Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 113.2 Sak nr. i IDU: 31/2016 Sak nr.: 2016/1375 Møtedato: 02.09.2016 Sak nr i UBs styre: 16a/2016 Møtedato: 09.09.2016 1. BUDSJETTFRAMLEGG 2017 DRIFTSBUDSJETT 1.1 Tiltak innenfor budsjettrammen (driftsbudsjett) I brev fra universitetsdirektøren 17.06.2016 om budsjettforslag for 2016 er det lagt til grunn en estimert inntektsramme som inkluderer en lønns- og priskompensasjon på 2 %. Videre gjøres det også oppmerksom på at det er ventet at effektiviseringskuttet i staten videreføres. 1.1.1 Lønn UB har de siste årene gjennomført en betydelig effektivisering av arbeidet. Når vi ser bort fra nye oppgaver som skeivt arkiv eller oppgaver som er overført til UB fra universitetsdirektøren/andre enheter har UB hatt reduksjon i stillinger de siste årene. UB har ikke vekst i faste stillinger i 2017 hvis vi ser bort fra stillinger knyttet til arbeid med skeivt arkiv og eventuelt ekstra stilling knyttet til arbeidet med språksamlingene og digitale litteraturlister. Det arbeides kontinuerlig med å omfordele personalressurser til nye oppgaver som krever ny kompetanse og oppgaver som øker i volum, f.eks. overtakelse av flere arkiv. I tillegg til løpende faste oppgaver settes det også av ressurser til arbeid på eksternt finansierte prosjekter og samarbeidsprosjekter. Arbeidet med rydding/kassering av materiale i depot og påfølgende rydding og flytting av materiale i bibliotekenes samlinger fortsetter i 2017 og krever ekstra ressurser. Arbeidet utføres både av ansatte og ekstrahjelp. Det settes også av interne ressurser til digitalisering og tilgjengeliggjøring av eldre trykte hovedfags- og mastergradsoppgaver, noe som er forankret i alle deler av UBs strategi og som gjenspeiles i UiBs strategiske satsing på infrastruktur og formidling av vitenskapelige resultater. Med 2% LPK, 0,5% effektiviseringskutt og ca. 1,5% prisstigning på husleie som ikke kompenseres har UB realnedgang på driftsbudsjettet. I tillegg må det settes av et større beløp til helt nødvendige investeringer i bibliotekutstyr som ytterligere svekker driftspostene. Lønnskostnader knyttet til faghistorisk arkiv er ikke inkludert her. Ramme for lønnskostnader til stillinger med unntak av ekstra stilling til digitale litteraturlister (se nedenfor) i 2017 er derfor satt til 57.000.000, samme beløp som i 2016. Digitale litteraturlister (BOLK) Arbeidet med digitale litteraturlister (BOLK) ble overført til UB i 2015 og det har vært nødvendig å styrke denne tjenesten i 2016 med 1,25 årsverk i tillegg til arbeidet som er lagt til UBs ansatte. Tidligere ble arbeidet utført av Akademika og oppsigelse av avtalen frigjorde 1,8 mill. som disponeres av universitetsdirektøren. Han har lovet å dekke lønns- og investerings-kostnader som UB har til ekstra ressurser til dette arbeidet. Rapport om evaluering av arbeidet vil foreligge med det første, men det er allerede klart at omfanget av Side 1 av 5
arbeidet tilsvarer ca. 2 årsverk. Det er naturlig at UB tar ansvar for noe av dette arbeidet innenfor rammen av lønnsbudsjettet. For det resterende, 1 årsverk, ber UB om at rammen styrkes med 600.000 av de frigjorte midlene etter oppsigelse av avtale med Akademika. 1.1.2 Husleie Universitetsbiblioteket disponerer store areal til læringssentre og studentareal. Husleien utgjør ca. 32% av grunnbevilgningen i 2016. Når prisøkning ikke blir kompensert fullt ut medfører det en realnedgang som får større virkning for UB enn for fakultetene. UB ønsker på denne bakgrunn at leien for studentareal reduseres etter samme modell som fakultetene har for sine studentarealer. 1.1.3 Øvrig drift Biblioteksystem Det er på dette tidspunktet usikkert hvor stor kostnaden til drift av biblioteksystemet blir for 2017. Det budsjetteres derfor med samme beløp som i 2016, 2,4 mill. Øvrige poster Andre kostnader inkluderer bl.a. transport av bøker, reiser, deltaking på seminar, kurs og konferanser, egenandel til driftsutgifter på eksterne prosjekter, service- og vedlikeholdsavtaler, programvarelisenser, telefonutgifter, rekvisita, gaver, velferdstilskudd og bevertning. Det kan maksimum settes av kr. 3.600.000 innenfor budsjettrammen. Det er en liten økning fra 2016. Men den er redusert i forhold til tidligere år. 1.1.4 Investeringer Utlåns- og returautomater Utlåns- og returautometer har en levetid på ca. 10 år. Noe av utstyret vårt er allerede 10 år og noe er nesten 10 år. Vi har hatt en del reparasjoner på utstyret og dermed også en del driftsstans. For tiden er noen av automatene ute av drift. Innkjøp av nytt utstyr til alle bibliotekene er satt ut på anbud med frist i oktober 2016. UB har satt av 2 mill i 2016 og ca. 1,5 mill i 2017 til dette formål. IT-utstyr UB skiftet ut nesten alle pc er i 2015 som da var 6-7 år gammel. Det gjenstår en del gamle pc er som må skiftes og det settes av kr. 300.000 til dette formål. Annet utstyr/inventar UB har et stort etterslep i vedlikehold og behandling av eldre antikvare foto-, bok- og manuskriptsamlinger. For å bedre på denne situasjonen har UB fra april 2016 ansatt egen konservator. Da funksjonen er ny er det behov for en stor del grunnleggende utstyr slik at den nye konservatoren kan utføre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte. Det er også et prekært behov for å ytterligere utbedre situasjonen for samlingene med relevant utstyr som avfuktere, fryseboks. Det settes av kr. 450.000 til dette formål. Innspill til EIAs budsjett, bygg og infrastruktur Innredningen på lesesalen på manuskript- og librarsamlingen er svært gammel og trenger en mer tidsriktig og funksjonell utforming. Kostnadene for hyller, bord, stoler og sittegrupper er estimert til ca. 150.000. UB ber om at kostnadene dekkes innenfor EIA sitt budsjett. Universitetsbiblioteket har endelig fått tilsatt en konservator som har kartlagt de klimatiske forholdene i magasinene. Klimaanlegget er ikke egnet til å sikre klimatiske forhold som er Side 2 av 5
nødvendig for å bevare materialet. UB ber derfor om at EIA dekker kostnadene med innkjøp av diverse utstyr som sikrer gode forhold for samlingene. Kostnadene er estimert til kr. 180.000. UB ber om at kostnadene dekkes innenfor EIA sitt budsjett. Innspill til EIAs budsjett, HMS-midler Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak mv. ved de fleste av UB sine avdelinger, med sikte på å skaffe de tilsatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø, inkl. tiltak med sikte på å oppfylle krav om universell utforming. Dette tiltaket tas med som innspill til EIAs budsjett. Vi ber om at det blir satt av øremerkede midler på kr 100.000 til slike tiltak. 2. Øremerkede midler utenfor budsjettrammen 2.1 Konsulenttjenester for organisasjonsutvikling ved Universitetsbiblioteket Høsten 2015- våren 2016 ble det gjennomført et evalueringsprosjekt ved UB, med mål å vurdere UBs funksjoner og leveranser i forhold til målene som er formulert i strategien for 2016-2022. UBs organisering av tjenester og leveranser ble vektlagt. Selv om prosjektet ikke hadde i sitt mandat å foreslå organisasjonsendringer, ble det påpekt på flere områder hvor dagens struktur utfordres. Det skal nå gjennomføres et utviklingsarbeid for å vurdere organisering av UB. Oppstart skal skje i oktober 2016 med gjennomføringsperiode frem til 30. april 2017. Arbeidet vil bli organisert med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Universitetsdirektøren er oppdragsgiver. Universitetsdirektøren og bibliotekdirektøren er prosjekteiere. Styringsgruppen vil være ledet fra universitetsledelsen. Styringsgruppen vil ha en rådgivende funksjon. Arbeidet vil bli gjennomført av en prosjektgruppe med prosjektleder fra et eksternt konsulentfirma. Prosessen er tenkt basert på følgende elementer: Innledende samtaler med oppdragsgiver, prosjekteier og prosjektgruppe Tilrettelegging av prosess med framdriftsplan, møter, rapporter, involvering og medvirkning av ansatte og tillitsvalgte Delta i møter med styringsgruppe Dokumentgjennomgang Anbefalinger Totalkostnaden av ekstern bistand forventes å ligge mellom 400.000 og 450.000 NOK. Andre avdelinger ved UiB med tilsvarende prosesser har fått bruke interne ressurser. UB ber om at 75% av kostnadene dekkes utenfor rammen. 2.2 Faghistorisk dokumentasjon Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt startet forsiktig i 2009 og har senere økt betydelig i omfang. Det er stor og stadig økende pågang fra fagmiljøene. Øremerket tilskudd til denne oppgaven har vært helt nødvendig for å finansiere arbeidet. Universitetsbiblioteket må trolig øke ressursene på dette feltet ytterligere framover. Med nåværende ressurser og tilgang på areal har vi ikke vært i stand til å ta i mot alle samlinger som vi burde ta i mot. UB ber om at den økonomiske støtten videreføres i 2017. 2.3 Styrking av samarbeid om Samlinger ved Det humanistiske fakultet Universitetsbiblioteket har samarbeid med Det humanistiske fakultet om flere arkiv og samlinger. Det humanistiske fakultetet har fattet vedtak i oktober 2015 med målsetning om at Side 3 av 5
alle arkiv og samlinger skal forvaltes av Universitetsbiblioteket. Dette samsvarer med UBs strategiske mål om å styrke biblioteket som felles infrastruktur for UiBs vitenskapelige arkiv og samlinger. Vi har en konstruktiv dialog med fakultet for å få på plass digitale løsninger som vil gjøre arkivene bedre tilgjengelig for bruk i forskning, undervisning og formidling og undervisning. Etno-folkoloristisk arkiv, Bjørndalssamlingen, Sudan-samlingen, Målføresamlingen, Teaterarkivet og Stadnavnsamlingen er eksempler på arkiver og samlinger der det er behov for ressurser for å klargjøre for overføring til Universitetsbiblioteket, men også for å drifte. For å muliggjøre dette trengs ressurser både i form av personell og utstyr. Kostnad for lagring av data er vesentlig. En digitalisering av arkiv og samlinger vil gjøre disse tilgjengelige, ikke bare i forskningsøyemed, men også som undervisningsressurs og for allmenheten. UB går inn med en betydelig egenandel i form av personer, lokaler og utstyr. UB ber om 2 mill. i tilskudd fra UiB utenfor ordinær budsjettramme for å klargjøre og igangsette digitalisering av prioriterte HF-samlinger som skal overføres til UB. Fysisk mottak må også forberedes og gjennomføres. 2.4 Digitalt litteratursystem Med dagens opplegg er det mange manuelle prosesser og aktører involvert i arbeidet med litteraturlister, og dette har vært økende etter overgangen fra trykte kompendier til digital studielitteratur. Med et digitalt litteraturlistesystem kan fagmiljø enkelt importere poster fra velkjente systemer og lage digitale litteraturlister. Systemet er integrert med bibliotekets systemer slik at digitale ressurser automatisk blir lenket fra listen. Fagmiljøene kan overføre listene til biblioteket for rettighetsklarering og digitalisering, og kommunikasjon om listene og litteraturen kan foregå mellom fagmiljø og biblioteket i systemet. At vitenskapelige ansatte, administrativt ansatte og biblioteket kan jobbe sammen i ett system vil føre til effektivisering, tidsbesparelse og bedre kvalitet. Systemet vil ta seg av mange av arbeidsprosessene som i dag gjøres manuelt, og man vil også ha én masterkilde for litteraturlistene slik at man unngår ulike versjoner. Studentene vil møte mer enhetlige, tilgjengelige og brukervennlige litteraturlister, noe som vil være et godt bidrag til læringsmiljøet og studiekvaliteten. Vi vil særlig peke på den effektiviseringsgevinsten som har en stor effekt også for de vitenskaplige tilsatte. En anskaffelse kan være aktuelt å samordne nasjonalt gjennom BIBSYS. Alternativt at UiB aleine gjennomfører en anskaffelse. DigUiB vil være en naturlig partner for informasjon og integrering av systemet. Basert på prisestimat fra en leverandør mottatt sommer 2015 vil årlig lisens trolig være i størrelsesorden 350.000 NOK inkl. mva. Det vil i tillegg påløpe en engangskostnad for oppsett og opplæring på estimert 100.000 NOK inkl. mva. UB ber om 350.000 NOK i tilskudd fra UiB utenfor ordinær budsjettramme. 2.5 Skeivt arkiv Skeivt arkiv har fått en årlig tildeling på 5 mill. som øremerkede midler fra departementet. I tillegg bevilget UiB kr. 1.205.000 for 2016. UB ber om at dette tilskuddet videreføres for 2017. 2.6 Språksamlingene De fysiske samlingene som UiB nå tar i mot i Autogården er en nasjonal informasjonsressurs til norsk språk. Samlingene har en lang og sammensatt institusjonell, faglig og administrativ historie. Store deler av samlingene er digitalisert. Noen deler av de fysiske samlingene har til Side 4 av 5
nylig vært eller er fortsatt i aktiv bruk av forskere eller Språkrådet. Språksamlingene skal (alt i alt fysisk og elektronisk) fortsatt være en nasjonal informasjonsressurs til arbeidet med norsk språk. Det skal skapes en ny driftssituasjon for samlingene ved Universitetet i Bergen faglig, biblioteksfaglig og administrativt. Universitetsbiblioteket får ansvar for de fysiske samlingene. Det betyr at UB tar inn samlinger som det er knyttet en nasjonal faglig forpliktelse til, med hensyn til å sikre og gjøre tilgjengelig samlingene, med hensyn til å oppfylle samlingenes løpende funksjoner, og med hensyn til å bevare faghistoriske sammenhenger. Det blir likevel en ny institusjonell situasjon for språksamlingene, med det faglige og administrative ansvaret lagt til UiB. UB er ansvarlig for delprosjekt «Flytt og etablering av de fysiske Språksamlingene». For å gjennomføre prosjektet kreves det 3 årsverk. UB ber om at kr. 1.900.000 finansieres fra UiB sitt budsjett for språksamlingene. 30.08.16/mm/marto/kary/al Side 5 av 5