17/1035-1 TILBUDSGRUNNLAG INNLEIE AV MANNSKAP, MASKINER, UTSTYR OG LASTEBILER 31.05.2017 31.05.2018
1. ORIENTERING OG GENERELLE REGLER TILBUDSINNBYDELSE Hemne kommune, Teknisk, Landbruk, Miljø, ønsker tilbud på innleie av mannskaper, maskiner, utstyr og lastebiler til oppdrag i gjennom driftsavdelingen ved Teknisk, landbruk miljø. Det er her snakk om flere fagfelt innenfor bygg- og anlegg. Det ønskes tilbud på tjenester som det enkelte firma kan levere i henhold til forespørsel i dette dokumentet. Leverandør fyller inn priser på de områder de kan tilby tjenester. Hemne kommune står for større prosjekt fritt til å hente inn separate pristilbud på maskiner og mannskaper uavhengig av herværende tilbudskonkurranse. Tilbudsfrist utløper 25.04.2017 kl 1200. Krav til tilbudet: Tilbud sendes/leveres til: Hemne kommune, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra. Tilbud kan også sendes på epost til: anbud@hemne.kommune.no Tilbud skal gis på vedlagte skjema. Forsendelser skal tydelig merkes: Innleie mannskap, maskiner, utstyr og lastebiler 01.05.2017 31.05.2018. Hvert enkelt tilbudsskjema skal være datert og underskrevet av tilbyder med angivelse av adresse og eventuelt telefonnummer. Tilbud innkommet etter fristens utløp må påregnes avvist. Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Alle henvendelser og spørsmål vedr. tilbudsgrunnlaget rettes fortrinnsvis på epost til: Magne Jøran Belsvik magne.belsvik@hemne.kommune.no Tlf: 72 46 03 24 Mob: 413 33 353 Kyrksæterøra den 06.04.201606.04.2017 ----------------------------------- Magne Jøran Belsvik Enhetsleder TLM Hemne kommune 1
TILBUDETS OMFANG Hemne kommune som oppdragsgiver ønsker med dette å invitere utvalgte entreprenører og tjenesteleverandører (senere omtalt som tilbyder) til å gi tilbud for inngåelse av rammeavtale om innleie av mannskap, utstyr, maskiner og lastebiler. Det forventes ikke at noen av de individuelle tilbyderne vil motta oppdrag til en verdi over kr 1,1 mill, og konkurransen gjennomføres derfor etter Anskaffelsesforskriftens del I. Aktuelle arbeidsoppdrag vil være innenfor kommunens ansvarsområde innenfor bygg og anlegg. Tilbudet er bindende for tilbyderen. Dette betyr at tilbudet legges til grunn i rammeavtalen, uten nærmere aksept av oppdragsgiver. TILBUDETS VARIGHET Tilbudet gjelder for tidsrom som angitt i tilbudsforespørselen. Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli åpnet og gjennomgått. Det vil bli vurdert om det er grunner til å avvise tilbud. Tilbud som har vesentlige mangler kan utelukkes (jfr. pkt. Avvisning av tilbud). Dersom kommunen avviser eller utelukker et tilbud, vil tilbyder blir informert om dette så snart avgjørelsen er tatt. De som ikke får melding om avvising eller utelukkelse, blir tatt inn i rammeavtalen uten nærmere aksept. Rammeavtalen vil bli benyttet ved inntak til oppdrag som ikke sendes ut på egne tilbud/anbud. Tilbyderen og oppdragsgiveren er bundet av de vilkår som er fastsatt i rammeavtalen. Tilbyder forplikter seg ikke til å påta seg arbeid for oppdragsgiver om han på det aktuelle tidspunktet er i annet arbeid eller av andre årsaker ikke vil påta seg arbeid. Hemne kommune er ikke forpliktet til å benytte tilbyderne i rammeavtalen i et minimumsomfang. PRISER Alle priser skal være oppgitt fritt levert innenfor Hemne kommunes grenser. Priser skal inneholde kostnad for nødvendig fører/operatør av etterspurte maskiner/utstyr. Alle transport-, flytte-, tilkjøring-, drivstoff-, vedlikehold- og oppstartskostnader, samt avgifter, administrasjon, lønn og arbeidsledelse skal være inkludert i time-/enhetspriser. Alle priser gis eksklusivt merverdiavgift. Merverdiavgift godtgjøres etter gjeldende bestemmelser. Prisene i tilbudet forutsettes å gjelde for alle oppdrag i tilbudsperioden uansett varighet. Prisene er bindende med mindre spesielle forhold ved oppdraget tilsier nærmere forhandlinger. Med spesielle forhold menes her eksempelvis de tilfeller der arbeidsforholdene avviker vesentlig fra det som må ventes ut fra normale forhold. 2
KRAV TIL DOKUMENTASJON Det skal legges ved kopi av: Attest for betalt skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 mnd Firmaattest som bekrefter at firmaet er et lovlig etablert firma. Egenerklæring om arbeidsvilkår i offentlige bygge- og anleggskontrakter AVVISNING AV TILBUD Tilbudet kan avvises dersom: tilbudet kommer inn etter tilbudsfristens utløp tilbudet mangler etterspurt dokumentasjon tilbyder har skatterestanser og nedbetalingsordning med skattemyndighetene ikke er avtalt og dokumenteres tilbudet ikke er i samsvar med forespørselen tilbudet inneholder uriktige eller upresise opplysninger, eller det tas vesentlige forbehold mot tilbudsgrunnlaget Det gjøres oppmerksom på at det er forbudt med konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at ervervsdrivende inngår avtaler (muntlig som skriftlig), samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr konkurranseloven kapittel. 3. VALG AV TILBUD Hemne kommune vil inngå rammeavtale med alle entreprenører som leverer pris, og som anses kvalifisert. Avrop på rammeavtale vil skje ved at Hemne kommune setter opp rangering mellom tilbyderne basert på pris på de etterspurte tjenestene. Hemne kommune vil kontakte nr 1 på lista, og informere om når oppdraget skal finne sted, og hva som skal utføres. Kan denne tilbyderen ta oppdraget innenfor de rammer som Hemne kommune setter, tildeles oppdraget til nr 1. Hvis ikke går oppdraget videre til nr 2 på lista osv. Tilbyder må innen en viss tidsfrist angitt i tabellen under, svare bekreftende på om han tar oppdraget. Hvis ikke oppdragsgiver kan bekrefte at han tar oppdraget innen fristen, går forespørselen videre til nr 2 på lista osv. Tidspunkt for gjennomføringa av oppdrag Samme dag (ved spesielle beredskapsmessige forhold) Påfølgende dag 0700-2400 Lengre enn 48 timer fra forespørsel til gjennomføring Lengre enn 1 uke fra forespørsel til gjennomføring Frist for svar fra forespørsel 30 minutter 1 time 2 timer Kl 1200 påfølgende dag 3
Arbeidsoppdragets omfang, art og evt. varighet avtales samtidig med at avtale for det enkelte oppdrag inngås. Dersom tilbyder ikke møter opp til avtalt tidspunkt eller ikke kan møte, forbeholder oppdragsgiveren seg retten til å foreta innleie hos annen tilbyder for det aktuelle oppdraget. Hvis uteblivelse/forsinkelser gjentar seg, vil tilbyder bli gitt skriftlig varsel om at slike avvik ikke er akseptert av oppdragsgiver. Ved ytterligere gjentakelser etter skriftlig varsel vil rammeavtalen med vedkommende tilbyder bli sagt opp. FORTRINNSRETT FOR OPPDRAGSGIVERS EGNE MASKINER/UTSTYR Hemne kommune har basert sin virksomhet på innleie av maskiner og utstyr ved behov. Kommunen har egen traktor med utstyr som fortrinnsvis vil bli benyttet der dette er hensiktsmessig. INNGÅELSE AV RAMMEAVTALE Hemne kommune inngår rammeavtale med de tilbyderne som ikke er avvist eller utelukket etter tilbudsavgjørelsen. Dette tilbudsgrunnlaget, og tilbudene på de underskrevne tilbudsskjemaer danner til sammen avtalegrunnlaget som er bindende for begge parter. 3. REGLER FOR AVTALE INNKVARTERING Tilbyder må generelt selv sørge for innkvartering i de tilfeller dette er nødvendig. ARBEIDSTID Tilbyder må følge normal arbeidstid 0700-1500 til oppdragsgiver på det enkelte arbeidssted. Når arbeidstiden fraviker fra dette, betales ordinær timepris for alle timer. Ved oppgjør etter timepris, skal spise- og hvilepauser være fratrukket. Ved pålagt overtid betales det tillegg for fører, se neste pkt. OVERTID Ved pålagt overtidsarbeid betales det tillegg for fører. I prisskjema skal det angis tillegg per time i intervallet 1500-2100 virkedager og 0600-1200 lørdager, samt intervallet 1200-2400 lørdager og søndager og helligdager. Det understrekes at pålagt overtid kun benyttes i ekstraordinære situasjoner. Forutsetningen er da at utleierne ikke er gitt frihet av oppdragsgiver til å planlegge disponeringen av sine ressurser slik at overtid kan unngås. Overtid skal meddeles skriftlig til utleier. For frivillig overtidskjøring betales det ikke tillegg utover ordinær akseptert tilbudspris. Alt av kjøring som går ut over vanlig arbeidstid, og som ikke er pålagt, regnes som frivillig overtidskjøring. 4
HJELPEMANNSKAPER Det betales ikke vederlag for hjelpemannskaper dersom ikke oppdragsgiver har bedt om at hjelpemannskaper benyttes. Sats for ev. pålagt hjelpemannskap bes oppgitt på tilbudsskjemaet. KRAV TIL MANNSKAPER Alle mannskaper skal ha gjennomført opplæring i henhold til gjeldende myndighetskrav innenfor det aktuelle fagområdet som det inngås avtale for. Mannskap som ikke har de nevnte dokumentasjoner er i prinsippet under opplæring. Dette må oppgis ved innleie. Hemne kommune oppfordrer til bruk av lærlinger innenfor bygg- og anleggsfag. Lærlinger og førere med opplæringsbok kan benyttes etter nærmere avtale. Ved bruk av ikke utlært mannskap skal følgende punkter følges: Arbeidsstedet og arbeidets art skal være av en slik karakter at det er forsvarlig å sysselsette ikke utlært mannskap. Dersom det underveis i arbeidet viser seg lærlingen ikke klarer å følge en forutsatt framdrift, kan oppdragsgiver kreve å få faglært mannskap til å utføre arbeidet. Utleieren er ansvarlig for opplæring som avtalt med fagopplæringskontoret. Fagansvarlig/ instruktør skal delta og bistå ved oppstart av arbeidet og ved endring av arbeidsoppdrag. Oppdragsgiver har ansvar som for øvrig innleid personell. Fagansvarlig/instruktør, lærlingen og kommunens representant skal ha samtaler om hvordan arbeidet/opplæringen blir gjennomført. Ved bruk av mannskaper under opplæring betales redusert pris. Denne prisen skal oppgis i pristilbudet. For alt innleid mannskap eks rørlegger, elektriker, tømrer etc, skal alle nødvendige verktøy, personelltransport og transport av verktøy for å gjennomføre den forespurte arbeidsoperasjonen være inkludert i timeprisen. TIMEBEREGNING Maskiner og utstyr skal være disponibel og i driftsklar tilstand i arbeidstiden til oppdragsgiver Stopptid som skyldes tilbyder skal trekkes fra timeoppsettet. Det betales ikke for stopptid som skyldes tilbyder eller tilbyders maskiner eller utstyr. For å dokumentere ordre, vil Hemne kommune operere med rekvisisjon av oppdrag der det angis hvem som har bestilt oppdraget, og hvilken tid som er avtalt brukt til oppdraget, evt attestering av kommunens representant for faktisk medgått tid. Kopi av rekvisisjonen skal følge faktura. Maskinfører skal fortløpende føre kjørebok som viser start og stopptider, og områder der maskinen har operert. Denne kjøreboken skal fremvises på forespørsel fra kommunens representant. Hvis oppdragsgiver etterspør en maskin eller utstyr i en bestemt størrelse, og tilbyder stiller med en større maskin, skal det faktureres i henhold til den størrelsen på maskinen/utstyret som oppdragsgiver bestiller, og ikke i henhold til den maskinen/utstyret tilbyder benytter. 5
OVERLAST Eier er selv ansvarlig for at kjøretøy ikke blir lastet med tyngre last enn det som er lovlig i henhold til vognkort og vegens høyeste tillatte aksellast. Det vil ikke bli utbetalt mer enn det som utgjør godtgjørelse for lovlig last. Gjentatte brudd kan føre til at leieavtalen heves. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET I følge arbeidsmiljølovens 2-2 om flere arbeidsgivere på samme arbeidsplass, har hovedbedriften ansvaret for samordningen av de enkelte virksomheters verne- og miljøarbeid. I de tilfeller Hemne kommune er hovedbedrift etter arbeidsmiljøloven, skal de virksomheter som påtar seg oppdrag rette seg etter kommunens verne- og sikkerhetsregler som gjelder for den aktuelle arbeidsplassen, og rette seg etter pålegg fra kommunens representanter. Dette fritar ikke virksomheten fra å opprette internkontrollsystem i egen virksomhet, jfr. "Forskrift om internkontroll". Oppdragsgiver kan til enhver tid kreve å få dokumentert at virksomheten har opprettet internkontrollsystem i egen virksomhet. I de tilfeller Hemne kommune ikke er hoved - bedrift etter Arbeidsmiljøloven, skal de engasjerte virksomheter, før arbeidet settes i gang, dokumentere at de har et internkontrollsystem som på en tilfredsstillende måte omfatter de aktiviteter som drives i virksomheten. Egenerklæring De åtte grunnleggende ILO-konvensjonene skal signeres sammen med egenerklæring HMS. PERSONLIG VERNEUTSTYR Ved arbeid på og ved vei skal det benyttes verneklær som tilfredsstiller kravene i EN-471, klasse III. Øvrig nødvendig verneutstyr så som vernefottøy, hjelm, hansker, øyevern og hørselsvern m.m. skal brukes i samsvar med de bestemmelser som gjelder på det aktuelle arbeidssted. Både verneklær og verneutstyr skal holdes av utleier. MASKINER OG UTSTYR Alle innleide maskiner/utstyr/lastebiler skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. I enkelte tilfeller kan oppdragsgiver ha spesielle HMS-krav som går utover gjeldende lover og forskrifter. Slike krav skal også oppfylles så langt det gjelder hensyn til det ytre miljø og sikkerhet. Førstehjelpsutstyr og brannslukningsapparat skal finnes i alle maskiner og lastebiler. Deksler etc. skal til enhver tid være montert i henhold til maskinens/lastebilens standardutrustning. Maskineier skal på forlangende framlegge dokumentasjon på at maskinen er kontrollert i henhold til krav fra Arbeidstilsynet. BEHANDLING AV BRUDD PÅ VERNE- OG SIKKERHETSBESTEMMELSER Påtale og advarsel: 6
Ansatte i virksomheter som arbeider innenfor områder hvor Hemne kommune etter Arbeidsmiljøloven er hoved - bedrift, er underlagt kommunens internkontrollsystem og de samme verne- og sikkerhetsbestemmelser som gjelder for kommunens egne ansatte. Brudd på gjeldende verne- og sikkerhetsbestemmelser skal påtales på samme måte som for egne tjenestemenn. Tas det ikke hensyn til påtalen skal dette umiddelbart rapporteres til arbeidsledelsen og verneombudet. Arbeidsleder tar dette opp med vedkommende og gir muntlig advarsel. Dersom påpekte forhold ikke rettes på, eller ved grove brudd på verne- og sikkerhetsbestemmelsene, stoppes arbeidet umiddelbart. Avvikling eller heving av leieavtalen vil som følge av dette bli vurdert. Leieforholdet vurderes opphørt ARBEIDSVARSLING Ved arbeid på og ved veg skal Håndbok N301 «Arbeid på og ved veg krav og retningslinjer til varsling og sikring» følges. Det er tilbyders ansvar å sørge for at arbeidsvarsling er ivaretatt i forhold til lov og forskrift. FORSIKRINGER Tilbyder skal ha nødvendige forsikringer for sitt fagområde. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han kan påføre oppdragsgiver eller tredjemanns person og gjenstander i forbindelse med utførelsen av arbeidsoppdraget. Forsikringsbeviset skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer oppdragsgiverens rett til å kreve erstatninger direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere hans krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. Tilbyder er selv ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Oppdragsgiver kan kreve at utleier legger fram kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår før oppdrag skal gjennomføres. BETALING / OPPGJØR Faktura sendes månedlig. Faktura skal ha 3 uker betalingsfrist. Kopi av rekvisisjon signert av oppdragsgivers representant skal følge faktura, hvis ikke vil faktura bli avvist. Faktura-adressen er: Hemne kommune Trondheimsveien 1 7200 Kyrksæterøra postmottak@hemne.kommune.no 7
Sluttfaktura Når avtaleperioden er utløpt skal utleier sende sluttfaktura til oppdragsgiver snarest og senest innen 30 dager etter siste arbeidsdag. Sluttfakturaen skal omfatte alle krav fra utleier som han vil gjøre gjeldende. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke framsettes senere. Dersom sluttfaktura ikke er framsatt innen fristen, kan oppdragsgiveren gi en rimelig tilleggsfrist for innsendelse av faktura. Dersom utleier ikke innen fristen har framsatt krav, kan oppdragsgiver selv beregne vederlaget. Utleier må fremme sine innsigelser på dette innen 14 dager. Etter dette anses han som bundet av oppdragsgivers oppstilling. OPPFØLGING AV INNLEIEAVTALE Hemne kommune forbeholder seg retten til, på et saklig grunnlag og på et hvilket som helst tidspunkt å kontrollere og få forelagt dokumentasjon på at forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter, lover og regelverk er overholdt. Kommunen vil kunne foreta stikkprøver på om maskiner og utstyrs tilstand og sikkerhet er tilfredsstillende. OPPSIGELSE AV AVTALE I utgangspunktet skal leieperiodens varighet og omfanget av arbeidet avtales på forhånd. Når arbeidet er ferdigstilt, utløper leieperioden automatisk. Ved kortvarige oppdrag av 1 3 dagers varighet, må tilbyder påregne en oppsigelsestid på mindre enn 4 timer. Ved lengre oppdrag er oppsigelsesfristen normalt ut dagen og 1 påfølgende virkedag. Dersom en maskin / lastebil ikke skulle vise seg å tilfredsstille oppdragsgivers krav, kan oppdragsgiver straks ta maskinen ut av drift inntil mangelen er rettet. Ved svik mot oppdragsgiver, konkurs, insolvens eller annen alvorlig mangel hos utleier, kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. OPPSIGELSE AV RAMMEAVTALE Dersom maskin-/lastebileier vesentlig misligholder noen av bestemmelsene i denne avtalen, kan oppdragsgiver stryke vedkommende fra rammeavtalen. Eksempel på brudd som må anses å være vesentlige er: konkurs, insolvens, brudd på forsikringsplikten eller andre vesentlige økonomiske forutsetninger forhold i utleiers utførelse som setter utenforstående, egne eller andre ansattes liv og helse i fare. gjentatte brudd på dokumentasjonsbestemmelser eller andre brudd på offentlige lover og regler. svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til oppdragsgiveren. 8
4. TILBUDSSKJEMA Tilbudsskjema er vedlagt i Excel-format, og skal fylles ut for de tjenester som leverandør ønsker å tilby Hemne kommune. 9