnda ser behov for ressurser for å koordinere prosjektet ved at de tre kommuner avser 1 person på midlertid bases på kommunalsjefnivå i hver kommune. Delprosjektledernes midlertidige arbeid i prosjektet avsluttes når ledelsen for den nye kommunen er tiltrådt. Side 7 av 10
Fellesnemnda foreslå ovenfor kommunene at belastningen dette fører til i den ordinære driften søkes ivaretatt ved samhandling mellom kommunene. Delprosjektlederne som trer inn i Nye Lindesnes får kompensert lønnskostnadene for deltakelsen. Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. Prosjektleder innledet i saken. Han skisserte et alternativt opplegg det var enighet med rådmennene om. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. For øvrig oversendes saken til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Prosjektleder orienterte om «ny organisering» og samhandlingen mellom prosjektet og kommunene. Det blir bred deltakelse fra kommunene, bl.a. gjennom de ulike fagnettverkene. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes om å legge fram sak der prosjektorganisering og samhandling med kommunene beskrives. AU-9/2017 MØTEGODTGJØRELSE Sak oversendt fra fellesnemndas møte 19.5.17, sak MFN-22/2017 Møtegodtgjørelse. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Vedlegg Saken Marnardal kommune: Reglement for politisk virksomhet - Politisk organisering, møtereglement, delegasjonsreglement, godtgjørelse til folkevalgte. Lindesnes kommune: Vilkår for folkevalgte. Mandal kommune: Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste m.m. Fellesnemnda blir i realiteten den nye kommunens «kommunestyre» frem til sammenslåingstidspunkt. Det arbeidet vil etter alt å dømme kreve omfattende møtevirksomhet og må godtgjøres. Møtene er tenkt på dagtid, vedlagt er de 3 kommunenes møtegodtgjørelses reglement. Side 8 av 10
Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Det etableres en arbeidsgruppe som bes utrede og foreslå regler og satser for godtgjørelse for politisk arbeid i forbindelse med kommunereformprosjektet Nye Lindesnes. Forslaget legges fram for fellesnemnda til behandling. Som arbeidsgruppe oppnevnes følgende: Vidar Tjelland Tor Magne Risdal Even T. Sagebakken AU-10/2017 INVESTERINGER I PERIODEN FRA D.D. FRAM TIL 1.1.2020 Sak oversendt fra fellesnemndas møte 19.5.17, sak MFN-24/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til 1.1.2020. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Kommunene har frem til i dag investert i kultur/idrettsanlegg, skolestruktur og helse- og omsorgsstruktur uavhengig av nabokommunen. Oppgaver skulle ivaretas innen de geografiske grensene til kommunen uavhengig av nabokommunens demografi og bostedsmønster. Fra 1.1.2020 skal en ny kommune etableres. Kommunene bør derfor vurdere om dagens og morgendagens behov kan ivaretas tilstrekkelig med dagens bygningsmasse før ytterligere investeringer foretas. Drøfting Investeringer bør som hovedregel vurderes etter de behov som kreves i kommunen. Kommunen i 2020 blir svært annerledes i forhold til dagens 3 separate kommuner. Skal vi ta inn gevinster ved å etablere en ny kommune bør behovene til den nye kommunen settes opp mot dagens etablert strukturer før nye investeringer foretas. Dette bør derfor vurderes hva kommunen kan ivareta i dagens bygningsmasse innen de forskjellige sektorer. Det mest naturlige verktøyet vil være å sette i gang en kommunedelplan spesielt innen oppvekst og helse og omsorg. Slike investeringer vil også kunne skape krevende diskusjoner før den geografiske plasseringer av tiltaket er vurdert i forhold til den nye kommunen Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Side 9 av 10
Utviklingsprosjekter generelt som fører økte drifts- og finanskostnader bør drøftes i fellesnemnda slik det er nedfelt i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer innen Oppvekst, Helse og Omsorg bør koordineres i fellesnemnda frem til 2020. Er det uenighet i fellesnemnda bør disse utsettes til etter 2020 slik det er beskrevet i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer bør som hovedregel føre til innsparinger i drift minimum tilsvarende kapitalkostnaden. Fellesnemnda drøftet saken, og er i hovedsak enige i prinsippene som ligger til grunn for forslaget til vedtak. Fellesnemnda vedtok: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes utredes saken nærmere. AU-11/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN Saken Leder informerte om forslag/forberedelser innkjøpssjef i Mandal har for gjort for utlysning av anbud for rekrutteringstjenester. Arbeidsutvalgets vedtok enstemmig: Leder bes arbeide videre med planer/dokumentasjon for utlysning av stillingen som rådmann. AU-12/2017 EVENTUELT Det var ikke saker til behandling under eventuelt. Side 10 av 10