Møte dato/tid Tirsdag 13. september 2016, kl. 09.00-12.10 Møtested Møterom «Teknisk», Kommunehuset på Nes Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Tor Magnussen, nestleder Magne Medgard, medlem Lars Brattested Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), ordfører Tore Haraldseth, rådmann Torbjørn Hansen Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 11+ 15-18/2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 11/2016 Restanseliste for politiske saker, utsatt fra møte 07.06.2016 15/2016 Kontrollutvalgets budsjett 2017 16/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 17/2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat 18/2016 Sykefravær status og tiltak Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møtet 07.06.2016: Protokoll fra møtet 07.06.2016 ble formelt godkjent og signert. Drøfting om lukking av møte: Det ble drøftet om møtet skulle lukkes under orientering fra ordfører og rådmann, hvor det skal føres risikosamtaler med ordfører, rådmann og revisor. Det anses nødvendig å lukke møte under drøfting av risiko for å oppnå åpen dialog, Vedtas enstemmig: Lukkes med hjemmel i koml. 31 nr.5, jf, offl. 24. Orientering ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Orientering rådmann: Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Kontrollutvalget tar ordførers og rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget oversender et brev til kommunestyret v/ordfører, vedr. generelt om habilitet, etikk og moral. 1
Sak 11/2016 Restanseliste for politiske saker, utsatt fra møte 07.06.2016 Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter i saken: Legges fram av rådmannen i møtet. Kontrollutvalget har laget en liste over saker kommunestyret har behandlet, og som kontrollutvalget oppfatter ikke er ferdigstilt iht. vedtak. Kontrollutvalget har invitert rådmannen til møtet for å redegjøre for status i sakene. Kontrollutvalget er spesielt opptatt av status for: - Sak 58/2013 Byggesaksbehandling i regulerte områder: Hva er gjort fra administrasjons side her mht. vurderinger og eventuelle endringer? - Sak 86/2013 Intermediæravdelingen - hvordan er pkt. 1 fulgt opp, og i hvor stor grad bruker Nes kommune disse plassene? Kontrollutvalget utsatte saken i møte 07.06.2016. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Rådmannen orienterte om restanselisten. - Sak 58/2013, rådmannen orienterte om at det lages en mal for reguleringsplanarbeidet, som snart er ferdig utarbeidet. De nye rutinene for reguleringsplanarbeidet legges frem til godkjenning. - Sak 86/2013, rådmannen informerte om at Nes betaler for en tjeneste de sjelden bruker. Nes betaler for 1,4 senger. Rådmannen er opptatt av at kommunen ikke skal betale for mer enn de plassene de faktisk benytter eller som står til kommunens disposisjon. Kommunen har opplevd at når de har trengt en seng på Ål så er det ikke plass, til tross for at Nes betaler for sengeplass. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til orientering. Sak 15/2016 Kontrollutvalgets budsjett 2017 Dokumenter: Ingen 2
Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til.sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Nes kommune 2015 og 2016: Oppgave Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Hittil i 2016 Budsjett forslag 2017 Kommentar Drift av sekretariat 25 000 18 773 25 000 6 089 Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrollutvalg 20 Drift av kontrollutvalg, godtgjørelse, kurs m.m Kommuneloven 40 til 42 og 77 Regnskapsrevisjon 350 000 331 855 350 000 132 529 Kommuneloven 76, siste ledd og 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap. 2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 125 000 97 303 125 000 38 555 Kommuneloven 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 5. Kontrollutvalg 50 000 41 412 50 000 46 520 Forskrift om kontrolluvalg kap. 5. Andre særskilte oppgaver 35 122 36 125 Omfatter bl.a. rådgivning, bistand, særattestasjoner m.m. A konto 1 halvår 240 000 Totalt revisjon og drift 550 000 524 465 550 000 499 818 550 000 Totaltramme 18 550 000 546 864 550 000 505 907 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt tilsvarende budsjettramme med tilsvarende budsjettbeløp som for 2016, kr. 550 000,-. 3
Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av 15.6.04. Behandling/vurdering i møtet: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt tilsvarende budsjettramme med tilsvarende budsjettbeløp som for 2016, kr. 550 000,-. Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av 15.6.04. Sak 16/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Ål kommune, ettersendes fra revisjonen. Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll), og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordnet analyse for Nes kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020. Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før 31.12.2016. 4
Kontrollutvalget i Nes har i tidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordfører, informasjonen er innarbeidet i overordnet analyse. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble grundig drøftet i kontrollutvalget i junimøtet. I dagens møte legger Kommunerevisjon IKS frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Nes kommune. Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Sak 17/2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat - signering Dokumenter: Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Nes. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen 5
Kontrollutvalget godkjenner og signerer oppdragsavtalen. Sak 18/2016 Sykefravær status og tiltak Dokumenter i saken: Ingen. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykmeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Herunder samarbeid med NAV, fastlege mv. - Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Rådmannen orienterte om ovennevnte punkter. Det er betydelig nedgang i sykefraværet. Er pr. nå på 5,9 %. Rådmannen oversender kontrollutvalget dokumentasjon på sykefraværet. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. 6
Drøftings-/orienteringssaker: Annet: Neste møte: - Onsdag 07. desember 2016, kl. 13.00-16.00. Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Nes, 13.09.2016 Tor Magnussen Magne Medgard Lars Brattestad leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak, Kommunerevisjon IKS 7