Versjonsbrev PAT 17.2 Versjon 17.2 er nå klar levering. Fra og med 2017 begynner vi å nummere våre versjoner med år og release. Første release i 2017 får dermed versjonsnummer 17.1, neste 17.2 osv. I stedet for å ha en hoved versjon i året som tidligere, velger vi nå å komme med flere mindre versjoner. Dette gjør vi får å kunne levere raskere til kunder som ønsker oppgraderinger og imøte komme krav/ønsker fra våre kunder, NAV og bransjeorganisasjoner raskere. Vi vil da også kunne samle ønsker fra kunder som for eksempel omhandler samme type funksjonalitet til en versjon og sikre den på best mulig måte. Nytt i versjon 17.2: Obligatoriske felt. For å sikre at alle forholder seg til samme krav ved registrering av ny opplysninger på aktører og tiltak, er det nå lagt muligheter til å sette opp hvilke felter man krever at brukeren skal fylle for å kunne lagre nye data eller endringer. Hver bedrift bestemmer selv hvilke felter som man krever at bruker skal fylle ut. Dette gjelder i skjermbildene for Ansatt, Firma, Innsøker og Jobbsøker. I tillegg kan man sette opp krav til hva som skal være utfylt i skjermbildene for tiltak. Her kan man sette opp krav med utgangspunkt i statusen på tiltaket. For eksempel så kreves flere felt utfylt ved avslutning av tiltaket enn når man oppretter et tiltak. Det er viktig at felt man krever utfylt ved oppretting av tiltaket også er obligatoriske ved slutt.
For utfylling av skjermbilde for jobbsøker kan skjermbildet se slik ut: Forside. Mine jobbsøkere. På forsiden er det nå lagt et nytt utvalg for mine jobbsøkere. Status «Aktiv» viser kun de som har tiltaksstatus «Aktiv» nå. Dette i motsetning til «Aktive siste 15. dg» som i tillegg til aktive viser de som har sluttet i løpet av de siste 15. dagene.
Forside. Mine firma Viser en oversikt over firma der man er registrert som ansvarlig kontaktperson. Man kan også velge om man vil se alle firmaer. Handlingsknapper: brukes til å gå til skjermbilde for Aktør/Firma eller å opprette et dokument på aktuelt firma. Aktørtyper. Nå er det mulig å legge inn flere Aktørtyper på aktør. Tidligere var det kun mulig med en aktørtype. Aktørtyper på firma kan være Samarbeidspartner, Lege, Helsestasjon osv. Innstillinger import av timer. Under menyen Verktøy/Innstillinger kan man nå sette opp egne valg for hvilke felter som er unike i import av timer fra andre systemer. Man bestemmer her hvilket entydig felt som importfilen har for identifisering av ansatte og jobbsøkere. Bruker man Ansattnr så må det være utfylt på ansatte og/eller jobbsøkeren. Ansattnr finnes i skjermbilde for både Ansatte og Jobbsøkere. Dersom man bruker Ansattnr bør man også vurdere å la dette feltet være et obligatorisk felt (Se Innstillinger Obligatoriske felt Ansatt og Jobbsøker) eller at man lar PAT tildele Ansattnr. Dette gjøres under Innstillinger/Generelt. Velger man å bruke ID så sjekker systemet om det er aktør-id eller fødselsnummer. Ekstern ID kan også settes. Refusjonskrav. Ved refusjonskrav er det i tillegg til valg Innsøkergruppe nå mulig innen innsøkergruppen å velge en eller flere innsøkere. Rapport bevegelser. I denne rapporten er det nå lagt til en ny kolonne som viser Tiltaksansvarlig på alle jobbsøkerne.
Sanering av morløse dokumenter. Hos enkelte kunder har det av ulike årsaker blitt liggende igjen dokumenter der eier (jobbsøker eller andre aktører) er slettet. Det er nå lagt inn en rydding av dette etter oppgraderinger. Liten endring ved anonymisering. Ved anonymisering slettes ikke kompetanse. Kompetanse blir liggende igjen, men fritekst felt blir slettet/tømt.
Tidligere versjoner: Nyheter i versjon 17.1: Dokumenthåndtering. Opprettelse av dokumenter skjer nå enten fra Forside eller fra Aktørskjermbilde for alle aktører. For jobbsøkere og ansatte kan du nå opprette dokumenter direkte fra Forsiden. I aktørskjermbildene er det en egen knapp for oppretting av dokumenter, eller ved hjelp av hurtigtaster «ALT + D». Se lengre ned. Endringer på Forside. Eget valg under Mine jobbsøker på Tiltaksansvarlig. Endring av valg av hvilke statuser på tiltak som skal vises. Fanen «Aktivitetsnivå» vesentlig forbedret responstid. Pålogget bruker ser nå under «Mine oppgaver» oppgaver som både gjelder vedkommende og de som er tildelt vedkommende. Se lengre ned. Statusoversikt / Grafer diagrammer Under menyen Oversikter er det et nytt menypunkt «Instrumentpanel». Viser» status nå» på aktuelle verdier på tiltak, fravær og timer registrert på Tilsagn. Se lengre ned. Refusjonskrav AMB og Refusjonskrav AFT og VTA. Ved refusjonskrav kan man nå ta ut refusjonskrav på innsøker i tillegg til Innsøkergruppe. Gjort noen feilretttinger: 1. i forbindelse med sletting av Firma og Innsøkere. 2. Økt størrelsen på Tilsagnsbeløp ved registrering av Tilsagn. 3. Fanen Tilsagn og timer på forsiden kan nå fjernes ved hjelp av tilgangsstyring. Annet. 1. Nytt felt på jobbsøkere og ansatte i Aktørskjermbilde og i oversiktsbilder: Alder 2. Man kan legge inn samme fødselsnummer på både ansatt og jobbsøker.
Ny dokumentrutine. Skal man opprette nye dokumenter gjøres det fra knappen «Nytt dokument». Når man trykker på knappen «Nytt dokument» på en jobbsøker eller på forsiden velger knappen «Opprett nytt dokument» kommer man inn i et skjermbilde som varier litt avhengig av om skal opprette et dokument på firma, innsøker, ansatt eller jobbsøker. Skjermbilde under er opprettelse av dokument på en jobbsøker. Andre aktører som firma og innsøker vil selvsagt ikke kreve at man skal velge tiltak, interne plasseringer eller utplasseringer. Her velger om man vil knytte inn en kontaktperson (kun aktuelt dersom man har flettekoder for kontaktperson). «Malkategori» brukes for å filtrere malene. Ikke nødvendig å bruke her, men hjelper med å lettere finne aktuell mal. Velg mal. Listen over maler viser også hvilken dokumentseksjon malen tilhører. Dokumentseksjonen er med på å bestemme om du må velge Tiltak og Utplassering og Internplassering. For eksempel vil en hospiteringsavtale med flettefelter for firmaet jobbsøkeren hospiterer hos, ha flettefelter som krever at du har velger hvilken utplassering det gjelder. Du kan også legge inn en egen tittel på dokumentet her. Forside Når man er inne på fanen Mine jobbsøkere har man flere muligheter for hvilke jobbsøkere man skal ha fokus på. Velger man «Vis alle» ser man alle jobbsøkere som man som ansatt har tilgang til. Huker man av for TA ser man de jobbsøkerne man er «Tiltaksansvarlig» for. Huker man av for Ansv. 1 ser man de jobbsøkerne man er «ansvarlig 1» for. Huker man av for Ansv. 2 ser man i tillegg eller kun de man er registrert som «ansvarlig 2» for på tiltaket. Har man en annen rolle overfor enkelt jobbsøkere kan man huke av for «Involvert i» I tillegg til valgene ovenfor kan man også filtrere på status på de jobbsøkerene man ønsker å se i listen. Hvor lenge man skal se Aktive jobbsøkere etter sluttdato på tilkate settes i
Vektøy/Innstillinger. Det samme gjelder mht de som begynner eller slutter. Jobbsøkere som er sperret vises ikke i listen. Ny knapp for å opprette nye dokumenter. Ved å klikke her kommer man opprette et dokument direkte på valgt jobbsøker. Instrumentpanel. Viser et status i dette på noen områder med hensyn til tiltak, fravær og timeregistreringer. Tiltaksstatus: Viser hvor mange som er aktive nå, hvor mange som er søkere, på venteliste og som har kontrakt avtalt. Ved å holde musepekeren over en status ser man hvilke tiltak det gjelder. For eksempel ved å holde musepekeren over Aktive ser man fordelingen på ulike tiltak.
Fravær. Viser hvor mange som har fravær nå. Fraværet vises med antall på ulike fraværstyper. Ved å holde musepekeren over en fraværstype, ser man fraværstypen fordelt på tiltak. Sluttstatus. Viser fordelingen siste måned på «Aktive» og «Ikke aktive» sluttårsaker. Holder man musepekeren over Aktive sluttårsaker ser man fordelingen pr. sluttårsak. Tilsagn. Viser aktive tilsagn fordelt på Individuelle- og gruppe tilsagn. Ved å bruke musepekeren får man oversikt over hvert enkelt tilsagn og timer ført.
Versjonsbrev PAT 2.3 Versjon 2.3 av Proplan Attføring har flere større endringer som man bør kjenne til før man tar ny versjon i bruk. 1. Ny metode for å sette tilgang for hvilke jobbsøkere en ansatt skal kunne ha tilgang til. Det gjelder også hvilke andre ansatte en ansatt skal ha tilgang til. 2. Oppsettet for Brukergrupper(roller) som har hatt med all tilgangsstyring tidligere, har nå kun med hvilke skjermbilder, menyer, rapporter og knapper en brukergruppe skal ha tilgang til. Nye oversiktsbilder for administrator i forbindelse med ny tilgangsstyring. 3. Endringer på Forside. 4. Videre er det gjort noen forbedring i rutinen for anonymisering/sletting av jobbsøkere. 5. Forenkling i rapporter som viser avdelingsregnskap/avdelingsfordeling. Alle avdelingsfordelinger bruker nå kun stillingsprosent fra interne plasseringer i fordeling/månedsverk. 6. Nye resultatrapporter for tiltakene anbudstiltakene Avklaring og Oppfølging. 7. Endring av Bedriftsstatistikken til bransjeorganisasjonen Arbeid og Inkludering. 8. Nye felter på Aktører: Jobbsøker i tilknytning til bedriftsstatistikken og Firma i tilknytning til bedriftsstatistikken. 9. Nye felter på tiltak. Utvidet funksjonalitet samt felter i forbindelse med resultatrapport Oppfølging 10. Ny rutine for timeimport og endring i rutinen for Sletting og Anonymisering 11. SMS-modul. 12. Tabelloppsett 1. Tilgangsstyring. Ny metode for tilgangsstyring av jobbsøkere og ansatte. Nå setter man direkte tilgang mellom hvilke jobbsøkere en ansatt skal ha tilgang til. Det samme gjelder mellom ansatte. Koblingen settes enten fra jobbsøker hvor man spesifiserer hvilke ansatte som skal ha tilgang til jobbsøkeren eller fra den ansatte hvor det gis tilgang til aktuelle jobbsøkere og ansatte. Brukergrupper Brukergruppene brukes til å definere hvilke menyer, skjermbilder og knapper/aksjoner en gruppe ansatte skal ha tilgang til. I tillegg hvilke rapporter som krever at man har tilgang til alle jobbsøkere i rapportkjøringen. NB! Brukergruppe har ikke lengre noe med hvilke jobbsøkere og andre ansatte en bruker har tilgang til. Skjermbilder I tillegg til de nye rapportene som en finner under menyer er det også blitt en forbedret løsning med hensyn til å skille skjermbilder som finnes både under ansatt og jobbsøker, f.eks fravær og journal. Med hensyn til dokumenter ser det slik ut:
Tilsvarende finer man for journal, fravær og kompetanse. Menyer To nye menyvalg under rapporter. Knapper og aksjoner Versjon 2.3 har fått 3 nye knapper. Nye knapper Kun de som har tilgang til disse knappene kan vedlikeholde tilgangen mellom ansatte og jobbsøkere og mellom ansatte.
Rapporter med full tilgang Nytt oppsett. Til hver Brukergruppe kan man bestemme hvilke rapporter som skal overstyre annen tilgang til jobbsøkere og ansatte. For eksempel kan dette være aktuelt i forbindelse med kjøring av refusjonskrav og bedriftsstatistikk. Tilgang jobbsøkere og ansatte. Kobling til jobbsøkere: HOVEDREGEL. Dette gjøres ved å huke av for Jobbsøkergruppene som jobbsøkere / ansatte er koblet til. I skjermbilde Aktør/Ansatt setter man opp hvilke jobbsøkere den ansatte skal ha tilgang til som utgangspunkt. For mange vil dette være nok. På jobbsøkeren legger man inn aktuell(e) jobbsøkergruppe(r). I tillegg: PAT gir den ansatte som oppretter jobbsøkeren automatisk tilgang til jobbsøkeren. Når man registrerer Tiltaksansvarlig på denne jobbsøkeren får også automatisk tilgang når denne blir lagt på tiltaket. Når man er i skjermbilde for en jobbsøkere kan ansatte med tilgangsrettigheter gi til tilgang til denne jobbsøkeren for ansatte i bedriften. Ved å klikke på knappen (adgangsstyrt i «Knapper og aksjoner») tildeler man hvilke ansatte som skal se denne jobbsøkeren. Man får da opp et skjermbilde for administrasjon av tilgang. Alternativt tildeler man tilganger for ansatte fra skjermbilde Aktør/Ansatt: Her har man 2 knapper for administrering av tilgang: Knappen «Har tilgang til» fører til dette skjermbilde: Her administrerer man hvem den ansatte skal ha tilgang til av både jobbsøkere og ansatte.
Man kan bruke feltet Jobbsøkergrupper til å filtrere hvem man skal i tilgang til. Feltet Jobbsøkergruppe finnes både på ansatte og jobbsøkere. Knappen «Tilgang» administrerer hvilke ansatte som skal ha tilgang til aktiv ansatt i skjermbildet. Hvem som kan gi tilganger er styrt fra Verktøy/Tilgangsstyring og Knapper og aksjoner. Oppsummert: Tilgang til: Automatisk (den som oppretter, tiltaksansvarlig + de ansatte som har tilgang til jobbsøkerens jobbsøkergruppe(r) Knapper i skjermbilde på jobbsøker Knapper i skjermbilde på ansatt Oversiktsbilde Ansatte Tilgang til jobbsøkere og ansatte gir en god oversikt over hvilke tilganger som finnes mellom ansatte og jobbsøkere og mellom ansatte og ansatte. 2. Forside. Ny fane. Tilsagn med timer. Oversikt tilsagn: Oversikten alle tilsagn gitt i perioden eller forrige periode, i år eller alle. Når man markerer et tilsagn vil man i tabellen under se alle timer ført på dette tilsagnet. Endringer under faner. Det er gjort diverse endringer under både Mine jobbsøkere og Mine ansatte.
Tilgangsstyring av faner og tabeller på Forside. Til hver brukergruppe kan man administrere ulike behov for hvilke faner og skjermbilder man ønsker brukere skal se. Mine ansatte har også tabell som viser timer ført av den ansatte.
3. Sletting/ Anonymisering Først bestemmer man hva som skal skje: Om det er sletting eller anonymisering. Deretter velges aksjon: (sletting eller anonymisering) basert på: Sluttdato på tiltaket, Godkjent for sletting eller Sperret. «Siste aktivitetsdato» er tiltakets sluttdato. «Kun de som er Godkjent for sletting» er etter avhuking på jobbsøker. «Sperret» er da jobbsøkere som er merket med sperret. Skal man slette så kan man også inkludere anonymiserte jobbsøkere. 4. Rapporter med avdelingsfordeling. Nytt med avdelingsfordeling er at nå brukes kun stillingsprosent på interne avdelinger til dette. Dersom det ikke er registrert en intern plassering med avdeling grupperes det på en «blank» avdeling. Dette gjelder rapportene: Fraværsstatistikk, Refusjonskrav AMB (KiA og TiA), Refusjonskrav APS/VTA og Avklaring, Tiltaksproduksjon pr. mnd og Tiltaksregnskap. Avdelingsfordeling på Refusjonskrav KiA og TiA tar nå også hensyn til fravær. 5. Resultatrapporter Nye rapporter: Resultatrapport Avklaring Resultatrapport Oppfølging Husk Grunndata/Sluttårsaker: Nye felter:
6. Bedriftsstatistikken. Bedriftsstatistikken/årsstatistikken har nå endringer i kolonner. Noen er nye og noen er fjernet. Nye er: Dersom jobbsøker har sluttet til arbeid: Arbeidsgivers organisasjonsnummer fra firmaregisteret (basert på Ansatt hos fra tiltaket) Arbeidsgivers bedriftssnummer fra tiltaket (eget felt i fanen «Ved slutt») Har arbeidsgiver RIV-avtale fra firmaregisteret Fra jobbsøker: Innvandrer/Flyktning Veteran 7. Nye felter på Aktører Jobbsøker Godkjent for sletting. Brukes i rutinen for anonymisering/sletting. Bør knyttes til krav om sletting etter tiltakets sluttdato eller når sluttrapport er sendt. Veteran i forhold til militære operasjoner i utlandet - Brukes videre i bedriftsstatistikken. Innvandrer/flyktning Brukes i Bedriftsstatistikken Egen grunndatatabell for Administrasjon av Innvandrer/flyktning, men verdiene er bestemt av Arbeid og Inkludering. Grunndatatabellen Innvandrer/flyktning må være slik:
Firma Avhuking for RIV-avtale. Brukes blant annet i Bedriftsstatistikken. 8. Nye felter på Tiltak Tiltaksansvarlig. Fungere også slik at det kopieres ned på interne plasseringer som forslag til Ansvarlig1. Felt som viser Interne plasseringer nå og felt som viser Utplasseringer nå. Dersom det er flere så skilles de med komma. Team. Nytt med egen grunndatatabell. Team er tenkt brukt til gruppering på tiltaket som brukes på tvers av ulike tiltak. Egen grunndatatabell for administrasjon av Team. Stillingsprosent ved start. Gjelder for sykmeldte jobbsøkere. Brukes videre i Resultatrapport oppfølging hvor stillingsprosent ved start sees i sammenheng med stillingsprosent ved formidling. Fra tabelloversikt tiltak: Avdeling nå og Utplassert hos nå
Avdeling nå Viser aktive avdelinger fra Interne plasseringer Utplassert hos nå - Viser utplasseringer på tiltaket nå Disse feltene gir deg mulighet til raskt å se hvilken avdeling jobbsøkere er knyttet til nå, samt se hvilke jobbsøkere som nå er ute i hospitering eller hvilke som ikke er ute i hospitering. Tidligere måtte dette skje fra ulike oversiktsbilder. Nå ser man det fra oversiktsbilde Tiltak. 9. Nye felter på Fravær Kalenderdager til nå Når det er et fravær som er aktivt nå beregnes dette som Dagens dato Startdato. Aktivt nå Dersom dagens dato er innenfor fraværets periode. 10. Rutiner Import av timer PAT tar nå imot timer fra Astrow/Timerecorder og ProplanTime. Anonymisering/sletting av jobbsøkere: Rutinen for anonymisering/sletting har nå flere valg enn tidligere. Nytt er anonymisering/sletting av jobbsøkere basert «Godkjent for sletting». Godkjent for sletting settes på jobbsøker. I tillegg sletting av «Sperrede» jobbsøkere. 11. SMS-modul Brukes til å sende SMS til jobbsøker og logge svar på SMS fra jobbsøkeren.
Sendte og mottatte SMS gjenfinnes under Journal. I oppsettet for SMS bestemmer man selv hvilke journaltyper man ønsker å benytte til dette. Dette finner man under Verktøy/Innstillinger og fane «SMS». På jobbsøker finnes knappen for å sende «SMS» sammen med de andre knappene: Når man trykker på knappen «Send SMS» får man opp dette skjermbildet: Under journal på ansatte eller jobbsøker vil man finne en liste som kan se slik ut:
Fra skjermbilde Forside kan man også sende SMS til jobbsøker eller ansatte fra kolonnen Handling. 12. Tabelloppsett/Diverse Betinget formattering i tabeller. Ny flotte muligheter til å få bedre oversikt. Brukere kan nå sette tabellvisninger med bruk av farger, fonter osv. basert på valgfrie kriterier. For eksempel kan det være å markere fravær som er større enn 14 dager med en varselfarge. Det kan være å markere i visning av tiltak de tiltakene som nærmer seg sluttdato og en annen markering for de som har passert sluttdato. Betinget formatering. Markering av rader eller kolonner basert på selvvalgte kriterier. Står man i en tekstkolonne når man velger Betinget formattering så ser det slik ut: Under merk celle regler finner man følgende: I et numerisk felt ser det slik ut:
Ikonsett inneholder dette: Her velger man hvordan kolonnen skal presenteres
Gruppesammendrag. Resultatet kan da bli slik: