IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset 04.10.2016 Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 15/1498-17 18265/16 056 Sverre Jenssen (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) INNKALLING TIL STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 21. OKTOBER 2016 61/2016 Referat styremøte 23. september 2016 62/2016 Orienteringssak, status prosjekter 2016 63/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, drift 64/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, investering 65/2016 Strategiplan FARTT 66/2016 Eventuelt Kort orientering om dugnadsfiber prosjekt Nord-Østerdal Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset 62485000 62485041 988 448 680 Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset
61/2016 Referat styremøte 23. september 2016 Vedlegg: Vedlegg sak 61/2016 Referat gjennomgås. Styret godkjenner referat styremøte 23. september 2016. 62/2016 Orienteringssak, status prosjekter Vedlegg: Vedlegg sak 62/2016 Status prosjekter pr 13.10.16 ligger vedlagt. Daglig leder orienterer nærmere. Styret tar status prosjekter til orientering. 63/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, drift Vedlegg: Vedlegg sak 63/2016 Driftsbudsjettet hovedposter: Tjeneste 1000, driftsutgifter interkommunale tjenester: Reduseres fra kr 5 288 474,- til kr 5 177 363,- En reduksjon med kr 111 111,- Tjeneste 2000, felles drift serverpark: Øker fra kr. 4 197 884,-. Til kr 4 427 336,- En økning med kr 229 452,- Tjeneste 2100, fagsystemer økonomi, administrasjon og næring: Reduseres fra kr. 2 059 208,-. Til kr 1 977 225,- en reduksjon med kr. 81 983,- Tjeneste 2200, fagsystemer skole, undervisning og barnehage: Reduseres fra kr 1 274 207,- til kr 1 237 850,-. En reduksjon med kr 36 357,- Driftsbudsjettet spesifisert: Tjeneste 1000, Driftsutgifter interkommunale tjenester: Vår ref. : 15/1498-17 2
Husleie kontor reduseres til kr 97 177,-. Tjeneste 1000, Driftsutgifter interkommunale tjenester: Leie av utstyr reduseres til kr 0,-. Tjeneste 2000, Felles drift serverpark: Driftsutgifter linjeleie reduseres til kr 768 187,-. Tjeneste 2000, Felles drift serverpark: Vedlikeholdsavtaler og lisenser økes til kr 3 485 262,-. Tjeneste 2101, Agresso økonomi: Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr 399 771,-. Tjeneste 2200, Skole: Driftsutgifter linjeleie reduseres til kr 691 643,-. Endringer som beskrevet over foreslås innarbeidet i budsjettjustering 2 i 2016, drift. Alle endringer vil gjennomføres innafor den totale rammen, i tidligere vedtatt driftsbudsjett for 2016. Dette medfører ikke behov for styrking av budsjett og endring av kostnad for eierkommunene. Styret vedtar budsjettjustering 2 i 2016, drift, som foreslått i saksfremstilling med vedlegg. 64/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, Investering Vedlegg: Vedlegg sak 64/2016 I representantskapets behandling av Investeringsplan 2016-2019 den 18.12.2015, sak 09/2015, ble følgende prosjektet vedtatt for 2016: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift 1 100 000 Sak og Arkivsystem 500 000 Web Publiseringsløsning 100 000 Agresso økonomisystem 1 000 000 Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc 50 000 Sum 2 750 000 I styremøte 17. juni 2016, sak 41/2016, behandlet styret Budsjettjustering 1 i 2016, Investering, styret foreslo der følgende til budsjettjustering 1 i 2016, Investering: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift 1 100 000 Sak og Arkivsystem 715 000 Web Publiseringsløsning 100 000 Agresso økonomisystem 1 000 000 Vår ref. : 15/1498-17 3
Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc 87 000 Konvertering databaser Visma Velferd og Visma Familia 120 000 Sum 3 122 000 IKT investeringer for videre drift. Uendret, styrets vedtak opprettholdes med kr 1,1 million til investeringer i 2016. Sak og arkivsystem. Styret vedtok høsten 2015 å gå for en oppgradering av eksisterende system, ESA med gjennomføring i 2016. Ref. styremøte 4.12.2015, sak 60/2015. Det ble vedtatt å sette av kr 500 000,- til dette prosjektet. Prosjektgruppa la frem en prosjektrapport i styremøte 29. april 2016, sak 28/2016. I rapporten ble et grovutkast til gjennomføringsplan samt kostnader knyttet til prosjektet lagt frem. ut. Prosjektgruppas anbefaling var å gjennomføre prosjektet til en totalkostnad på kr 715 000. Styret bad om kvalitetssikring av moduler, leveranse og kostnader og at dette innarbeides i Budsjettjustering1 i Investering 2016. Dette har prosjektgruppa utført og i styrets behandling av budsjettjustering 1 i 2016 investering, sak 41/2016, har styret vedtatt å gjennomføre prosjektet med oppgradering av ESA i 2016 og at øke totalkostnaden for prosjektet til kroner 715 000,-. I et arbeidsmøte med leverandør 20. juni, ble det diskutert en del forhold som prosjektet kunne ta ansvar for å implementere, for at resultatet skulle innfri forventningene til deltakerne fra kommunene og samtidig ville dette kunne resultere i konkrete effektiviseringsgevinster i forhold til bedre rutiner, bedre kvalitet på tjenester, redusert ressursbruk osv. i forhold til oppgaver og daglig drift. Ved gjennomføring av tiltakene ville dette innebærer ekstra kostnader i tillegg til det som allerede lå i avtalt prosjekt. Prosjektgruppa diskuterte forslaget i arbeidsmøte 22. august og det ble lagt frem et felles forslag for styre i styremøte 26. august. Styret har tatt prosjektgruppas forslag til etterretning og godkjenner tilleggsaktiviteter og tiltak som anbefales iverksatt i forhold til prosjekt ESA 8.1.2 fra Evry. Kostnadsøkningen som konsekvens av foreslåtte tilleggsaktiviteter og tiltak, innarbeides i Budsjettjustering 2 i Investering 2016. Styret foreslår å øke kostnadsrammen for prosjektet med kr 137 000,-, til totalt kr 852 000,-. WEB Publiseringsløsning Uendret, styret opprettholder vedtak med kr 100 000,- til forprosjekt i 2016. Agresso økonomisystem I forslaget til budsjettjustering er det i utgangspunktet ikke lagt til grunn endringer, det vil si at styrets vedtak med kr 1 000 000,- til forprosjekt i 2016, opprettholdes. I styrets behandling av investeringsplan 2017-2020 ble det diskutert en reduksjon i budsjett for 2016. Styret diskuterte en reduksjon ned til kr 500 000,-, der følgende kostnader legges til grunn: 30 % avgift til leverandør ift kontraktsinngåelse kr 420 000,- Kostnader til Abakus ifm anbud kr 80 000,- Sum kostnader 2016 kr 500 000,-. Tallene som lagt til grunn over må kvalitetssikres og styret bes ta stilling til om dette skal innarbeides i budsjettet nå eller om opprinnelig budsjett skal forbli uendret. Vår ref. : 15/1498-17 4
Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc Uendret, styret opprettholder vedtak med kr 87 000,- til prosjektet i 2016. Konvertering databaser for fagsystemene Visma Velferd og Visma Familia Uendret, styret opprettholder vedtak med kr 120 000,- til prosjektet i 2016. Styret foreslår følgende med hensyn til budsjettjustering 1 2016 Investering: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift 1 100 000 Sak og Arkivsystem 852 000 Web Publiseringsløsning 100 000 Agresso økonomisystem * Se saksutredning 1 000 000 Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc 87 000 Konvertering databaser Visma Velferd og Visma Familia 120 000 Sum 3 259 000 Styret vil kvalitetssikre tall og gjøre eventuelle justeringer før låneopptak. Styret vedtar budsjettjustering 2 i 2016, Investering, som vist i saksfremstilling med vedlegg. 65/2016 Strategiplan FARTT Vedlegg: Vedlegg sak 65/2016 I styremøte 26. august la styreleder frem noe mer konkretisering/forslag i forhold til kostnadsfordeling, eksempler 40/60 deling (flat fordeling /antall ansatte). Sentrale spørsmål som hvor store kostnader som er brukeravhengig og hvor store kostnader som ikke er brukeravhengig ble diskutert men må avklares. Videre diskuterte styret at kommunene må avklare hva som er definisjon på fast ansatt, ev om dette er uavhengig av stillingsstørrelse. Styret foreslo at daglig leder jobbet videre med forslag/konkretiseringer og hvilke effekter dette vil kunne gi i forhold til regnearkmodeller/kostnadsfordeling, og bad om at dette legges frem i neste styremøte. I styremøte 23.9.2016, sak 59/2016 orienterte daglig leder om ulike kostnadsfordelingsmodeller. Styret var samstemte i at en bør kvalitetssikre tall i forhold til antall lisenser (brukere), ansatte osv. Styret tok orienteringen til etterretning og bad daglig administrasjon I FARTT å jobbe videre med ytterligere utredning der tall på ansatte og lisenser må avklares og kvalitetssikres. Det foreligger ikke noen nye tall i forhold til lisenser (brukere), ansatte osv. men styret vil vurdere strategiplanen for øvrig. Styret bes å gjennomgå tekstdelen til strategiplanen til møtet, se vedlegg. Arbeidet videre med kostnadsfordeling utsettes til neste styremøte. Vår ref. : 15/1498-17 5
66/2016 Eventuelt Kort orientering om dugnadsfiber prosjekt Nord-Østerdal Kommunene i Nord-Østerdal har som mål å få bygd ut bredbånd til så mange som mulig i kommunene. Siden behovet for båndkapasitet øker kraftig ser en at det er fiber som er løsningen for tilfredsstillende bredbåndskapasitet for bedrifter og husstander fremover. Kommunene Rendalen, Tynset og Tolga har satt av penger i 2016 for utbygging bredbånd og har diskutert hvordan kommunene kan bidra til å legge til rette for mer utbygging. Daglig leder orienterer. Vår ref. : 15/1498-17 6