Konkurransegrunnlag gjeldende: Anskaffelse av ny administrasjonsløsning (Mobile device management) for mobile enheter Åpen anbudskonkurranse Tilbudsfrist Mandag 25.04.2016, kl. 12:00 Konkurransegrunnlag
Innhold 1 Oppdragsgiver oppdraget... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL, OMFANG OG VARIGHET... 3 1.3 AVROP (BESTILLING)... 3 1.4 INFORMASJON OM REGELVERKET... 3 1.5 KUNNGJØRING... 4 1.6 TILBUDSKONFERANSE... 4 1.7 TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 1.8 RETTELSER, SUPPLERINGER / ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 1.9 OPSJONER... 4 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 SPRÅK... 4 2.2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 4 2.5 OPPLYSNINGSPLIKT... 5 2.6 MELDING OM KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT... 5 2.7 TILBUDSDOKUMENTER OG OFFENTLIGHET... 5 3 til leverandørene (kvalifikasjonskrav)... 5 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.2 ELEKTRONISK FAKTURERING... 6 3.3 KONTRAKT... 6 3.3 ELEKTRONISK FAKTURERING... 7 4 til tilbudet... 7 4.1 TILBUDSFRIST... 7 4.2 VEDSTÅELSESFRIST... 7 4.3 INNLEVERING AV TILBUD... 7 4.4 OMKOSTNINGER... 7 4.5 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 7 4.6 ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD... 8 4.7 KOMPLETT TILBUD... 8 4.8 ALTERNATIVE TILBUD... 8 4.9 TILBUDSÅPNING... 8 4.10 AVVISNING AV ET TILBUD FRA KONKURRANSEN... 8 5 Avgjørelse av konkurransen... 9 5.1 TILDELINGSKRITERIER... 9 5.1.1 Tildelingskriterium Totaløkonomi 30 %... 9 5.1.2 Tildelingskriterium Service og teknisk bistand 20 %... 9 5.1.3 Tildelingskriterium Leveransedyktighet 10 %... 9 5.1.4 Tildelingskriterium Funksjonalitet 40 %... 10 6 Vedlegg... 10 A: KRAVSPESIFIKASJON... 10 Konkurransegrunnlag Side 2 av 10
1 Oppdragsgiver oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Hedmark IKT (HIKT) er et IKT-samarbeid for kommunene Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Hamar, Løten og Stange. HIKT skal ivareta oppgaver knyttet til drift, service, forvaltning og utvikling av eierkommunenes informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølging av avtaler om kjøp av tjenester og andre varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. Hedmark IKT er opprettet i medhold av kommuneloven 27. Våre eierkommuner har ca. 85.000 innbyggere og har til sammen over 6.500 ansatte. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet Konkurransen gjelder anskaffelse av administrasjonsløsning (Mobile Device Management) for mobile enheter. Oppdragsgiver ønsker kun tilbud på nytt ustyr. Tilbud på brukt utstyr vil bli avvist. Hedmark IKTs eierkommuner har til sammen ca. 50 skoler. Skolene er i stor grad i ferd med å ta i bruk mobile enheter (spesielt nettbrett) i undervisningen. I tillegg brukes mobile enheter i stadig flere deler av kommunenes organisasjon. Det er vanskelig å forutsi videre utvikling, men vi vil anslå at vi vil ha i hvert fall 4.000 mobile enheter i drift i vår løsning i løpet av en periode på et par år. I løpet av 2016 vil vi anslå at vi vil ha minst 3.000 nettbrett i drift. Løsningen må være modulært utbyggbar, slik at det ikke settes noen øvre grense for antall enheter som kan administreres i løsningen. Vi planlegger å anskaffe et effektivt verktøy for administrasjon av mobile enheter. Løsningen skal leveres ferdig operativ i vårt tekniske miljø senest 1. juni 2016, slik at alle dagens enheter, samt de som blir installert frem til løsningen er operativ, er inne i løsningen fra 1. august 2016. Det skal tilbys norsk, teknisk bistand for support til løsningen, også knyttet til funksjonalitet og optimal utnyttelse av denne i vårt miljø Avtaleperioden vil være fra ca. 01.06.2016 til 31.05.2020. Dette kan bli forskjøvet noe, alt avhengig av behandlingstiden for tilbudsevalueringen. Vi ønsker support på løsningen for 4 år med mulighet til å si opp supporten etter 2 eller 3 år (2+ 1 + 1 år) uten begrunnelse. Vi anslår at den årlige, samlede omsetningen på denne avtalen vil ligge i størrelsesorden 1 million NOK pr. år. Dette antas å tilsvare 4-5 millioner NOK for hele avtaleperioden. Dette er et uforpliktende anslag. 1.3 Avrop (bestilling) Ikke aktuelt for denne avtalen. 1.4 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige innkjøp. Lovdatas nettsted (http://www.lovdata.no/) inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. Doffin Database for offentlige innkjøp (http://www.doffin.no/) inneholder informasjon om anskaffelser i statlig og offentlig sektor ved hjelp av linker og søkemotorer, brukt for å søke i kunngjøringer utgitt av offentlig sektor i hele Norge. Konkurransegrunnlag Side 3 av 10
1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin basen. 1.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Spørsmål vedrørende utlysningen skal rettes til: Frode Danielsen, e-post: frode.danielsen@hedmark-ikt.no Siste frist for å stille spørsmål er satt til 10 dager før tilbudsfrist. 1.8 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger som gis på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til de øvrige leverandørene som har meldt sin interesse via Doffin-databasen. Alle forespørsler vil bli anonymisert. 1.9 Opsjoner Ingen 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III anskaffelser. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse. - Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en vurdering av hvert tilbud, for å kontrollere at kvalifikasjonskravene er innfridd. - Tilbydere som ikke innfrir kvalifikasjonskravene vil bli orientert. - Alle tilbydere/tilbud som oppfyller kvalifikasjonskravene vil deretter bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. - Etter tilbudsfristens utløp er det ikke anledning til å endre priser, eller øvrige betingelser i tilbudet. Det er viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at misforståelser ikke oppstår. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. For eksempel bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Konkurransegrunnlag Side 4 av 10
Oppdragsgiver kan også forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyderen kan samtidig skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen. Oppdragsgiver plikter å svare på en slik anmodning innen 15 dager. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig og samtidig til alle tilbyderne som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, og angi en tidsfrist på 11 dager for tilbyderne for en eventuell klage over beslutningen. 2.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til offentlighetsloven, som trådde i kraft 1. januar 2009, er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn straks vedtak om kontraktstildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Enhetspriser vil ikke bli offentliggjort. Totalprisen kan ikke unntas fra offentligheten. Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten (se punkt 4.5, Tilbudets utforming og levering). Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 3 til leverandørene (kvalifikasjonskrav) 3.1 Kvalifikasjonskrav Samtlige kvalifikasjonskrav må dokumenteres. Dersom dette ikke er gjort, vil tilbudet bli avvist. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Konkurransegrunnlag Side 5 av 10
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall. Skal være utført av godkjent kredittvurderingsinstitusjon, og ratingen skal være kredittverdig, eller bedre Det kreves meget god gjennomføringsevne Beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres En beskrivelse av metoder for kvalitetssikring Det kreves at leverandøren er sertifisert som miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende. Tilsvarende sertifisering skal dokumenters av leverandøren. Det forutsettes at tilsvarende sertifisering ikke innebærer noen merkostnad for oppdragsgiver. Sertifiseringer 3.2 Elektronisk fakturering Noen av kommunene våre har innført krav om elektronisk faktura/kreditnota, slik at kommunene mottar dokumentet i EHF-standard, mens noen av kommunene har planer om etter hvert å kunne motta faktura elektronisk. Det er ikke fastsatt noen konkret tidsplan for dette. Leverandørene må kunne tilby elektronisk fakturering i henhold til EHF-standard.. 3.3 Kontrakt Leverandør må tilby kontrakt iht. Statens standardavtaler: Konkurransegrunnlag Side 6 av 10
- Kjøpsavtalen (SSA-k-lille) http://www.anskaffelser.no/verktoy/kjopsavtalene-ssa-k-og-ssa-klille - Vedlikeholdsavtalen (SSA-v-lille) http://www.anskaffelser.no/verktoy/vedlikeholdsavtalene-ssav-og-ssa-v-lille 3.3 Elektronisk fakturering Hedmark IKT har planer om etter hvert å kunne motta faktura elektronisk, men det er ikke fastsatt noen konkret tidsplan for dette. Leverandørene må svare på om de allerede kan tilby elektronisk fakturering, eller om de vil kunne tilby dette i løpet av avtaleperioden. 4 til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: Mandag 25. april 2016, klokken 12:00 (For sent innleverte tilbud vil bli avvist.) 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må stå ved sitt tilbud i 4 måneder etter tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i nøytral lukket innpakning merket «Anskaffelse av ny administrasjonsløsning (Mobile device management) for mobile enheter» til: Hedmark IKT v/frode Danielsen Vangsveien 51 2317 Hamar eller leveres til servicekontoret i Hamar kommune: Hamar rådhus, Vangsveien 51. Ved innlevering til servicekontoret må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. Tilbyder kan ved skriftlig henvendelse til ovennevnte kontaktperson tilbakekalle eller endre innsendt tilbud, inntil tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud. Tilbudet er da rettslig bindende. 4.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet pr. elektronisk post eller telefaks. Tilbudet skal leveres i 1 (ett) eksemplar i papirform og 2 (to) elektroniske eksemplarer på flyttbart medium (CD eller minnepinne), hvorav det ene eksemplaret skal sladdes for forretningshemmeligheter som ønskes unntatt fra offentligheten. Det elektroniske formatet skal kapittelinndeles og struktureres på nøyaktig samme måte som papirformatet. Tilbudet skal ikke inneholde annen dokumentasjon enn det Oppdragsgiver har bedt om. Konkurransegrunnlag Side 7 av 10
Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet skal anbudsdokumentene inndeles slik: Del A: Del B: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Besvarelse av kvalifikasjonskrav 1: Attest for betalte skatter og merverdiavgift 2: Firmaattest 3: Kredittvurdering 4: Beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter 5: Oversikt over referanser 6: Beskrivelse av metode for kvalitetssikring 7: Miljøsertifikater 8: Underskrevet vedlegg C Egenerklæring innkjøp Løten kommune Det skal ikke henvises til vedlegg andre steder i tilbudet ved besvarelse av kvalifikasjonskravene Del C: Besvarelse av tildelingskriterier 1: Besvarelse av hvert tildelingskriterium 2. Besvarelse av hvert punkt i kravspesifikasjon Det skal ikke henvises til vedlegg andre steder i tilbudet ved besvarelse av tildelingskriteriene 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud på denne forespørselen. 4.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4.10 Avvisning av et tilbud fra konkurransen Følgende forhold vil kunne medføre avvisning av et tilbud: - Tilbudet oppfyller ikke de kvalifikasjonskrav som er satt til deltagelse i konkurransen - Insolvens Konkurransegrunnlag Side 8 av 10
- Hvis man i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje - Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger, eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering - Større forbehold om vilkårene i konkurransegrunnlaget Tilbud som blir levert senere enn angitt tidsfrist vil uten unntak bli avvist. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterier: Vekting: Totaløkonomi 30 % Service og teknisk bistand 20 % Leveransedyktighet 10 % Funksjonalitet 40 % Hvert kriterium vil bli tildelt poeng fra 1 (dårligst) til 10 (best) og deretter vektet i henhold til oppgitte prosenter. Beste tilbud for hvert kriterium vil gi 10 poeng. Det vil bli gitt en poengsum som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene. Poengsummen vil bli multiplisert med den angitte vekting, og summeres. Tilbudet med den høyest, vektede totale poengsum, vil bli tildelt kontrakten. 5.1.1 Tildelingskriterium Totaløkonomi 30 % Alle forhold knyttet til leveransen skal være inkludert i prisene. Løsningen skal leveres og prises klar til operativ bruk i Oppdragsgivers tekniske miljø Lisensieringsmodell og lisensieringskostnader for løsningen må komme tydelig frem i løsningen. Totalkostnad ved videre vekst i antallet mobile enheter som skal administreres gjennom løsningen, skal gå tydelig frem av tilbudet. Tilbudet skal inneholde en tydelig avklaring på økonomiske konsekvenser for lisensiering pr. enhet og/eller lisensiering per bruker for å dekke behovet for flere scenarier, for eksempel BYOD aksess. : Tabellarisk prisoversikt basert på ovenstående 5.1.2 Tildelingskriterium Service og teknisk bistand 20 % Tilbyder skal beskrive hvordan det ytes support på løsningen. Tilbyders serviceorganisasjon skal beskrives og dokumenteres. Eventuell bruk av underleverandører, og hvilken rolle disse har i daglig service og support skal komme tydelig frem. : I henhold til teksten ovenfor. 5.1.3 Tildelingskriterium Leveransedyktighet 10 % Løsningen skal være i drift og operativ senest 1. juni 2016. Det må fremkomme tydelige eventuelle forutsetninger som Oppdragsgiver må oppfylle for å imøtekomme denne tidsfristen. : Forpliktende fremdriftsplan for leveransen. Konkurransegrunnlag Side 9 av 10
5.1.4 Tildelingskriterium Funksjonalitet 40 % Vi skal ha en løsning som gir oss så automatisert drift som mulig. Eksempelvis: 0-day funksjonalitet og minst mulig «hands-on» for drift av enhetene i vårt nett. Administrasjonskonsollet skal være intuitivt og enkelt å bruke. Vårt driftssenter skal ha mulighet til å gjøre driftsoperasjoner i verktøyet på en enkel måte. : I henhold til teksten ovenfor. 6 Vedlegg A: spesifikasjon B: Egenerklæring innkjøp Løten kommune ( http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta-20060407-0402-033.html ) Konkurransegrunnlag Side 10 av 10