Til medlemmer av Formannskapet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Møterom Innsikten Torsdag 10.03.2016 kl. 14:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 14.00 Møtet settes Saksbehandling og orienteringer i hht. saksliste Roa, 7.3.16 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 11
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 28/16 16/549 - Rekruttering av rådmann Prosess og framdrift Sak 29/16 16/107 - Referater og orienteringer - Formannskapet 2016 Side 2 av 11
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/549-1 Ark.: 411 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 31/16 Kommunestyret 10.03.2016 28/16 Formannskapet 10.03.2016 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver REKRUTTERING AV RÅDMANN PROSESS OG FRAMDRIFT Lovhjemmel: Kommuneloven 22 Rådmannens innstilling: 1) Saksframleggets beskrivelse av prosess og framdriftsplan for rekruttering av ny rådmann, tas til etterretning. 2) Partssammensatt utvalg opprettes i medhold av kap. 8.3 i reglement for formannskapet. Ordfører oppnevnes som leder av utvalget. 3) Det bevilges en økonomisk ramme for kostnader til ekstern bistand mm til rekrutteringen på kr. 250.000,- av disposisjonsfond 2569901. Budsjett 2016 justeres slik: 19401 1120 8801: - 250.000,-. 12701 1010 1201: 250.000,-. Side 1 av 11
Sammendrag: Rådmann Tore M. Andresen leverte sin oppsigelse 29. februar då. Hans oppsigelsestid er 3 måneder. Prosessen for rekruttering av ny rådmann er i hovedsak nedfelt i reglement for Formannskapet. Der beskrives også hvordan de ansatte skal involveres i prosessen fra forberedende arbeid i et underutvalg oppnevnt av formannskapet til deltagelse i partssammensatt utvalg. Ekstern bistand innfases i prosessen. Kommunestyret selv ansetter rådmannen etter innstilling fra partssammensatt utvalg. Framdriften er avhengig av flere forhold bla tidspunktet for innfasing av ekstern bistand. Normalt vil hele prosessen ta om lag 21/2 til 3 måneder. Det betyr at kommunestyret vil kunne få ansettelse av ny rådmann til sitt møte 16. juni. Kostnader til ekstern bistand mm i prosessen er beregnet til om lag kr. 250.000,-. Saksutredning: 1. Fakta Rådmann Tore M. Andresen har skriftlig sagt opp 29. februar. Hans oppsigelsestid er 3 måneder fra oppsigelsdato. Det er kommunestyret selv som er arbeidsgiver og som ansetter rådmann, jf. koml. 22. Kommunestyret selv avgjør også om rådmannen skal ansettes fast eller på åremål. En åremålsperiode skal minst være på 6 år. Jf. koml. 24 nr. 2. Side 2 av 11
Kap. 2 i Reglement for delegering av myndighet i Lunner kommune fastlegger delegering av myndighet fra kommunestyret til formannskapet. Fra reglementet siteres følgende: Innstillende myndighet i bla følgende sak: Ansettelse av rådmann Avgjørelsesmyndighet i bla.: Saker om fastsettelse av rådmannens lønnsog arbeidsvilkår Reglement for formannskapet har følgende bestemt i kap. 8.3 Partssammensatt utvalg: «Formannskapet er personidentisk med og utgjør sammen med de tre representantene for de ansatte i trepartsorganet, et partssammensatt utvalg med hjemmel i kommunelovens 25. Dette utvalget opprettes ved behov og skal fremme innstilling/uttalelse i saker om: - Ansettelse av rådmann Videre er det i formannskapets reglement, kap. 8.4 Opprettelse av underutvalg, bestemmelse om at: «Formannskapet selv velger 3 av sine medlemmer deriblant ordfører til et underutvalg av formannskapet som (bla): - Forbereder arbeidet med rekruttering av rådmann og anbefale kandidat(er) til stillingen. I dette arbeidet deltar de ansatte med sine representanter i trepartsorganet.» Dette underutvalget valgte Formannskapet 22.10.2015, sak 90/15, Lønns- og forhandlingsutvalg 2015 2019. Følgende ble valgt blant formannskapets medlemmer: - Harald Tyrdal, ordfører - Lasse Lehre - Mari Svenbalrud Side 3 av 11
De ansatte som deltar i dette underutvalgsarbeidet med rekruttering av ny rådmann er: - Hans Ivar Gustavsen (Fellestillitsvalgt LO-K) - Øidis Hoel (HTV Utdanningsforbundet) - Heidi Hansen (HTV Delta). Erstatter Berit Raknerud (HTV NSF) under sistnevntes permisjon i perioden (1.3. 31.8.2016). I budsjett 2016 er det ikke avsatt midler til rekruttering av ny rådmann 2. Rekrutteringsprosess ny rådmann Lunner kommune bør snarest mulig starte prosessen. Derfor fremmes denne saken for kommunestyret. 2.1 Kommunestyret Kommunestyret gir klarsignal for å starte rekrutteringsprosessen ved å opprette Partssammensatt utvalg. Utvalget ledes av ordfører. Det vil være behov for ekstern bistand i deler av rekrutteringsprosessen spesielt i utvelgelsesfasen.»annonsering» av ledig stilling vil også medføre kostnader. Kommunestyret bør derfor i samme møte vedta økonomisk ramme for engangskjøp av ekstern bistand mm til rekrutteringsprosessen og vedta nødvendig budsjettkorrigering. Engangskjøpet har en verdi mellom kr 100.000,- og den nasjonale grenseverdien på kr. 500.00,- eks mva. I slike tilfeller skal alltid felles innkjøpsordning kontaktes før forespørsler sendes ut. Det skal legges vekt på konkurranse- og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om skriftlige tilbud som skal oppbevares i kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept Side 4 av 11
av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så sant dette er praktisk mulig. Det skal føres en anskaffelsesprotokoll fra prosessen. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og en viss skriftlighet i prosessen ivaretas Dersom rekrutteringsarbeidet resulterer i at ny rådmann foreslås ansatt på åremålskontrakt, vil kommunestyret få dette til behandling i egen sak. I rekrutteringsprosessen vil nåværende rådmann fratre sin stilling før ny rådmann kan tiltre. Kommunestyret vil da bli forelagt sak om konstituering (midlertidig ansettelse) av rådmann før nåværende rådmann fratrer sin stilling. Som avslutning på prosessen ansetter kommunestyret selv ny rådmann seinest 16. juni. Ny rådmann bør da kunne være på plass 1.10.2016. 2.2 Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg gjennomfører prosessen fra underutvalgets anbefaling på kandidater foreligger til det innstiller kandidat for ansettelse av kommunestyret. Det innebærer at utvalget sørger for nødvendige intervjuer, referanseintervjuer, testing av kandidater mm i samarbeid med leverandør. Utvalget fastsetter lønns- og arbeidsvilkår for rådmannen. Partssammensatt utvalg drøfter og gir innspill til underutvalget om ønskede og sentrale kvalifikasjoner (utdanning, praksis og personlige egenskaper samt resultatoppnåelse) som grunnlag for valg av rådmann. 2.3 Underutvalget Underutvalget forbereder og gjennomfører prosessen fram til anbefaling av kandidater som Partssammensatt utvalg går videre med. Side 5 av 11
Dette innebærer bla.: - Utforme tilbudsforespørsel, innhente tilbud fra minst tre leverandører for ekstern bistand herunder valg av leverandør (eksternt kvalifisert byrå med bred erfaring og gode referanser i rekruttering av kommunale toppledere) og sørge for avtaleinngåelse. Underutvalget selv avgjør på hvilket stadium i prosessen det vil være hensiktsmessig å engasjere ekstern bistand. Kjøp av ekstern bistand skal skje innenfor rammene av reglene om offentlig innkjøp og kommunens økonomireglement. - Lage kravspesifikasjon for utlysing av ledig stilling etter innspill om kvalifikasjonskrav fra partssammensatt utvalg. - Utforme annonse, velge medier for annonsering og sørge for utlysing med 3 ukers søknadsfrist. Kommunens rekrutteringsmodul brukes ved rekrutteringen. Som følge av arbeidsgivers verdigrunnlag unntas ikke søkere fra offentlighet ved offentliggjøring av søkerliste. - Vurdere søkerne og velge ut kandidater som anbefales overfor Partssammensatt utvalg å gå videre med i prosessen. 2.4 Administrative ressurser Det legges til grunn at rådmannen stiller nødvendig intern kompetanse i forbindelse med gjennomføringen av prosessen. Underutvalg og partssammensatt utvalg vil ha behov for både praktisk og juridisk bistand. Ordfører avtaler med rådmannen om slik bistand, og hvem som administrativt skal bistå i rekrutteringsprosessen. 3. Framdriftsplan, hovedaktiviteter Periode/tidspunkt Aktivitet Ansvar Primo mars Forberedelser Ordfører, rådmann 10. mars Formannskapsmøte, innstille i sak om oppstart 10. mars Kommunestyremøte, oppstartsvedtak Ordfører Ordfører 11. 30. mars Avklare administrative Ordfører og rådmann Side 6 av 11
ressurser Konstituere underutvalg Lage grunnlag for innkjøp av eksterne ressurser Saksforberedelse kvalifikasjonskrav, sak til Partssammensatt utvalg 31. mars Møte Partssammensatt utvalg, kvalifikasjonskrav 1. april Innhente tilbud ekstern bistand, 14 dagers svarfrist Ordfører Underutvalg, admin Admin Ordfører Admin 2. 14. april Lage kravspesifikasjon Utforme stillingsannonse Valg av medier mm 15. april Utlysing ledig stilling, 3 ukers søknadsfrist Admin Medio april Valg av leverandør Underutvalg 6. mai Søknadsfrist Admin 7. medio mai Utvalg av kandidater, anbefaling av kand. for Partssammensatt utvalg Forberede sak om konstituering Underutvalg Admin 19. mai Konstituering av rådmann Kommunestyret Medio mai 8. juni Forberede/gjennomføre intervjuer mm Partssammensatt utvalg, leverandør 9. juni Innstille kandidat for kommunestyret Partssammensatt utvalg 16. juni Ansettelse av ny rådmann Kommunestyret Etterarbeid Admin Side 7 av 11
DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: - Partssammensatt utvalg - Underutvalg av Formannskapet Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 8 av 11
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/107-6 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 29/16 Formannskapet 10.03.2016 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder REFERATER OG ORIENTERINGER - FORMANNSKAPET 2016 REFERATNUMMER: REFERAT: 36/16 Rådmannen orienterer Administrativ organisering Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 9 av 11