UNIVERSITETSBIBLIOTEKET I BERGEN BUDSJETTFORSLAG 2007

Transkript

1 UNIVERSITETSBIBLIOTEKET I BERGEN BUDSJETTFORSLAG 2007 I N N H O L D 1. SAMMENDRAG - FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER Satsingsområder/prioriterte oppgaver ved UB i Utgangspunkt: UiBs strategiplan Tiltak innenfor budsjettrammen Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) BUDSJETTFORSLAG Tiltak innenfor budsjettrammen Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett Litteraturbudsjett og fortsatt oppbygging av det digitale bibliotek Overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser Kompensasjon for prisstigning og for mva. på elektroniske ressurser Elektronisk publisering publiseringsarkiv for UiB (BORA) Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale Styrking av arbeidet med informasjonskompetanse og det faglige innholdet i læringssentrene Lønnsbudsjett Øvrige driftsutgifter, inkl. kompetanseutvikling Utstyr/investeringer Konsekvensjustert budsjett 2007 innenfor budsjettrammen Tiltak utenfor budsjettrammen Videreutvikling av det digitale bibliotek Økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser - løpende ressurser Økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser - arkivtilgang Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Forsknings- og utviklingsarbeid innen informasjonskompetanse Sikrings-/alarmsystem og utstyr for selvbetjent utlån Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger mv Ombygging av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek Felles depotmagasin for UB HMS-tiltak, sikringstiltak mv Oppsummering (samlet budsjettforslag) Tabell 3: Budsjettforslag EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET Side 1

2 Side 2

3 1. SAMMENDRAG - FAGLIGE OPPGAVER OG UTFORDRINGER Universitetsbiblioteket har som hovedmål å videreutvikle sine tjenester slik at biblioteket kan oppfylle de behov ansatte og studenter må ha tilfredsstilt for å kunne drive forskning, utdanning, læring og formidling på høyt internasjonalt nivå. I Universitetets strategiplan for er det lagt stor vekt på å (videre)utvikle elektroniske bibliotektjenester ( det digitale bibliotek ) ved UiB. I tråd med disse formålene og med intensjonen i kvalitetsreformen ved UiB vil UB i 2007 og de nærmeste årene ha som høyeste prioritet en kraftig og planmessig fortsatt utbygging av det digitale bibliotek (elektroniske tjenester og produkter) Med utgangspunkt i Universitetets strategiplan for vil de viktigste satsingsområdene ved UB i 2007 være (referansene i parentes under hvert punkt viser til de tilsvarende målformuleringene i UiBs strategiplan): 1) å gjennomføre plan for overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser, med sikte på å skaffe tilgang til flest mulig dokumenter, tidsskrifter, databaser osv. i elektronisk form (Forskning, pkt. 5 d + appendiks om bibliotekets formidlingsansvar, pkt. b) 2) å videreføre arbeid med et elektronisk publiseringsarkiv for UiB: Bergen Open Research Archive (BORA) (Forskning, pkt. 4 d og e + appendiks om bibliotekets formidlingsansvar, pkt. f) 3) å digitalisere og gjøre tilgjengelig på nettet verdifullt/eldre kildemateriale (dokumenter, bilder, manuskripter, aviser, diplomer og kart mv.) fra bibliotekets egne samlinger og fra Universitetet ellers (Forskning, pkt. 5 c + appendiks om bibliotekets formidlingsansvar, pkt. c) 4) å styrke arbeidet med informasjonskompetanse og det faglige innholdet i læringssentrene ved UB (Utdanning, pkt. 3 d + appendiks om bibliotekets formidlingsansvar, pkt. e) 1.1 Satsingsområder/prioriterte oppgaver ved UB i 2007: Utgangspunkt: UiBs strategiplan I strategiplan for Universitetet i Bergen heter det at UiB bl.a. vil legge til rette for langsiktig oppbygging og bruk av institusjonens vitenskapelige samlinger, arkiver og registre til bruk i forskning, og ta universitetets samlinger, arkiver, registre og biblioteker aktivt og planmessig i bruk i forskningsformidlingen ta ansvar for å gjøre forskningspublikasjonene fra UiB fritt tilgjengelige, nasjonalt og internasjonalt, bl.a. ved å bygge opp et institusjonelt publikasjonsarkiv for å øke tilgjengelighet og produktivitet øke digitaliseringen av kildemateriale 1 Planen er elektronisk tilgjengelig i Regelsamlingen for UiB, del 1, Generelle rammevilkår, kap. 3, Strategiske planer, webadresse 180&document=1 Side 3

4 legge til rette for at studentene gjennom Universitetsbibliotekets oppbygging av samlinger av elektronisk materiale skal ta i bruk pensumlitteratur og andre relevante tekstbaser i elektronisk form gjennom Universitetsbiblioteket bidra med pedagogiske ressurser for undervisningen og samarbeide med fagmiljøene om utvikling av kurs i informasjonskompetanse for studentene I appendiks til strategiplanen om formidlingsstrategi, i avsnittet Bibliotekets formidlingsansvar, heter det bl.a. at UB har formidlingsoppgaver knyttet til : Egne samlinger med publisert materiale i trykket og digital form: Spesialsamlingen, billedsamlingen og Bergen Open Research Archive (BORA) Kjøpte lisenser til elektroniske vitenkilder i form av tidsskrifter, databaser og digitaliserte primærkilder Digitalisering hvor UB fortløpende digitaliserer primærmateriale fra spesialsamling og billedsamling Bibliotekportalen hvor dreiningen mot digitale vitenressurser med ulike brukergrensesnitt har gitt UB en formidlingsutfordring. Læringssentre som er en følge av kvalitetsreformen og hvor UB har utviklet en læringssentermodell der opplæring i informasjonskompetanse står sentralt. Open Access (åpen tilgang) hvor UB har lansert Bergen Open Research Archive (BORA), et åpent publiseringsarkiv som vil gi åpen tilgang til blant annet fagfellesvurderte forskningsartikler og doktoravhandlinger. Prioriteringene i UBs budsjettforslag for 2007 er primært en oppfølging av Universitetets Strategiplan Tiltak innenfor budsjettrammen Fortsatt oppbygging av det digitale bibliotek overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser elektronisk publiseringsarkiv for UiB (BORA) digitalisering og publisering på nett av kildemateriale styrking av arbeidet med informasjonskompetanse og det faglige innholdet i læringssentrene i samarbeid med fagmiljøene Konsekvensjustering/kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser Kompetanseheving innen relevante områder for UBs personale Prosjekter/spesielle satsinger utenom budsjettrammen Videreutvikling av det digitale bibliotek økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser (løpende ressurser + arkivtilgang) økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale forsknings- og utviklingsprosjekter innen informasjonskompetanse i samarbeid med læringsmiljøer ved fakultetene Sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlån ved flere fakultetsbibliotek Side 4

5 1.1.4 Utbyggingsoppgaver mv. (bygninger/lokaler) Ferdigstilling av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek Felles depotmagasin for UB med kompakthyller HMS-tiltak og sikringstiltak mv. Side 5

6 2. BUDSJETTFORSLAG Tiltak innenfor budsjettrammen Budsjettmessige virkninger/konsekvensjustering av budsjett 2006 Driftsbudsjettet som foreslås i dette kapitlet er i utgangspunktet basert på den tildelte budsjettrammen for 2006, med unntak av fire spesielle forhold: 1. Prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, har i mange år vært klart høyere enn den generelle prisstigningen i samfunnet. For å dekke den ekstraordinære prisstigningen på litteratur utover den generelle prisstigningen i 2007, må den ordinære budsjettrammen økes med ca. 1,3 mill. kr. utover ordinær lønns- og priskompensasjon. 2. Etter at mva.-reglene ble endret i 2000 har UB hvert år fått merutgifter til mva. pga. økt overgang til elektroniske ressurser. I 2006 fikk UB en egen tildeling utenom den ordinære budsjettrammen på 1 mill. kr. for å dekke disse merutgiftene. For å opprettholde realverdien av UBs litteraturmidler må denne tildelingen videreføres og legges til UBs ordinære budsjettramme i Universitetet har som politikk at UB så langt som mulig skal gå over fra trykte til elektroniske ressurser. For å kunne følge opp denne politikken trengs det en ytterligere styrking av den ordinære budsjettrammen på ca. 1,2 mill. kr. i 2007 for å dekke nye merutgifter til mva. 4. UBs bidrag til felles BIBSYS driftsutgifter fastsettes av BIBSYS' styre etter en fordelingsnøkkel som Universitetet i Bergen er forpliktet til å følge i henhold til BIBSYS-avtalen. Denne avgiften har de senere år vært nesten uforandret, og var i 2006 på kr Nå er det imidlertid kommet melding fra BIBSYS om at det i forbindelse med modernisering av BIBSYS produkter antakelig vil bli nødvendig å kreve en ekstraordinær tilleggsavgift av deltakerbibliotekene i For UB Bergen er denne tilleggsavgiften beregnet til kr En nærmere beskrivelse av disse forholdene fins i kap Nedenfor følger ordinært budsjettforslag 2007 for UB, basert på budsjettrammen i 2006, med følgende konsekvensjusteringer: Litteraturutgiftene innenfor den ordinære budsjettrammen er økt med 1,3 mill. kr. pga. ekstraordinær prisstigning på litteratur, med 2,2 mill. kr. for å dekke merutgifter til mva. pga. økt overgang til elektroniske ressurser, og BIBSYS driftsutgifter er økt med for å dekke ekstraavgift i forbindelse med modernisering av BIBSYS. For å starte på samme realnivå i 2007 som i 2006 må den ordinære budsjettrammen økes med 3,68 mill. kr Litteraturbudsjett og fortsatt oppbygging av det digitale bibliotek Overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser UB ser en opptrapping av de elektroniske tjenestene de neste årene som en svært viktig strategisk satsing for UB til beste for våre forskere og studenter. UBs styre vedtok i 2004 en opptrappingsplan for overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser for perioden De viktigste elementene i planen er å omgjøre eksisterende trykte abonnement til elektroniske der slike fins Side 6

7 supplere den elektroniske tidsskriftbestanden med nye tidsskrifter kjøpe digitaliserte primærkilder og e-bøker for forskning og studier Planen har en økonomisk ramme på 8,5 mill kr for treårsperioden , dvs. at det trengs en økning i ressurstilgangen til dette formål på 8,5 mill. kr. over en treårsperiode for å kunne realisere planen. (I tillegg har UB også økt avsetningene til elektroniske ressurser innenfor den ordinære budsjettrammen.) De tre siste årene har UB foretatt følgende avsetninger til elektroniske ressurser: 2004: 7,5 mill. kr. (ca 30 % av samlet litteraturbudsjett) ,5 mill. kr. (ca. 41,5 % av samlet litteraturbudsjett) ,2 mill. kr. (ca. 44 % av samlet litteraturbudsjett) UB er således godt i gang med å følge opp planen, men er avhengig av ytterligere budsjettøkninger for å kunne gjennomføre planen etter intensjonen. Det tas sikte på å øke UBs budsjettavsetning til elektroniske resurser innenfor ordinære budsjettrammen også i 2007, bl.a. ved å benytte innsparinger på lønnsbudsjettet og på utgifter til byttevirksomhet til dette formål. Det arbeides også for å få til bedre samarbeid mellom UB-ene og dermed gunstigere avtaler med leverandørene om tilgang til elektroniske ressurser. Samtidig må det ikke glemmes at det innen alle fagområder fortsatt vil være behov for anskaffelse av trykte litteraturressurser. For å kunne gjennomføre den oppsatte opptrappingsplanen for overgang til elektroniske ressurser forutsettes det at det settes av 2,5 mill. kr. til dette formål utenfor eksisterende budsjettramme, jf. kap , i tillegg til at det må gis dekning for merutgifter til mva. på elektroniske ressurser innenfor eksisterende budsjettramme Kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser UB har de senere år fått ekstrabevilgninger pga. spesielt høy prisstigning på tidsskrifter, og har benyttet den alt overveiende del av de budsjettøkningene biblioteket har fått til å styrke litteraturbudsjettet, mens lønnsbudsjettet og driftsbudsjettet ellers i realverdi er holdt omtrent uforandret gjennom mange år. Til tross for dette har det vært betydelige problemer med å opprettholde nivået på litteratursamlingene og tilgangen til elektroniske informasjonsressurser. Realverdien av de tilgjengelige litteraturmidler er gjennom flere år blitt redusert, og UB har de siste åtte årene vært nødt til å si opp tidsskriftabonnementer for i alt 3,7 mill. kr., hovedsakelig innen medisin og realfag. Prisstigningen på litteratur fra 2006 til 2007 er anslått til ca. 4,5 % utover den ordinære prisstigningen på anslagsvis 2 %. Denne ekstra prisstigningen på litteratur vil i 2007 utgjøre ca. 1,3 mill. kr. Dersom det ikke gis en særskilt kompensasjon for å dekke denne prisstigningen, vil UB få en klar realnedgang i sin budsjettildeling i 2007, selv om det blir gitt kompensasjon for den generelle prisstigningen. Med en kompensasjon på 1,3 mill. kr., vil en derfor bare oppnå at realverdien av UBs litteraturbudsjett opprettholdes på samme nivå som i Endringer i mva.-reglene i 2000 førte til at UB etter denne tid må betale mva. på elektroniske ressurser, mens tilsvarende trykte ressurser er fritatt for mva. Universitetet har som politikk at UB så langt som mulig skal gå over fra trykte til elektroniske ressurser. Gjennomføringen av en slik overgang har medført samlede merutgifter på UBs litteraturbudsjettet de siste fire årene på vel 4 mill. kr. pga. de nye mva.- reglene. I 2006 fikk UB en egen tildeling utenom den ordinære budsjettrammen på 1 mill. kr. for å dekke disse merutgiftene. Siden denne tildelingen ble gitt utenom den ordinære budsjettrammen, blir den ikke automatisk videreført ved neste års budsjettildeling. Realiteten er imidlertid at de økte utgiftene pga. overgang til elektroniske ressurser ikke er engangsutgifter, men tvert i mot faste årlige utgifter til lisenser/abonnement på elektroniske ressurser. For å unngå at utviklingen mot elektroniske tjenestetilbud stopper opp og settes i revers, er det derfor helt nødvendig at den tildelingen som i 2006 ble gitt som en tilleggsbevilgning i 2007 legges til UBs ordinære budsjettramme. Det er uholdbart hvert år å være avhengig av ekstra bevilgninger utenom rammen for å kunne opprettholde og evt. utvide tilbudet av elektroniske ressurser. Side 7

8 Fram til i år er det bare betalt mva. på rent elektroniske ressurser, mens det ikke har vært beregnet mva. på kombiabonnement, dvs. tidsskrifter der UB abonnerer på både trykt og elektronisk utgave. Vår hovedleverandør SWETS har nå opplyst at det fra og med 2007 vil bli beregnet mva. også på den elektroniske delen av slike kombiabonnement. Dette vil medføre ytterligere merutgifter til mva. Det er beregnet at en videreføring av tidligere vedtatt plan for økt overgang til elektroniske ressurser vil medføre merutgifter til mva. på ca. 1,2 mill. kr. i Dette kommer i tillegg til de merutgiftene som er beskrevet i forrige avsnitt. Også dette vil være faste årlige utgifter, som må legges til den ordinære budsjettrammen, hvis en skal unngå at utviklingen må reverseres igjen Elektronisk publisering publiseringsarkiv for UiB (BORA) Universitetsbiblioteket har gjennom flere år deltatt i arbeid med å etablere et elektronisk publiseringsarkiv for UiB. Høsten 2004 lanserte UB Bergen Open Research Archive (BORA). UB deltar også i et nasjonalt prosjekt for en felles nasjonal søketjeneste for publiseringsarkiv ved norske universitet og høgskoler, NORA. Det arbeides også med å lage en forbindelse mellom Frida og BORA og mellom Frida og de andre universitetenes ulike publiseringsarkiver. UHR har anbefalt alle universiteter og høgskoler i Norge å etablere publiseringsarkiv. Mange typer dokumenter er aktuelle for publisering i BORA. Kvalitetssikret materiale (fagfellevurderte forskningsartikler, doktorgradsavhandlinger, hovedfags- og mastergradsoppgaver) har førsteprioritet. Andre aktuelle dokumenttyper er skriftserier/rapportserier/monografier, reprints, materiale som er utsolgt fra forlag, læringsobjekter og digitale læringsressurser. I 2006 benyttes det ca. 1,65 årsverk til drift og administrasjon av BORA, hvorav 1,5 årsverk dekkes av UB, mens UiBs sentrale IT-avdeling yter ca 0,15 årsverk. BORA inneholder per august dokumenter. I tiden framover vil arbeidet med oppbygging av samlinger i BORA følge to hovedlinjer: løpende innlegging av nytt materiale (forskningsartikler, avhandlinger, mv.) og retrospektiv publisering. I UBs samlinger og Universitetets ulike forskningsarkiver er det store mengder kildemateriale som bør digitaliseres for å kunne publiseres på nett. Informasjons og markedsføringstiltak må prioriteres spesielt i det videre arbeidet med BORA. Programvaren bak BORA, DSpace er under kontinuerlig videreutvikling og kommer i stadig nye versjoner. Ved oppgradering av DSpace til nye versjoner er det behov for IKT-støtte. UB var våren 2006 vertskap for DSpace User Group Meeting i Bergen. Arbeidet med elektronisk publisering innenfor rammen av BORA må ses i nær sammenheng med øvrig arbeid med digitalisering ved UB, jf. kap nedenfor. Ordinære drifts- og administrasjonsoppgaver ved BORA utføres nå innenfor eksisterende budsjettrammer, men det er i tillegg behov for ekstra ressurser utenom rammen, spesielt for å kunne øke innsatsen når det gjelder retrospektiv digitalisering av (eldre) kildemateriale Digitalisering og publisering på nettet av kildemateriale UB har gjennom flere år prioritert arbeid med digitalisering og publisering på Internett av ulike typer materiale, særlig (eldre) kildemateriale (spesielt bilder, men også manuskripter, aviser, diplomer og kart mv.). Til noen prosjekter har det lykkes å skaffe finansiering/tilskudd fra eksterne kilder, og det er også gjort en god del på dette området innenfor ordinære budsjettrammer. For å effektivisere digitaliseringsarbeidet vil det i 2006 bli anskaffet en storformatskanner som skal være en fellesressurs for hele UB. Ved hjelp av denne regner en med at det skal bli mulig å øke omfanget av digitaliseringsarbeid innenfor eksisterende budsjettrammer. For å få gjennomført mer omfattende digitaliseringsprosjekter innen en rimelig tidshorisont er det likevel behov for ekstra midler i en periode, jf. kap Side 8

9 Styrking av arbeidet med informasjonskompetanse og det faglige innholdet i læringssentrene Det er etablert læringssentre ved UBs fakultetsbibliotek. De siste årene har det særlig vært arbeidet med å utvikle det faglige innholdet i læringssentrene. Bl.a. er det utarbeidet nettbaserte kurs i informasjonskompetanse for UBs brukere, og det er innledet samarbeid med fagmiljøer ved flere av fakultetene om tilrettelegging av IKT-baserte undervisningsopplegg og materiale og om integrering av UB brukeropplæring i instituttenes undervisningsopplegg og i UiBs læringsstøttesystem (Studentportalen). Det må satses på å videreutvikle opplæringstilbudene til studentene, spesielt innen informasjonskompetanse, og også på å videreutvikle det faglige innholdet i læringssentrene, med særlig vekt på fagrettede elektroniske informasjonstjenester. For å gjøre tjenestene så rasjonelle og effektive som mulig, bør de legges opp slik at brukerne i optimal grad blir selvhjulpne. Prioriterte oppgaver i 2007 er: videreutvikling av samarbeidet med fakultetene/fagmiljøene om tilrettelegging av IKT-baserte undervisningsopplegg og materiale, inkl. elektroniske pensumsamlinger vedlikehold, videreutvikling og tilpasning av undervisningsmateriale til flere ulike brukergrupper, med særlig vekt på kurs i informasjonskompetanse, inkl. videre arbeid med og engelsk versjon av de interaktive undervisningsmodulene i SWIM (Streaming Webbased Information Modules) styrking av brukeropplæringen når det gjelder etiske retningslinjer for informasjonsinnhenting, bruk av kilder (kildekritikk) og siteringspraksis i forbindelse med skriftlige arbeider videreutvikling av UBs nettsider for brukerne med særlig vekt på faglig innhold evaluering av de ulike undervisningstiltakene, gjennomføring av brukerundersøkelser mv Lønnsbudsjett UBs ordinære lønnsbudsjett er gjennom flere år holdt på omtrent samme realnivå. I samme periode har det på mange områder vært en stor aktivitetsøkning, både når det gjelder besøk/henvendelser til biblioteket og bruk av UBs tjenester (lån, elektroniske ressurser osv.). Samtidig har de ansatte fått flere nye oppgaver, særlig innen brukeropplæring, brukerstøtte og kursvirksomhet for studenter, som en følge av kvalitetsreformen og i forbindelse med etablering av læringssentre ved UBs avdelinger. Det er derfor omdisponert personale fra indre tjenester til publikumsrettede tjenester. Dette har vært mulig uten en økning i personalressursene, fordi det parallelt er gjennomført flere effektiviserings- og rasjonaliseringstiltak, både ved at de elektroniske bibliotek- og informasjonssystemene har forenklet mange rutiner eller gjort at de går raskere, og ved at brukerne ved hjelp av disse systemene i stadig større grad er blitt selvhjulpne. Omlegging og effektivisering av interne bibliotekrutiner har gitt klare rasjonaliseringsgevinster. UB vil videreføre og styrke denne utviklingen. Det foreslås på grunnlag av ovenstående et ordinært lønnsbudsjett ved UB i 2007 på 41,3 mill. kr. (+ kompensasjon for lønns- og prisstigning) Øvrige driftsutgifter inkl. kompetanseheving Etableringen av læringssentre, utviklingen av digitale tjenester og av undervisningsopplegg i informasjonskompetanse har medført store endringer i arbeidsoppgavene for mange av UBs ansatte. Biblioteket har de senere år satset sterkt på kompetanseheving og faglig oppdatering for sitt personale spesielt innen disse områdene. Dette har vært bidratt til å få fram entusiasme og pågangsmot til å løse alle de nye oppgavene UB har tatt på seg. Bl.a. har UB gjennomført et program der de fleste av UBs ansatte har tatt flere moduler av Datakortet. For å kunne videreføre dette arbeidet er det viktig at UBs eget personale får styrket sin kompetanse, både informasjonskompetanse og generell IT-kompetanse, slik at de kan gi best mulig opplæring/veiledning i informasjonssøking og kildevurdering, i bruk av bibliotekportaler, referansehåndteringsverktøy mv., og de må kunne yte brukerstøtte mot læringssenter- PC-ene. Det satses på å videreføre UBs vedtatte kompetansehevingsplan for alle tilsatte også i Side 9

10 Det satses det på å holde øvrige driftsutgifter ved UB på samme realnivå i 2007 som i Utstyr/investeringer De senere års sterke og raske utvikling på IT-fronten, også når det gjelder bibliotek- og informasjonstjenester, har gjort det nødvendig med en omfattende utskifting og oppgradering av UBs IT-utstyr. Dette er en kontinuerlig prosess, som er forsterket ved innføring av kvalitetsreformen og etablering av læringssentre ved UB. For å kunne fungere som et moderne fagbibliotek med godt utbygde elektroniske tjenester, må UB ha et stort antall PC-er som er kraftige nok til å håndtere nettbaserte tjenester og programmer, både til bibliotekets egne ansatte og til bibliotekets brukere. Tilgang til elektroniske dokumenter i fulltekst via nettet krever bedre PC-tilbud. Det vil bli nødvendig med utskifting og/eller oppgradering av mye IT-utstyr, samt av en god del programvare også i Behov for utstyr Beløp 1. IT-utstyr (PC-er, multimaskiner mv.) Oppgradering av programvare, inkl. nødvendige lisenser SUM Konsekvensjustert budsjett 2007 innenfor budsjettrammen Utgiftsart Beløp Beløp Lønn Bøker/tidsskrifter, inkl. elektroniske ressurser* Øvrige utgifter på bokkonto Sum litteraturutgifter Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter Internhusleie Kjøp/drift mindre utstyr, inventar mv Reiser, kurs, kompetanseutvikling Øvrige driftsutgifter (telefon, porto, kopiering, rekvisita, mv.) Sum driftsutgifter unntatt lønn og litteratur Inntekter Utstyr, programvare mv Sum budsjett innenfor budsjettrammen * Behov for midler utover eksisterende ressursrammer til å gjennomføre overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser er satt opp i kap og Side 10

11 2.2 Tiltak utenfor budsjettrammen Som det fremgår av kap. 2.1 prioriterer UB høyt å videreutvikle og forbedre de elektroniske tjenestene for bibliotekets brukere så langt som mulig innenfor eksisterende budsjettrammer, men for å få til en større satsing på en del sentrale områder, spesielt når det gjelder å videreutvikle det digitale bibliotek, er det nødvendig med ekstra midler. Både for å sikre samlingene best mulig og for å rasjonalisere arbeidet med sikte på å overføre personalressurser til nye oppgaver, er det nødvendig å komme videre med installering av nye utlåns-/sikrings-/alarmsystemer ved UB. For de fleste tiltakene som foreslås i dette kapitlet, gjelder det at de både vil føre til rasjonaliseringsgevinster som vil gjøre det mulig etter en periode å komme tilbake på samme utgiftsnivå som før tiltakene ble satt i gang, og at de vil bidra til å gjøre UBs samlinger lettere tilgjengelige, og dermed vil gi en gevinst i form av økt bruk/formidling av samlingene/tjenestene. I 2007 prioriteres følgende satsingsområder utenom budsjettrammen: Videreutvikling av det digitale bibliotek Videreutvikling av det digitale bibliotek er et hovedsatsingsområde for Universitetsbiblioteket. Innen dette området vil UB i 2007 prioritere spesielt å gjennomføre en mer omfattende overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser. UBs satsing så langt på en slik overgang er blitt svært godt mottatt i fagmiljøene ved UiB Økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser løpende ressurser Som opplyst i kap tas det sikte på å videreføre UBs satsing på overgang til elektroniske resurser innenfor den ordinære budsjettrammen også i For å kunne gjennomføre den oppsatte opptrappingsplanen forutsettes det imidlertid at det settes av et tilsvarende tilskudd på av 3 mill. kr. til dette formål utenfor eksisterende budsjettramme, i tillegg til at årets tilskudd til elektroniske ressurser utenom budsjettrammen videreføres og inkluderes i UBs totalramme. Ved å gjennomføre en slik omfattende overgang til elektroniske ressurser vil en kunne fjerne eller magasinere deler av de trykte litteratursamlingene, og dermed frigjøre bibliotekarealer. De siste årene er det etablert og bygd ut læringssentre ved alle UBs fakultetsbibliotek, noe som isolert sett krever økte bibliotekarealer. Men ved å omdisponere arealer fra litteratur/hylleformål til læringssenterformål er behovet for økte arealer til læringssenter redusert og i noen tilfeller eliminert. På lengre sikt regner en med at økt oppbygging av elektroniske ressurser vil kunne frigjøre ytterligere bibliotekarealer. Behovet for en særskilt styrking av UBs litteraturbudsjett for å få til en større overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser understrekes ytterligere når en vet at realverdien av UBs litteraturtildelinger er redusert med ca. 10,3 % fra 1997 til 2004, og at UB gjennom flere år har fått en lavere andel av Universitetets totalbudsjett enn de øvrige norske universitetsbibliotekene. Siden denne tildelingen skal dekke økte utgifter til løpende ressurser, som vil bli videreført i årene fremover, forutsettes det at midlene legges til UBs ordinære budsjettramme. Tiltak 1 Art Beløp Oppfølging av opptrappingsplan for overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser - løpende ressurser Side 11

12 Økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser arkivtilgang I tillegg til å overføre løpende tidskriftabonnementer fra trykt til elektronisk form er det også i økende grad blitt ønskelig å skaffe arkivtilgang i elektronisk form til eldre årganger av de samme tidsskriftene. UB har i begrenset omfang kunnet finansiere en del kjøp av elektroniske arkiv innenfor sine ordinære budsjettrammer. Men økningen i rammene har ikke vært stor nok til ar UB har kunnet gjøre overgangen fullstendig ved også å gå til systematiske innkjøp av arkivtilgang. Kjøp av arkivrett er engangsinvesteringer i samlinger av digitalisert materiale. Ved kjøp blir arkivet kjøpers eiendom, og det er opp til kjøper selv å organisere driften. Slike arkiv kan derfor like gjerne driftes i lokale institusjonelle arkiv som i eksterne databaser. Det normale er likevel at selger drifter basene mot en årlig avgift. Tidsskriftarkiv er dyre i innkjøp. Elseviers ScienceDirect som er et viktig arkiv på titler (med bl.a. The Lancet og Cell Biology), har en listepris på nesten 8 mill. kr. Blackwell opererer med en pris på nesten 1,5 mill. kr. for 144 titler. En tredje aktuell leverandør, Sage, tilbyr vel 400 titler til en pakkepris på 3,3 mill. kr. Det vil normalt være mulig å oppnå gode rabatter på listeprisene (maksimalt opptil 50 %). Dette utgjør likevel så store investeringer at det ikke anses realistisk å kunne anskaffe de viktigste av disse arkivene i løpet av ett år. I de fleste tilfeller vil det være mulig å få til avtaler om rentefri avbetaling over fire år. Det er på dette grunnlag satt opp et program over fire år for anskaffelse av de viktigste elektroniske tidsskriftarkivene. Skal UiB kunne gi et bibliotektilbud i samsvar med ambisjonen om å være et internasjonalt synlig forskingsuniversitet, må UB få ekstratildelinger utenom budsjettrammen på 2,5 mill. kr. pr. år i minst fire år framover. Det understrekes at dette i motsetning til utgiftene i kap er engangsutgifter, som når programmet for anskaffelse av elektroniske tidsskriftarkiv er gjennomført, vil falle bort. Tiltak 2 Art Beløp Oppfølging av opptrappingsplan for overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser - arkivtilgang Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Både i UBs samlinger og i Universitetets ulike forskningsarkiver er det store mengder kildemateriale som bør digitaliseres både av sikrings-/bevaringshensyn og med sikte på tilgjengeliggjøring på nett, bl.a. til bruk i IKT-basert undervisning. UB har store verdifulle samlinger av bl.a. bilder, manuskripter og kart. Mye av dette er uerstattelig og til dels meget skjørt materiale som ikke bør utsettes for unødig bruk/slitasje. UB har allerede gjort en god del arbeid på dette området, for en stor del ved hjelp av eksterne og interne prosjektbevilgninger. Bl.a. har NFR og UNIFOB bevilget 2 mill. kr. over to år til et samarbeidsprosjekt mellom UB og fagmiljø ved HF-fakultetet for å digitalisere deler av UBs diplomsamlinger. Dette prosjektet avsluttes i Det trengs en økt innsats i en periode for å få digitalisert større deler av UBs og Universitetets verdifulle kildemateriale. Ved UB foregår arbeidet både ved våre spesialsamlinger og innenfor rammen av BORA. For å få størst mulig effekt av innsatsen er det nødvendig med er optimal koordinering av arbeidet. UB vil derfor satse på et prosjekt for oppbygging og konsolidering av UBs/UiBs digitale samlinger. Aktuelle igangsatte og planlagte enkeltprosjekter som vil inngå i et slikt prosjekt er bl.a.: Sluttføring av prosjekt Mellomkrigstid, inkl. integrering av Kvinnedatabase, 1928 og Barn i byen Digitalisering for bevaring av nedbrytingstruede og slitasjeutsatte deler av billedsamlingen Barn i byen, pedagogisk formidlingsprosjekt Digitalisering og formidling av innsamlet faghistorisk materiale ved UiB Side 12

13 Digitalisering av bilder fra for NORDIKI-portalen, samarbeidsprosjekt med Bergens Museum Hverdagsliv og arbeidsliv i Bergen, kombinert bok/nettpublisering basert på nyere KKsamling Videreføring av prosjekt for digitalisering av manuskripter/diplomer Det er sterkt ønskelig med økte ressurser for å få gjennomført flest mulig av disse prosjektene innenfor en rimelig tidshorisont. Bl.a. er det behov for midler til nye IT-løsninger for en del av prosjektene, bl.a. med sikte på integrering av materialet i Bibliotekportalen, Intranett mv. Til noen av disse prosjektene vil det bli søkt om ekstern finansiering, samtidig som det også vil bli satt av ressurser til dette arbeidet innenfor UBs ordinære budsjettramme. Tiltak 3: Økt digitalsering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Art Beløp Lønnsmidler til prosjektstillinger, 4,5 årsverk Utstyr (server, programvare mv.) Drift, inkl. reiser, deltakelse i konferanser mv Sum økt digitalsering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Forsknings- og utviklingsarbeid innen informasjonskompetanse UB prioriterer høyt å få til et godt samarbeid med fagmiljøene om videreutvikling av undervisningsopplegg i informasjonskompetanse for studentene og integrasjon av slike tilbud i studieprogrammene ved fakultetene. Dette er også satsingsområder ved flere av fakultetene. Som nevnt i kap vil dette arbeidet bli prioritert også innenfor den ordinære budsjettrammen, men for å kunne gjennomføre større FoU-prosjekter på dette området i samarbeid med læringsmiljøer ved fakultetene er det behov for midler utenom budsjettrammen. Tiltak 4: FoU-prosjekter innen informasjonskompetanse Art Beløp Lønnsmidler til 1 årsverk Drift Sum FoU-prosjekter innen informasjonskompetanse Sikrings-/alarmsystem og utstyr for selvbetjent utlån I forbindelse med ombygging ble det ved Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek installert et tidsmessig sikrings-/alarmsystem for samlingene, basert på radiobrikker, som også omfatter utstyr for selvbetjent utlån og automatisk sortering av returnert materiale. Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek står nå foran en større ombygging/arealutvidelse. I tilknytning til denne bør det installeres samme type utstyr der som ved HF-biblioteket. Et slikt kombinert sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlåns- og retursystem vil redusere faren for svinn fra samlingene, samtidig som det vil rasjonalisere arbeidet i biblioteket. På sikt bør det nye systemet basert på radiobrikker utbygges videre til å omfatte alle UBs avdelinger. Det forutsettes at utgifter til selve utstyret til utlåns-/sikrings-/alarmsystem (beregnet til ca. 2,3 mill. kr.) vil bli tatt med på ombyggingsbudsjettet for SV-biblioteket, som vil bli dekket over EIAs budsjett, mens utgiftene til radiobrikkene må dekkes over UBs budsjett. Nedenstående budsjettforslag er satt opp på grunnlag av en slik utgiftsfordeling. I tillegg er det behov for lønnsmidler til arbeidskraft til forberedelse og gjennomføring av flyttingen. Overgang til nytt sikringssystem/ selvbetjent utlånssystem fører også til at alle nåværende bokhyller må skiftes ut (kostnadsberegnet til 1 mill. kr.). Disse utgiftene er tatt med i kap Side 13

14 Tiltak 5: Sikrings-/alarmsystem ved SV-fak.-bibl. Art Beløp Radiobrikker til ca bøker Lønnsmidler til 0,5 årsverk til arbeid i forb. m. sikringssystem Sum sikrings-/alarmsystem ved SV-fak.-bibl Også Det psykologiske fakultetsbibliotek ønsker å ta i bruk automatisert utlån og retur av de papirbaserte samlingene, bl.a. for å kunne frigjøre (personal)ressurser til brukerundervisning og veiledning. Det vil i denne forbindelse også bli nødvendig å skifte ut en god del møbler i skrankeområdet. I tillegg er det behov for lønnsmidler til arbeidskraft til forberedelse og gjennomføring av denne omleggingen. Tiltak 6: Sikrings-/alarmsystem ved PS-fak.-bibl. Art Beløp Utstyr/inventar Radiobrikker til ca bøker Lønnsmidler til 0,5 årsverk til arbeid i forb. m. sikringssystem Sum sikrings-/alarmsystem ved PS-fak.-bibl Bygningsmessige tiltak, ombygginger, utbygginger, mv. Det arbeides for tiden med ulike utbyggings-, ombyggings- og flytteprosjekter ved UB. Ved slike prosjekter dekkes bygge-/ombyggings- og flyttekostnadene over Universitetets sentrale budsjetter. Det forutsettes som hovedregel at brukbart inventar og utstyr ved avdelinger som skal flytte, tas med til de nye lokalene. Det vil likevel alltid bli behov for en del nytt inventar og utstyr i forbindelse med slike flyttinger/ombygginger. Bl.a. bør det installeres sikrings-/alarmsystemer, som også omfatter opplegg for selvbetjent utlån, ved avdelinger som i dag ikke har slike opplegg. Det er satt i gang arbeid med ombygging og arealutvidelse ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek i Herman Foss gt. 6. I 2007 er det særlig videreføring av dette arbeidet som må prioriteres. I tillegg bør arbeidet med å etablere depotmagasin for UB fullføres dette året. I et lengre tidsperspektiv er det også aktuelt med flytting/ombygging ved andre UB-avdelinger. Så langt vi har oversikt i dag, vil dette gjelde Det mat.-nat. og Det odontologiske fakultetsbibliotek. Vi regner ikke med at dette får konsekvenser for budsjettet i 2007, og har derfor ikke tatt med utgifter til disse formål her. Følgende utbyggingsoppgaver mv. prioriteres av UB i Ombygging av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek Det er satt i gang arbeid med ombygging av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek. Universitetsstyret har satt av midler sentralt til dette formål. Avdelingen har fått midlertidige lokaler i UBs lokaler i Stein Rokkans hus i ombyggingsperioden, mens litteraturen er plassert i UBs depotmagasin i samme bygg. Etter planen vil også UBs musikksamlinger bli plassert i Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek etter ombyggingen. Det er beregnet at ca bind bøker og tidsskrifter skal flyttes tilbake til SV-biblioteket etter ombyggingen. I tillegg til selve ombyggings- og flyttekostnadene er det behov for midler til en del inventar og utstyr, bl.a. 120 nye PC-er til studentarbeidsplasser, og utstyr til sikringssystem/selvbetjent utlånssystem for litteraturen ved SV-biblioteket. Overgang til nytt sikringssystem/selvbetjent utlånssystem fører også til at alle nåværende bokhyller må skiftes ut. Det forutsettes at utgifter til selve utstyret til sikrings-/alarmsystem tas med på ombyggingsbudsjettet for SVbiblioteket, som vil bli dekket over EIAs budsjett, mens utgiftene til radiobrikkene må dekkes over UBs budsjett. Nedenstående budsjettforslag er satt opp på grunnlag av en slik utgiftsfordeling. Side 14

15 Tiltak 1: Ombygging SV-fak.bibl. Art Beløp Sum Ombyggings- og flyttekostnader, inkl. utstyr til alarm-/sikringssystem 120 PC-er Beregnes av EIA Utskifting av reoler Sum ombygging SV-fak.bibl Felles depotmagasin for UB med kompaktushyller UB er tildelt to depotmagasiner (fjernmagasin) til plassering av lite brukte deler av samlingene, ett i Nygårdsgt. 5 og ett i H. Fossgt. 6. Magasinet i Stein Rokkans hus er tatt i bruk, mens lokalene i H. Fossgt. 6 ikke er klare ennå. Det er satt av plass til Universitetets sentralarkiv i Stein Rokkans hus i lokaler som er plassert rett ved siden av UBs depotmagasin. Her er det også installert kompaktusanlegg. UB har fått disponere disse lokalene til midlertidig lagring av litteratur i forbindelse med ombyggingen av HF-biblioteket. Dette arealet er omtrent like stort som det UB etter planen vil få til depotmagasin i H. Fossgt. 6. Det vil være klart mer effektivt for UBs drift (henting og oppstilling i magasinene) om vi får samlet begge våre depotmagasin på ett sted, i Stein Rokkans hus. Det foreslås derfor at det foretas et bytte, slik at UB får overta de lokalene som er tiltenkt sentralarkivet i Stein Rokkans hus, mens sentralarkivet får overta de lokalene som er avsatt til depotmagasin for UB i H. Fossgt. 6. For å kunne planlegge en effektiv drift av UBs depotmagasin er det ønskelig å få avklart denne saken så snart som mulig. Det vises også til brev om saken fra UB til Universitetsdirektøren av 22. april I depotmagasinene trengs det kompaktusanlegg, andre hyller og en del annet utstyr og inventar. Ettersom kompaktusanlegget som er installert i de lokalene som opprinnelig er avsatt til sentralarkivet i Stein Rokkans hus, egentlig er tildelt sentralarkivet, bør det tas med utgifter til nytt kompaktusanlegg til UB i ombyggingsbudsjettet for Tiltak 2: Felles depotmagasin Ombyggingskostnader inkl. kompaktusanlegg Beregnes av EIA Utstyr/inventar HMS-tiltak, sikringstiltak, mindre bygningsmessige tilpasninger UB fikk i 2006 en tildeling på kr til ovennevnte formål. Det er kontinuerlig behov for å gjennomføre HMS-tiltak, mindre sikringstiltak og mindre oppussings- og vedlikeholdsarbeid ved de fleste av UBs avdelinger, med sikte på å skaffe de ansatte og brukerne et tilfredsstillende arbeidsmiljø. Tiltak 3: HMS-tiltak mv. HMS-tiltak, sikringstiltak, mindre bygningsmessige tilpasninger Side 15

16 2.3 Oppsummering (samlet budsjettforslag) Tabell 3: Budsjettforslag 2007 Beløp Beløp Budsjettramme 2006 post Konsekvensjustering, jf. kap Konsekvensjustert driftsramme Lønn Litteratur Datatjenester, inkl. BIBSYS driftsutgifter Internhusleie Kjøp/drift mindre utstyr, inventar mv Øvrige driftsutgifter Inntekter Sum ordinært driftsbudsjett ( ) Større utstyr Sum budsjett innenfor budsjettrammen Tiltak utenfor rammen 1. Overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser (løpende ressurser) Overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser (arkivtilgang) Økt digitalisering og tilgjengeliggjøring av kildemateriale Forsknings- og tviklingsarbeid innen informasjonskompetanse Sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlånssystem ved SV-bibl Sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlånssystem ved PS-bibl Bygninger/lokaler/utbygginger mv.* 1. Ombygging av Det samfunnsvit. fak.bibliotek Felles depotmagasin HMS-tiltak, sikringstiltak, mv Sum tiltak utenfor rammen Sum budsjettramme * Her er det tatt med utgifter til nødvendig nytt utstyr og inventar. Utgiftene til selve ombyggingen og flyttingen forutsettes dekket over EIAs budsjett. Side 16

17 3. EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET Universitetsbiblioteket har siden 1992 fått tilskudd fra Universitetssykehuset Haukeland (Helse Vest) til driften av Det medisinske fakultetsbibliotek, fordi denne avdelingen også yter bibliotektjenester til de sykehusansatte. I 2005 var tilskuddet på 1,3 mill. kr. Fram til og med 2003 ble dette regnet som eksternt finansiert virksomhet, men fra og med 2004 er det ikke lenger plassert i denne kategorien. Bortsett fra dette har UB de senere år bare hatt relativt beskjeden eksternt finansiert virksomhet. Så langt i 2006 beløper UBs eksternt finansierte virksomhet seg til i alt kr , fordelt på følgende prosjekter: EU-prosjekt Keeping Memory Alive (Leonardo da Vinci): Tilskudd til prosjekt ved Billedsamlingen fra ABM-utvikling Avkastning fra UBs fond (Felleslegat til fordel for UB): Sum: I tillegg deltar UB i 2006 i to eksternt finansierte samarbeidsprosjekter innen digitalisering, der midlene er kanalisert gjennom andre enheter ved UiB. Antatt volum på eksternt finansiert virksomhet ved Universitetsbiblioteket i 2007: kr Side 17