Tilbudsinnbydelse ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE. Etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser. del I og III. Kontrakt for kjøp av

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE Tilbudsinnbydelse ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser del I og III Kontrakt for kjøp av Kantklipping langs kommunale veier og gangveier for Bærum kommune Websaksnr 13/23010 Måned og år Bærum kommune

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTRAKTSDOKUMENTER FREMDRIFTPLAN KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE FORBUD MOT SOSIAL DUMPING RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OFFENTLIGHET FORBEHOLD KRAV TIL LEVERANDØRENE GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV BRUK AV UNDERLEVERANDØR KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV ALTERNATIVE TILBUD DELTILBUD ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD INNLEVERINGSSTED OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED TILBUDET AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING Bærum kommune 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/ Vei og trafikk, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av kontrakt for kjøp av Kantklipping langs kommunale veier i Bærum kommune. For informasjon om Bærum kommune, se Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post John Arne Riis Vei og trafikk, drift og vedlikehold john.arne.riis@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver utleveres senest - 6- dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Anskaffelsens formål Bærum kommune, Vei og trafikk ønsker tilbud på kantklipping på det kommunale veinettet for perioden Bærum kommune 3

4 1.3 Anskaffelsens omfang Bærum kommune har et veinett på 499 km med følgende fordeling: Kjøreveilengde 352 km, herav 75 km hovedveier Gang-/sykkelveilengde 103 km herav ca 3 km trapper og stier Av dette omfatter tilbudsinnbydelsen ca. 311 km fordelt på 3 roder. Denne konkurransen gjelder for rode 1, 2 og 3, og disse har en samlet lengde på løpemeter. Med èn løpemeter menes èn meter vei klippet på begge sider av veien. Se for øvrig kontraktsbestemmelser for kantklipping i tillegg til prisskjema for nærmere beskrivelser og forutsetninger for oppdraget. Vei og trafikk vil til enhver tid kunne redusere eller øke aktiviteten på de enkelte felter avhengig av budsjettsituasjonen i det enkelte år. Kontrakten gjelder for perioden Kantklippingen utføres i perioden fra uke 21 til uke 26 der første runde skal være ferdig før 1. juli og runde to før 1. september, men oppdragsgiver forbeholder seg retten til å endre tidsrom for utførelse. Minstekrav til ytelsen: Kapasitet: Det skal være avsatt en maskin/kjøretøy, med fører per rode til enhver tid under arbeidsperioden. Dette vil si at antall roder det gis tilbud på skal være lik antall maskiner. Med maskiner menes kjøretøy med klipperedskap. 1.4 Konkurransegrunnlaget Tilbudsinnbydelse (dette dokumentet) Kontraktsbestemmelser - NS 8405, "Norsk bygge- og anleggskontrakt", med endringer og tilføyelser som angitt i Dok A Avtaledokumentet Vedlegg 1 Prisskjema Vedlegg 2 Tilbudsbrev Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring underleverandør Vedlegg 4 Bærum kommune. Drift- og vedlikeholdsstandard for kommunale veier, Prosess 77.2 Kantslått Liste over det kommunale veinettet og rodeinndeling Bærum kommunes veinormal: Kontraktsvilkår for etisk handel og sosial dumping Bærum kommune 4

5 1.5 Kontraktsdokumenter Følgende dokumenter vil inngå i kontrakten, nevnt i den rekkefølgen de gjelder: Avtaledokumentet Tilbudet, inkl prisskjema, egenerklæring for HMS og kontraktsvilkår for etisk handel og sosial dumping. Tllbudsinnbydelsen med beskrivelser og mengdefortegnelser Dok A: Arbeidsbeskrivelse NS 8405, "Norsk bygge- og anleggskontrakt", med endringer og tilføyelser som angitt i Kontraktsbestemmelser Bærum kommune. Drift- og vedlikeholdsstandard for kommunale veier, Prosess 77.2 Kantslått Bærum kommunes veinormal: Liste over det kommunale veinettet og rodeinndeling Statens vegvesen, håndbok 051 Arbeidsvarsling, gjeldene utgave. Eventuelle avvik fra punktene må være skriftlig avtalt. 1.6 Fremdriftplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evaluering Utsendelse av tildelingsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder fra tilbudsfristen Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.7 Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én eller flere kontrakt(er). Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Kontrakten har en varighet på 3 år uten mulighet for opsjon. Bærum kommune 5

6 1.8 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , samt endringsforskrift fastsatt av Arbeidsdepartementet av Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriften 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever vilkårene i forskriften Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Konkurransen gjennomføres etter en åpen anbudskonkurranse. Bare de tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Bærum kommune 6

7 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov nr Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) jf. FOA 3-5 og 3-6. Innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige med unntak for opplysninger iht. FOA 3-6 jf. offentleglova. 23 og jf. forvaltningsloven 19 b. Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder foretningshemmeligheter skal det leveres ytterligere en kopi (pdf format) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Oppdragsgiver vil i alle tilfeller foreta en selvstendig vurdering av hva som kan anses som taushetsbelagte opplysninger. 2.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontrakten. Endelig tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Bærum kommune 7

8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMSegenerklæring skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: d/andre/ hms-egenerklaering.rtf Bærum kommune 8

9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor, og kvalifikasjonskravene nedenfor, er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Krav 3 Firmaattest Norske selskaper: Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Krav 4 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A (kredittverdig)/an (nyetablert). Leverandører med lavere rating vil bli avvist. Utvidet kredittvurdering/rapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av leverandøren typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring til disse. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme. Unntaksvis vil oppdragsgiver kunne innhente slik kredittvurdering for leverandørens regning. Bekreftelse på at sikkerhet fra morselskap eller bankgaranti vil bli stillet Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Krav 5 - Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Krav 6 - Erfaring Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Oversikt over leverandørens bemanning og relevant kompetanse og erfaring som besittes eller planlegges tilknyttet leverandøren Bærum kommune 9

10 Krav Krav 7 Miljø Det kreves systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen Dokumentasjonskrav Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Kopi av sertifikat for miljøledelsessystem etter ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn el. Alternativt kan det leveres en beskrivelse av eget miljøledelsessystem En teknisk beskrivelse og beskrivelse av maskinparkens egenskaper i forhold til miljøet bl.a. alder på maskiner og redskap (ikke eldre enn 8 år ved kontraktsinngåelsen, kap 1.3). Jmf. EURO-klassifisering, bruk av biologisk basert andel i drifstoff, miljøvennlige smøremidler, drivstoffreduserende tiltak, etc. Her brukes Prisskjema, ark <Tilbudt utstyr>. Krav 8 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. Kopi av sertifikat for kvalitetsstyringssystem ihht kravene i ISO 9001:2000 el. Alternativt kan en redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetsstyringssystem vedlegges. 3.4 Bruk av underleverandør Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) i kontraktsoppfyllelsen, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - se vedlegg 3, samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Tilbud skal merkes: 13/23010 Kantklipping langs kommunale veier og gangveier Vei og trafikk, John Arne Riis Tilbudsbrevet skal være datert og signert av person som er bemyndiget til å forplikte leverandøren. Tilbudet kan ikke leveres per e-post. Bærum kommune 10

11 Tilbudet skal leveres i 1 eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal tilbudet leveres som elektroniske versjoner (minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: 1. MS-kompatibel versjon. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til evalueringsformål. Versjonen må være sikret mot virus og være komplett. 2. PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 3. Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere én kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/én fil i PDF-format. 4.2 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Det skal komme tydelig frem av tilbudet hvilke dokumenter som er ment å dokumentere de ulike kravene. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. Se vedlegg 2 Tilbudsbrev 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se link), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 punkt Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør, jf. punkt 3.4, jf. vedlegg 6 3 Dokumentasjon i forhold til minstekrav til ytelsen jf. vedlegg 1, ark 2 7 <Tilbudt utstyr>. Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 2 9 Annet Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud. Bærum kommune 11

12 4.4 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget under følgende forutsetning: 1. Det kan gis tilbud på enkeltvise roder, en eller flere. 2. Det kan ikke gis tilbud på deler av roder. 4.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.6 Innleveringssted Tilbudet kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum Kommune, Vei og trafikk v/john Arne Riis Kommunegården 1 etg. Informasjonsskranken Arnold Haukelandsplass SANDVIKA Postadresse: v/john Arne Riis Bærum kommune Vei og trafikk 1304 SANDVIKA 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted umiddelbart etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 5.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i konkurransegrunnlaget og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til kontaktpersonen (se punkt 1.1. i dette dokumentet). Bærum kommune 12

13 5.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn regnes i alle tilfeller manglende budsjettmessig dekning for anskaffelsen eller manglende politiske vedtak. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 5.5 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontrakt og kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Kriterium Vekt Pris 100 % Prisene skal oppgis pr løpemeter vei. 6.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. Bærum kommune 13