Referat utvidet styremøte i Tjøme Golfklubb Møtenummer: 2/2017 Dato: 03.04.2017 Kl: 17.00 20.30 Sted: Klubbhuset Til stede: Emil Blom Onshuus Petter Bye (Nestleder) Nina Bjurhult (Styremedlem) Hege Buschmann Indseth (Styremedlem) Kirsten Abrahamsen (Kasserer) Forfall: Margaret Knudtzon (Styremedlem) Gro Elisabeth Skjerven (Styremedlem) Kyrre Murel Sivertsen (Styremedlem) Mari Helmer (Varamedlem) Andre til stede: Susann Kielland (Revisor) Anne Marie Indseth (Revisor) Gina Gisholt (Damekomité) Erol Haagenrud (Turneringskomité) Dag Indseth (HCP Komité) Anne Wold (Veien til golf) Morten Wold (Seniorkomité) Ingmar Ellefsen (Daglig leder Rød Golf AS) Geir Jørgensen (Pro) Sakliste Sak 01 Årsmøteprotokoll Sak 02 Gruppene informerer nytt fra gruppene og plan for sesongen Sak 03 Banekomité Sak 04 Herrekomité Sak 04 Innspill fra revisorer v/ Susann og Anne Marie Sak 06 Gjennomgang av budsjett 2017 Sak 07 Eventuelt Sak 08 Møteplan styret 1
2
Sak 00 Til å skrive referat Emil ble valgt til referent. Sak 01 Årsmøteprotokoll Det har etter årsmøtet vært noe uklarhet rundt utforming av protokoll. Anne gjorde nødvendige endringer på protokollen under møtet og denne ble skrevet under etter møtet. Sak 02 Gruppene informerer nytt fra gruppene og plan for sesongen Turneringskomité Består i år av Emil, Erol og Petter. Terminlisten for sesongen 2017 er klar og publisert både i golfbox og på hjemmesiden. Klubbkomité Klubbdager Består av Bjørn og Nina. Alle klubbdager er planlagt og første tirsdag etter påske sparker det hele i gang. Vårsesongen går frem til St.Hans og høstsesongen starter opp etter fellesferien. Nytt av året er at man ønsker å arrangere en «Tirsdagsmesteren» til høsten. Dette skal være en enkeltturnering hvor man er kvalifisert ved å ha deltatt på minimum tre klubbdager. Juniorkomité Juniorgruppa drives frem av Hege med god støtte fra Geir og Petter. I tillegg vil Ketil også bidra rundt juniorgruppa. Hege og Geir er i rute med planleggingen. Nytt av året er at det vil bli en aldersdeling på treningene: de yngste trener 17.00-18.30 og de eldre (13-19år) trener 18.30 20.00. Treningen starter opp onsdag etter påske og sesongen avsluttes med en høstferieturnering. Det vil også i år gjennomføres «mandags slice / junior slice» som et ekstra tilbud til juniorer med VTG, hvor de får god banetrening. Det vil i år arrangeres egen juniorklasse under KM i putting. Treningsinnholdet vil i år være litt mer sportslig rettet og bygge mye på Norges Golfforbunds «barn og golf». En sportslig plan med ferdighetsmerker slik vi kjenner fra andre idretter. Geir og Hege har også lagt opp til noen alternative økter og happenings som f.eks bunkertrening på Fyn og golf tur til Husøy med bading og grilling. Viktige arrangementer hvor juniorgruppen får vist seg frem og rekruttert vil i år være under Tjøme Skategalla 1. juli og «Det skjer på Tjøme hele året» 22. april. Foreldremøte/informasjonsdag planlegges og skal gjennomføres i starten av sesongen. 3
Det er alltid behov og ønske om flere frivillige til å bidra rundt juniorgruppen og alle søm ønsker kan ta kontakt med Hege. Golf i skolen våren 2017 I år er det femteklassinger som delta på golf i skolen. Opplegget er planlagt og det vil bli arrangert tre mandager fra uke 17, kl 12.00-14.30 Geir har ansvaret for gjennomføring av øktene og vil få støtte av Dag, Annemor, Hege og Kirsten. Veien til golf 2017 Opplegget er planlagt og det er satt 3 helger før sommeren og 1 etter sommeren. Geir og Anne kjører dette kurset sammen. Erol har også tatt VTG instruktørkurs og vil delta på første kurset sammen med Anne, slik at han på sikt kan støtte med gjennomføring av VTG opplæring i klubben. Damekomité Damene er bra i rute, all planlagt aktivitet ligger på hjemmesiden og terminlisten ligger i golfbox. 18 spreke Tjømedamer reiser på golftur til Sverige 28 april. Det vil bli spilt stableford i hele sommer og sesongen avsluttes med en flaggturnering. Nytt av året er at Gudmorkruset i år vil ha en ny klasse for høyhandicapere. Damene skal også være arrangør av Vestfold Ladies 17. juni. Seniorkomité Seniorgruppa stiller med to lag i årets lagseriematch, et damelag og mix lag Det stilles også to lag lagmesterskap senior, et herrelag og damelag. Generelt oppfordres det på det varmeste at flere medlemmer fra Tjøme hadde stilt opp på turneringer arrangert av norsk seniorgolf. Treningskomité Klubbtreninger blir i år som i fjor på torsdager. Innholdet i år vil basere seg i stor grad på NGF Next Level (tidligere NGF utviklingssystem). Dette er et sett med ferdighetstester satt i et progresjonssystem. Elitekomité Elitemiljøet i TJGK har aldri vært spesielt stort. Det vil i år som i fjor arrangeres uttaksturneringer til lag NM, der de to beste rundene vil telle. 3 turneringer er allerede spikret i terminlisten på hjemmesiden og i golfbox. Hcp Komité Hcp Komitéen består av Dag, Jan og John. Jobben deres ble unnagjort i januar og deler av februar. Det har generelt vært en nedgang i henvendelser ang. justering av hcp de siste årene. 4
Markedskomité Markedskomitéen er en gruppe som har til hensikt å fremme golfsporten og Tjøme Golfklubb i nærmiljøet. Jobbe med strategier og tiltak for å øke medlemsmassen og sikre inntekter til klubben på lang sikt. Emil vil trekkes inn og bidra i denne komitéen. Sak 03 Banekomité Banekomitéen har vært en gruppe under Rød Golf AS. Denne ble nedlagt på slutten sesongen i fjor. Årsaken til at denne ble lagt ned er at banen så å si er ferdig utbygd og styret i Rød Golf AS ønsket en annen modell for oppfølging av banens utvikling og tilstand, slik at styret kunne involveres og i større grad lære. Greenkeeper vil nå stille på styremøtene til Rød Golf AS. Det ble løftet et forslag om å opprette en banekomité i TJGK som et talerør inn mot utvikling og drift av anlegget. Rundt dette punktet ble det en god diskusjon om hvordan vi kommuniserer med medlemmene og hvordan medlemmenes synspunkter blir håndtert av styret og i klubben generelt. Vedtak: Det blir ikke opprettet en banekomité i TJGK. Styret er medlemmenes talerør når det gjelder utvikling og utbygging av banen. Det blir opprettet en «digital forslagskasse» på våre hjemmesider, der innspill og forslag knyttet til daglig drift av banen som eks. ballplassering i perioder etc. kan sendes inn. Denne forslagskassen vil også ha avkryssingsbokser til hver enkelt komité, slik at medlemmer kan sende inn forslag og innspill direkte til den enkelte komitéleder. Sak 04 Herrekomité Erol spilte inn et ønske om å opprette en herrekomité og gjennomføre herredager med brutto og netto slaggolf. Damene har gjort en kjempejobb og bygd et godt sportslig og sosialt miljø, så hvorfor skal vi ikke klare å få til det med herrene også? Det er også ønskelig å få til en sosial/sportslig tur for herrene. Vedtak: Komiteen blir opprettet og ledet av Erol. Det skal planlegges med herredager gjennom sesongen og disse skal primært legges opp parallelt med damedagene. Slik at det ikke blir en konflikt med eksisterende klubbdager og arrangementer, som potensielt kan trekke medlemmer fra en gruppe til en annen. 5
Sak 04 Innspill fra revisorer 1. Regnskap og bokføring Emil og Kirsten utarbeider en rutine for dette. 2. Kvalitetskontroll Det skal utarbeides en prosedyre for gjennomføring av turneringer, slik at rutine for gjennomføring av turneringer blir standardisert og bilag og oppgjør kommer inn til riktig tid. 3. Back-up / Reserver Ingmar utarbeider et årshjul med aktiviteter og viktige gjøremål gjennom sesongen 4. VIPPS Emil tar tak i denne saken og endrer oppsettet på Vipps. 5. Attestasjonsregler Det skal utarbeides en policy for attestering, slik at minimum to personer attesterer. 6. Forsikring Emil og Kirsten skal tegne underslagsforsikring. 7. Ansvarlig for oppdatering av registrene Kirsten oppdaterer frivillighetsregisteret. Ingmar oppdaterer brønnøysundregisteret. Emil og Ingmar rapporterer nødvendig informasjon til NIF for momskompensasjon og tilskuddsordninger. 8. Webside Erol er ansvarlig for hjemmesiden. Styret og komitéer har publiseringsrett. Styret har en ambisjon om å kommunisere bedre med medlemmene gjennom hjemmesiden med bla. publisering av referater og evt. oppsummeringer fra styremøter. Sak 06 Gjennomgang av budsjett 2017 Denne saken ble strøket. Da alle styremedlemmer har vært med å utarbeide budsjettet og Emil har satt seg inn i det i forkant av møtet. Sak 07 Eventuelt Til neste møte løftes klubbmesterskap og evt. utvidelse med flere klasser. Sak 08 Møteplan styret Emil tar en samtale med styremedlemmene som ikke var tilstede og avklarer om mandager er en dag som passer. Foreløpig møteplan: Møte 3.17 - Uke 25-19. Juni Møte 4.17 - Uke 37-11. september Møte 5.17 Uke 46-13. november - Utvidet styremøte Møte 1.18 Uke 12-12. februar Tjøme 06.04.2017 Emil Blom Onshuus 6