Bussanbud Stjørdal - Meråker 2018-2021 Versjon 26.01.2017 Endringer fra forrige kunngjorte versjon er merket i gult Endret søknadsfrist til torsdag 2.2.2017 kl. 15:00 Side 1 av 22
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING 3 1.1 Om konkurransen 3 1.2 Søknadsfrist 3 1.3 Regelverk og konkurranseform 3 1.4 Kunngjøring 3 1.5 Informasjon om Oppdragsgiver 3 1.6 Beskrivelse av Oppdraget 4 1.7 Nåværende avtaleforhold 4 1.8 Kontraktens varighet 4 1.9 Definisjoner 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN - OVERORDNET 6 2.1 Språk 6 2.2 Kvalifikasjonsgrunnlagets innhold 6 2.3 Fremdrift for prekvalifiseringsfasen 6 2.4 Oppdeling av leveransen 6 2.5 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 6 2.6 Rettelse, supplering eller endring av Kvalifikasjonsgrunnlaget 7 2.7 Deltakerkostnader 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV 8 3.1 Innledning 8 3.2 Krav til Søkernes kvalifikasjoner 8 3.3 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav gjennom andre foretaks kapasitet 11 3.4 Annet 12 4 KRAV TIL SØKNADEN 13 4.1 Leveringsadresse og merking 13 4.2 Krav til utforming av Søknaden 13 4.3 Krav til innsyn 13 5 BEHANDLING AV INNKOMNE SØKNADER 14 5.1 Mottak 14 5.2 Åpning 14 5.3 Avlysning / totalforkastelse 14 5.4 Begrunnelse 14 5.5 Frist for å begjære midlertidig forføyning 14 6 VEDLEGG 15 Avsnitt 6 «Vedlegg», side 15 22 inneholder ulike skjema/vedlegg som skal benyttes som mal/grunnlag i søknaden. De finnes kunngjort i word-format. Side 2 av 22.
1 INNLEDNING 1.1 Om konkurransen Nord-Trøndelag fylkeskommune (NTFK) innbyr med dette til konkurranse om kollektivtransport med buss i Stjørdal og Meråker. 1.2 Søknadsfrist Søknad om å bli prekvalifisert skal være Oppdragsgiveren i hende innen 31.1.2017 kl. 12.00. Søker har risikoen for at Søknaden er innkommet i tide, herunder risikoen for at postforsendelse ikke er ankommet Oppdragsgiver i tide, uavhengig av årsak. 1.3 Regelverk og konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen blir gjennomført som en konkurranse med forhandling i to trinn i samsvar med FOA del I og III jf. 2-1 (7) siste punktum jf. forskrift av 4. juli 2006 nr. 403 forsyningsforskriften 1-3 c). Totrinnsprosedyren innehar en prekvalifiseringsfase og en tilbudsfase. I prekvalifiseringsfasen skal alle som ønsker å delta i konkurransen med Oppdragsgiver søke om å bli prekvalifisert. Søkerne som oppfyller de oppstilte kvalifikasjonskravene vil deretter bli invitert til å delta i tilbudsfasen. I tilbudsfasen vil Tilbyderne bli gitt en frist for å inngi tilbud på anskaffelsen. Det vil deretter bli avholdt forhandlinger om tilbudene, før Tilbyderne blir gitt en frist for inngivelse av endelig tilbud. Oppdragsgiver vil foreta en evaluering av tilbudene, og inngå kontrakt med den Tilbyder som har inngitt det for Oppdragsgiver økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det gjøres oppmerksom på at Konkurransegrunnlaget for anskaffelsen vil ligge tilgjengelig på Doffin. For å sikre at interessenter får oppdatert informasjon, må den enkelte «melde interesse» på kunngjøringen på DOFFIN. Interessenten vil da få automatisk e-post ved endringer/oppdateringer. Søkerne oppfordres til å sette seg inn i Konkurransegrunnlaget, for informasjon om Oppdraget og gjennomføringen av anskaffelsen. Det presiseres at gjennomføringen av prekvalifiseringsfasen og vurderingen av Søkernes kvalifikasjoner skjer etter reglene i dette Kvalifikasjonsgrunnlaget. Prosedyrereglene/Kontrakt med vedlegg/bilag gjelder for tilbudsfasen, herunder forhandlingene og tilbudsevalueringen. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen og TED-databasen. 1.5 Informasjon om Oppdragsgiver Nord-Trøndelag fylkeskommune har ansvar for transporttjenester og fylkesveger. Ansvaret administreres av funksjonsområdet «Samferdsel» i avdeling for Side 3 av 22.
«Regional utvikling», og har som formål å tilby et hensiktsmessig transporttilbud innen rutetransport, skoleskyss og transport for funksjonshemmede på trafikksikre, framkommelige veger og til sjøs. For ytterligere informasjon, se: www.ntfk.no. AtB er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, markedsføring og kjøp av rutegående kollektivtrafikk i Sør-Trøndelag. AtB eies til 100 % av STFK, se www.atb.no. NTFK har for tiden et kundesenter som ivaretar ruteopplysningen (t. 177) og bestilling av kollektivtransport med forhåndsbestilt kollektivtrafikk bestillingsruter (t. 07417). Tjenesten er konkurranseutsatt, og fra 1.4.2016 er HT Safe AS i Nordland leverandør for kundesenter og mottak av bestillinger i Nord-Trøndelag. Fylkestingene i Sør- og Nord-Trøndelag har vedtatt å slå seg sammen fra 1.1.2018 til «Trøndelag fylkeskommune». Det er vedtatt at «anbudene skal samordnes» i Trøndelag. Prosessen for sammenslåingen av fylkeskommunene kan følges på www.trondelagfylke.no. 1.6 Beskrivelse av Oppdraget Oppdraget omfatter drift av Oppdragsgivers kollektivtransport på vei, i kommunene Stjørdal og Meråker. Produksjonen omfatter stam-/regionlinjer, bylinjer, lokal-/skolelinjer og bestillingstransport for å utnytte ledig kapasitet. Oppdraget skal betales i henhold til priser for nødvendig antall vogner og kilometerpris for kjørt distanse iht. bestilling. Tildeling av Kontrakt gir ikke enerett til å utøve transportvirksomhet for Oppdragsgiver i det geografiske området som Oppdraget skal utøves i. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre operatører som har kontrakt eller rammeavtale, basert på en vurdering av totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid, herunder ev. muligheter for å hente inn transportressurser fra andre områder. Operatøren kan også pålegges kjøring utenfor Stjørdal og Meråker. 1.7 Nåværende avtaleforhold Nåværende operatør er Nettbuss AS. Selskapet utfører Oppdragene basert på en nettokontrakt som opphører 30.6.2018. I tillegg finnes det i dag to leverandører som utfører anropsstyrt persontransport; Taxi Midt Norge AS og Stjørdal Taxi AS, begge med flere tilknyttede løyvehavere. Det gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver også vil gjennomføre en anbudskonkurranse som omfatter anropsstyrt persontransport i samme område med planlagt oppstart 1.7.2018. 1.8 Kontraktens varighet Kontrakten vil ha varighet på tre (3) år fra oppstart av Oppdraget, med mulig forlengelse på et (1) pluss et (1) år. Kontrakten gjelder fra den er signert og med planlagt oppstartdato for ruteproduksjon 1.7.2018 og planlagt sluttdato for Side 4 av 22.
kontrakten er august 2021. Ved forsinket signering har Oppdragsgiver rett til å forskyve dato for oppstart tilsvarende. 1.9 Definisjoner Følgende definisjoner gjelder for dette dokumentet; Søker Den som søker om å bli prekvalifisert til deltakelse i tilbudsfasen. Søknad Tilbud Tilbyder Søknad om å bli prekvalifisert iht. dette Kvalifikasjonsgrunnlaget. Tilbyders komplette tilbud på anskaffelsen (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, osv.) Et selskap som har blitt prekvalifisert og som deltar i tilbudsfasen av konkurransen med sikte på å bli Operatør. Kvalifikasjonsgrunnlag Dette dokumentet med vedlegg. Konkurransegrunnlag Grunnlagsdokumenter for utarbeidelse av tilbud. Side 5 av 22.
2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN - OVERORDNET 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal i alle faser foregå på norsk. Avkrevd dokumentasjon som skal vedlegges søknaden, kan i unntakstilfeller være på svensk, dansk eller engelsk. Oppdragsgiver kan kreve å få oversatt dokumenter som ikke er skrevet på norsk. Risiko for Oppdragsgivers forståelse av det oversatte dokumentet ligger hos Tilbyder. 2.2 Kvalifikasjonsgrunnlagets innhold Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter/vedlegg, ut over dette dokumentet: Dokumenter (finnes kunngjort i word-format) Se side Vedlegg 0 - Innholdsfortegnelse 15 Vedlegg 1 HMS-egenerklæring 16 Vedlegg 2 Revisorbekreftede opplysninger, vurdering 17 Vedlegg 3 Krav til påkravsgaranti 18 Vedlegg 4 Økonomiske og finansiell kapasitet 19 Vedlegg 5 - Tekniske og faglige kvalifikasjoner 20 Vedlegg 6 Mal for egenerklæring om vandel 21-22 2.3 Fremdrift for prekvalifiseringsfasen en er planlagt gjennomført som følger: Milepæl Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen via Doffin/TED 20.12.2016 Frist for å stille spørsmål til Oppdragsgiver 30.01.2017 kl. 12.00 Frist for å inngi søknad om å bli prekvalifisert 02.02.2017 kl. 15.00 Oppdragsgivers evaluering prekvalifisering Meddelelse om hvilke Søkere som er blitt prekvalifisert, 08.02.2017 og som inviteres til å delta i tilbudsfasen. Det gjøres oppmerksom på at fremdriftsplanen er veiledende og at det vil kunne skje endringer i denne. Ved kunngjøringen på DOFFIN kan endelig kunngjøringsdato bli «systemstyrt». Datoen for innlevering av prekvalifisering skal være 40 dager etter kunngjøringen. Vil denne datoen innfalle på en lørdag/søndag/helligdag løper fristen ut første etterfølgende virkedag. 2.4 Oppdeling av leveransen Det er ikke anledning til å søke om å bli prekvalifisert kun for deler av anskaffelsen. 2.5 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom det oppdages feil, mangler eller uklarheter i Kvalifikasjonsgrunnlaget, plikter Søker å varsle Oppdragsgiver om dette umiddelbart. Dersom Søker ikke varsler om slik uklarhet, som burde vært oppdaget ved en grundig gjennomgang av Kvalifikasjonsgrunnlaget, har Søker risikoen for eventuell tolkingstvil. Spørsmål og andre henvendelser i forbindelse med Kvalifikasjonsgrunnlaget og konkurransen for øvrig skal rettes til e-post: Samferdsel@ntfk.no Side 6 av 22.
Eventuelle spørsmål til Kvalifikasjonsgrunnlaget skal være fremsatt senest iht ovenstående fremdriftsplan. All kommunikasjon mellom Søker og Oppdragsgiver skal være skriftlig. Spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig på Doffin, og distribuert i anonymisert form til alle som har meldt sin interesse via Doffin. 2.6 Rettelse, supplering eller endring av Kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av Kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli meddelt skriftlig og samtidig til alle som har meldt interesse for å delta i konkurransen via www.doffin.no. 2.7 Deltakerkostnader Kostnader som Søkerne pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av Søknad vil ikke bli refundert. Side 7 av 22.
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Innledning Søkerne må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som Oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at Søkerne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Kvalifikasjonskravene med tilhørende dokumentasjonskrav er angitt nedenfor. Vurderingen av hvorvidt den enkelte Søkeren er kvalifisert vil bli foretatt på grunnlag av all dokumentasjon som er inngitt. 3.2 Krav til Søkernes kvalifikasjoner I dette punktet angis kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Søker må tilfredsstille for å bli kvalifisert til å delta i tilbudsfasen. Søkerne skal i sin søknad benytte oppsett iht. tabellen under og angi i hvilket bilag til Søknaden etterspurt dokumentasjon er vedlagt. Tabellene som skal brukes finnes i en «redusert» word-format utgave, se vedlegg. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav I. Skatteattest og HMS-erklæring Ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift Norske Søkere skal fremlegge skatteattest for merverdi- og skatteattest for skatt, som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. Restanser/andre misligheter må begrunnes. Attester kan bestilles på Altinn. For utenlandske foretak skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant myndighet i det land hvor foretaket er etablert. Dette gjelder bare så langt det eksisterer tilsvarende ordninger i det aktuelle land. HMS-egenerklæring Utfylt skjema for Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Mal for slik erklæring er vedlagt dette Kvalifikasjonsgrunnlaget som vedlegg 1. II. Krav til Søkers organisatoriske og juridiske stilling Søker skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. Utenlandske leverandører kan i stedet levere tilsvarende attest som bestemt ved lovgivningen i det landet der leverandøren er etablert. Side 8 av 22.
III. Krav til Søkers økonomiske og finansielle kapasitet Søker skal ha god kredittverdighet og tilstrekkelig økonomisk gjennomføringsevne. Søkere skal ha god soliditet. Siste foreliggende revisorbekreftede årsregnskap og årsberetning, fortrinnsvis pr 31.12.2016. Revisorbekreftede opplysninger om omsetning og egenkapital for de tre siste regnskapsårene. Revisors vurdering med tanke på økonomisk status, soliditet, likviditet, betalingsforpliktelser, forpliktelser mv. Skjema for opplysninger er vedlagt se vedlegg 2. Dersom Søker ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjon, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans for foretakets regnskapstall/økonomi og som er egnet til å belyse leverandørens økonomiske stilling og som Oppdragsgiver anser som egnet. Søker skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. Kredittvurdering fra et anerkjent kredittratingbyrå. Oppdragsgiver vil uansett kunne innhente egen kredittvurdering og/eller få en ekstern vurdering. Tilbyder skal ha bekreftelse fra finansinstitusjon for at garanti vil bli stilt. Krav til minimumsbetingelser i Påkravgarantien er vedlagt se vedlegg 3. Bekreftelse fra forsikringsselskap på at dekkende forsikringsavtale vil bli inngått. Forsikring skal stilles av finansinstitusjon eller tilsvarende som har godkjennelse av norske myndigheter til å drive slik virksomhet i Norge. Dersom Søkeren ønsker å støtte seg på et annet foretaks økonomiske og finansielle kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravet (eierselskap/morselskap eller annet selvstendig foretak), skal det fremlegges en erklæring fra dette foretaket på at foretaket vil tilføre Søkeren nødvendig kapital mv. for å oppfylle kontrakten. Mal for slik erklæring er vedlagt Kvalifikasjonsgrunnlaget som vedlegg 4. Side 9 av 22.
IV. Krav til Søkers tekniske og faglige kvalifikasjoner Søker må oppfylle vilkårene for å kunne tilegne seg løyve for utøvelse av persontransport i rute, gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy. Kopi av løyve for utøvelse av persontransport i rute. Søkere som ikke er innehaver av egnet løyve på søknadstidspunktet, skal dokumentere at man oppfyller forskriftens vilkår for å kunne få løyve. Det gjøres særlig oppmerksom på at nødvendig løyve må være på plass innen oppstart av Oppdraget, og at dette fullt ut er Søkers eget ansvar. For utenlandske tilbydere gjelder yrkestransportforskriften 9. Søker skal ha tilstrekkelig relevant erfaring. Referanseskjema med beskrivelse av de tre (3) viktigste relevante oppdrag de siste tre år, med informasjon om volum, verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. I oversikten skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for hvert oppdrag, samt kontakt-personens telefonnummer og e-post. Nyetablerte firma kan dokumentere erfaring og kompetanse på annen måte, slik at det sannsynliggjøres at Søker har nødvendige forutsetninger for å gjennomføre kontrakten. Søker skal i denne forbindelse redegjøre for selskapsdannelsen og de ansattes kompetanse og erfaring. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos Søkers ansatte og foretakets administrative ledelse, og særlig hos den eller de personer som vil ha ansvaret for å utføre tjenesten, skal i så fall beskrives og dokumenteres. Søker skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem implementert og i drift Søkere må ha et internkontrollsystem. Søkere skal ha prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av Oppdraget. Bekreftelse ved ISO eller tilsvarende sertifisering. Beskrivelse av internkontrollsystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av Oppdraget. Bekreftelse ved ISO eller tilsvarende sertifisering. Beskrivelse av miljøledelsessystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av Oppdraget. Kopi av eventuelle sertifikater (Miljøfyrtårn, ISO14001, EMAS e.l.). Side 10 av 22.
V. Krav til vandel Søker skal ha god vandel Utfylt egenerklæring om vandel som er vedlagt til Kvalifikasjonsgrunnlaget (vedl. 5). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ytterligere dokumentasjon / nærmere redegjørelse dersom man finner det nødvendig. VI. Krav til eventuell underleverandører, teknisk kapasitet Leverandøren skal ved eventuell bruk av underleverandører dokumentere underleverandørens forpliktelse til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for leverandøren for å oppfylle kontrakten. Underoperatørene kan kun utføre en begrenset del av produksjonen målt i antall rutekm. av kontrakten. Kort beskrivelse av underleverandøren(e) og hvilken del/hvilke deler av oppdraget denne skal utføre. Signert forpliktelseserklæring mellom partene. Mal er vedlagt Kvalifikasjonsgrunnlaget (vedl. 6). Det må dokumenteres at underleverandører oppfyller de samme kravene som er stilt til Søkeren. Oppdragsgiver kan anmode om at fremlagte attester og dokumenter vedrørende krav til leverandøren suppleres eller utdypes. Dette gjelder kun i forhold til dokumentasjon som allerede er fremlagt og innebærer heller ingen plikt for Oppdragsgiver. Det oppfordres derfor at komplett dokumentasjon blir levert i første omgang. 3.3 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav gjennom andre foretaks kapasitet Dersom Søkeren vil oppfylle kontrakten ved å støtte seg på andre foretaks ressurser, for eksempel gjennom bruk av underleverandører, skal det dokumenteres i form av en forpliktelseserklæring at Søkeren vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. Det er kun krav til økonomisk og finansiell kapasitet og krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som kan oppfylles ved hjelp av andre foretaks ressurser. Dersom Søkeren ønsker å støtte seg på et annet foretaks ressurser, skal det i tillegg fremlegges nødvendig dokumentasjon på at dette andre foretaket ("støtteforetaket") innehar nødvendig kapasitet og kvalifikasjoner til at Søkeren derved oppfyller kvalifikasjonskravene og kan oppfylle kontrakten. Dokumentasjonen legges bak Søkerens dokumentasjon under respektive «skilleark», godt merket (se vedl. «Innhold»). Side 11 av 22.
3.4 Annet Dersom Søker er et arbeidsfellesskap eller tilsvarende, skal hvert deltagende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd. Gitt at arbeidsfellesskapet dokumenterer at hver deltaker kan støtte seg på de andres ressurser, vil arbeidsfellesskap vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav, unntatt krav til HMS-erklæring, firmaattest, skatteattest for skatt og merverdiavgift, samt vandel. For disse kravene vil hver deltager bli vurdert for seg, og alle deltakerne må oppfylle kravene. Søkere skal oppgi selskapets eierforhold. Dersom det foretaket som leverer inn søknaden er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal opplysninger som; skatteattest, firmaattest, kredittvurdering og revisorbekreftede økonomiopplysninger og revisors vurdering (vedl. 2) gis om disse selskapene eller morselskapet. Nyetablerte selskap eller tilsvarende må kunne dokumentere deler av krav på annen måte, men i samme struktur, slik at det sannsynliggjøres at Søker har nødvendige forutsetninger for å gjennomføre kontrakten. Nyetablert tilbyder skal i denne forbindelse redegjøre for selskapsdannelsen, eierforhold, finansiering, forretningsplan/-ide, ansattes kompetanse og erfaring. Dersom en Søker av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sine kvalifikasjoner med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Side 12 av 22.
4 KRAV TIL SØKNADEN 4.1 Leveringsadresse og merking Søknad om å bli prekvalifisert skal være datert og signert, og skal leveres i lukket forsendelse, dvs. i konvolutt eller pakke som er gjenklistret eller forseglet på annen måte. Det er ikke tillatt å innlevere Søknaden på annen måte. Søknaden skal leveres eller sendes til: Oppdragsgiver: Nord-Trøndelag fylkeskommune Postadresse: Postboks 2560, 7735 Steinkjer Leveringsadresse: Seilmakergata 2, 7725 Steinkjer Søknaden bør merkes: Søknad om prekvalifisering Bussanbud Stjørdal-Meråker 2018-2021 Att: Martin Halvarsson Dersom søknaden sendes med post, bør selve Søknaden leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte. 4.2 Krav til utforming av Søknaden Søknaden skal inneholde et søknadsbrev, samt nødvendig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene jf. punkt 3 ovenfor. Søknaden skal leveres på norsk, i to eksemplar, begge på papir. Det aksepteres at enkelte vedlegg unntaksvis inneholder tekst skrevet på engelsk eller skandinavisk språk. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i en eller flere ringperm(er) med tydelige skilleblad/faner. Søknaden bør være «godt» merket. Innholdet i Søknaden skal være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders eller lignende. Årsregnskap/-beretning aksepteres levert i innbundet form. I tillegg skal det innleveres en elektronisk versjon av den komplette Søknaden lagret på en minnepinne e.l. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Elektronisk versjon skal være i en samlet søkbar PDF-fil. Ved motstrid mellom de ulike versjoner, vil den elektroniske versjonen av Søknaden gå foran papirversjonen. Søkeren bærer risikoen for eventuelle avvik mellom papirbasert og elektronisk versjon. 4.3 Krav til innsyn Er det deler av søknaden som er å anse som forretningshemmeligheter (ref. lov/forskrift), og som Søkeren mener ikke må offentliggjøres, skal en sladdet versjon leveres i standard PDF-format. Sladdet versjon skal ha samme antall sider (synlige sidenr./overskrifter) som originalversjonen. Sladdet versjon må ikke være søkbar. Søker er ansvarlig for at alle de ulike versjonene (papir/elektroniske) samsvarer og inneholder den samme informasjonen, samt for at den sladdede versjonen ikke kan konverteres til et lesbart format eller at sladden kan fjernes. Side 13 av 22.
5 BEHANDLING AV INNKOMNE SØKNADER 5.1 Mottak Samtlige Søknader vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når Søknaden er mottatt. 5.2 Åpning Åpningen av Søknadene vil bli gjort av minst to representanter fra Oppdragsgiver. Søkerne har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. 5.3 Avlysning / totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering, manglende politisk godkjenning eller dersom Tilbudene overstiger budsjettet for anskaffelsen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige Søknader dersom det foreligger en saklig grunn. 5.4 Begrunnelse Oppdragsgiver vil elektronisk (per e-post), informere alle Søkerne om utfallet av prekvalifiseringen. 5.5 Frist for å begjære midlertidig forføyning Eventuell begjæring om midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise en Søker, må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter Oppdragsgiver har sendt melding om utfallet av prekvalifiseringen, jf. FOA 19-7 og fremdriftsplanen under punkt 2.3. Side 14 av 22.
6 VEDLEGG Skjema og vedlegg. Denne siden benyttes som innholdsfortegnelse/huskeliste. Innhold Nr Søknadsbrev 0 I. Skatteattest og HMS-erklæring Skatteattest for skatt Søkere skal fremlegge skatteattest. 1 og merverdiavgift HMS-erklæring Utfylt skjema for Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (Vedl. 1) 2 II. Krav til Søkers organisatoriske og juridiske stilling Søker skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. 3 III. Krav til Søkers økonomiske og finansielle kapasitet Søker skal ha god Revisorbekreftede økonomiopplysninger og 4 kredittverdighet og tilstrekkelig økonomisk revisors vurdering (vedl. 2) Kredittvurdering 5 gjennomføringsevne. Forpliktelseserklæring fra finansinstitusjon for 6 at det stilles Påkravsgaranti (vedl. 3) Forpliktelseserklæring fra forsikringsselskap på 7 at dekkende forsikringsavtale vil bli inngått. Evt. forpliktelseserklæring Økonomisk og finansiell kapasitet (Vedl.4). 8 IV. Krav til Søkers tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppfylle vilkårene for å kunne tilegne seg løyve Kopi av løyve for utøvelse av persontransport i rute eller dokumentere at man oppfyller forskriftens vilkår for å kunne få løyve. Søker skal ha Referanseskjema med beskrivelse av de tilstrekkelig relevant viktigste relevante oppdrag de siste tre år, med erfaring. informasjon. Velfungerende Beskrivelse av system. Bekreftelse ved ISO kvalitetssikringssystem eller tilsvarende sertifisering. Velfungerende Beskrivelse av system. Bekreftelse ved ISO internkontrollsystem Miljøledelsessystem eller tilsvarende sertifisering. Beskrivelse av system. Kopi av evt. sertifikater (Miljøfyrtårn, ISO, EMAS e.l.) V. Krav til vandel God vandel Utfylt egenerklæring om vandel (vedl. 6) 14 VI. Krav til teknisk kapasitet Tilstrekkelig kapasitet 15 (underleverandør) Forpliktelseserklæring Teknisk kapasitet (Vedl.6). Dokumenterer at øvrige krav oppfylles av underleverandør. Bilag Revisorbekreftet årsregnskap, årsberetning 16 17 18 19 På skilleark 17 19 (eller flere) kan annet som Søkeren ønsker å ta med legges inn. 9 10 11 12 13 Side 15 av 22.
Vedlegg 1 til Kvalifikasjonsgrunnlag Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne HMS-egenerklæringen skal fylles ut, signeres og returneres til oppdragsgiver som del av Søknaden om å bli prekvalifisert. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Organisasjons nr. Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) 1. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte (sett kryss dersom aktuelt) Dato Representant for de ansatte *For utenlandske Søkere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av Søknaden er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127. Side 16 av 22.
Økonomisk status og forpliktelser Denne bekreftelsen gjelder: Virksomheten s navn: Vedlegg 2 til Kvalifikasjonsgrunnlag Organisasjo nsnr. Tilgjengelig økonomisk informasjon for de tre siste årene og akkumulert pr 31.12.2016: Beløp i 1.000-kr. 2013 2014 2015 2016* Omsetning Driftsresultat Egenkapital Soliditet (%) Revisoranmerkninger** * Angi hvor relevante tallene er (foreløpig, avstemt, revidert regnskap e.l.) nedenfor. **skriv «Ja» eller «Nei», ved «ja» beskriv nedenfor. Revisors økonomiske vurdering av virksomheten; status, utvikling, likviditet, soliditet, noter, forpliktelser og annen relevant informasjon. Skriv en kort sammenfatning her (bruk evt. eget ark maks 1. side (A4): den... Signatur revisor og stempel e.l. Side 17 av 22.
Krav til Påkravsgaranti Vedlegg 3 til Kvalifikasjonsgrunnlag Det skal ved søknad om prekvalifisering vedlegges en forpliktelseserklæring fra bank/finansinstitusjon på at det vil bli stilt bankgaranti. Forpliktelseserklæringen skal inneholde en aksept av nedenstående momenter. Forpliktelseserklæringen skal ha en gyldighetstid frem til og med 30.9.2017. Endelig bankgaranti skal foreligge 5 virkedager før kontraktsignering og den økonomiske ramme skal tilsvare 10 % av Kontraktens beregnede årsverdi. Sikkerhet skal stilles som påkravsgaranti og dokumentet må inneholde følgende momenter; a. Garantist; navn på finansinstitusjon/bank med adresse og organisasjonsnummer. b. Det skal fremgå at garantien stilles som, påkravsgaranti av garantisten. c. Garantidebitor; det vil si navn på tilbyder/operatøren med adresse og organisasjonsnummer. d. Beneficiant; Nord-Trøndelag fylkeskommune, Postboks 2560, 7735 Steinkjer Org.nr.: NO 938 967 091 MVA e. Beskrivelse av underliggende avtale/kontrakt med signeringsdato. «Kontrakt for busstjenester Stjørdal-Meråker 2018-2021» som gjelder Garantidebitors oppfyllelse av sine kontraktsforpliktelser, herunder misligholdssaksjoner, forsinkelsesrenter og inndrivelseskostnader ved mislighold. f. Gyldighetsperiode fra signering (leveranse fra 1.7.2018 t.o.m. august 2021) til og med 6 måneder etter kontraktens utløpsdato. g. Beløp i kroner og bokstaver. h. Garantien skal stilles av norsk bank eller kredittinstitusjon eller tilsvarende som har godkjennelse av norske myndigheter til å drive slik virksomhet i Norge. Garantisten skal ha en rating på høyeste nivå angitt av et anerkjent internasjonalt kredittratingbyrå. i. Garantisten skal akseptere at ved en eventuell tvist skal denne avgjøres av norsk rett og med norsk verneting. j. Etter at Beneficianten har gitt skriftlig erklæring på at Garantidebitor ikke har oppfylt sine forpliktelser iht. avtalen/kontrakt skal beløpet bli utbetalt uten hensyn til eventuelle innsigelser fra Garantidebitor. Garantisten kan heller ikke foreta motregning på grunnlag av motkrav som Garantidebitor mener å ha mot Beneficianten. k. Garantisten kan ikke kreve at Beneficianten skal ha forsøkt inndrivelse av kravet hos Garantidebitor eller hos andre. l. Garantisten forplikter å utbetale krav innen 14 (fjorten) dager fra den dato Garantisten har mottatt krav fremsatt i tråd med betingelsene nevnt her. Krav må sendes innen utløpsdatoen før påkravsgarantien. m. Garantien kan ikke transporteres. n. Oppdragsgiver skal ha mottatt endelig garantidokument 5 virkedager før signering av avtalen/kontrakten. o. Garantien skal være ugjenkallelig og gyldig gjennom hele avtalens/kontraktens varighet, og til og med 6 måneder etter avtalt utløpsdato. Kontrakten kan forlenges i et (1) pluss et (1) år, totalt to (2) år. Garantien skal inneholde klausul om at de ovenstående betingelser i så fall også vil gjelde i i forlengelsen og til og med 6 måneder etter utløpet av siste forlengelse. Side 18 av 22.
Vedlegg 4 til Kvalifikasjonsgrunnlag Forpliktelseserklæring Økonomisk og finansiell kapasitet Denne erklæringen gjelder (underleverandør / samarbeidspartner / eier-/morselskap): Firma. Org.nr.. Adresse. Postnr./-sted. Land. Som underleverandør, samarbeidspartner, eier-/morselskap e.l. til (hovedleverandør): Tilbydere/Firma. Adresse. Postnr./-sted. Land. Det bekreftes med dette at denne virksomheten forplikter seg til å stille alle nødvendige økonomiske ressurser til rådighet for hovedleverandøren i forbindelse med dennes utførelse av eventuell avtale om Bussanbud Stjørdal-Meråker 2018-2021. den.. Signatur av person(er) som kan forplikte ovenstående underleverandør, samarbeidspartner, eier-/morselskap e.l. iht. firmaattest. Side 19 av 22.
Vedlegg 5 til Kvalifikasjonsgrunnlag Forpliktelseserklæring Tekniske og faglige kvalifikasjoner Denne erklæringen gjelder (underleverandør / samarbeidspartner / eier-/morselskap): Firma. Org.nr.. Adresse. Postnr./-sted. Land. Som underleverandør, samarbeidspartner, eier-/morselskap e.l. til (hovedleverandør): Tilbydere/Firma. Adresse. Postnr./-sted. Land. Det bekreftes med dette at denne virksomheten stiller som underleverandør / samarbeidspartner til hovedleverandør i forbindelse med dennes utførelse av en eventuell avtale om Bussanbud Stjørdal-Meråker 2018-2021, i det omfang det er nødvendig for å oppfylle hovedleverandørens kontraktsforpliktelser. den.. Signatur av person(er) som kan forplikte ovenstående underleverandør, samarbeidspartner, eier-/morselskap e.l. iht. firmaattest. Side 20 av 22.
Egenerklæring om vandel Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Vedlegg 6 (a) til Kvalifikasjonsgrunnlag Organisasjonsnr. Det bekreftes med dette at ovenfor nevnte virksomhet, ledere i virksomheten eller majoritetseiere av virksomheten, ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 20-12, 1.ledd bokstav e. Virksomheten, ledere i virksomheten eller majoritetseiere av virksomheten er videre ikke ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel og har ikke i sitt yrke gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, jf. FOA 20-12 annet ledd bokstav c og d. Tilleggsopplysninger: Dersom det foreligger omstendigheter som grenser opp mot de forholdene som er beskrevet ovenfor, eller hvor grensen etter avgivers skjønn er uklar, angis disse. Skriv en kort sammenfatning her (bruk evt. eget ark maks 1. side (A4): Sted og dato Underskrift og tittel Side 21 av 22.
Vedlegg 6 (b) til Kvalifikasjonsgrunnlag Dersom det foreligger forhold som angitt ovenfor, skal det redegjøres for disse. Herunder skal det redegjøres for: De faktiske forhold (lovbruddets art, omfang, tidspunkt, sted mv) Rettslig prosess (dom, forelegg, siktelse mv) Involverte personer og virksomheter Etterfølgende intern prosess og korrigerende tiltak Skriv en kort sammenfatning her (bruk evt. eget ark maks 1. side (A4): Relevant dokumentasjon, herunder virksomhetens etiske retningslinjer, antikorrupsjonsprogram o.l. skal vedlegges i tillegg til sammenfatningen. Sted og dato Underskrift og tittel Side 22 av 22.