VEDLEGG 1 SÆRLIGE AVTALEVILKÅR Alminnelige innkjøpsvilkår for statlige kjøp av handelsvarer AIS-89 legges til grunn så langt de passer. Herværende vedlegg omhandler særlige avtalevilkår som supplerer og går foran AIS-89 dersom det skulle være ulikheter mellom særlige avtalevilkår og AIS-89. Avtalens formål er å dekke oppdragsgivers behov for korttidsleie av biler til oppdragsgivers operative arbeid og administrative bruk. Leverandøren har et selvstendig ansvar for å skaffe til veie biler som kan brukes til dette formål innenfor bestemte segmenter i henhold til denne avtale. Kontaktpersoner Kontaktpersoner for leverandør: 1. Navn: Adresse: Poststed: Telefon: E-post: 2. Navn: Adresse: Telefon: E-post: Kontaktpersoner for Tollregion Oslo og Akershus: 1. Navn: Thomas Haraldsen Telefon: 22 34 67 92/90 80 84 50 E-post: thomas.haraldsen@toll.no 2. Navn: Odd Løkken Telefon: 22 34 66 58/90 93 18 82 E-post: odd.lokken@toll.no 1
3. Navn: Anne Brit Lea Telefon: 22 34 67 93 E-post: anne.brit.lea@toll.no Varighet Kontraktsperioden er 1.5.2014 til 30.4.2016 med mulighet for forlengelse i ytterligere 1+1 år. Dersom kontraktsperioden forlenges med et år om gangen, må avtalen senest opphøre innen 30.4.2018. Pris Leverandøren skal tilby en god variasjon av kjøretøy innenfor følgende to segmenter utarbeidet av Opplysningsrådet for Veitrafikken AS. Segment D: Mellomstore biler Segment E: Store biler Se nærmere under punktet Bilgruppe og kvalitet nedenfor. Kontraktsprisen er oppgitt per bil per måned, og utgjør kr kr per kjøretøy per måned i Segment D per kjøretøy per måned i Segment E Kontraktsprisen er inkludert merverdiavgift, årsavgift, service og vedlikehold, dekkskifte, døgnkontinuerlig veihjelp, ansvarsforsikring og kaskoforsikring (se nærmere under punktet «Forsikringer» nedenfor). Oppdragsgiver har per i dag et løpende samtidig behov for tre biler. Kontraktsprisen inkluderer inntil 60 000 km årlig for hvert av de tre løpende leieforholdene. Kjørelengde avregnes én gang årlig, første gang et år etter kontraktsinngåelse. Kjørelengden avregnes på grunnlag av oppdragsgivers kjørebok, og kan sammenholdes med leverandørens registrerte kjøreinformasjon. Det er lite sannsynlig at antall kjørte kilometer vil overskride 60 000 km per år for hvert av de tre definerte leieforholdene. Eventuelle overkjørte kilometer per år kompenseres med en fast kilometersats på kr 3,00 inkludert merverdiavgift og kilometersatsen vil være gjenstand for endring jf. punktet Prisjustering. Leiebeløpet skal være likt uansett sesong, slik at eventuelle sesongrabatter i forbindelse med jul, påske, pinse, sommer, weekend etc. gjenspeiles i kontraktsprisen. Det vil være aktuelt for oppdragsgiver å benytte biler også i de nevnte periodene, i tillegg til hverdager, lørdager, søn- og helligdager. 2
Leverandøren står for all service og forberedelser knyttet til sesongskifte. Kontraktsprisen inkluderer alle nødvendige og relaterte tjenester som er knyttet til drift og vedlikehold av bilene uansett vær- og føreforhold. Oppdragsgiver fremskaffer bombrikker til eget bruk, og har ansvaret for å melde fra til Fjellinjen. Kjøretøy skal således leveres uten bombrikke. Det skal faktureres månedlig og faktura skal spesifiseres pr. kjøretøy. Betalingsfrist skal være 30 dager. Spesifikasjonen skal blant annet inneholde biltype, tidsrom for leie, segmenttilhørighet og pris. Fakturering skal gjøres elektronisk i tråd med statens fastsatte standardformat (EHF). Tilsvarende gjelder for eventuelle purringer og kreditnotaer. Fakturerings- eller administrasjonsgebyr skal ikke forekomme. Prisjustering Kontraktsprisen reguleres 1. januar hvert år med endring i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks per november foregående år. Første regulering skal skje 1.1.2016. Innslagspunkt for reguleringen skal være 1.1.2015 Bilgruppe og kvalitet Leverandøren må kunne tilby et stort spekter av merker og modeller med ulike og nøytrale farger. Bilene skal ha originale felger. Bilene skal leveres med registreringsskilter fra Oslo, alternativt med mye brukte skilter fra nabokommunene. Leverandøren skal tilby en god variasjon av kjøretøy innenfor følgende to segmenter utarbeidet av Opplysningsrådet for Veitrafikken AS: Segment D: Mellomstore biler Segment E: Store biler Det samtidige uttaket av biler (vanligvis 3 om gangen) skal tilpasses av leverandøren, slik at bilene oppdragsgiver innehar til enhver tid representerer forskjellige merker, modeller og farger. Alle kjøretøy som omfattes av denne kontrakt skal være i forskriftsmessig stand, og ikke være eldre enn 3 år. Kjøretøy skal ikke merkes slik at leverandørens navn på noen måte er synlig. Ved levering til oppdragsgiver skal det foreligge tilstandsrapport og bilene skal være rengjorte. Bestilling og hente-/ leveringsbetingelser Det vises til kravspesifikasjonen punkt «Bestilling og hente-/ leveringsbetingelser». 3
Forsikringer Alle kjøretøy (leiebiler) leverandøren tilbyr til oppdragsgiver i henhold til denne kontrakt skal, i tillegg til å ha ansvarsforsikring, være kaskoforsikret (tyveri, kollisjon, utforkjøring, velt, brann, glass, hærverk). Nevnte forsikring skal benyttes ved eventuelle skader, og være inkludert i kontraktsprisen. Det skal oppgis hvilket/hvilke forsikringsselskap leverandøren benytter på sine kjøretøy: -------------------------------------------------- Egenandeler Oppdragsgiver kan belastes med egenandel på inntil kr 20 000, med mindre skaden takseres til et mindre beløp. Da vil den reelle utbedringskostnaden legges til grunn. Oppdragsgivers flytting eller omlegging av virksomheten Dersom oppdragsgiveren flytter sin virksomhet, eller han legger om sin virksomhet på en slik måte at opprettholdelse av kontrakten vil innebære vesentlige ulemper eller føre til vesentlige merkostnader for én av partene, kan hver av partene si opp kontraktsforholdet med virkning fra flyttingen eller omleggingen. Taushetsplikt Leverandøren skal sikre oppdragsgiver anonymitet. Det skal ikke under noen omstendigheter gis opplysninger utad om hvem som er oppdragsgiver. Dette gjelder også overfor underleverandører, for eksempel ved veihjelp etc. Oppdragsgiver benytter flere sjåfører pr. leieforhold. Alle sjåfører har ansettelsesforhold hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal ha anledning til å holde den enkelte bilbrukers identitet skjult overfor leverandør. Leverandørens ansatte har taushetsplikt med hensyn til opplysninger om oppdragsgivers virksomhet, som de får kjennskap til i forbindelse med utførelse av tjenester som følger av denne kontrakt. Leverandøren er forpliktet til å gjøre sine ansatte kjent med dette pålegget. Antall personer hos leverandør som kjenner til kontraktsforholdet skal begrenses til det som er strengt nødvendig. Brudd på taushetsplikten vil kunne bli betraktet som vesentlig mislighold og medføre heving av kontrakten. Annet Alle eventuelle tillegg eller endringer til denne avtale skal fremsettes skriftlig og godkjennes og undertegnes av autoriserte representanter for kontraktspartene. 4
For leverandør For oppdragsgiver Tollregion Oslo og Akershus 5