BÆRUM KOMMUNE KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Trinn 1 FORHANDLET KONKURRANSE (Konkurranse i to trinn) Etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser del I og III (over EØS terskelverdi) Kontrakt for kjøp av Fagsystem for arbeid med flyktninger og innvandrere Websaksnr. 14/23173 2014 Bærum kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.4 VEDLEGGSOVERSIKT... 5 1.5 FREMDRIFTPLAN... 5 1.6 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 5 1.7 FORBUD MOT SOSIAL DUMPING... 6 1.8 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 2.2 OFFENTLIGHET... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 7 3.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 3.4 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 8 3.5 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 9 3.6 BRUK AV UNDERLEVERANDØR... 9 4 KRAV TIL SØKNADEN... 9 4.1 SØKNADENS UTFORMING... 9 4.2 KOMPLETT SØKNAD SKAL BESTÅ AV... 10 4.3 DELTILBUD... 10 4.4 ALTERNATIVE TILBUD... 10 4.5 INNLEVERINGSSTED... 11 5 UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER... 11 Bærum kommune 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/anskaffelsesenheten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til forhandlet konkurranse i forbindelse med inngåelse av kontrakt for kjøp av nytt fagsystem for arbeid med flyktninger og innvandrere. For informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Hilde Brottveit Anskaffelsesenheten Hilde.brottveit@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Kopi må sendes til: Navn: Tor Mehus Tjenestested Anskaffelsesenheten E-post Tor.mehus@baerum.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn nevnte kontaktperson m/kopiadressat. Dersom en leverandør finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Anskaffelsens formål Bærum kommune skal anskaffe et helhetlig fagsystem for kommunens arbeid med flyktninger og innvandrere. Overordnede målsettinger for anskaffelsen er å anskaffe og innføre et helhetlig fagsystem for både introprogramoppfølging og voksenopplæring som bidrar til effektiv og koordinert oppfølging av deltakere/elever. Nytt fagsystem for introduksjons- og voksenopplæringsarbeidet skal dekke de behov kommunen har for forsvarlig og effektiv saksbehandling, dokumentasjon og styring. Systemet skal støtte de til enhver tid gjeldende lover og regler, mål, tjenesteyting, utvikling av tjenester samt tilfredsstille kommunens krav til teknisk plattform. Bærum kommune 3
Mål: - Et fagsystem som hele tiden tilfredsstiller lovkrav om forsvarlig arbeid etter introduksjonsloven og opplæringsloven, inkludert forskrifter, og kommunens retningslinjer. - Å anskaffe et system som støtter opp om forbedringer, effektivitet og kvalitet i tjenesteproduksjonen. - Å anskaffe et system som er i henhold til relevante standarder for arkiv og sikkerhet. - Å anskaffe et system basert på moderne IT arkitektur, verktøy og anerkjente åpne teknologiske standarder. - Å anskaffe et system som er driftssikkert, stabilt og med høy tilgjengelighet. - Være et godt verktøy for oppfølging av deltakere og elever i introduksjonsordning og voksenopplæring. - Bidra til effektivt og koordinert samarbeid rundt den enkelte deltaker og elev. - Enkelt og rasjonelt arbeid med registrering av fremmøte som grunnlag for utbetalinger, med færrest mulig manuelle operasjoner. - Gi mulighet for god styring og utvikling av tjenestene, ved tilgang til data og statistikk for rapportering, evaluering og videreutvikling av tjenestene. - Leverandør som har god kvalitet og tilgjengelighet når det gjelder: o Løpende brukerstøtte o Systemvedlikehold, feilretting o Bistand til nødvendig videreutvikling av systemet. Bærum kommune skal i hovedsak basere seg på standard programvare (standardløsning). I denne konkurransen ønsker Bærum kommune primært å motta tilbud på fagsystem innen beskrevet fagområde som baserer seg på standard programvare som allerede er i bruk hos andre kunder. Det åpnes opp for at det også kan leveres inn tilbud som baserer seg på standard programvare som dekker deler av fagområdet og som allerede er i bruk hos andre kunder, men som ikke uten videreutvikling dekker hele området. 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen vil bestå av: - Komplett fagsystem inkludert eventuell tilpasninger/videreutvikling av standardsystem. - Implementering. - Migrering av aktive data. - Integrering med andre løsninger i kommunen. - Brukerstøtte. - Service og vedlikehold. - Videreutvikling av løsningen for å understøtte framtidige arbeidsrutiner. - Opplæring. - Opsjon på migrering av data: Tilgjengeliggjøring av ikke aktive journaler i dagens løsning. Bærum kommune 4
Systemet skal benyttes av fagmiljøet ved to tjenestesteder i Bærum kommune; Flyktningkontoret/introavdelingen og Voksenopplæringen. Det vil være ca 24 ansatte ved Flyktningkontoret/introavdelingen (ca 23 årsverk) og ca 117 ansatte ved Voksenopplæringen (ca 80 årsverk) som kommer til å bruke systemet. Ved Flyktningkontoret er det ca 210 aktive deltakere i introduksjonsprogrammet til enhver tid. I tillegg kommer mellom 15 og 30 deltakere i den kommunale etableringsfasen. Ved Voksenopplæringen er det ca 1000 elever aktive til enhver tid. 1.4 Vedleggsoversikt Kvalifikasjonsgrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Søknadsbrev Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring for underleverandør 1.5 Fremdriftplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tentative tidsramme for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 14.10.2014 Trinn 1. Frist for å levere forespørsel eller 17.11.2014 kl. 10:00 søknad om kvalifisering til deltakelse i konkurransen Trinn 2. Utsendelse av konkurransegrunnlag 24.11.2014 til kvalifiserte leverandører Frist for å levere tilbud 12.01.2015 kl. 10.00 Tilbudsåpning 12.01.2015 kl. 12.00 Evalueringsfase: Oppdragsgiver planlegger å Oppstart forhandlinger ca starte med forhandlinger ca uke 4 2015, men uke 4 dette vil fremgå av konkurransegrunnlaget i Trinn 2. Meddelelse om tildeling Februar 2015 Karensperiode 10 dg Kontraktsinngåelse Mars 2015 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Detaljert fremdriftsplan for trinn 2 vil fremkomme i konkurransegrunnlaget. 1.6 Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå èn kontrakt for anskaffelse og implementering av fagsystem med tilhørende service og vedlikeholdsavtale. Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtaler SSA- Tilpasningsavtalen og SSA-Lille vedlikeholdsavtale. Bærum kommune 5
Avtale om service og vedlikehold skal gjelde i fire år og fornyes automatisk med ett år av gangen i systemets levetid forutsatt at det ikke finnes andre leverandører av vedlikehold i markedet. Systemets levetid antas å være 12-15 år etter leveringsdag. 1.7 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriften 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever vilkårene i forskriften 5. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen søknadsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i søknaden, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av søknadsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Konkurransen gjennomføres som en forhandlet konkurranse. 2.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov 2006-05-19 nr. 16 - Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) jf. FOA 3-5 og 3-6. Bærum kommune 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMSegenerklæring skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/dd d/andre/280340-hms-egenerklaering.rtf Bærum kommune 7
3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 4 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er risikoklasse 5 (kredittverdig) iht. Commercial Delphi scoremodell. Leverandører med lavere score vil bli avvist. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Oppdragsgiver vil selv innhente utvidet rapport fra Experian Credit Services. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. For norske selskaper som leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, vil utvidet rapport fra det norske selskapet bli vurdert. Bærum kommune 8
3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav 5 - Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Krav 6 - Erfaring Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Krav 7 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. Dokumentasjonskrav En oversikt og beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Organisasjonskart, samt en beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang til kvalifisert personale. Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år inkludert deres fagområde/modul, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt. Kopi av sertifikat for kvalitetsstyringssystem iht. kravene i ISO 9001:2008 eller tilsvarende. Alternativt kan en redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem vedlegges. 3.6 Bruk av underleverandør Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) i kontraktsoppfyllelsen, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - se vedlegg 2, samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. 4 KRAV TIL SØKNADEN 4.1 Søknadens utforming Leverandør skal forsikre seg om at søknaden som leveres er i henhold til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Det er leverandørens ansvar å levere en korrekt og komplett søknad. Søknaden skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Søknaden skal merkes: 14/23173 Fagsystem for arbeid med flyktninger og innvandrere Anskaffelsesenheten v/hilde Brottveit. Bærum kommune 9
Søknadsbrevet skal være datert og signert av person som er bemyndiget til å forplikte leverandøren. Søknaden kan ikke leveres per e-post Søknaden skal leveres i 2 eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal søknaden leveres som elektroniske versjoner (minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: 1. PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 2. Sladdet versjon. Dersom leverandøren mener det er relevant, kan det i tillegg leveres en kopi av søknaden der opplysninger som leverandøren anser som taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Sladdet kopi leveres som ett dokument / én fil i PDF-format 4.2 Komplett søknad skal bestå av Søknaden skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Skilleark Signert søknadsbrev. Se vedlegg 1 Søknadsbrev 1 Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se link), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 5 3.3.3 Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør, jf. punkt 3.4, jf. vedlegg 6 2 Annet 7 4.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget i trinn 2. 4.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud i trinn 2. Bærum kommune 10
4.5 Innleveringssted Søknaden kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Anskaffelsesenheten Arnold Haukelands Plass 10, 1. etg., Veiledningstorget v/hilde Brottveit/Tor Mehus 1304 Sandvika Postadresse: v/ Hilde Brottveit/Tor Mehus Bærum kommune Anskaffelsesenheten 1304 SANDVIKA 5 UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER Dersom det melder seg flere enn 3 leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. pkt 3, vil oppdragsgiver rangere leverandørene ut fra deres besvarelse av krav nr 4, 5 og 6. Minimum tre og maksimum fem av de best kvalifiserte leverandørene vil bli invitert til å levere tilbud. Fremlagt dokumentasjon danner grunnlag for oppdragsgivers vurdering av om leverandøren er kvalifisert til den videre konkurranse. Bærum kommune 11