Norsk senter for menneskerettigheter Det juridiske fakultet KURSMATERIALE Kurs i EndNote (versjon X7) Vårsemesteret 2014 Kirsten Fuglestved hovedbibliotekar kirsten.fuglestved@nchr.uio.no Postadresse: Postboks 6706 St. Olavs plass 5 0130 OSLO Norge Besøksadresse: Cort Adelers gate 30 0254 OSLO Norge Tlf.: 228 42001 Faks: 228 42002 E-post: info@nchr.uio.no www.jus.uio.no/smr
2 1. Presentasjon av mål for kurset Etter kurset skal du: kunne bygge opp en personlig database i EndNote kunne overføre referanser til tekstbehandlingsprogrammet Microsoft Word kunne generere fotnoter og litteraturlister 2. Hvorfor benytte et referanseverktøy som EndNote? EndNote lagrer og holder orden på dine litteraturreferanser EndNote lager korrekte og enhetlige fotnoter og litteraturliste i din publikasjon Dele EndNote-bibliotek med andre 3. Hvor finner du EndNote? Startmenyen Alle programmer Endnote (gjelder studenter og ansatte ved UiO) 4. Opprett et EndNote-bibliotek Klikk på Create a new library Velg navn på biblioteket og lagre. Et tomt bibliotek vil nå dukke opp 5. Tre metoder for å bygge opp ditt EndNote-bibliotek 1. Legg inn referanser manuelt 2. Hent referanser fra databaser (f.eks. Biblioteksøk, Web of Knowledge, Hein, Google Scholar) 3. Søk opp og importer referanser gjennom EndNotes søkeverktøy
3 Lag kun ett EndNote-bibliotek. Du kan lagre referansene i grupper hvis du har behov for å skille dem. EndNote-biblioteket kan lagres i DropBox eller på filområdet ditt. 6. Legg inn referanser manuelt Klikk på References New reference i menyen (eller klikk på dette ikonet: ark med grønn ball med hvitt kryss) Den tomme referansen har felter for Author, Year, Title osv Klikk på ønsket publikasjonstype under Reference type. Default er Journal article. Feltene tilpasser seg til den publikasjonstypen du har valgt EndNote lagrer automatisk navn og ord som skrives inn i feltene Author, Journal og Keywords. Når du skriver inn i et av disse feltene vil systemet foreslå ord/navn som allerede er lagret. Når du skriver inn et ord/navn som ikke finnes lagret fra før, vil dette vises i rødt. Det blir lagret når referansevinduet lukkes Generelt om registrering i feltene Du behøver ikke fylle inn alle felt, kun de som er nødvendige for å lage en korrekt referanse i litteraturlisten (se eksemplene nedenfor) Author: Personnavn skrives slik: Etternavn, Fornavn (eks.: Andreassen, Bård Anders). Hvis du kun kjenner initialene i fornavnet, skriv det inn slik: Andreassen, BA Ikke sett punktum eller mellomrom mellom initialene. Hvis flere forfattere skilles de med linjeskift-tasten (Enter) Hvis en institusjon er forfatter, skriv navnet slik: Universitetet i Oslo, (kommaet gjør at navnet ikke inverteres i referanselisten) Research notes: Her kan du legge inn egne kommentarer om ønskelig Rating: Her kan du legge inn egen prioritering om ønskelig Keywords: Her kan du legge inn egne emneord om ønskelig. Hvis du vil gruppere referansene, kan det være lurt å legge inn identifikasjon på gruppen her (f.eks. strafferett)
4 Lagre, redigere og slette: Du lagrer ved å lukke referansen (klikk på x øverst i høyre hjørne i referansevinduet). Du kan åpne referansen for redigering ved å dobbeltklikke på den. Slett referansen ved å markere og velge delete Eksempel på registrering av tidsskriftartikkel Author Opsahl, Heide Augestad Year 2013 Title Autoritet i skolen Journal Kritisk juss Volume 39 Issue 3-4 Pages 197-212 NB! Elektroniske tidsskrifter som UBO abonnerer på registreres som trykte tidsskrifter i EndNote Eksempel på registrering av bok (monografi eller redigert bok) Author (eller Editor hvis redigert bok) Nygaard, Lynn P. Year 2008
5 Title Writing for scholars : a practical guide to making sense and being heard Place published Oslo Publisher Universitetsforlaget Number of pages 195 Eksempel på registrering av bok-kapittel (i redigert bok) Author Yu e, Ma Year 2009 Title Disability discrimination in employment Editor Li, Yuwen Goldschmidt, Jenny Book title Taking employment discrimination seriously : Chinese and European perspectives Place published Leiden Publisher Nijhoff Pages (dvs. for kapitlet) 85-112
6 Eksempel på registrering av web-side Author Berg, T Year 1995 Title Dynamic management of plant genetic resources Place published Rome Publisher FAO Access date 28.11.1996 Last update date 30.01.1999 URL http://icppagr.fao/docs/doc.html 7. Importer referanser fra databaser NB! Åpne EndNote-biblioteket ditt før du importerer referanser fra databaser. De fleste databaser for litteratursøk kan eksportere litteraturreferanser til EndNote. Etter import - sjekk om det er nødvendig å redigere importerte referanser for at de skal se enhetlige ut i litteraturlisten din. BIBLIOTEKSØK Biblioteksøk er tilgjengelig fra UBs forside. Åpne EndNote-biblioteket ditt
7 Gjør søket ditt i Biblioteksøk Merk av referansene (klikk på stjerne til venstre for tittel) som skal importeres til EndNote Klikk på Lagrede treff (øverst i høyre hjørne) Klikk i boksen til de titlene du vil importere til EndNote-biblioteket ditt Klikk på Send til (til høyre på siden), velg Endnote og klikk på Utfør Klikk på OK i vinduet Import to Endnote som åpnes øverst på skjermen din. Nytt vindu åpnes - klikk på Open i View downloads. Referansene blir lastet direkte inn i EndNotebiblioteket ditt Klikk på View downloads for å se at referansene er lastet inn i Endnote-biblioteket ditt Web of Knowledge Web of Knowledge er tilgjengelig fra UBs forside. Søk opp Web of Knowledge under fanen Databaser. Gjør søket ditt Merk av de referansene som skal eksporteres til EndNote ved å klikke i boksen foran hver referanse som du vil eksportere Klikk på Save to EndNote desktop. NB! Ikke velg EndNote online Klikk på Full record Hein online Hein online er tilgjengelig fra UBs forside. Søk opp Hein online under fanen Databaser. Gjør et søk Merk av de referansene som skal eksporteres til EndNote ved å klikke i boksen foran hver referanse som du vil eksportere
8 Klikk nederst på siden på: Save to my Hein bookmarks (ikke nødvendig å logge inn) Klikk på: Save / E-mail Klikk på: Enter into research Klikk på: To view your saved bookmarks to date, click here Markér de referansene du vil ha ved å krysse av i boksen foran hver tittel Klikk på: Options: Export to EndNote Submit KLikk på Open i vinduet Do you want to open or save. som dukker opp nederst på skjermen din. Referansene blir lastet direkte inn i EndNote-biblioteket ditt Google Scholar Du kan bare importere referanser enkeltvis fra Google Scholar til EndNote. Gjør søket ditt. Klikk på Sitér (under link-teksten) Klikk på EndNote i vinduet som åpnes Klikk på Open i vinduet Do you want to open or save. som dukker opp nederst på skjermen din. Referansene blir lastet direkte inn i EndNote-biblioteket ditt 8. Importer referanser ved hjelp av Endnotes egen søkefunksjon Denne metoden anbefales ikke. Skaper mye «støy» og liten kontroll på importen. Velg Tools Online search Velg kilde (f.eks.: Web of Science) Fyll inn relevant informasjon i søkevinduet Search OK Referansene blir nå importer inn i ditt EndNote-bibliotek
9 9. Finn og fjern dubletter Når du importerer referanser fra databaser, vil du etterhvert kunne få dubletter i biblioteket ditt. Dublettene bør du fjerne, slik: Velg hvilken av de to dublettene du vil beholde: Velg References Find duplicates Det vil komme opp en dialogboks hvor man presenteres for de antatte dublettene, parvis. Til venstre er den referansen du la inn i biblioteket først. Velg blant alternativene Skip (beholder begge), Cancel (avbryter dublettkontrollen), Keep this record (beholder den ene og sletter den andre) Eller fjern alle dublettene samtidig slik: Velg References Find duplicates De sist importerte dublettene blir merket. Velg References Move references to trash 10. Legg til fulltekstdokumenter Markér alle referansene du vil knytte til fulltekstdokumenter i EndNote-biblioteket ditt (Ctrl + A) Klikk på dette ikonet: Globus med hvitt ark og rød pil eller References Find fulltext Deretter leter systemet på Internett etter fulltekstdokumentene til referansene dine. I venstre kolonne kan du se hvor mange den har funnet. Du finner en binders til venstre for de referansene som har fått vedlagt en fulltekstlink. Når du er koblet til UiOs nettverk, søker systemet også etter fulltekstdokumenter i alle de elektroniske tidsskriftene som UiO abonnerer på. Etter at du har importert vedleggene til EndNote-biblioteket ditt, kan du åpne dem fra EndNote også når du ikke er koblet til UiOs nettverk. 11. Sorter referansene Sortering foregår enklest ved å klikke på kolonneoverskriften. Du kan også sortere på felter som ikke vises og angi sortering på flere nivåer:
10 Velg Tools - Sort library Velg stigende/avtagende sortering på inntil fem kolonner Velg evt. også språklige sorteringsregler under Tools - Sort library - Sort language: f.eks. Norwegian for riktig sortering av æ,ø,å 12. Lag grupper av referanser Biblioteket kan organiseres i grupper. Det anbefales å bruke kun ett bibliotek som er ordnet i grupper i stedet for å ha flere bibliotek. Når du sletter en referanse i selve biblioteket, slettes den også fra dine grupper. Når du sletter en referanse i en gruppe, slettes den ikke i selve biblioteket. Du kan velge mellom to typer gruppe: Automatisk oppdatert gruppe «smart group» Høyreklikk på My groups i venstre kolonne Klikk på Create smart group Gi gruppen et navn i feltet Smart Group Name Legg inn det kriteriet du vil skille ut referansene etter: f.eks. et emneord, år eller lignende Alle referanser (også framtidige) som oppfyller det kriteriet, vil automatisk bli lagt inn i den Smart Group som du har opprettet. NB! Referanser som ligger i grupper vil samtidig fortsatt ligge i ditt EndNote-bibliotek Manuelt oppdatert gruppe Høyreklikk på My groups i venstre kolonne Klikk på Create group Gi gruppen et navn i feltet Group Name Klikk på referansen dra den over i gruppen NB! Referanser som ligger i grupper vil samtidig fortsatt ligge i ditt EndNote-bibliotek
11 13. Søk i referansene dine Klikk på Tools Search library Søk i de aktuelle feltene Dersom du har lagt inn informasjon i felter som Keywords eller Research notes kan du også søke i disse Du kan også bruke Quick search-funksjonen (øverst i menyen), som søker i alle søkefelt samtidig i biblioteket ditt Lukk søkebildet ved å klikke på Hide Search Panel 14. Sett inn referanser i Word-dokument EndNote kommuniserer med Word. Når man har satt inn en referanse, vil CWYW (Cite while you write )-funksjonen automatisk generere en litteraturliste i slutten av dokumentet. Listen vil oppdatere seg automatisk ettersom man legger inn flere referanser. Åpne EndNote-biblioteket ditt Åpne word-dokumentet du vil arbeide med og klikk på EndNote-fanen Husk å velge samme stil (f.eks. APA) både i Word og i EndNote (jf. Pkt. 18) Plasser markøren der du ønsker å sette inn en referanse Alt. 1: I EndNote velger du den aktuelle referansen ved å klikke på den én gang slik at den blir blå o I EndNote: Velg Tools Cite while you write Insert selected citation(s) o Du kan markere flere referanser på en gang ved å holde inne Ctrl Alt.2: I Word velger du Insert citation i Words EndNote-meny og velg find citation. Skriv inn forfatternavnet du er ute etter og Find. Klikk Insert nederst i vinduet Etter at du har satt inn referansen(e), vil den dukke opp både som henvisning i teksten din og i referanselisten i enden av ditt word-dokument
12 15. Sette inn forklarende fotnoter nederst på hver side i publikasjonen I tillegg til, eller i stedet for, litteraturliste på slutten av publikasjonen, kan du sette inn forklarende fotnoter nederst på hver side i publikasjonen. Referansen til fotnoten er et nummer i selve teksten: Plassér cursor i teksten (Word) der du vil ha referanse til den forklarende fotnoten Klikk på References (fra Word) Velg Insert EndNote Skriv inn forklarende fotnote manuelt nederst på siden NB! Forklarende fotnoter vil ikke automatisk inngå i en litteraturliste på slutten av publikasjonen. 16. Sette inn litteraturreferanse nederst på hver side i publikasjonen Åpne ditt Endnote-bibliotek og Word-dokumentet du arbeider med Plaser cursoren i teksten (Word) der du vil sette inn referansen Klikk på References (fra Word) Klikk på Insert EndNote Åpne Endnote-biblioteket ditt og klikk på ønsket referanse Åpne igjen Word-dokumentet ditt, plassér cursoren til høyre for nummeret nederst på siden og velg Alt 2 NB! Litteraturreferansen er nå plassert nederst på siden OG i litteraturlisten på slutten av din publikasjon
13 17. Rett feil i en referanse Noen ganger vil importerte referanser inneholde feil eller ha en form du ikke ønsker. NB! Redigering av referanser må gjøres i EndNote og ikke i Word: Start Endnote og åpne biblioteket ditt Dobbeltklikk på en referanse du vet du har brukt i et dokument Gjør en endring i denne referansen og lagre Åpne det dokumentet i Word som bruker referansen, gå til Endnote-fanen i Wordmenyen og velg Update citations and bibliography. Endringene i EndNote-biblioteket ditt blir da overført til Word-dokumentet automatisk. Du må gjøre dette for alle dokumenter som har den gamle versjonen av denne referansen i seg 18. Endre hvordan referansene ser ut i Word Hvis du vil at en referanse skal ha årstallet i parentes, mens forfatter skal stå utenfor: Sett inn referansen på vanlig måte, den kan f.eks. se slik ut: (Alston, Philip 1983) gjorde lignende funn. I Word: Høyreklikk på referansen og velg Edit and manage citation(s) Formatting - Display as Author (Year) - OK. Da flyttes forfatternavnet utenfor parentesen, slik: Alston, Philip (1983) gjorde lignende funn Hvis du ønsker å oppgi sidehenvisning i en referanse: I Word: Høyreklikk på referansen og velg Edit and manage citation(s), fyll inn sidetall i feltet Pages og klikk på OK For å lagre en endring i Word: Klikk på Update citations
14 19. Dele bibliotek Flere brukere kan benytte seg av samme bibliotek hvis dette ligger på et fellesområde, men da kan bare én legge inn og endre referanser, mens de andre bare kan lese og hente referanser fra biblioteket til sine dokumenter. Et EndNote-bibliotek følges av en mappe (med endelsen.data) som bl.a. inneholder pdf-filene. Hvis du skal ta back up eller flytte biblioteket fra en maskin til en annen, må du passe på å få med den mappen også. 20. Velge stil i EndNote En stil bestemmer hvordan tekstreferanser og litteraturlister skal formateres i dokumentet ditt. EndNote inneholder flere tusen stiler som du kan velge blant. For å endre en eksisterende stil i Endnote: Klikk på stilvelgeren i EndNote Select another style velg ny stil - Choose 21. Last ned stiler som du ikke finner i EndNote Åpne EndNote-biblioteket ditt Åpne denne lenken: www.endnote.com/download/styles Klikk på Downloads - Styles Søk etter ønsket stil i søkefeltet Apply Download Klikk på Save i vinduet som åpner seg på bunnen av skjermen din Klikk på Open folder i vinduet som åpner seg på bunnen av skjermen din Dobbeltklikk på filen for å åpne den i EndNote Klikk på File Save as (gi filen et navn) - OK Den nye stilen er nå lagret i ditt EndNote-bibliotek og kan brukes
15 22. Hjelp UBO har en Facebook-gruppe hvor man kan stille EndNote-spørsmål. På denne websiden finner du også råd og tips for bruk av EndNote: http://www.ub.uio.no/skrive-referere/endnote/index.html UBB har også en god webside med veiledning til bruk av EndNote: http://www.ub.uib.no/ref-prog/endnote Spør en bibliotekar