02.06.2017 Dette heftet inneholder veivisere for lover og regler, samt hvordan utbetale feriepenger og hvordan holde orden på feriedager.
side 2 Ofte stilte spørsmål om ferie og feriepenger Når kan vi ta ferie? Svar: Hovedferien (3 uker sammenhengende) skal tas innenfor 01.06 30.09 Restferie kan tas hele året Når utbetales feriepengene? Svar: Hovedregel er at feriepengene utbetales når den ansatte tar ferie eller slutter i bedriften. Men flere og flere velger å utbetale feriepengene i juni. Hvem skal ha 12% kontra 10,2%? Svar: Noen følger ferieloven som er 10,2% og 4 uker ferie 12% brukes der bedrifter er bundet av avtale. De som har denne avtalen har 12% og 5 uker ferie. Hva med ansatte som fyller 60 år i ferieåret? Svar: Den ansatte skal ha 1 uke ekstra ferie og 2,3% av feriepengegrunnlaget for denne uken. Den ansatte kan selv velge når de vil ta ut denne ekstra ferieuken. Er feriepengene skattefrie? Svar: Nei, men de er fritatt for forskuddstrekk hvis utbetalingen skjer i ferieåret (fjorårets grunnlag). Utbetaler man årets feriepenger skal det trekkes skatt av disse. Hvor finner jeg feriepengelisten i HogiaLønn? Svar: Velg RAPPORTER FERIE. Hak av for UTBETALES I ÅR (fjorårets grunnlag). Sett hake i ruten «Skriv ut ansatte som har sluttet. Må den ansatte være aktiv for at jeg kan kjøre feriepenger på vedkommende? Svar: Hovedregel er at haken for aktiv ikke tas bort før alt er utbetalt på den ansatte og det er sendt sluttdato til Altinn. Hvor mange feriedager kan den ansatte overføre til neste år? Svar: Hovedregel for ansatte med 10,2% feriepenger er at de kan overføre 12 virkedager etter avtale med arbeidsgiver. Ansatte med 12% feriepenger kan overføre 17 virkedager etter avtale med arbeidsgiver. Kan den ansatte få utbetalt lønn for feriedager som ikke er avviklet? Svar: Bare der ferie ikke blir avviklet på grunn av sykdom og foreldrepermisjon.
side 3 FAKTASIDER OM FERIE OG FERIEPENGER 4 Litt om ferieloven 4 Lenker til noen nyttige websider 4 NÅR KAN VI TA FERIE? 5 FJORÅRETS FERIEPENGEGRUNNLAG 7 Gjør som følger når du skal legge inn fjorårets feriepengegrunnlag 7 Utbetalt forskudd året før? 7 TID FOR UTBETALING AV FERIEPENGER 8 Hva skal de ansatte ha? 8 Forskuddstrekk i feriepenger 8 Andre trekk i feriepenger 8 NYE REGLER FOR TREKK I LØNN FOR FERIE F.O.M 2017 8 FASTE LØNNSARTER 14 UTBETALING AV FERIEPENGER 12.00 % MÅNEDSLØNTE (5 UKER) 15 Utbetaling av feriepenger i juni 16 Utbetaling av feriepenger 12.00 % Timelønte (5 UKER) 17 Utbetaling av feriepenger i juni 18 UTBETALING AV FERIEPENGER 10.2 % MÅNEDSLØNTE (4 UKER OG 1 DAG) 19 Utbetaling av feriepenger i juni 20 UTBETALING AV FERIEPENGER 10.2 % TIMELØNTE (4 UKER OG 1 DAG) 21 Utbetaling av feriepenger i juni 22 Utbetaling av feriepenger til ansatte uten full opptjening 23 Nyansatt arbeidstaker 24 FRI BIL, ELEKTRONISK KOMMUNIKSJON I FORHOLD TIL FERIEPENGEUTBETALING 25 Utbetaling av feriepenger i VELDEDIGE ELLER ALLMENNYTTIGE ORGANISASJONER (forkortet til organisasjon videre i teksten) 27 Ferie og sykdom 31 REGISTRERING AV UTTAK FERIEDAGER 32 OVERFØRING AV FERIEDAGER TIL NESTE ÅR 33
side 4 FAKTASIDER OM FERIE OG FERIEPENGER Litt om ferieloven Hvem omfattes av loven? Alle som er arbeidstakere, personer som utfører arbeid for andre. Loven tar ikke hensyn til hvor lenge en person har vært i arbeidsforholdet. Hvem utelukkes fra loven? Selvstendige næringsdrivende, oppdragsmottakere, visse frilansarbeidere og kontraktører. Hva er opptjeningsår og ferieår? Ferieår = 2017 Opptjeningsår = 2016 Inntekten i opptjeningsåret får betydning for feriepengeutbetalingen i ferieåret. Tiden man har arbeidet i opptjeningsåret er uten betydning for antall feriedager i ferieåret. Feriefritidens lengde FERIELOVEN REGNER KONSEKVENT MED 6-DAGERS UKE Feriefritiden er 25 virkedager (4 uker og 1 dag) etter ferieloven. Arbeidsgiver har plikt til å påse at arbeidstaker tar full ferie, hvilket betyr at arbeidstaker ikke kan si nei til å avvikle ferien. Unntak er Ferielovens 5 nr 6 der vedkommende har opptjent så lite feriepenger i løpet av fjoråret at feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet i ferien. Unntak: Feriefritidens lengde etter avtaler Arbeidstakere kan ha rett til ekstra ferie i 5 virkedager om det er inngått avtale om dette. Sammen med ferielovens 25 virkedager vil disse arbeidstakerne ha 30 virkedager eller 5 ukers ferie. Rett til ekstraferie Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret skal gis ekstra ferie på 6 virkedager (1 uke) Lenker til noen nyttige websider Arbeidstilsynet har utarbeidet en egen faktaside om ferie og feriepenger. Her får du svar på når ferie skal avholdes, hvor my ferie du har krav på, hva med sykdom i ferien, hva har man krav på i feriepenger, når skal feriepenger utbetales mm. Faktaside om ferie: http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78188 Faktaside om feriepenger: http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78190 I ferieloven kan du få opplysninger om hvilke regler som gjelder: http://lovdata.no/dokument/nl/lov/1988-04-29-21?q=ferieloven
side 5 NÅR KAN VI TA FERIE? Vi forholder oss til Ferieloven. De som har bestemmelser om ferie i avtale, må forholde seg til denne. Avvikling av hovedferie og restferie Arbeidsgivers styringsrett Det er arbeidsgiver som bestemmer når ferien skal avvikles, men det man bestemmer må ligge innenfor ferielovens rammer. Ferieloven 7 setter visse begrensninger i hva arbeidsgiver kan bestemme. Kort oppsummert kan det sammenfattes i følgende tabell: Type ferie som avvikles Tidsrommet Uttak Hovedferie 1.6 30.9 3 uker i sammenheng Restferie Hele året 1 uke og 1 dag samlet (7 virkedager) Hovedferie Hovedferie i løpende arbeidsforhold Arbeidstaker kan etter Ferieloven 7 nr 1, kreve at 18 virkedager hovedferie (3 uker) gis i tidsrommet 1. juli 30. september. Når bestemmelsen nevner hovedferie som omfatter 18 virkedager, betyr dette at ferien kan kreves i sammenheng. Bestemmelsen bruker uttrykket kan kreve.. dette er gjort for å få fram at arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale å legge hovedferien til andre tider av ferieåret. Bestemmelsen innebærer at der arbeidstaker vil ferie 3 uker i tidsrommet 1. juni 30. september, må han framsette krav om det. Arbeidsgiver er ikke på eget initiativ forpliktet til å legge hovedferien på 18 virkedager til ovennevnte periode. Det er ikke satt noen frist for når arbeidstaker senest må framsette et slikt krav. Arbeidsgiver må derfor være forberedt på at arbeidstaker kan framsette et slikt krav. Det er rimelig å anta at kravet senest kan framsettes 3 uker før 30. september. Arbeidstaker kan framsette kravet enten muntlig eller skriftlig. Den avtalefestede ferien får ingen innvrikning på hovedferien. 4 uker for 60 åringer Arbeidstakere over 60 år kan få 4 uker ferie i sammenheng i hovedferieperioden. Dersom de første 3 ukene fastsettes først, kan 60 åringen senere, med 2 ukers varsel, enten legge en ekstra ferieuken i forkant eller i etterkant av 3 ukers perioden. Arbeidsgiver kan imidlertid på forhånd avtale eller avklare med 60 åringen at den ekstra ferieuken ikke legges sammen med 3 ukers ferien. Restferie Ferieloven 7 nr 2 inneholder bestemmelse om restferien. Etter loven utgjør restferien 7 virkedager (en uke og en dag). Bestemmelsen angir tidsrammen for avvikling av den del av den årlige feriefritid som ikke omfattes av reglene om hovedferie, dvs. 7 virkedager. Arbeidstaker kan kreve at restferien på 7 virkedager gis samlet innenfor ferieåret. Dette betyr at arbeidsgiver ikke kan trumfe gjennom en oppdeling av ferien mot arbeidstakers
vilje. At arbeidstaker kan kreve at restferien gis samlet, betyr at arbeidstaker må framsette krav om dette. Arbeidstaker kan ikke kreve å få ta ut ferie i enkeltdager. Arbeidsgiver kan heller ikke pålegge uttak på enkeltdager. Partene kan imidlertid avtale at ferien eller deler av denne skal kunne tas ut som enkeltdager. side 6 Feriens lengde ved ansettelse i ferieåret Ferieloven 5 nr 3 inneholder bestemmelser om at arbeidstaker har krav på ferie uavhengig av hvor lenge vedkommende har vært ansatt i virksomheten. Man opptjener med andre ord aldri feriefritid, kunde feriepenger. Bestemmelsen innebærer at alle arbeidstakere som tiltrer ny stilling i ferieåret, i utgangspunktet har krav på feriefritid i samme år. Arbeidstaker som tiltrer ny jobb senest 30. september har rett til full feriefritid (4 uker og 1 dag) i ferieåret. Arbeidstaker som tiltrer etter dette tidspunkt (f.o.m. 1. oktober), har rettslig sett kun rett til ferie i en uke. Dette gjelder selv om arbeidstaker ikke ar avviklet ferie i det hele tatt hos tidligere arbeidsgiver. En arbeidstaker som bytter jobb, for eksempel 1. oktober, og som ikke har avviklet noe ferie tidligere i året, risikerer å miste en del ferie. Dvs. det er kun retten til feriefritid vedkommende mister, ikke pengene. Feriepengen vil aldri bli borte. De er opptjent året i forveien og i inneværende åt og skal utbetales til arbeidstaker ved fratreden i henhold til ferielovens 11 nr 3. Fradrag for tidligere ferie for nyansatt Ferieloven 5 nr 3 annet ledd slår fast at arbeidstaker ved nyansettelse bar kan kreve feriefritid i den utstrekning det godtgjøres at full ferie ikke allerede er avviklet hos annen arbeidsgiver tidligere i ferieåret. Ny arbeidsgiver kan dermed ta hensyn til ferie arbeidstaker har avviklet hos den tidligere arbeidsgiveren samme ferieår. Man kan altså la tidligere ferie dette ferieåret gå til fradrag. Regelen har en bevisbyrdefunksjon, dvs. at den nye arbeidsgivers plikt til å gi feriefritid ikke inntrer før det godtgjøres at vedkommende arbeidstaker har ferie til gode. Det er altså arbeidstaker som må dokumentere/sannsynliggjøre at han har rett til feriefritid.
side 7 FJORÅRETS FERIEPENGEGRUNNLAG Ta ut feriepengeliste. Den ligger på Rapporter under skillearket Ferie og heter Utbetales i år. Du får der en oversikt over hva hver enkelt skal ha i feriepenger. Dersom fjorårets grunnlag ikke er lagt inn, vil det her vise seg som 0 i grunnlag. Dette forekommer i hovedsak der HogiaLønn er tatt i bruk i år. De som har brukt HogiaLønn i fjor, har det med fra forrige år. Dersom grunnlag mangler, må det legges inn for at feriepengelisten skal bli korrekt. I tillegg vil det komme forslag på rett beløp ved bruk av lønnsarten for utbetaling av årets feriepenger. (Lønnsart 765 Feriepenger u/skatt) dersom korrekt feriepengegrunnlag er lagt inn. Legges ikke feriepengegrunnlaget inn, må en selv holde orden på utbetalingene. Gjør som følger når du skal legge inn fjorårets feriepengegrunnlag Velg Verktøy i menylinjen, og Registervedlikehold i rullgardinmenyen. Velg knappen Endre. Velg ansatt og akkumulator 105 Fjorårets feriepengegrunnlag. Beløpet legges inn på ny verdi. Husk at det er grunnlaget som skal legges inn her, ikke beløpet som skal utbetales. Sistnevnte regner HogiaLønn ut. OBS! Ved innleggelse av ny verdi får du opp en melding som sier at det er en årsakkumulator og spørsmål om du virkelig vil endre. Svar Ja. Svar også Ja på om Akkumulatorverdien skal endres. Når alle ansatte er lagt inn er feriepengelisten klar og kan kontrolleres. Den finnes under Rapporter, skillearket Ferie og heter Utbetales i år. Hvis grunnlaget ikke er blitt riktig registrert, gå inn på nytt og tast inn riktig beløp. Kontroller på nytt ved å ta ut feriepengelisten. Rett sats for feriepenger? Kontroller at det er korrekt sats som er brukt på feriepengelisten. Satsen bestemmes under Arkiv, Firmaopplysninger, skillekortet Feriepenger. Dersom alle ansatte er beregnet etter samme sats, blir ikke satsen skrevet ut på feriepengelisten. Dersom noen ansatte skal ha annen sats enn det som er angitt for firmaet, angis denne i ansattregisteret på skillekortet Diverse. Satsen for disse ansatte vil bli skrevet ut etter navnet på feriepengelisten. Utbetalt forskudd året før? Dersom du i fjor har betalt ut forskudd på feriepenger og det ikke går fram av feriepengelisten, må det registreres. Det gjøres på samme måte som feriepengegrunnlag, men velg akkumulator 110 Feriepenger uten skatt. Registrer på den akkumulatoren selv om det er trukket skatt av det året før. Husk at her er det utbetalt beløp som skal registreres, det vil si bruttobeløp før skatt. Kontroller at det er blitt riktig ved å ta ut feriepengelisten Utbetales i år. OBS! Ved innleggelse av ny verdi får du opp en melding som sier at det er en årsakkumulator og spørsmål om du virkelig vil endre. Svar Ja. Svar også Ja på om Akkumulatorverdien skal endres. Utbetalt noe eller alle feriepenger i år? Dersom det tidligere i år er betalt ut feriepenger som ikke kommer fram på feriepengelisten, registreres det på samme måte som andre utbetalinger tidligere i år. Enten i Lag lønn som en vanlig lønning, eller under Verktøy og Oppstart saldo.
side 8 TID FOR UTBETALING AV FERIEPENGER Snart er tiden inne for utbetaling av feriepenger, og juni er måneden de fleste velger som feriepengemåned. Dvs. etter hovedregelen skal feriepenger betales ut når ferien tas. Mange velger dog å betale ut feriepenger i stedet for lønn i en måned, som regel juni. Dvs. man later som om alle i bedriften tar ferie i juni. Hva skal de ansatte ha? I noen bedrifter betales det ut 10.2 % av grunnlaget som er det ferieloven sier. De ansatte har da ferie i 4 uker og 1 dag (25 virkedager). Noen bedrifter er bundet av avtale som sier at de ansatte skal ha skal ha 12 % i feriepenger og skal ha 5 ukers ferie (30 virkedager). Forskuddstrekk i feriepenger Ved utbetaling av feriepenger beregnet av grunnlag opptjent i år, skal det trekkes skatt etter %-satsen som står på den ansattes skattekort. Det vil si feriepenger som egentlig skal utbetales neste år. Andre trekk i feriepenger Det kan ikke gjøres trekk i feriepenger unntatt når: Det finnes hjemmel i lov Det er reglementerte innskudd i pensjons- eller sykekasser Det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale Det ved avtale er fastsatt regler om at lønnstrekk for fagforeningskontingent, herunder premie til kollektiv forsikring som er knyttet til medlemskap i fagforening, eller avgift til opplysnings- og utviklingsfond, eller til lavtlønnsfond. Det gjelder erstatning for skade eller tap som arbeidstaker i forbindelse med arbeidet forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført virksomheten, og arbeidstaker skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller det er fastslått ved dom, eller arbeidstaker rettsstridig fratrer sin stilling. I HogiaLønn betyr det at følgende blir trukket i feriepenger: Ekstra skatt Restskatt Bidragstrekk Fagforeningskontingent om automatisk eller lønnsarten har hake på Feriekjøring
side 9 Trekk i lønn for ferie Ny inntektsbeskrivelse - Kontantytelse Trekk i lønn for ferie Opplysningspliktige som foretar trekk i lønn for ferie skal, fra og med inntektsåret 2017, benytte denne inntektsbeskrivelsen ved rapportering av trekket. Slike trekk i lønn for ferie skal ikke rapporteres som negativ fastlønn, og samlede feriepenger skal heller ikke reduseres med slike trekk. Negativt beløp Beløpet som skal rapporteres i inntektsbeskrivelsen er negativt og skal bare benyttes i kombinasjon med et positivt beløp i fastlønn. Bruk av skatte- og avgiftsregel og tilleggsinformasjon Er fastlønnen rapportert med særskilt skatte- og avgiftsregel, skal den samme skatte- og avgiftsregelen oppgis for trekket. Tilsvarende hvis det er knyttet tilleggsinformasjon til fastlønnen, så skal den samme tilleggsinformasjonen oppgis for trekket. Dette for å sikre riktig behandling av ytelsen hos NAV, SSB og Skatteetaten. Når skal inntektsbeskrivelsen benyttes? Inntektsbeskrivelsen benyttes når den opplysningspliktige avregner alle feriepengene samlet i en måned og foretar trekk i lønn. Inntektsbeskrivelsen benyttes også hvis den opplysningspliktige foretar trekk i lønn for ferie når feriepengene utbetales løpende etterhvert som ferie tas. Inntektsbeskrivelsen kan også benyttes for trekk i lønn, når arbeidstaker avvikler ferie uten lønn. Antall feriedager Etter ferieloven har en arbeidstaker rett til 25 virkedager ferie/fritid hvert år. En arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret har rett til 6 dager ekstra ferie, altså totalt 31 virkedager. Arbeidstakere som er omfattet av tariffavtale innenfor LO/NHO-området, statlig eller kommunal sektor eller andre mindre tariffområder har fått utvidet feriefritid til fem uker (30 virkedager) og seks uker for arbeidstakere over 60 år (36 virkedager). Lørdag regnes som virkedag. Antall virkedager i en måned Etter ferieloven har en uke 6 virkedager (inkl. lørdager). 6 virkedager * 52 uker = 312 virkedager i året 312 virkedager : 12 måneder = 26 virkedager i gjennomsnitt per måned. For arbeidsgivere som regner med 5 virkedager per uke 5 virkedager * 52 = 260 virkedager i året 260 virkedager : 12 måneder = 21,67 virkedager (avrundet til 22 virkedager)
side 10 Arbeidsgiver avregner feriepengene samlet Det er vanlig at arbeidsgivere med fastlønnede/månedslønnede avregner alle feriepengene i én måned, uavhengig av når ferie faktisk tas ut. Samtidig med at feriepengene utbetales, trekker arbeidsgiver arbeidstakeren i lønn for ferie. Dette gjør arbeidsgiver for at arbeidstaker skal få utbetalt vanlig fastlønn løpende, uavhengig av når ferien faktisk avvikles. For arbeidstakere som har tariffestet ferie vil lønn i ferien overstige månedslønnen. Ved 6- dagersuke og fem uker ferie, må arbeidsgiver som avregner feriepengene samlet trekke lønn for 30 virkedager, mens månedslønnen dekker 26 virkedager. Ved 5-dagersuke og fem uker ferie, må arbeidsgiver trekke lønn for 25 virkedager, mens månedslønnen dekker 22 virkedager. Når alle feriepengene avregnes i en måned kan avregningen på arbeidstakers lønnsslipp se slik ut: Lønnsslipp juni: 030 Månedslønn 30 000 765 Feriepenger u/skatt 48 000 771 Trekk i lønn for ferie (25/22) -34 000 Netto utbetalt 44 000 På A-meldingen for juni rapporteres som følger: Type fordel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Fast lønn 30 000 Kontantytelse Feriepenger 48 000 Kontantytelse Trekk i lønn for ferie -34 000
Lønnsart med lønnsbeskrivelse Trekk i lønn for ferie kan hentes fra grunnregister. Det er lønnsart 771 Trekk i lønn for ferie og skal se slik ut side 11
side 12 Dersom du henter lønnsarten fra grunnregisteret, må du før henting notere deg kontonummeret på lønnsarten du har i lønnsartsregisteret FØR du henter fra grunnregisteret slik at du i ettertid kan legge inn det samme på lønnsarten du har hentet. Hvis arbeidstaker omfattes av en særskilt skatte- og avgiftsregel må denne oppgis for alle ytelser, for eksempel særskilt fradrag for sjøfolk. På a-meldingen rapporteres dette som følger: På A-meldingen for juni rapporteres som følger: Type fordel Skatte- og avgiftsregel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Saerskilt fradrag for sjøfolk Fast lønn 30 000 Kontantytelse Saerskilt fradrag for sjøfolk Feriepenger 48 000 Kontantytelse Saerskilt fradrag for sjøfolk Trekk i lønn for ferie -34 000
side 13 Arbeidsgiver avregner feriepengene løpende etterhvert som ferien tas og feriepengetillegg i juni I stedet for å avregne alle feriepengene i én måned kan arbeidsgiver utbetale feriepengene etterhvert som ferien tas. Arbeidsgiver kan imidlertid utbetale den delen av feriepengene som overstiger vanlig lønn i ferien som et feriepengetillegg sammen med vanlig lønn i juni etter bestemmelser i ferieloven. Arbeidsgiver utbetaler feriepengetillegget i juni. Arbeidstaker har fastlønn/månedslønn. Lønnsslipp juni: 030 Månedslønn 30 000 765 Feriepenger u/skatt 14 000 Netto utbetalt 44 000 På a-meldingen for juni rapporteres dette som følger: Type fordel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Fast lønn 30 000 Kontantytelse feriepenger Feriepenger 14 000 Arbeidstaker tar ut 3 uker ferie (15 dager) i juli: Lønnsslipp juli: 030 Månedslønn 30 000 765 Feriepenger u/skatt 20 500 771 Trekk i lønn for ferie (15/22) -20 500 Netto utbetalt 30 000 På a-meldingen for juli rapporteres dette som følger: Type fordel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Fast lønn 30 000 Kontantytelse Feriepenger 20 500 Kontantytelse Trekk i lønn for ferie -20 500 Arbeidsgiver avregner feriepengene løpende etterhvert som ferien tas Arbeidstaker har fastlønn/månedslønn og tar ut 3 uker ferie (15 dager) i juli: Lønnsslipp juli: 030 Månedslønn 30 000 765 Feriepenger u/skatt 28 800 771 Trekk i lønn for ferie (15/22) -20 500 Netto utbetalt 38 300
side 14 På a-meldingen for juli rapporteres dette som følger: Type fordel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Fast lønn 30 000 Kontantytelse Feriepenger 28 800 Kontantytelse Trekk i lønn for ferie -20 500 Arbeidsgiver trekker for ferie uten lønn Arbeidstaker har fastlønn/månedslønn. Arbeidstaker tar ut 1 uke ferie (5 dager) uten lønn i november: Lønnsslipp november: 030 Månedslømm 30 000 771 Trekk i lønn for ferie (5/22) -6 800 Netto utbetalt 23 200 På a-meldingen for november rapporteres dette som følger: Type fordel Lønnsbeskrivelse Beløp Kontantytelse Fast lønn 30 000 Kontantytelse Trekk i lønn for ferie -6 800
side 15 FASTE LØNNSARTER Faste lønnsarter i HogiaLønn kan være praktisk ved utbetaling av feriepenger. Vi tenker da på dere som i tillegg til feriepengene også har med Fri telefon, Fri bil o.l. og som ikke kan bruke muligheten for å hake av på Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes, som vi referer til i Utbetaling av feriepenger for timelønte og månedslønte. Klikk på http://www.hogia.no/filarkiv/norge/kundeservice/veivisere/annet_nyttig/faste_l%f8nnsarter.pdf og du kommer til veiviser for Faste lønnsarter. Så kan denne følges: Velg Arkiv Innstillinger og aktiviser fanen Lag lønn, huk så av for Lagre faste. Velg ikonet Lønnsarter og finn frem de lønnsarter som du ønsker skal være faste. Dette kan være de som gjentas neste periode som f.eks. 030 månedslønn, 010 timelønn, 530 elektronisk kommunikasjon osv. Aktiviser fanen Diverse og huk så av for Faste lønnsarter. Når du nå kjører lønn i mai og klikker OK & Neste og svar Ja på Ansatt klar for godkjenning, vil disse lønnsartene bli lagret som faste på de ansatte du klikker OK & Neste på Når du så kjører Lønn i juni (feriepenger) og henter lønnsarter i Lag lønn som dekker type feriepengeutbetaling og velger noen å ta bort f.eks. månedslønn 030, evt andre lønnsarter. Når det skal kjøres Lønn i juli, velger du Hente faste l.art i Lag Lønn og da vil de lønnsarter som er satt som faste lønnsarter i pkt 2, bli hentet inn i feltene
side 16 UTBETALING AV FERIEPENGER 12.00 % MÅNEDSLØNTE (5 UKER) Arbeidstakere i virksomheter som har innført avtalefestet ferie (tariffavtale) har 30 virkedager ferie. Ferieloven regner 26 arbeidsdager i en måned. Vi skal derfor trekke arbeidstakeren for 4 dagers lønn (månedslønte). Feriepenger som skal utbetales er 12.00 % av feriepengegrunnlaget opparbeidet året før. Vi tar utgangspunkt i den mest normale måten å utbetale feriepenger på, og det er å betale 11 måneder lønn og 1 måned feriepenger. Vi anbefaler følgende fremgangsmåte i Hogia Lønn: Utbetaling av feriepenger i juni Utskrift feriepengeliste: Velg Rapporter, og skillekortet Ferie. Hak av i ruten utbetales i år (fjorårets feriepengegrunnlag). Det skal stå hake i ruten Skriv ut ansatte som har sluttet. Lag Lønn: Dette forutsetter at det er kun feriepenger som utbetales. La ordinær lønn stå i bildet (dvs. IKKE slett linjer for månedslønn o.l.) Velg lønnsart 765 feriepenger u/skatt, trykk Enter og summen kommer opp av seg selv. Velg lønnsart 771 trekk 1/26 månedslønn, trykk Enter og tast 4 i antall, summen som skal trekkes for 4 dager kommer av seg selv. Fagforeningskontingent må beregnes manuelt ellers vil trekkbeløpet være beregnet på lønn + feriepenger Godkjenn lønnen med OK neste og svar Ja på Ansatt klar for godkjenning. Kontroll og Bekreft: Sett hake i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes. Kjør kontroll og sjekk at lønnen er blitt riktig. Bekreft, NB! Sjekk at det er hake i ruten Kun feriepengelønnsarter godkjennes. Skriv ut Lønnsslipper, og periodens rapporter. Skriv ut ny Feriepengeliste, sjekk at alle har fått utbetalt sine feriepenger og at det står 0 i rest på samtlige, også de som har sluttet. Ordinær lønn står fortsatt i bildet for Lag lønn når du kommer tilbake neste måned for å lage lønn. Når du haker av i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes er det disse lønnsartene som kontrolleres/godkjennes: Se neste side.
side 17 Lønnsarter med Lønnsartstype (OBS! Lønnsartstype ikke navn) kontrolleres/godkjennes: (Lønnsartsnummer i parentes referer til lønnsartsnummer i grunnregisteret som leveres med HogiaLønn) Feriepenger uten skatt (765) Feriepenger med skatt (760) Feriepenger Over 60 år fjoråret (780) Feriepenger Over 60 år året (790) Lønn i feriemåneden (771) Feriepenger tidligere år (768) Fagforeningskontingent (620, 621, 622, 623, 624, 625) Forskuddstrekk (910 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Forskuddstrekk prosent (911 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Ekstra skatt (912) Restskatt A (920) Restskatt B (921) Bidragstrekk u/skatt (635)
side 18 Utbetaling av feriepenger 12.00 % Timelønte (5 UKER) Arbeidstakere i virksomheter som har innført avtalefestet ferie (tariffavtale) har 30 virkedager ferie. Ferieloven regner 26 arbeidsdager i en måned. Feriepenger som skal utbetales er 12.00 % av feriepengegrunnlaget opparbeidet året før. Vi tar utgangspunkt i den mest normale måten å utbetale feriepenger på, og det er å betale 11 måneder lønn og 1 måned feriepenger. Vi anbefaler følgende fremgangsmåte i Hogia Lønn: Utbetaling av feriepenger i juni Utskrift feriepengeliste: Velg Rapporter, og skillekortet Ferie. Hak av i ruten utbetales i år (fjorårets feriepengegrunnlag). Det skal stå hake i ruten Skriv ut ansatte som har sluttet. Lag Lønn: Dette forutsetter at det er kun feriepenger som utbetales. La ordinær lønn stå i bildet (dvs. IKKE slett linjer for Timelønn o.l.) Velg lønnsart 765 feriepenger u/skatt, klikk Enter og summen kommer opp av seg selv. Fagforeningskontingent må beregnes manuelt ellers vil trekkbeløpet være beregnet på lønn + feriepenger Godkjenn lønnen med OK neste og ansatt klar for godkjenning. Kontroll og Bekreft: Sett hake i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes. Kjør kontroll og sjekk at lønnen er blitt riktig. Bekreft, NB! Sjekk at det er hake i ruten Kun feriepengelønnsarter godkjennes. Skriv ut Lønnsslipper, og periodens rapporter. Skriv ut ny Feriepengeliste, sjekk at alle har fått utbetalt sine feriepenger og at det står 0 i rest på samtlige, også de som har sluttet. Ordinær lønn står fortsatt i bildet for Lag lønn når du kommer tilbake neste måned for å lage lønn. Når du haker av i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes er det disse lønnsartstypene som kontrolleres/godkjennes: (OBS! Legg merke til at det er lønnsartstypen det går på, ikke navn på lønnsart) Se neste side.
side 19 Lønnsarter med Lønnsartstype (OBS! Lønnsartstype ikke navn) kontrolleres/godkjennes: (Lønnsartsnummer i parentes referer til lønnsartsnummer i grunnregisteret som leveres med HogiaLønn) Lønnsartstyper: Feriepenger uten skatt (765) Feriepenger med skatt (760) Feriepenger Over 60 år fjoråret (780) Feriepenger Over 60 år året (790) Feriepenger tidligere år (768) Fagforeningskontingent (620, 621, 622, 623, 624, 625) Forskuddstrekk (910 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Forskuddstrekk prosent (911 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Ekstra skatt (912) Restskatt A (920) Restskatt B (921) Bidragstrekk u/skatt (635)
side 20 UTBETALING AV FERIEPENGER 10.2 % MÅNEDSLØNTE (4 UKER OG 1 DAG) Arbeidstakere i virksomheter som følger ferieloven har 25 virkedager ferie. Dvs. 4 uker og 1 dag. Det regnes ut fra 6 dagers uke. Ferieloven regner 26 arbeidsdager i en måned. Vi skal derfor utbetale feriepenger + 1/26 månedslønn. Feriepenger som skal utbetales er 10.20 % av feriepengegrunnlaget opparbeidet året før. Vi tar utgangspunkt i den mest normale måten å utbetale feriepenger på, og det er å betale 11 måneder lønn og 1 måned feriepenger. Vi anbefaler følgende fremgangsmåte i Hogia Lønn: Utbetaling av feriepenger i juni Utskrift feriepengeliste: Velg Rapporter, skillekortet Ferie. Hak av ruten utbetales i år (fjorårets feriepengegrunnlag). Skriv ut. Det skal stå hake i ruten Skriv ut ansatte som har sluttet". Lag Lønn: Dette forutsetter at det er kun feriepenger som utbetales. La ordinær lønn stå i bildet (dvs. IKKE slett linjer for månedslønn o.l.) Velg lønnsart 765 feriepenger u/skatt, trykk Enter og summen kommer opp av seg selv. Velg lønnsart 770 1/26 månedslønn, klikk Enter og summen kommer opp av seg selv. Fagforeningskontingent må beregnes manuelt ellers vil trekkbeløpet være beregnet på lønn + feriepenger Godkjenn lønnen med OK neste og ansatt klar for godkjenning. Kontroll og Bekreft: Sett hake i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes. Kjør Kontroll og sjekk at lønnen er blitt riktig. Bekreft. NB! Sjekk at det er hake i ruten Kun feriepengelønnsarter godkjennes. Skriv ut Lønnsslipper, og periodens rapporter. Skriv ut ny Feriepengeliste, sjekk at alle har fått utbetalt sine feriepenger og at det står 0 i rest på samtlige, også de som har sluttet. Ordinær lønn står i Lag lønn bildet når du kommer tilbake neste måned for å lage lønn. Når du haker av i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes er det disse lønnsartstypene som kontrolleres/godkjennes: (OBS! Legg merke til at det er lønnsartstypen det går på, ikke navn på lønnsart) Se neste side.
side 21 Lønnsarter med Lønnsartstype (OBS! Lønnsartstype ikke navn) kontrolleres/godkjennes: (Lønnsartsnummer i parentes referer til lønnsartsnummer i grunnregisteret som leveres med HogiaLønn) Lønnsartstyper: Feriepenger uten skatt (765) Feriepenger med skatt (760) Feriepenger Over 60 år fjoråret (780) Feriepenger Over 60 år året (790) Feriepenger tidligere år (768) Fagforeningskontingent (620, 621, 622, 623, 624, 625) Forskuddstrekk (910 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Forskuddstrekk prosent (911 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Ekstra skatt (912) Restskatt A (920) Restskatt B (921) Bidragstrekk u/skatt (635)
side 22 UTBETALING AV FERIEPENGER 10.2 % TIMELØNTE (4 UKER OG 1 DAG) Arbeidstakere i virksomheter som følger ferieloven har 25 virkedager ferie. Dvs. 4 uker og 1 dag. Det regnes ut fra 6 dagers uke. Ferieloven regner 26 arbeidsdager i en måned. Feriepenger som skal utbetales er 10.2 % av feriepengegrunnlaget opparbeidet året før. Vi tar utgangspunkt i den mest normale måten å utbetale feriepenger på, og det er å betale 11 måneder lønn og 1 måned feriepenger. Vi anbefaler følgende fremgangsmåte i Hogia Lønn: Utbetaling av feriepenger i juni Utskrift feriepengeliste: Velg Rapporter, skillekortet Ferie. Hak av ruten utbetales i år (fjorårets feriepengegrunnlag). Skriv ut. Det skal stå hake i ruten Skriv ut ansatte som har sluttet. Lag Lønn: Dette forutsetter at det er kun feriepenger som utbetales. La ordinær lønn stå i bildet (dvs. IKKE slett linjer for månedslønn o.l.) Velg lønnsart 765 feriepenger u/skatt, trykk Enter og summen kommer opp av seg selv. Fagforeningskontingent må beregnes manuelt ellers vil trekkbeløpet være beregnet på lønn + feriepenger Godkjenn lønnen med OK neste og ansatt klar for godkjenning. Kontroll og Bekreft: Sett hake i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes. Kjør Kontroll og sjekk at lønnen er blitt riktig. Bekreft. NB! Sjekk at det er hake i ruten Kun feriepengelønnsarter godkjennes. Skriv ut Lønnsslipper, og periodens rapporter. Skriv ut ny Feriepengeliste, sjekk at alle har fått utbetalt sine feriepenger og at det står 0 i rest på samtlige, også de som har sluttet. Ordinær lønn står i Lag lønn bildet når du kommer tilbake neste måned for å lage lønn. Når du haker av i ruten Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes er det disse lønnsartstypene som kontrolleres/godkjennes: (OBS! Legg merke til at det er lønnsartstypen det går på, ikke navn på lønnsart) Se neste side.
side 23 Lønnsarter med Lønnsartstype (OBS! Lønnsartstype ikke navn) kontrolleres/godkjennes: (Lønnsartsnummer i parentes referer til lønnsartsnummer i grunnregisteret som leveres med HogiaLønn) Lønnsartstyper: Feriepenger uten skatt (765) Feriepenger med skatt (760) Feriepenger Over 60 år fjoråret (780) Feriepenger Over 60 år året (790) Feriepenger tidligere år (768) Fagforeningskontingent (620, 621, 622, 623, 624, 625) Forskuddstrekk (910 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Forskuddstrekk prosent (911 kun om negativt eller registrert manuelt i Lag lønn) Ekstra skatt (912) Restskatt A (920) Restskatt B (921) Bidragstrekk u/skatt (635)
side 24 Utbetaling av feriepenger til ansatte uten full opptjening Arbeidsgiver har plikt til å påse at arbeidstakerne avvikler ferie. Dette betyr at arbeidstakerne som hovedregel ikke kan nekte å ta ferie. Dersom en arbeidstaker ikke har full opptjening finnes det unntaksregler. Arbeidstakeren kan velge å ta ut ferie etter hvor mye den enkelte har opptjent av feriepenger. Ett unntak finnes, og det er dersom bedriften innstiller driften helt eller delvis i ferieperioden. Vi opptjener ikke feriedager, kun feriepenger. Imidlertid er det mange arbeidstakere som stiller spørsmål om hvor mange feriedager med lønn man har opptjent. Årsaken til spørsmålet er nettopp å finne ut hvor mange feriedager de kan motsette seg å avvikle. Det man først gjør er å finne ut hvor mange feriedager med lønn man opparbeider pr. måned. Det gjøres ved å ta antall feriedager totalt (etter loven 25 virkedager på 6 dagers uke) og dele på perioden som er 12 måneder. Svaret blir da 2,08 dager pr måned. Lovfestet + avtalefestet ferie gir 30 virkedager (fortsatt 6 dagers uke). 30 virkedager delt på 12 gir 2,5 dager pr måned. De som har regnet om feriedagene til 5 dagers uke, bruker 21 feriedager for den lovfestede ferien, 21 delt på 12 = 1,75 pr. måned. Lovfestet + avtalefestet ferie gir totalt 25 dager delt på 12 = 2,08. En annen måte å beregne dette på er å ta prosentberegnede feriepenger og dele på daglønnen som i eksemplet nedenfor. Husk imidlertid på at der daglønnen er regnet ut på fem dagers uke kommer svaret også ut på fem dagers uke. Nyansatt arbeidstaker De fleste bedrifter utbetaler full lønn i juni dersom arbeidstaker er ansatt i opptjeningsåret og så trekkes arbeidstakeren i lønn når ferien faktisk avvikles. UTBETALING AV FERIEPENGER I JUNI Feriepengene utbetales i juni: EKSEMPEL Opptjente feriepenger foregående 14.500,- Månedslønn 32.000,- Daglønn (kr 32.000,- / 26 dager) 1.230,- Antall feriedager opptjent (kr 14.500,- / kr 1.230,-) = 11.7 virkedager Får å gjøre det enklere regner vi det som 12 virkedager Utbetaling i juni Feriepenger 14.500,- + Månedslønn 32.000,- - Lønn for 12 virkedager ferie 14.760,- = Totalt utbetalt i juni 31.740,- Dersom arbeidstaker tar mer enn 12 virkedager ferie (to uker) må arbeidstaker trekkes i lønn med antall dager som faktisk avvikles.
side 25 UTBETALING AV FULL MÅNEDSLØNN OG FERIEPENGER Bedriften kan også velge å betale ut full månedslønn sammen med feriepengene som eventuelt er opparbeidet fra året før. Når arbeidstaker tar ferie, trekkes det en daglønn for hver feriedag som avvikles. Brukes denne modellen faller ordningen med +1/26 del for de som har 10.2 % etter Ferieloven eller -4/26 del for de som har 12% feriepenger bort.
side 26 FRI BIL, ELEKTRONISK KOMMUNIKSJON I FORHOLD TIL FERIEPENGEUTBETALING Vi gir mulighet til at årsbeløpene deles på 11 måneder i stedet for 12. Dette innebærer at du kan kjøre en feriepengeutbetaling som beskrevet på sidene 9 15. Denne løsningen anbefales da det forenkler feriepengeutbetaling. På skillekortet Lag lønn under Arkiv, Innstillinger velger man om man vil ha for 11 måneder: Årsbeløpene blir da dividert med 11 i Lag lønn.
side 27 Avhaking i Lag lønn For dere som skal ha med Fri bil og Elektronisk kommunikasjon i 12 måneder blir det problemer i forhold til forskuddstrekk. Det vil jo ikke være noe å trekke i siden feriepenger normalt sett betales ut uten forskuddstrekk. Det finnes derfor mulighet i Lag lønn hvor man velger å sette hake på Ferie. Trekkgrunnlaget blir 0 på kontrollen og forskuddstrekk blir ikke beregnet.
side 28 Utbetaling av feriepenger i VELDEDIGE ELLER ALLMENNYTTIGE ORGANISASJONER (forkortet til organisasjon videre i teksten) For at feriepengelisten skal kunne brukes må det opprettes noen lønnsarter ekstra. Det spesielle med organisasjon er at det ikke betales arbeidsgiveravgift. Feriepengelisten i HogiaLønn er basert på at faste lønnsarter som går til innberetning med arbeidsgiveravgift brukes til utbetaling av feriepenger. Lønnsartene nedenfor må opprettes for å komme rundt dette. OPPRETTING AV LØNNSARTER: 1. Opprett lønnsart 767 Feriepenger u/skatt organisasjon Beregningsmåte: Sats= LART[765-765] 2. Opprett lønnsart 766 Tilbakeføring feriep. Beregningsmåte: Sats= LART[765-765]
side 29 3. Koble denne lønnsarter til 765 Feriepenger uten skatt, dvs. gå inn på lønnsart 765 og angi 766 på Koblet lønnsart. Lønnsartene vil være mulig å hente fra Grunnregister i versjon 2014.2 datert 160414 eller senere. LAG LØNN:
side 30 KONTROLL OG BEKREFT: Du kan IKKE ha hake på Kun feriepengelønnsarter kontrolleres/godkjennes FERIEPENGELISTEN: Feriepengelisten vil nå inneholde utbetalt beløp og evt. rest feriepenger. Dersom du har ansatte over 60 år, se egen veiviser for dette. Finnes på www.hogia.no, Veivisere, Skattefrie selskaper.
side 31 Ekstra ferieuke for ansatte over 60 år Ferielovens 5 nr 2 hjemler retten til ekstra ferie for arbeidstakere over 60 år. Arbeidstaker som fyller 60 år i ferieåret skal gis ekstraferie på 6 virkedager (1 uke). Uttrykket "skal gis" innebærer at også ved ekstraferie har arbeidsgiver en aktivitetsplikt, i de tilfeller hvor arbeidstaker ikke selv tar initiativ til den ekstra ferieuken. Arbeidstakere over 60 år skal fortsatt ha en ukes ekstra ferie i forhold til de utvidede feriedagene etter avtaler. Arbeidstaker over 60 år kan selv bestemme når man skal ta ut den ekstra ferieuken. For denne ekstra ferieuken skal den ansatte ha utbetalt 2.3 % av feriepengegrunnlaget opptjent året før. Feriepengegrunnlaget er begrenset oppad til 6 ganger grunnbeløpet. Om ønskelig finnes det mulighet for å overstyre begrensningen oppad til 6G. Det gjør du ved å hake av på Grunnbeløpet ganger 6 brukes IKKE ved beregning av feriepenger for ekstra uke over 60 år under Arkiv, Firmaopplysninger, Feriepenger. Disse feriepengene skal det trekkes skatt av. Hvilket grunnbeløp som legges til grunn framgår av: - Ved beregning skal grunnbeløpet pr. 31. desember (1. januar) legges til grunn - Ved fratreden i opptjeningsåret skal grunnbeløpet på fratredelsestidspunktet legges til grunn DU GJØR FØLGENDE NÅR DU SKAL REGISTRERE DENNE EKSTRA FERIEUKEN I HOGIALØNN: LAG LØNN: - Velg lønnsart 780 Feriep. 60 år fjorårets grlag og summen kommer opp av seg selv. - Godkjenn lønnen med OK og ansatt klar for godkjenning Dersom du skal utbetale feriepenger med årets grunnlag bruker du lønnsart 790 Feriep. 60 år årets grunnlag. Det skal trekkes skatt av disse feriepengene enten de er opptjent i fjor eller i år. HogiaLønn gjør dette automatisk. Ved beregning av skatt skal prosentsatsen alltid brukes. Dette selv om den ansatte har tabell. Det er derfor viktig at det på den ansatte finnes både tabellnummer og prosentsats. Noe man får automatisk når man bestiller og henter skattekortene elektronisk i HogiaLønn. TREKK I LØNN Når den ansatte får utbetalt feriepenger for ekstra uke over 60 år, skal den ansatte også trekkes i lønn. Det vil si hvis den ansatte har månedslønn. Dette fordi den ansatte ikke skal ha både lønn og feriepenger for denne uken. Bruk lønnsart 771 Trekk 1/26 Månedslønn og angi 6 på antall. Du trekker 6/26 månedslønn ifølge ferieloven som benytter seg av virkedagsprinsippet. (6 dagers uke) Det kan oppleves at trekket på 6/26 blir større enn feriepengene vedkommende får for den ekstra uken. Årsaken til det er sannsynligvis en lønnsøkning i året du betaler ut feriepengene. Feriepengene ble opptjent med månedslønnen i opptjeningsårer (fjoråret). Dersom dette gjelder en veldedig eller allmennyttig institusjon eller organisasjon, finner du egen veiviser for dette på http://www.hogia.no/filarkiv/norge/kundeservice/veivisere/ferie_og_frav%e6r/utbetaling_av _feriepenger_i_veldedig_eller_allmennyttig_institusjon_eller_orgnaisasjon.pdf Eller www.hogia.no, Kundeservice, Veivisere, ferie og fravær, Utbetaling av feriepenger i skattefritt selskap.
side 32 Ferie og sykdom ARBEIDSTAKER BLIR SYK FØR FERIEN TAR TIL FERIEN KAN KREVES UTSATT TIL SENERE I FERIEÅRET Arbeidstaker som blir syk før ferien begynner, kan kreve at ferien utsettes til senere i ferieåret. Det er en forutsetning for dette at arbeidstakeren er helt arbeidsufør. Kravet om utsettelse av ferien må dessuten fremmes senest siste arbeidsdag vedkommende arbeidstaker skulle hatt før ferien, og det må ledsages av en legeerklæring. HELE ELLER DELER AV FERIEN Et annet spørsmål som dukker opp er om arbeidstaker må kreve hele ferien utsatt. Her gjelder det at arbeidstakeren må avvikle ferien som fastsatt eller utsette hele ferien. SYK I FERIEN FERIEN KAN KREVES UTSATT TIL SENERE I FERIEÅRET En arbeidstaker som blir syk i ferien kan kreve denne delen av ferien utsatt. ANTALL DAGER FOR ARBEIDSUFØRHET Arbeidsuførheten må ha vart i minst 1 dag i ferien. Sykedager før eller etter ferien teller ikke med. Arbeidsuførheten må dessuten dokumenteres med legeerklæring, og krav om ny ferie må fremsettes umiddelbart etter at arbeidet er gjenopptatt. HVOR MANGE FERIEDAGER KAN KREVES UTSATT Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør minst 1 virkedag i ferien kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret. HVEM MÅ VÆRE SYK Det er arbeidstakers uførhet som kan gi grunnlag for utsettelse. Om ektefelle, barn eller slektninger for øvrig er syke, gir ikke dette grunnlag for at arbeidstakeren skal få utsatt ferien. DELVIS SYKMELDT Ikke all arbeidsuførhet gir grunnlag for å kreve ferien utsatt. Man må være 100 % arbeidsufør. En arbeidstaker som f.eks. blir 50 % sykmeldt, har ingen rett til å kreve ferien utsatt. NÅR KAN UTSATT FERIE AVVIKLES Ferie som er fastsatt til tiden 1. juni - 30. september og som utsettes, kan ikke kreves avviklet på et senere tidspunkt i hovedferieperioden (1. juni - 30. september). Når ferien for øvrig kan plasseres, avgjøres av arbeidsgiver. UTBETALING FOR FERIEDAGER SOM IKKE ER AVVIKLET PÅ GRUNN AV SYKDOM Det er ikke anledning til å utbetale feriedager som ikke er avviklet på grunn av sykdom. Feriedagene må overføres til neste år og avvikles sammen med neste års ferie. Dette gjelder ikke de avtalefestede feriedagene. Der følger partene avtalen.
side 33 REGISTRERING AV UTTAK FERIEDAGER For å holde orden på feriedagene anbefaler vi å bruke lønnsarten 775 Uttak feriedager. Dette er en lønnsart som bare registrerer dager, og IKKE penger. Under Ansatte, skillekortet Dager og datoer, starter man i januar med å legge inn antall dager som er ferierett og gjenværende feriedager. Dersom arbeidstaker ikke har brukt noe ferie på forskudd skal antallet være det samme. I følge Ferieloven er det 25 dager (4 uker og en dag) og avtalefestet ferie har 30 dager (5 uker). Vi bruker her ferielovens virkedagsprinsipp, dvs. 6 virkedager i en uke. Dersom det er sparte feriedager som taes, bruk lønnsart 776 Uttak sparte feriedager. I de tilfeller der ferie taes på forskudd, bruk lønnsart 777 Forskudd feriedager. Bruk av disse lønnsartene vil gjenspeile seg i ansattregisteret på feriedager til gode: 775 Uttak feriedager påvirker Gjenværende 776 Uttak sparte feriedager påvirker Sparte 777 Forskudd feriedager påvirker Forskudd SKJEMA FOR REGISTRERING AV FRAVÆR Vi har laget et registreringsskjema for Ferie og fravær. Det kan du last ned fra: http://www.hogia.no, Veivisere, Nyttige skjemaer og avtaler, Registreringsskjema for fravær2014.
side 34 OVERFØRING AV FERIEDAGER TIL NESTE ÅR Arbeidsgiver og arbeidstaker har anledning til skriftlig å inngå avtale om overføring av ferie. Imidlertid er det en begrensning i overføringen. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå skriftlig avtale om å overføre 12 virkedager til det påfølgende ferieår. 12 virkedager er to uker. Bruken av uttrykket " til det påfølgende ferieår " innebærer at man ikke kan avtale å samle opp ferie over tid, for eksempel en femårs periode. Når det gjelder de som har 5 ukers ferie er muligheten for antall dager man kan overføre til sammen 17 virkedager. Å kunne inngå avtale om å overføre ferie er ikke avhengig av at arbeidstaker har opptjent feriepenger. Dette innebærer at også en nyansatt kan inngå avtale med sin arbeidsgiver om å overføre ferie til neste ferieår. I tabellen nedenfor illustreres antall dager som kan overføres i forhold til arbeidsdager pr. uke og om det er reglene i ferieloven (4 uker og 1 dag) som følges eller reglene i avtale (5 uker). Ingen av partene kan kreve at ferien overføres. Man må være enige om dette, videre må avtalen inngås skriftlig. Forslag til avtale finner du på http://www.hogia.no/filarkiv/norge/kundeservice/veivisere/ferie_og_frav%e6r/avtale_om_o verf%f8ring_av_ferie.doc eller www.hogia.no, Veivisere, Ferie og fravær, Nyttige skjemaer og avtaler, Avtale om overføring av ferie. Fra og med ferieåret 2009 er det ikke lenger anledning til å løse inn ikke avviklet ferie i penger. Dette gjelder den lovfestede ferien på 4 uker og 1 dag samt den ekstra ferieuken til 60 åringer. Det blir gjort unntak der ferie ikke blir avviklet på grunn av sykdom og foreldrepermisjon.