KVALIFIKASJONSGRUNNLAG KJØP AV PANSRET BIL TIL UTENRIKSDEPARTEMENTET Saksnummer 11/09773 BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og III Side 1 av9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET 5 5. UTFORMING AV SØKNADEN 5 6. INNLEVERING AV SØKNAD 6 7. BEHANDLING AV SØKNADEN 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 7 9. UTVELGELSESKRITERIER 9 10. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9 11. OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER 9 Side 2 av9
1. INNLEDNING 1.1 Formål, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i begrenset anbudskonkurranse om kjøp av pansret bil. 1.2 Om oppdragsgiver (UD) med for tiden 110 utenriksstasjoner som inkluderer ambassader, representasjoner, delegasjoner og generalkonsulater, samt underliggende virksomheter utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som pr. i dag teller 1444 personer, hvorav 793 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 651 utsendte fra Norge sammen med 963 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes på: www.utenriksdepartementet.no 1.3 Behovsbeskrivelse skal kjøpe en pansret tjenestebil (sedan) til transport av departementets politiske og administrative ledelse. 1.4 Konfidensialitet Søker skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsgrunnlaget og under utarbeidelsen av søknaden som konfidensielle. Prekvalifiseringsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Begrenset anbudskonkurranse. Etter en prekvalifisering vil 5 fem av tilbyderne, som oppfyller kvalifikasjonskravene, få invitasjon til å inngi tilbud, jf. FOA 17-6 (3). Dersom flere enn fem tilbydere oppfyller kvalifikasjonskravene i pkt. 8, vil det bli foretatt en ytterligere utvelgelse basert på kriteriene angitt i pkt. 9. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. De inviterte tilbyderne vil få sine tilbud evaluert og kontrakt vil bli tildelt. Side 3 av9
1.6 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i: DOFFIN Database for offentlige innkjøp TED - Tenders Electronic Daily 1.7 Om avtalen Det skal inngås én avtale med én leverandør. Anskaffelsen utgjør et engangskjøp med tilhørende serviceavtale og avtale om retur. 1.8 Anskaffelsens omfang Det anslås at anskaffelsens verdi vil ligge rundt ca. 1760000 NOK ekskl. mva. Dette er et estimat som er gjort på bakgrunn av tilsvarende avtaleforhold i dag, og er således ikke bindende for oppdraggiver. Den pansrede bilen skal leveres innen utgangen av mars måned 2012. 2. FRISTER 2.1 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgiver innen 20.06.2011 klokken 12:00. Søknadsfrist er 27.06.2011 klokken 12:00. Søknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 2.2 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 24.05.2011 Frist for å stille spørsmål 20.06.2011 kl. 12.00 Søknadsfrist 27.06.2011 kl. 12.00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 04.07.2011 Tilbudsfrist 17.08.2011 kl. 12.00 Evaluering Uke 33 / 34 / 35 Prøvekjøring Uke 34 Innstilling og meddelelse 02.09.2011 Klagefrist for tilbydere 12.09.2011 kl. 15.00 Kontraktsinngåelse Uke 37 Side 4 av9
3. KOMMUNIKASJON 3.1 Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: v/serviceavdeling Postboks 8114 Dep. 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Rolf Edgar Lunde Telefon: 22 24 31 94 / 901 52 466 E-post: erl@mfa.no 3.2 Henvendelser All kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen skal sendes skriftlig, med henvisning til saksnummer 11/09773, pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.3 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk i de tilfeller norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.4 Prøvekjøring av tilsvarende bil Det gjøres spesielt oppmerksom på at det i tilbudsfasen vil være et krav at tilsvarende bil må kunne prøvekjøres og testes i Norge før det tas en avgjørelse om valg av leverandør. Slik prøvekjøring er tenkt avholdt i uke 34 i området rundt oppdragsgivers lokaler. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom leverandøren oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 4.2 Endringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle tilbydere registrert på kunngjøringen i Doffin. 5. UTFORMING AV SØKNADEN 5.1 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette kvalifikasjonsgrunnlaget og i innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. Side 5 av9
5.2 Disposisjon for søknaden Søknaden skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Vandelsattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 6. INNLEVERING AV SØKNAD 6.1 Innleveringsform Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: ", Serviceavdelingen. Kvalifikasjonssøknad, saksnr.: 11/09773 v/ Rolf Edgar Lunde. Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i 1 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres søknaden på cd-rom eller minnepinne. 6.2 Innleveringssted Søknaden leveres til: Resepsjon, 7. juni plass 1 Oslo Resepsjonen har døgnåpent og vil kunne gi kvittering for innlevert søknad. Søknaden kan alternativt sendes til: Rolf Edgar Lunde Serviceavdelingen Postboks 8114 Dep 0032 OSLO Leverandøren har risikoen for at søknaden er oppdragsgiver i hende innen søknadsfristen. Side 6 av9
7. BEHANDLING AV SØKNADEN 7.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 7.2 Anskaffelsesprotokoll Protokollen som føres beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. 7.3 Avvisning/avlysning Søknader som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til søknadens utforming eller som er levert for sent, vil bli avvist. Søkere som får sin søknad avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader dersom det foreligger saklig grunn for det. 7.4 Retur av søknadene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne søknadene. 7.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 8.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Betalte skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. 8.2 Juridisk stilling Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Side 7 av9
Dokumentasjonskrav: Firmaattest 8.3 Vandel Leverandøren skal ikke være rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger. Dokumentasjonskrav: Egenerklæring om vandel. 8.4 Økonomiske og finansielle kapasitet Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, må det foreligge en signert bekreftelse fra dette andre foretaket som forplikter dem ovenfor leverandøren. Denne skal være vedlagt søknaden. 8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren må kunne vise til minst tre leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes leveranser som sammenfaller med oppdragsgivers kravspesifikasjoner, leveringsvilkår, bruksområde og omfang. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av foretakets 3 viktigste oppdrag de siste 3 årene med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn, samt navngitt kontaktperson som referanse og tidspunkt for når oppdraget ble gjennomført. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget. For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere ovenfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt søknaden. Side 8 av9
9. UTVELGELSESKRITERIER Det inviteres inntil 5 fem deltagere i konkurransen. Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil oppdragsgiver rangere leverandørene i henhold til omfang og bredde i tidligere oppdrag, som presisert i punkt 8.5 ovenfor. 10. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Forbehold Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert. 11. OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER I henhold til ny offentlighetslov gjeldende fra 1. januar 2009 er anbudsprotokoll og tilbud offentlig tilgjengelige etter at leverandør er valgt. Dette gjelder ikke opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt som visse opplysninger om personlige forhold eller opplysninger om konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. 12. VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: HMS-erklæring Erklæring om vandel Side 9 av9