27 MARCH, 2017 Hotte samhandlingsverktøy WHATS HOT - TRONDHEIM ROGER FLATAKER
Agenda Tid er penger Ulike verktøy Office365 Hva skal man bruke når? Brukeradopsjon 2
28 Timer pr. uke «kunnskapsmedarbeidere» bruker på epost, lete etter informasjon og interne møter
Regneeksperiment Kåre Kunnskapsarbeider Årslønn: 550.000 Kostnad 554 pr. time Jobber 44 uker i året Bruker 10 i timer uken på å lete etter informasjon Kostnad pr. uke: 5540 kr. Kostnad år: 243.760 I følge Mc Kinsey & Co kan man redusere tiden man bruker på lete etter informasjon med 25 % ved å innføre nye digitale verktøy Besparelse pr. år: 60.940 Kr. Det samme gjør Kåres 10 kollegaer Årslønn: 550.000 Kostnad for arbeidsgiver: 878 394 Kilde: http://www.smartepenger.no/kalkulatorer/2734-ansattkostnad
Source: Radar Executive Summary Report March 2017 5 PRESENTATION TITLE
Interne kommunikasjonsverktøy Telefon Epost Dok.deling IM Tale & Video Enterprise Social Presistent Chat Chat Bots
8 Det er ikke mangel på tilgjengelige verktøy!
Social Enterprise is implemented 80% through organization culture and 20% through technology. - Gartner, September 2012 Forandre kultur
10 Mange verktøy
11 Når fikk du epost fra en tenåring sist?
Generational Preferences at Work For organizations with a multi-generation workforce, it is important to understand your demographics to know how to best find the balance of tools across the generations. If you are an organization that heavily relies on email, what are you doing for your new workers? Are you giving them the tools they need to be effective? Note: this is a generalization of observations, but any individual may cross multiple categories. Baby Boomer (1946-1964) Generation X (1965-1979) Millennial (1980-1997) Generation Z (1998-2020) In Person Meeting Virtual Online Meeting (No Video) Virtual Online Meeting (Video) Email Team Workspaces Instant Message (IM) Enterprise Social Networking Persistent Chat Conversational User Interfaces Always prefer Mostly prefer Somewhat prefer Occasionally prefer Do not prefer Avanade Research, Wired Magazine: The Next Generation of Working Practices, Herman Miller: Generations at Work, EY Study on Generational Shifts Copyright Avanade 2016
13
Office 365 Et eksempel Epost Dok.samh. IM Tale & Video Enterprise Social Presistent Chat Chat Bots Connectors 14
Kalender Gruppeepost Groups Notatblokk Fillager «Kan bytte ut gruppeepost» Azure AD 15
Mange muligheter gir også mange utfordringer For eksempel: Endring i arbeidsmønster Mye å forholde seg til Vite hva skal bruke til hva Klare å følge med på endringer Etablere en delingskultur 16
SENDEKULTUR Endring i adferd kan ikke installeres! DELINGSKULTUR
Grad av funksjonalitet FAQ: Hvor skal jeg lagre dokumentene mine? Når det er større krav til Når rask chatbasert struktur og kontroll. kommunikasjon er det Intranett viktigste, men du ønsker å Prosjektstyring Når du vil samhandle med dele dokumenter, notater Kvalitetssystem Dine dokumenter, og de du vil dele med kollegaer, både eksternt og internt ei definert gruppe. Faglig Prosjekt Interessegruppe og oppgaver. Arkivering Rettigstyring Grad av styring Meg Team/Gruppe Avdeling Organisasjon
Brukeradopsjon
Hva er brukeradopsjon? Endringsledelse fokuserer på menneskene som berøres av en IT-investering gjennom å forberede, motivere, engasjere og følge opp de ulike interessentene Opplæring er essensielt for å sikre at brukerne kan ta i bruk det nye IT-systemet i tråd med organisasjonens forretningsmål. Opplæring sikrer størst mulig nytteverdi og minsker risikoen for vegring og motstand Gevinstrealisering får du først når din ITinvestering blir tatt i bruk på best mulig måte!
Start med de rette forutsetningene Klar målsetting Hva vil man oppnå? Ansvarlige personer Hvem skal ha ansvaret for at løsningen bidrar til å nå målet Forankring i ledelsen Ledelsens gode eksempel 21
Brukeradopsjon prosess Presenterer muligheter Identifiserer behov og kompetanse Utarbeider retningslinjer Prioriter aktiviteter og metoder. Utarbeide en innføringsplan Avsett ressurser, og gjennomfør i henhold til innføringsplan Etter lansering Mål, del resultater og gjenta prosessen Endringsledelse 22
Eksempel på plan
Plakater og flygeblader
Nedtelling og e-poster med kunngjøringer
E-postserie med tips og triks 26
Etter lansering Måling Når vi målene? 27
Brukeradopsjon Viktigere enn noen gang! Er en forutsetning for å lykkes!
EVRY kan tilbyr nå egne brukeradopsjonstjenester for: Office365 Workplace by Facebook Tilpasset opplegg Endringsledelse (Prosci) Ta kontakt med meg eller mine kollegaer, hvis du vil vite mer e-post: roger.flataker@evry.com
Workplace by Facebook delivered by EVRY Business Idea/ Possibility Analyses and Design OnBoarding Pre-Launch Launch Maintenance, measuring and poss. change Step 4 Implementation and management Technical OnBoarding Step 3 Culture, communication and training Champion Training Step 2 Risk, governance and regulatory requirements Step 1 Business value