Referat HOVEDSTYREMØTE NR 8, 2015 Idrettsbygget Gløshaugen, 11.03.2015, kl. 16:15 18:15 Møtedeltakere Hovedstyret Fredrik Lundquist Leder Tilstede Adrian Sjøholt Nestleder Tilstede Eirik Rivedal Økonomiansvarlig Tilstede Elisabeth Våland Suhr Kasserer Ikke Tilstede Ida Hulbaklien Bakke Styremedlem Tilstede Solveig Wanvik Skogan Styremedlem Tilstede Kristine Mamen Antonsen Styremedlem Tilstede Rannei Kaasa Styremedlem Tilstede Tone Solem Varamedlem Tilstede Emilie Zakariassen Hansen Varamedlem Tilstede Styresaker Sak 1: Godkjenning av referat Se utsendt referat fra HSM Innstilling: Referat fra HSM 7 godkjennes Referat: Referatet godkjennes Sak 2: Nye kampdrakter for NTNUI Ishockey Innstilling: Vedtak Forslag til vedtak: De nye kampdraktene til Ishockey godkjennes.
Se bilde. Designen til Ishockey er nærmest identisk til tidligere kampdrakter. De oppfyller kravene i Statuetter for drakter og bekledning. Referat: Draktene godkjennes Sak 3: Møte om Lade idrettspark Innstilling: Informasjon Adrian, Kristian og Fredrik har vært i møte med kommunen om bruksavtale for Lade idrettspark. Liten oppsummering av møtet gis. Referat: Status: Det ser ut til at banen blir ferdig til 1.sep (byggestart månedsskifte april/mai), men ikke lysanlegget. Dette vil medføre problemer for NTNUI, som har treningstider fra kl. 16 og utover. Forslag er at avtalen(10års-avtalen) ikke gjelder før lyset er på plass, men at NTNUI får lov til å bruke banen så raskt den er ferdig bygd. I den perioden det ikke er nok lys på Lade, kan gruppene fortsette å trene på GiP (bortsett fra under UKA). Men fra og med UKA 17 vil vi trolig få prioritet på banen på Lade. Lyset kommer mest sannsynlig i starten av 2016 og den har dekke som tilsier at den kan kunne brukes på vinteren. Sak 4: Møte med Sit Idrett Saksfremleger: Adrian Adrian og Fredrik har vært i møte med Sit Idrett (Espen Munkvik og Katarina Hoff ). Liten oppsummering av møtet gis. Referat: Det vil bli åpnet et nytt minitreningssenter på Dronning Maud i april. Det ble også nevnt at en trolig grunn til av SiT mistet mange medlemmer i fjor var at kun NTNUI-avgiften var så lav, og derfor kan det være nødvendig å sette opp kun NTNUI medlemsavgiften, opp mot 1000kr. Dette gjelder ved kjøp av kun NTNUI- medlemsskap.
Sak 5: Møte med Hissi Adrian og Fredrik har vært i møte med leder for Hissi for å diskutere sammenslåingen. I tillegg er det mange håndballspillere fra Hist som ønsker å starte på NTNUI. Hva tenker HS er viktig når det gjelder sammenslåingen? Referat: HiSSi har ca 10 idretter som vil bli påvirket av fusjoneringen. HS ser for seg at det blir et møte med gruppelederne fra HiSSi og fra NTNUI for å se hva de mener vil være den beste løsningen for sammenslåingen rent praktisk. Dette er fordi det er gruppene i første rekke som vil merke sammenslåingen. Dette møtet er satt til 24. mars. Det vil til tross for fusjoneringen ikke bli sagt opp noen halltid, noe som mest sannsynlig resulterer i at NTNUI-lag også får trene der HiSSi trener nå, men dette er opp til gruppene til å organisere. Sak 6: Mosjon og Sit Idrett Saksfremleger: Ida Ida har vært i møte med Sit Idrett om Mosjon. Referat: Per dags dato tar gruppene av egen halltid, men SiT vil prøve å få til at NTNUI-mosjon får tildelt et visst ant timer, som mosjon igjen vil fordele videre til de forskjellige gruppene som bidrar til NTNUI- mosjon. Dette vil forhåpentligvis tre i kraft høsten 2015. Dette gjør det også lettere for resepsjonistene og alle parter hvilke timer som er mosjonstimer. SiT har fått forespørsler om kanonball, og har ønsker at dette startes opp. Ida hører med basket (som hadde kanonball tidligere) om dette er noe de ønsker å gjenoppta, hvis ikke hører Ida med andre grupper. SiT ønsker å bidra økonomisk til nytt utstyr til mosjonstimene. HS synes det er vanskelig å promotere mosjonstilbudet og synes ikke at tilbudet når ut til alle. HS ønsker at SiT deler «eventer» og «gruppen» på Facebook, siden de ikke kan legge ut mosjonstilbudet på timetabellene på nettsiden deres. HS tenker også på muligheten for å bruke appen, ActiGrid, for å når ut til flere, når denne appen blir lansert. Videre ble det nevnt at navnet NTNUI Mosjon ikke beskriver tilbudet særlig godt, og ser på muligheten for å bytte navn.
Sak 7: Representasjonsbekledning HS pleier å ta ut noen form for representasjonsbekledning hvert år. Hva vil vi ha i år? Referat: Rannei legger frem noen forslag, til enten neste møte eller møtet etter der. Sak 8: Møte med Økonomiutvalget Saksfremleger: Eirik Eirik har vært i møte med Økonomiutvalget. Han gir en liten oppsummering og vi diskuterer hva utvalget sine roller bør være: i. Å støtte hovedstyret under internrevisjon. ii. Å se på nye og gamle sponsoravtaler for NTNUI iii. Å se på avtalene NTNUI har på forsikringer iv. Ta opp flere medlemmer til utvalget er av passende størrelse. v. På sikt se på budsjettsystemet som NTNUI har, kan vi gjøre systemet slik det er i dag bedre / mer effektivt vi. På sikt se på nye leverandører av klær til NTNUI Referat: Det er tatt opp to medlemmer til økonomiutvalget, bestående av Mathias og Ingvild. Mathias ønsker å være med på internrevisjon og Ingvild ønsker å være med på sponsorbiten, som også Solveig kommer til å bidra med. Etter samtale med Madeleine og Svein Christian fra KK blir økonomiutvalget kun bestående av disse to (Mathias og Ingvild), samt Solveig, da det er uheldig at internrevisjonen tar opp mye HS sin tid. HS ønsker også at Ingvild er med på opplæring til internrevisjon, selv om hun prioriterer sponsorarbeid.
Sak 9: NTNUI Bumerang Saksfremleger: Emilie NTNUI Bumerang, ved Stian Rakke, ønsker å bruke deler av arealet i shopen til å lagre utstyret. Hva tenker vi om det? Rakke skal i tillegg spørre Sit om vi kan bruke arealet til venstre for resepsjonen til utstilling av klærne. Referat: HS har bestemt at Bumerang midlertidig skal få disponere noe av arealet inne i NTNUI- butikken, dersom SiT tillater NTNUI å få vise frem deler av kolleksjonen i området ved siden av resepsjonen. Dersom HS finner ut at det blir for trangt å dele arealet med Bumerang, eller at Bumerang vokser ut av arealet de får disponere i butikken, må Bumerang finne seg andre arealer. Da vil det være fullt mulig å bruke et lager som HS disponerer på Dragvoll idrettssenter. Sak 10: Gudenes natteliv Henrik, avtroppende arr.ansvarlig, tar turen innom og snakker litt om hva som må gjøres før Gudenes natteliv. Datoen er satt til 17. april. Referat: NTNUI har foreløpig fått Storsalen, Selskapssiden, Edgar og Strossa, og HS ser muligheter for å kunne ha mange forskjellige aktiviteter under Gudenes natteliv. Arbeidet med promoteringen ses på som veldig viktig og informasjon må opp på hjemmesiden, Facebook og evt plakater. Tone og Henrik (avtroppende arrangementsansvarlig) vil samarbeide om Gudenes natteliv 2015, og vil forsøke å rekruttere et par til som skal bidra. Et nytt møte med Samfundet vil gjennomføres snarest, slik at HS kan slippe datoen så fort so mulig. Alle forslag til aktiviteter og arrangement sendes til Tone. HS skal hjelpe til med orging på selve dagen. Sak 11: Eventuelt - Generelt om hva som skal gjøres i kontortiden: skiltet skal med «åpen butikk» skal settes ut, oppvaskmaskinen skal settes i gang, benkene vaskes og kontoret ryddes. Etter det er gjort kan man sette seg ned med NTNUI-oppgaver. Man har også ansvaret for NTNUI-butikken. Dersom det er planlagt noen utlånsavtaler denne dagen skal kontrakter signeres og utstyr levers ut.