Notat Dato: 20.05.2014 Saksnr./arkivnr.: 2014/1755 Til: Brita Bye Fra: Ann Sofie Winther Svar - Forslag til fornyelse av det studieadministrative arbeidet - Fakultet for samfunnsfag Det vises til brev av 1. april 2014 der fakultetene blir bedt om å gi innspill til fornying av de studieadministrative tjenestene ved HIOA. Framlegget til høring er drøftet i studieadministrasjonen, ledergruppen og økonomi og forskningsseksjonen ved Fakultet for samfunnsfag. Under fremsetter vi to overordnede synspunkt i tillegg til noen konkrete kommentarer til framlegget: Framlegget bærer preg av en tenkning der studieadministrasjonen sentralt blir tillagt den førende strategiske rollen i utformingen av tjenestene mens fakultetene får en mer rendyrket funksjon som «gjennomfører». Dette er et perspektiv på oppgavefordelingen mellom de ulike nivåene/enhetene ved høgskolen som vi opplever å være i motsetning til den overordnede målsettingen om at instituttene skal være kraftsentre og fakultetene nav i den strategiske utviklingen av høgskolen. Dersom vi legger til grunn at utviklingen av høgskolen i stor grad skjer i instituttenes og fakultetenes møter med krav, forventninger og behov i sine omgivelser er det naturlig at disse enhetene også er sentrale i å definere hvilke støttetjenester som trengs, altså «hva som skal tilbys» og «hvordan tjenestene skal ytes». Vi mener også at det er hensiktsmessig at studieadministrasjonen som er knyttet til fakultet og eventuelt institutt får et tydelig ansvar for utviklingsoppgaver i samarbeid med instituttene. I et slikt perspektiv bør en fellesadministrativ enhet ha et hovedfokus på de overordnende rammene, kvalitetssikring, koordinering og tilby spesialistkompetanse innen områder hvor det er hensiktsmessig. Det legges frem et forslag til fornyelse av studieadministrasjonen med forholdsvis omfattende endringer, med å opprette nye seksjonssjefstillinger og gruppeledere med personalansvar, uten at man samtidig legger frem økonomiske konsekvensvurderinger. Det mener vi er svært uheldig. Høgskolen i Oslo og Akershus Postadresse: PB. 4 St. Olavsplass, 0130 Oslo Besøksadresse: Pilestredet 46. Telefon: 67 23 00 00, post@hioa.no
«Fornyelse av studieadministrasjonen» fremstår i dag som et frittstående prosjekt uten helt tydelige koblinger til den generelle gjennomgangen av styring og organisering ved HIOA (NIFUs evalueringsprosjekt). Vi anbefaler at disse to prosjektene ses i sammenheng og at man avventer å ta beslutninger til man har gjennomført evalueringen. Forslag til organisering av det studieadministrative området på fakultet. Instituttene som kraftsentra er utgangspunktet for hvordan vi organiserer vår virksomhet. Vi synes derfor det er en vesentlig mangel og svakhet i forslaget til fornyelse av de studieadministrative tjenestene at instituttene er utelatt. Kjerneaktivitetene, som utdanning, forskning, innovasjon, utvikles ved og av instituttene, og må derfor inkluderes når i utviklingen av løsninger for arbeidsdeling og organisering. Det mest formålstjenlige for SAM er å organisere de administrative tjenestene slik at de er danner team opp mot instituttene. Enhetene må allikevel være organisert på en måte som fremmer samarbeide med øvrige fakulteter og med fellesadministrasjonen. Studieadministrasjonene ved fakultetene HF og LUI er blitt så store, og vi støtter derfor forslaget om et gruppeledernivå med personalansvar. Vi tror dette er en bedre løsning enn å opprette flere seksjoner, noe som vil være mer krevende å organisere. Fakultetet for samfunnsfag mener at for å yte de beste tjenestene, være best mulig brukerorientert og dermed bidra til at fakultetet oppnår sine strategiske mål, er det mest hensiktsmessig å fortsatt være organisert i henhold til institutt. Samtidig vil vi vurdere hvordan vi kan være organisert for å yte de beste tjenester, og hvordan vi på en best mulig måte kan samarbeide med andre fakultet og fellesadministrasjonen. Forslag til samhandlingsmodell og arbeidsdeling mellom studieseksjonen i fellesadministrasjonen og studieadministrasjonen på fakultet. Tjenesteeierfunksjon I arbeidet med prosjektet ble det avdekket at rolle- og ansvarsfordelingen mellom fellesadministrasjonen og fakultetene er uklar. Det konkluderes med for å lykkes så må høgskolen ha tjenesteeiere med tydelig ansvar og mandat. Å ha tydelige ansvars- og mandatavklaring mener også vi er viktig for at høgskolen og fakultetene skal lykkes med sine tjenester. Men vi mener forslaget er mangelfull ved at det drøfter hverken dagens delegasjonskart eller hvordan delegasjonslinjene er tenkt innenfor den «nye» modellen. Fakultetet mener det mest Høgskolen i Oslo og Akershus side 2
hensiktsmessige for en kunnskapsorganisasjon er å delegere beslutningsansvar nedover i organisasjonen. Det er fakultetene som sitter på kunnskapen om hvordan ting fungerer i praksis og hva brukerne trenger, mens fellesadministrasjonen er en ressurs for fakultetene. En fellesadministrasjons viktigste oppgaver er, i samarbeid med fakultetene, å utvikle overordnede rutiner, prosedyrer og utvikle tydelige rammer, som fakultetene agerer og beslutter innenfor. Den har en viktig funksjon i å utvikle felles systemer (digitale løsninger, FS, Fronter, timeplanleggingssystemer m.m) og bistå med spesialistkompetanse innenfor tekniske fellessystemene og jus. Fakultet for samfunnsfag mener dermed at fellesadministrasjonen må organiserer seg på best måte ut fra hvordan den best understøtter virksomheten faglig og administrativt. Vi leser forslaget til fornyelse av studieadministrasjonen som et forslag om konsolidering av beslutningsmyndigheten til fellesadministrasjonen, og ikke desentralisering og delegering av myndighet. Forslaget sier at for å lykkes med en fornyelse av de studieadministrative tjenestene så må tjenesteeierrollen styrkes den skal både være kravstiller, bestiller, pådriver og beslutningstager. Vi synes det er vanskelig å se at høgskolen oppnår en fleksibel, effektiv og brukerorientert virksomhet ved å tillegge tjenesteeier en forholdsvis sterk strategisk rolle og ansvar, mens fakultetene kun skal ha et «gjennomfører» -ansvar. Hvis en tjenesteeier i fellesadministrasjonen skal ha et større strategisk ansvar og rolle må også dens forhold til fakultetets ledelse, fakultetsstyret og fakultetets strategier være avklart. Vi mener det er bekymringsfullt hvis fakultetsstyret og dekanenes beslutningsmyndighet svekkes på bekostning av en slik modell. Som nevnt ovenfor er vi enige i at høgskolen må få en tydelig ansvars- og rollefordeling mellom fellesadministrasjonen og fakultetene. Men vi ser ikke argumentasjonen for hvorfor man har kommet frem til at en tjenesteeierfunksjon er det mest formålstjenlige for organisering av de studieadministrative tjenestene. Det argumenteres heller ikke for hvordan man har kommet fremt til at en tjenesteeier må eller skal tilhøre fellesadministrasjonen. I en organisasjon med desentralisert ansvar og myndighet må fakultetene være tjenesteeiere innenfor egne områder. Koordineringsnettverk Prosjektet konkluderer videre at en forutsetning for at den foreslåtte modellen skal bli vellykket er en velfungerende kommunikasjonsstruktur mellom fellesadministrasjonen og fakultetene, og at det i dag er for få møteplasser og manglende kommunikasjon. For å utvikle gjensidighet og utvikling av tjenestene i fellesskap foreslås det å opprette koordineringsnettverk. Her peker prosjektet på en viktig utfordring, fakultetet opplever dette nettopp som et problem, at tjenestene ikke har vært utviklet i fellesskap. Men fakultetet mener at det ikke nødvendigvis er den foreslåtte organiseringen, med en tjenesteeierfunksjon, som best ivaretar gjensidighet og fellesskap. Høgskolen i Oslo og Akershus side 3
Fakultet for samfunnsfag er svært positive til opprettelse av nettverksgrupper, men vi mener det er uklart hvilket mandat disse gruppene skal ha. Det er et beslutningshull i organiseringen, hvem har ansvar og myndighet, hvem kan beslutte hva? Nettverksgrupper i seg selv løser ikke problemer rundet kommunikasjon og samarbeid, for at gruppene skal ha en funksjon forutsettes det beskrivelser av hvordan kommunikasjon og godt samarbeid kan fungere i praksis. Fakultet for samfunnsfag mener at nettverksgruppene må betraktes som kompetanseutviklingsgrupper, og ikke nødvendigvis en del av vedtakslinja. Nettverksgruppene består først og fremst av spesialistene og fagutviklerne som skal utvikle tjenester og best practice, og bør derfor ha mulighet for å ta beslutninger på sitt nivå. Studieadministrativt lederforum bør i en ny organisasjonsmodell få en mer sentral rolle og ikke kun være et diskusjonsforum, som det er i dag, men og bli en enhet som tar overordnede beslutninger. Forslag til organisering av studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen. Prosjektet foreslår å dele STU inn i seks seksjoner, fra dagens fire. Fakultet for samfunnsfag mener det ikke er formålstjenlig å ha så mange seksjoner på dette nivået i organisasjonen. Vi mener det fører til å fragmentering, det vil vanskeliggjøre samordning av tjenestene og det vil bli vanskelig å ivareta breddesyn på tjenestene. Dagens seksjoner er logisk sammensatt og godt egnet til samarbeid med tilsvarende enheter på fakultetene. Fra fakultetets ståsted vil det bli ekstra krevende å forholde seg til flere seksjoner i STU, med hensyn til samhandling, samordning og koordinering på tvers. Med en seksjon og gruppeledere med personalansvar er gruppeledere nærmere de ansatte, og seksjonssjef vil ha et viktig ansvar for overordnet arbeid og for koordinering. Vi mener at seksjonene vil bli for små, og leder av seksjonene vil bli mer en gruppeleder enn seksjonsleder. Samtidig vil vi få seksjonsledere som både skal både være fagspesialister og ha personalansvar, samt ha beslutningsmyndighet(tjenesteeieransvar). Forslaget beskriver heller ikke forholdet mellom disse seksjonssjefene og fakultetets teamledere og seksjonssjef. Derfor støtter ikke Fakultet for samfunnsfag forslaget til ny organisering av STU. Med hilsen Dag Jenssen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør Høgskolen i Oslo og Akershus side 4
Høgskolen i Oslo og Akershus side 5