Kragerø kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 03.06.2013 Møtested: Møteleder: Frafall: Leder Kragerø Rådhus, møterom Glasshuset Unni Wærstad Gotfred Nilsen Til stede: Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Oppdragsrevisor Oppdragsansvarlig revisor HMS-rådgiver Økonomisjef Skolesjef Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Per Kristian Nilsen Øystein Bergh Jens Sandberg Lisbet Fines Anders Sandaas (sak 15/2013) Åge Aashamar (sak 16/2013) Gro Lien (sak 17/2013) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 14 18/2013 Kragerø, 03.06.2013 Unni Wærstad Nestleder av kontrollutvalget/møteleder Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 14/13 13/309 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 22.04.2013 15/13 13/315 SYKEFRAVÆRET I KRAGERØ KOMMUNE 16/13 13/316 TERTIALRAPPORT 01/2013 17/13 13/235 NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE 18/13 13/317 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7
Sak nr. 14/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 22.04.2013 Møteprotokollen fra 22.04.2013 godkjennes. Leder la fram protokollen fra møtet 22.04.2013. Møteprotokollen fra 22.04.2013 godkjennes. Sak nr. 15/13 SYKEFRAVÆRET I KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalget tar informasjon om sykefraværet til orientering. Kontrollutvalget ber om at Samlet «IA-HMS-AKAN-BHT- 4 års plan» blir forelagt utvalget når den er ferdig. HMS-rådgiver la fram tallmaterialet for 1. tertial 2013 og kommenterte utviklingen. Det totale sykefraværet i Kragerø kommune har de siste årene vært stabilt på 8,9 8,7%. Internt i kommunen er det store forskjeller og med sesongvariasjoner gjennom året. Kommunen har en tett følging av de største virksomhetene. Det arbeides aktivt for å redusere sykefraværet og kommunen har god kontakt med NAV. Kommunen samler nå planene innenfor HMS og utarbeider en Samlet «IA-HMS-AKAN-BHT- 4 års plan». Plansjer/foiler brukt i presentasjonen er oversendt kontrollutvalget på epost. Kontrollutvalget tar informasjon om sykefraværet til orientering. Sak nr. 16/13 Side 3 av 7
TERTIALRAPPORT 01/2013 1. Kontrollutvalget tar økonomisjefens informasjon om 1. tertial 2013 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt tertialrapportene og 2 mndrapportene. 1. tertial er den viktigste rapporten for politiske nødvendige vedtak. 3. Kontrollutvalget ser det som riktig og nødvendig at budsjett-justeringer går på enhetsnivå. Kontrollutvalget ser at det fortsatt er sprik mellom de 47 tiltakene i tertialrapporten og det reelle. Kontrollutvalget vil følge opp det enkelte tiltaket. 4. Kontrollutvalget påpeker viktigheten av kontinuerlig forbedringsarbeid i kommunens økonomiforvaltning. Kontrollutvalget avventer rapporten fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Økonomistyring i Kragerø kommune» for evt konkrete anbefalinger. Vedtaket sendes kommunestyret. Økonomisjefen la fram oversikt over 1. tertial 2013 og kommenterte utviklingen. Kontrollutvalget etterlyste tertialrapporten og ber for fremtiden å få disse med sakskartet, en uke før møtet. Å få rapporten utlevert i møtet gir ikke medlemmene muligheter for å forberede seg. Kontrollutvalget ønsker å ha en tettere oppfølging med rapporteringen og ber om å få tertialrapportene og 2-mnds rapportene. Kontrollutvalget tar økonomirapporten fra 1. tertial 2013 til orientering. Sak nr. 17/13 NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalget tar skolesjefens redegjørelse til orientering, men kan vanskelig se at kravene til Barnas beste er tilstrekkelig dokumentert. Det uttrykkes spesielt bekymring for at de trafikkmessige forhold ikke blir ferdige til skolestart og at de trange ute- / innearealene vil medføre unødvendige utfordringer i en skolehverdag. Kontrollutvalget bemerker at barnetalspersonen er utelatt i saksbehandling til tross for at problemstillingen er reist på et tidlig stadium. Side 4 av 7
Kontrollutvalget mener kommunen ikke har dokumentert at den nye skolestrukturen vil gi et like bra eller bedre tilbud til barna, slik det forutsettes i lovverket og fra fylkesmannen. Kontrollutvalget understreker at det er brudd på anbefalingene ved å etablere skoler på mer enn 450 elever. Og det er spesielt et stort avvik i de anbefalte normene for uteareal. Kontrollutvalget understreker at Kragerø skole må vurderer tiltak som øker barnas areal til lek. Kontrollutvalget mener at trafikksikkerhets-tiltakene må gjennomføres før skolestart. Uttalelsen sendes kommunestyret. Skolesjefen redegjorde for situasjonen med utgangspunkt i kommunestyrevedtak 48/2012 og de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen fra Fylkesmannen. Barnekonvensjonens artikkel 3, hvor det fastslås at barnets beste er et viktig hensyn i saker som gjelder barn, Lang reisevei for mange elever, Trafikksikkerhet, Trange ute- og innearealer og konsekvensene for funksjonshemmedes aktivitet og framkommelighet, Små utearealer og barns helse, Store skoler og pedagogiske utfordringer. Skolesjefen uttaler at opplegget for nye Kragerø skole er forsvarlig og det er ingen lovbrudd. Per Kristian Nilsen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget tar skolesjefens redegjørelse til orientering, men kan vanskelig se at kravene til Barnas beste er tilstrekkelig dokumentert. Det uttrykkes spesielt bekymring for at de trafikkmessige forhold ikke blir ferdige til skolestart og at de trange ute- / innearealene vil medføre unødvendige utfordringer i en skolehverdag. Kontrollutvalget bemerker at barnetalspersonen er utelatt i saksbehandling til tross for at problemstillingen er reist på et tidlig stadium. Unni Wærstad satte fram følgende tilleggsforslag som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget mener kommunen ikke har dokumentert at den nye skolestrukturen vil gi et like bra eller bedre tilbud til barna, slik det forutsettes i lovverket og fra fylkesmannen. Kontrollutvalget understreker at det er brudd på anbefalingene ved å etablere skoler på mer enn 450 elever. Og det er spesielt et stort avvik i de anbefalte normene for uteareal. Kontrollutvalget understreker at Kragerø skole må vurderer tiltak som øker barnas areal til lek. Side 5 av 7
Kontrollutvalget mener at trafikksikkerhets-tiltakene må gjennomføres før skolestart. Kontrollutvalget har mottatt brev fra Aksjonsgruppa for bevaring av skolestruktur, datert 03.06.2013. Brevet ble tatt med i saken og legges ved protokollen. Fra kommunalsjef Bjørn Hagen er følgende mottatt 03.06.2013: Ad Barna representant Kontrollutvalget diskuterer spørsmålene knyttet til barnas representant i sitt neste møte som i henhold til møteplanen finner sted 2. september 2013. I god tid før møtet utarbeider Rådmannen et eget notat stilet til Kontrollutvalget ved sekretariatets leder Øystein Bergh. Dette med henblikk på at notatet kan sendes ut sammen med sakspapirene. I notatet forventes det at Rådmannen redegjør for følgende problemstillinger: Skal oppnevning av barnas representant finne sted i regi av rådmannen, eller bør valgnemnda ha denne funksjonen? Hva sier gjelde lov-/regelverk om bruk av ansatte i denne funksjonen? Er dette formålstjenlig - er dette lovlig? Hvilke saker, plansaker, skal barnas representant involveres i. Endelig bes det om redegjørelse for hvordan barnas representant i Kragerø samhandler med resten av den kommunale organisasjonen. En er herunder opptatt av å få vite noe dialogen er formalisert og dokumenterbar i ettertid eller om den i det alt vesentlige finner sted muntlig. Vedtak i Kragerø kommune kontrollutvalget 22.04.2013 Kontrollutvalget ønsker ikke å ta opp til behandling Kragerø kommunes saksbehandling i skolestruktursaken. Utvalget stiller seg bak fylkesmannens lovlighetskontroll. Kontrollutvalget ber om at rådmannen på neste møte orienterer om oppfølgingen av kommunestyrevedtak 48/12, med utgangspunkt i de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen fra Fylkesmannen, datert 03.09.2013. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Barnas representants rolle i videre planarbeid i kommunen. Sak nr. 18/13 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget har ekstra møte om sak «Høring», torsdag 29.08.2013, kl 1700 2000. Møterom Glasshuset er reservert. Fra sekretariatet møter Line Bosnes og Øystein Bergh. Side 6 av 7
Kontrollutvalget ber om at varamedlemmene Per Kristian Nilsen og Merete Valstad tildeles ipad og mottar saksdokumentene til kommunestyret, formannskapet og kontrollutvalget. Utgiftene belastes kontrollutvalgets budsjett. Til behandling forelå: Oppsummeringsbrev fra revisor til rådmannen. Revisor orienterte om brevet og kommunens svar. Brevet fra revisjon er unntatt fra offentlighet, offl.l. 13, jf. Komml. 78 nr 7. Oppdragsrevisor har sendt ny revisjonsberetning, datert 28.05.2013. Legges ved protokollen. Vedtak i styret i Kragerø Energi Holding AS, nedsettelse av fond og utbetaling til aksjeeier med kr 5 000 000. Legges ved protokollen. Oppdragsansvarlig revisor, Lisbet Fines, orienterte om en konkret sak. Oppdragsrevisor Jens Sandberg slutter i Kragerø og går over til andre oppdrag. Kontrollutvalget takk for jobben som er gjort i Kragerø og overrakte en bok som hilsen. Revisjon vil oppnevne ny oppdragsrevisor. Den nye oppdragsrevisor vil møte i kontrollutvalget. Ekstra møte for å utarbeide vedtak/uttalelse til gjennomført Høring. Ekstra møte blir torsdag 29.08.2013, kl 1700 2000. Møtet må forberedes og saksdokumenter sendes ut som vanlig. Møterom Glasshuset er reservert. Kontrollutvalget ber om at varamedlemmene Per Kristian Nilsen og Merete Valstad tildeles ipad og mottar saksdokumentene til kommunestyret, formannskapet og kontrollutvalget. Utgiftene belastes kontrollutvalgets budsjett. Saka blir tatt til orientering. Side 7 av 7