BEBY /13 Bergen bystyre Papirløse møter og mulige alternativ til tavle-pc MAHO ESARK-022-200800775-184 Hva saken gjelder: Bergen bystyre fattet 18. juni 2012 (sak 177-12) følgende vedtak: «Bystyret ber byrådet snarest utrede et alternativ til dagens tavle-pc er, der man ser på muligheten til å bruke ipad som erstatning.» Byrådet la i byrådssak 28-13 frem en vurdering av alternativ og anbefaling om videre arbeid og bystyredirektøren la 19.02.13 frem sak for Forretningsutvalget (sak 49-13) med samme tema. Byrådssak 28-13 legges frem for bystyret samtidig med denne saken. Forretningsutvalget fattet 19.02.13 følgende vedtak: 1. Bystyrets kontor anskaffer nettbrett på Android plattform og IPad til test av løsningen emeeting. Forretningsutvalgets medlemmer velger selv hvilket nettbrett de vil ha. 2. Forretningsutvalgets medlemmer tester bruk av emeeting i to uker. 3. Byrådet gir en presentasjon av emeeting i forkant av testperioden. 4. Bystyredirektøren innhenter og oppsummerer Forretningsutvalgets erfaringer og fremlegger sak for bystyret med vurderinger av supplerende løsninger til dagens tavle-pcer og kostnader for ulike valg av løsninger. Alternative muligheter Det er i byrådssak 28-13 gjort rede for tre alternative løsninger med ulik funksjonalitet. Videre er det gjort en vurdering av brukernes behov og på denne bakgrunn er brukerne gruppert i tre brukertyper. Byrådet viser til at valg av optimal løsning må basere seg på brukernes behov, og har vurdert hvilke av de tre alternative løsningene som passer hver av de tre brukertypene. Bystyredirektøren mener de to skisserte alternative løsningene tavle-pc og ultratynn pc, er så like at det er enklere å betrakte dem som ett hovedalternativ. I så fall vil de to alternative løsningene være: løsning for pc (tavle-pc eller ultratynn pc) basert på OneNote løsning for nettbrett basert på applikasjonen emeetings Papirløse møter ved bruk av tavle-pc og ultratynn pc baseres begge på programvaren OneNote. Egenskapene for de to pc-typene er svært like. Ultratynn pc er lettere enn tavle-pc og kan ha større 1
skjerm, men har ikke penn-funksjon og kan ikke vendes. Utsending til OneNote vil ikke påvirkes av om brukerne har tavle-pc eller ultratynn pc. For ytterligere beskrivelse av disse vises det til byrådssaken. Papirløse møter på nettbrett baseres på applikasjonen emeetings. En vesentlig forskjell fra OneNote er at saksdokument må hentes direkte fra internett, og at det derved kreves nettilgang for å få tilgang til sakene. I OneNote derimot lastes møtene ned til tavle-pcens harddisk. Det er da kun nødvendig med nettilgang ved nedlasting, og tilgang til sakspapir er deretter uavhengig av nettilgang. EMeetings har et annet brukergrensesnitt enn møtestrukturen i OneNote. Løsningen inneholder ikke struktur med faner/fliker, slik at det er mer komplisert å veksle mellom saker, dokumenter og vedlegg. Test av nettbrett i Forretningsutvalget På bakgrunn av vedtak i Forretningsutvalget 19.02.13 fikk Forretningsutvalgets medlemmer utdelt nettbrett. 3 medlemmer valgte typen Samsung Galaxy og 6 valgte ipad. Det ble i møte 19.03.13 gitt en opplæring i bruk av nettbrett og bruk av emeetings, og Bystyrets kontor har etter dette sendt ut alle møter som har vært avholdt i testperioden til emeetings som testgrunnlag. Utsending til emeetings krever egen tilrettelegging og utsending. Utsending til emeetings går raskere enn utsending til OneNote, og Bystyrets kontor har i testperioden møtt på få problem med utsending. I møte i Forretningsutvalget 9. april ble det foretatt en oppsummering av erfaringene medlemmene har gjort seg i testperioden. Forretningsutvalget ga uttrykk for at det var greit å lese saker på nettbrett uavhengig av type nettbrett, men var klare på at nettbrett ikke kan erstatte pc for dem som heltidspolitikere. Det var stor grad av enighet om at det bør gis tilbud om nettbrett som erstatning for tavle-pc og ikke i tillegg til tavle-pc og at brukerne bør få velge om de ønsker ipad eller Samsung Galaxy. Forretningsutvalget ba om at sak til bystyret også må omhandle økonomiske og praktiske konsekvenser av de alternative valgene. Vurderinger På bakgrunn av Forretningsutvalgets oppsummering kan det se ut som om nettbrett og emeetings kan være et godt alternativ for representanter som ikke har behov for de funksjonaliteter og fordeler en pc gir. Siden emeetings baseres på lesing direkte fra internett, er det et problem at nettilgangen i rådhuset og ikke minst i Gamle rådhus til tider er ustabil. Bruk av nettbrett vil være mer sårbart enn bruk av tavlepc. Bystyredirektøren er kjent med at det pågår et arbeid for å bedre stabiliteten for nettilgangen i rådhuset og har bedt om at slikt arbeid også gjøres for Gamle rådhus. Når det gjelder nettbrett er kommunens standardplattform Android og driftsordning for nettbrett basert på Android plattform er under etablering. Forretningsutvalgets medlemmer som har testet Samsung Galaxy (Android) var svært fornøyd med dette. Siden ipad ikke er standardprodukt i kommunens rammeavtale og ipad som valgmulighet vil kreve etablering av egen driftsordning, anbefaler bystyredirektøren at det tilbys nettbrett som ligger innen kommunens standardplattform (Samsung Galaxy) og som inngår i kommunens rammeavtale. 2
Byrådet har i sak 28-13 beskrevet ultratynn pc som mulig alternativ til tavle-pc. Både tavle-pc og ultratynn pc ligger inne i kommunens standarddriftsordning og begge disse typene kan bestilles innen kommunens rammeavtaler. Det vil ikke være store praktiske ulemper knyttet til å gi representantene valgfrihet mellom de to pctypene. For begge alternativene lastes sakene ned i OneNote og kostnadsmessig er det liten forskjell mellom dem. Det anbefales derfor at de som ønsker pc får velge mellom ultratynn pc og tavle-pc. Kostnader og anbefaling Siden det er bystyrets behov som skal ivaretas, mener byrådet at det er bystyret som må konkretisere behovet og ta stilling til om en vil ha ett fellessystem eller overlate til den enkelte representant å velge hvilke arbeidsredskaper som foretrekkes til bruk i bystyrets møter. Byrådet gir i sak 28-13 derfor ikke konkrete anbefalinger til valg av løsning. I dag har omlag 100 folkevalgte (faste representanter og vararepresentanter) tavle-pc. Hvis alle skal få nettbrett i tillegg til tavle-pc vil det bli en merutgift på om lag kr. 500 000,- i anskaffelse og kr. 150 000,- i årlige driftsutgifter. Bystyredirektøren kan ikke se at det er behov for at bystyrets representanter får låne både pc og nettbrett til å forberede seg til saker, men mener det er hensiktsmessig å legge til rette for valg av alternative løsninger. Dersom det åpnes for at alle bystyrets representanter og en del vararepresentanter skal kunne velge å få ny tavle-pc med tøtsj-skjerm, ultratynn pc eller nettbrett, vil dette innebære ekstra kostnader som det ikke er avsatt midler til i budsjettet for bystyrets organer for 2013. Hvor store disse ekstrakostnadene blir vil avhenge av hvilke valgmuligheter representantene gis og valgene de gjør. En gradvis utskifting av de eldste pcene og andre pcer som ikke fungerer tilfredsstillende, vil være mest ressursvennlig og gi lavest kostnader. Bystyredirektøren vil likevel ikke anbefale en slik løsning. Det er relativt store kapasitetsproblem med tavle-pcene som er innkjøpt i 2009 eller tidligere (type 2730p), og disse bør skiftes ut i løpet av inneværende år. Slike pcer utgjør bortimot halvparten av pcene som er til utlån i dag. De fleste av de resterende tavle-pcene bør byttes ut i løpet av 2015. Ut fra intensjonen om at hver og en skal kunne velge den løsningen som passer dem best, kan det virke urimelig at noen ikke får bytte før valgperioden går mot slutten. Bystyredirektøren anbefaler derfor at de som ønsker det kan få tilbud om ny pc eller nettbrett i år. Før problemene med nettilgang er forbedret i Gamle rådhus, bør det ikke legges opp til en situasjon hvor mange kun har nettbrett, og derved avhengig av nettilgang. Parallelt med arbeid for å få mer stabil nettilgang i Gamle rådhus, kan Bystyrets kontor legge til rette for utskifting. Representantene må få detaljert informasjon om fordeler og ulemper med de ulike alternativene og få tilbud om demonstrasjon av emeetings og av ultratynn pc, slik at hver og en får best mulig grunnlag for å foreta valg mellom dem. I tillegg kan Bystyrets kontor kartlegge hvem som vil skifte og hva de vil ha, effektuere bestilling i samsvar med dette og få konfigurert nye pcer og nettbrett. Bystyredirektøren anbefaler at dette gjøres i vår og at det tas sikte på utlevering til første bystyremøte i høst. 3
Kostnadene ved utskifting vil i hovedsak avhenge av hvor mange som velger nettbrett og hvor mange som velger pc. Prisen for en ny tavle-pc av typen 2760p og ultratynn pc er i underkant av kr. 10 000,- og for nettbrett kr. 5 000,-. Driftskostnadene er om lag kr. 1 300,- pr. år pr. nettbrett og 2 500,- pr. pc. Bystyredirektøren vil anbefale at vararepresentanter som ønsker å bytte ut sin tavle-pc, kun får tilbud om å bytte til nettbrett og videre at de ti låne-pcene som lånes ut til vararepresentanter som ikke har egen pc, erstattes med nettbrett. For dem som kun sporadisk er med på møter, vil nettbrett være enklere å forholde seg til og en slipper tidsbruk til nedlasting til OneNote ved innkalling på kort varsel. Med et anslag på lik fordeling mellom pcer og nettbrett, vil dette gi en ekstra kostnad i anskaffelse i 2013 (ut over naturlig gradvis utskifting) på ca. 500 000,-. Fra 2014 vil en slik fordeling mellom nettbrett og pcer gi en reduksjon i årlige driftskostnader på ca. kr. 60 000,-. Utsending av sakspapir for bruk av emeetings krever egen utsending og annen kunnskap for brukerstøtte enn bruk av OneNote og pc. Ved eventuell overgang til valgmulighet mellom emeeting/nettbrett og OneNote/pc, vil behovet for personellressurser til utsendelser, tilrettelegging, support og administrasjon øke. Dersom bystyret mener at representanter som ønsker ipad skal få tilbud om dette, må det entes vedtas etablering av en egen driftsordning for ipad med de kostnader dette innebærer, eller så må de som velger ipad få informasjon om at kommunen ikke har ordning for brukerstøtte for dette produktet. I tillegg må det avklare om kjøp at et større antall ipader krever at det inngås innkjøpsavtale om dette. Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bystyrets representanter gis i 2013 tilbud om å få bytte ut sine tavle-pcer med tavle-pc av nyere modell (2760p), ultratynn pc eller nettbrett. 2. Vararepresentanter som har tavle-pc, gis tilbud om å bytte dem ut med nettbrett. 3. Tilbudene som gis skal ligge innen kommunens standardplattform og inngå i kommunens rammeavtale. 4. Byrådet bes utbedre nettilgangen i Gamle rådhus. 5. Kostnader til utbedring av nettilgangen i Gamle rådhus samt kostnader til nye pcer og nettbrett ut over det som ligger i driftsbudsjettet for 2013, dekkes av investeringsmidler avsatt til oppgradering av Gamle rådhus. Dato: 9. april 2013 Roar Kristiansen bystyredirektør Marte Holm rådgiver 4
Vedlegg: Forretningsutvalgssak 49-13 med vedtaksskriv 5