Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. halvår Saksnr. 17/648 Journalnr. 4193/17 Arkiv 032 Dato:

Rapport til Arbeidsmiljøutvalget 2. halvår 2016 Saksnr. 17/648 Journalnr. 4193/17 Arkiv 032 Dato: 06.03.2017

Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse NAV VERNERUNDE Ikke gjennomført i perioden. egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL NAV er ikke et eget ansvar hva gjelder egenkontroll brann/el. Lokaler NAV er underlagt brannvernleder som er organisert i Stab/Servicekontor. Dokumenteres under «Stab» samlet. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG NAV er underlagt statlig internkontrollsystem. Rapporterer derfor ikke i denne rapport. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1 8,5 9,5 1,2 9,5 10,7 0 0 0 1 0,7 1,6 0,8 4,3 5,1 Totalt sykefravær 2016 på 5,0 prosent er høyere enn i 2015, men er likevel et godt resultat og langt under IA-målet. Første halvår preget av to lange sykefravær, hvorav ett svangerskapsrelatert fravær. Egenmeldt sykefravær på 0,7 prosent reflekterer dette. Ikke påkrevd med tiltak utover normal oppfølgning.

Seksjon vernerunder Skole VERNERUNDE Alle skoler har gjennomført vernerunder, brannsyn, brannøvelser og opplæring innen HMS og brann i løpet av året. Skoene har gode rutiner for å følge opp ruiner innen HMS/brann. QM+ blir til rapportering og oppfølging av «avvik». Det foreligger ingen avvik som ikke er rettet opp. Fleste parten av meldinger dreier som om vaktmestermeldinger og It meldinger. Os skole har hatt store utfordringer i 2016 med trådløst nett fra silo til skolen. It og leverandør driver med utredninger. Responstid fra vaktmester er god. Det oppleves som noen lengre responstid på It meldinger Det er installert varslingsanlegg på Kirkeng skole og Rakkestad ungdomsskole i forhold til beredskap mot skoleskyting og skoleattentat. Alle skoler har oppdaterte beredskapsplaner, samt at skole har en «overordnet plan» for seksjonen. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Ingen avvik som ikke er rettet opp. Skolene har gode rutiner og prosedyrer på brannverns arbeidet. Alle ansatte har hatt opplæring på brann og førstehjelp. Alle skolene har god kontroll og alle planer og prosedyrer vedrørende brann blir fulgt opp AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG

SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,5 5 6,5 0,5 5,4 6 0,6 3 3,6 1,2 5,2 6,4 0,9 4,6 5,6 Det har vært flere langtidssykemeldte i perioden. Alle blir tett fulgt opp av ledelsens ved hver enkelt enhet. Et av tilfelle er jobbrelatert og er ivaretatt av skolens ledelse og personal. Stamina har bidratt i prosessen. Pågående tiltak er vurdert som dekkende enn så lenge. Gjeldende prosedyrer og retningslinjer følges opp. Seksjon vernerunder Barnehage VERNERUNDE Tiltaksplaner etter vernerunde er fulgt opp. Hørselstest og ergonomiopplæring er gjennomført ihht BHT-plan. Enhetene benytter alle meldingstyper. Dette fungerer godt, henvendelser blir behandlet fortløpende og lukkes. I 2016 har vi hatt fokus på utarbeidelse av ROS- i QM+. Det blir utarbeidet ROS- der det oppdages et behov for det. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Gjennomføring av egenkontroll Brann- og el er rutinemessig gjennomført i alle barnehagene. Alle enheter gjennomfører egenkontroll brann og el i henhold til rutinene, enhetene har god kontroll på området. I løpet av 2017 skal det samkjøres hvordan rapporteringene av brann og el dokumenteres i QM. Det har vært utarbeidet ROS- ved behov. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG

SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,3 9,6 10,9 0,7 9,3 10 0,7 5,2 6 1,6 5,7 7,4 1,1 7,4 8,5 Sykefraværet i seksjonen fortsetter å synke, sett i forhold til foregående år. Dersom man ser bort fra det langtidsfraværet som er knyttet til enkeltsaker og svangerskapsrelatert fravær, ville seksjonen hatt et svært lavt sykefravær sett i forhold til den kroppslige belastningen det er å arbeide i barnehage. Nærværsarbeidet har fortsatt stort fokus i seksjonen. Seksjon vernerunder Kultur VERNERUNDE Badet: Gjennomført vernerunder. Innmeldte avvik/uønskede hendelser er ikke mulig å forutsi (avføring/oppkast i vannet). Rutiner fulgt ved alle hendelser. Kino/bibliotek/lokalsamling: Gjennomført vernerunde. Ingen avvik. Kulturskolen: Stor utfordring med verneombud og vernerunder. Det er ingen verneombud pr i dag. Mange små stillinger og mange undervisningssteder. Aktivitetshuset: Ingen vernerunde. Leder for huset har kontinuerlig samtaler/personalmøter med ansatte. Ingen avvik. Arbeidsforholdene for kulturskolelærerne er særdeles dårlige. Høsten 2016 en utfordring i forhold til arbeidsmiljø at 2 lærere jobber/studerer dagtid og dermed ikke er tilstede på personalmøter En påkjenning for de ansatte at ny lokaler/ny kulturskole ble «Utsatt». Her lå det forventninger og håp om en snarlig synlig forbedring som ikke ble innfridd på tampen av året. Nyansatt slagverklærer må undervise i bomberom/garderobe bak kino. Ikke egnet rom på noen måter, men det beste alternativet pr i dag. Kulturskolelærerne generelt sliter med undervisningsrom som ikke er egnet for virksomheten og uttrykker frustrasjon over å undervise så spredt og desentralisert fordi det gir lite muligheter for å treffe sine kollegaer. Det må jobbes videre med nye lokaler for kulturskolen. Behov for ROS analyse på venterommet for kulturskoleelevene på prosjektskolen. Der er det mye verktøy. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Aktivitetshuset: Gjennomført egenkontroll brann. Et avvik som er rapportert videre. Badet: Gjennomført egenkontroll brann. Ingen avvik. Kulturskolen: Dagbruker har ansvar for oppfølging av bygningene det undervises i. Samtlige ansatte i kulturskolen har vært på brannvernrunde i kulturhuset. Ansatte på seksjon kultur som jobber i kulturhuset blir ivaretatt av

brannvernoppfølging der. Samtlige bygninger som kultur har ansatte i er ivaretatt i forhold til brann. Utfordring med informasjon til ansatte i kulturskolen. Oppfølging av kulturskoleansatte bør være en prioritert oppgave. Bør gjennomføres brannvernrunder sammen med kulturskoleansatte i samtlige bygg som kulturskolen jobber i. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG HMS-meldinger er fordelt mellom Badet og «KUA». Meldinger på KUA er knyttet til utbedringsbehov innen brannvern, mens resterende 5 meldinger er knyttet til «uheldige episoder» i Rakkestad kommunale bad. Evt avvik/forbedringsforslag blant ansatte på Kulturskolen er ikke meldt i elektronisk kvalitetssystem. Er beskrevet som en del av vernerunden. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,1 0 1,1 0 0 0 0,6 2 2,6 0,1 0,9 1 0,1 1 1,1 Sykefraværet på seksjon kultur er stabilt lavt. Eventuelt fravær er ikke jobbrelatert. Ingen tiltak påkrevd. Seksjon vernerunder Familiesenter VERNERUNDE Det ble gjennomført vernerunde november 2016 hvor alle områder ble undersøkt. Resultatene er gått igjennom på enhetsledermøte i desember. Verneombud og seksjonsleder gikk igjennom spørsmålene i spørreskjemaet. Vi endret på noen, men ennå er det spørsmål som kan tolkes ulikt. Dette må vi endre på neste år

egenkontroller Vi i enhetsledergruppen har bestemt oss for å jobbe med: 1): Informasjon til ansatte - seksjonsleder skal ha informasjonsmøte hver måned 2:) Gi tilbud om ergonomiopplæring 3): Se på rutinene for nyansattopplæring 4): Ha arbeidsbelastning/stress på dagsorden i de ulike enhetene 5): Samhandling/kommunikasjon mellom enhetene er satsningsområder på Familiesenteret i 2017 5): ROS på vold og trusler Ja, vi ønsker dette i forhold til vold og trusler EGENKONTROLL BRANN OG EL Det er utført to brannøvelser samt opplæring av brann-tavlen. Det er laget oversikt over deltagere på øvelsene som var obligatoriske. Brannøvelsen var i samarbeid med brannvesenet hvor alle ansatte fikk øvd seg på å slukke brann. Brannpermen er oppdatert Veldig lærerikt å slukke en brann samt å få teori som video på hvor raskt en brann kan spre seg. Det er ennå ikke utbedret merking av rømningsveier. Mangler også nummerering av dører i forhold til nummer på brann-tavlen. Det er meldt, og lovet utbedret. Ikke avdekket. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG De fleste avvik er IT meldinger. Det er utfordringer med stabilitet i datasystemet, og IT er klar over utfordringene. BOAK som også holder til på Familiesenteret opplever også denne ustabiliteten. Helsestasjonen: Det ble sendt 3 avviksmeldinger Det ble sendt 1 HMS melding Det er avvik i enheten, men det blir ikke skrevet avvik Vi erfarer at det er vanskelig å skrive avvik når det gjelder forebyggende arbeid Psykisk helsearbeid og rustjeneste Det er få avvik, det er ikke god nok kultur for å sende avvik for

tjenestekvalitet. Fysio/Ergo Det er kommet avvik på tjenestene som blir gitt på Skautun. Dette hadde sin årsak i inntjeningskravet, og at stillinger måtte holdes ledige. Barnevernet Det har vært uønskede hendelser i form av trusler, det skal i 2017 jobbes mer med denne problematikken i tjenesten. Følges opp 2017 SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,9 6,6 7,5 0,4 11,5 12 0,3 12,6 12,9 0,9 9,6 10,5 0,6 10,2 10,8 Det er lite egenmeldt fravær. Dessverre er det en del langtidsfravær, og flere av disse har vært alvorlig sykdom i tillegg til annen langtidssykdom. I barnevernet var det noe fravær som kunne skyldes arbeidsforhold. Dette er tatt tak i, og situasjonen er nå under kontroll. Tiltak som er iverksatt følges opp videre fremover. Seksjon vernerunder BOAK VERNERUNDE Vernerunden ble gjennomført september 2016. Vernerunden ble sendt ut til alle fast ansatte via QM+. Etter en evaluering av tidligere års vernerunde, gikk også verneombud og seksjonsleder på en varslet runde til alle arbeidssteder. Vernerunden er gjennomført, men ledergruppen har ikke hatt kapasitet til å gå grundig gjennom resultatet. Det er ikke funnet grove feil og mangler, og ingen alvorlige saker ble meldt da vi var på besøk på de ulike arbeidsstedene. Det er planlagt en grundigere gjennomgang av vernerunden på møte med ledergruppen og VO+TV onsdag 17.01.17. Det er ikke heldig at seksjonens ledergruppe i har hatt kapasitet ti å gå grundig i gjennom vernerunden tidligere, men den er sett på i så stor grad at vi har hatt kontroll på at det ikke er avdekket grove feil og mangler. Seksjonen har ikke utarbeidet ROS- jmf god internkontroll, men har som mål og starte arbeidet første halvdel av 2017.

egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Brannvernrunder gjennomført i alle hus. De feil og mangler som er funnet er rettet, bortsett fra i EMF-boligen hvor de vil bli rettet i løpet av januar 17. Enhet Bergenhus hadde i nov/des tilsyn fra det lokale el-tilsyn Rakkestad Energi, og har fått en foreløpig rapport som sier noe om enkelte mangler i interkontrollen på brann og el. En fullstendig rapport kommer etter hvert, og seksjonen har derfor ikke startet jobben med å lukke de avvik som kom fram i den foreløpige rapporten. Ansatte var på 3 timers brannopplæring med Rakkestad Brannvesen mai 2016. Den praktiske interkontrollen blir gjennomført kontinuerlig, men seksjonen må få en bedre struktur på internkontrollen, og få på plass noe mer dokumentasjon. Det er få feil og mangler som blir funnet ved brannvernrunden, noe som viser at ansatte er flinke til å forbedre feil og mangler fortløpende. Det lokale el-tilsynet fant noen mangler på dokumentasjonen som skal ligge til grunn for interkontrollen ved tilsyn, og det er seksjonen innstilt på å forbedre, når vi etter hvert får konkrete avvik i en rapport. Seksjon Boak har ikke jobbet nok med ROS-, og kan ikke dokumentere gjennomført ROS-analyse på brann og el. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG De fleste HMS-meldingene beskriver slag, spark, spytting og stygg munnbruk fra brukere. Vi har en brukergruppe hvor dette dessverre er en del av utfordringene vi ikke kan forvente skal bli borte. Det jobbes kontinuerlig med å redusere antall avvik på dette, og i enkelte saker benytter vi også spesialisttjenesten for veiledning. Vi har stort fokus på at ansatte ikke skal føle seg redde på jobb, og har iverksatt en del tiltak i løpet av året for å trygge ansatte. Alle ansatte har myndighet til å ringe etter ekstra bemanning i spesielt krevende situasjoner. Omsorgsmeldingene beskriver utfordringer rundt enkelte brukere som er spesielt høylytte og plager naboer i bofellesskap med støy. Denne utfordringen håper vi at løses ved at brukere med stort hjelpebehov flytter inn i Helsehusveien 5, der vil behovet for sosialt fellesskap med hverandre bli

mer sammenfallende for alle brukerne. Rutiner og systemer fungerer og følges. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,9 8,1 9 0,4 7 7,4 0,6 6,2 6,9 1,1 6,6 7,7 0,8 7 7,8 Det er stor variasjon i sykefraværet gjennom året. Et totalt gjennomsnitt på 7,8 prosent i en kvinnedominert seksjon med turnusdrift oppleves ikke som dramatisk høyt, men skal aktivt søkes redusert. Egenmeldt fravær er lavt gjennom hele året. Det er få ansatte som beskriver at det er forhold på arbeidsplassen som er skyld i sykefravær. Seksjonen samarbeider godt med både Nav Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten, og begge benyttes i enkeltsaker. Sykefraværet er høyt, men ikke dramatisk høyt. Følges opp tett videre. Seksjon vernerunder Hjembaserte VERNERUNDE - Opplæring Qm+ etterspørres i vernerunde.er ikke gjennomført som planlagt og ønsket 2016. Gjennomføres 1.halvår 2017 for ansatte enhet omsorgsbolig. - Utbedring varmetralle transport varm mat omsorgsboliger er pågående - Ansatte melder via vernerunde om harde gulver fellesareal omsorgsboliger Bjørkebo 1. og 2.etg VERNERUNDE ENHET OMSORGSBOLIG 2.HALVÅR 2016 Lav svarprosent på vernerunde. Økt svarprosent vernerunde er ønskelig og jobbes for å oppnå 2017. Nyvalgt verneombud enhet omsorgsbolig gjennomført høst 2016. Gulver fellesareal Bjørkebo er utbedret høst 2016 og er svært positivt mottatt av ansatte. Postkjøkken Bjørkebo og Fiolen er skiftet ut og modernisert i forhold til å opprettholde de hygieniske krav. Ansatte og beboere/pårørende gir gode tilbakemeldinger. Ros-analyse vold og trussel om vold skal gjennomføres jf revidering rutiner og prosedyrer 1.halvår 2017 Ros-analyse bruk av LMP som elektronisk arbeidsverktøy

gjennomføres vår 2017 i samarbeid med IT-avdeling og systemansvarlig Gerica. egenkontroller EGENKONTROLL BRANN OG EL Egenkontroll brannvern enhet omsorgsbolig skal implementere rutiner i samarbeid med seksjon Skautun. Seksjonsleder Hjembaserte tjenester følger opp dette arbeidet med målsetting å ha nye rutiner implementert innen 01.05.2017. Enhet omsorgsbolig brannvern 2 halvår 2016: Enhet omsorgsbolig har 1.og 2.halvår gjennomført kvartersøvelser. Seksjonsleder Hjembaserte tjenester følger opp samkjøring av rutiner og prosedyrer brannvernoppfølging med seksjon Skautun med mål om å ha dette på plass innen 01.05.17. Dette har sammenheng med at seksjonsleder Skautun skal ha et totalansvar for brannvernobjekt Skautun, inkludert omsorgsboliger tilknyttet Skautun. Hovedbranntavle Skautun vurderes utskiftet da oppgradering i svært liten grad er mulig. Meldinger brannvern viser fortsatt til behovet for viderekobling av forvarsel brannalarm på hovedbranntavle for å registrere branntilløp/røykutvikling så raskt som mulig. Situasjonen er meldt seksjonsleder Skautun/TML for videre oppfølging. Enhet hjemmesykepleien (Banken) brannvern 2.halvår 2016: Ikke fremkommet mangler etc som krever oppfølging jf brannvernrunde desember 2016. Seksjonsleder Hjembaserte skal innen 01.05.17 - i samarbeid med seksjonsleder Skautun samkjøre og implementere brannvernoppfølgingen for enhet omsorgsbolig. ROS - analyse knyttet til branntavle og forvarsel

AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG ENHET OMSORGSBOLIG HMS-MELDINGER Ansatte enhet omsorgsbolig melder via HMS-meldinger om høyt arbeidstempo og utfordringer i forhold til å gi forsvarlige helsetjenester. Styrkning grunnbemanning 2,73 årsverk er gjennomført store deler 2016. Andel sykemeldte sykepleiere har også vært en utfordring i forhold til økt arbeidsmengde og ansvar for sykepleiere i jobb. Ekstern vikarinnleie sykepleier har vært gjennomført 2016 for å sikre forsvarlig drift. Fordeling av seksjonens totale lederressurs og arbeidsoppgaver mellom enhetene er gjennomført deler av 2.halvår. Antall årsverk lederskap enhet omsorgsbolig er under i samarbeid med kommunalsjef. Tiltak økt årsverk lederskap skal sees i sammenheng med helhetlig demensomsorg, hvor Andebo sees som en del av demensomsorgen med egen lederressurs. Gulver fellesareal Bjørkebo er utbedret høst 2016 og er svært positivt mottatt av ansatte. Postkjøkken Bjørkebo og Fiolen er skiftet ut og modernisert i forhold til å opprettholde de hygieniske krav. HMS-meldinger viser utfordringer knyttet til sammenheng sykdomstilstanden til pasienten (demens) og adferd/slag mot ansatt. Iverksatt ulike miljøtiltak og styrket bemanning i omsorgsbolig (Andebo, Fiolen) er gjennomført 2016. Ny grunnturnus enhet omsorgsbolig ble iverksatt vår 2016 hvor en av hovedmålsettingene med omleggingen er å styrke primærkontaktsystemet til beboerne i omsorgsboligene. Et forsterket primærkontaktsystem, deriblant sykepleiers mulighet for oppfølging av den enkelte beboer over tid, er et av tiltakene som er iverksatt for å sikre forsvarlige helsetjenester og forebygge hendelser med slag etc. Primærkontaktsystemet er også ivaretatt i ny utarbeidet grunnturnus som trer i kraft mars 2017. Det fremkommer av HMS meldinger og vernerunde 2016 utfordringer knyttet til transport varm middag ved bruk av varmetraller m/varmebad. Ansatte melder flere hendelser hvor de har fått varmt vann (85 grader) på hender/ben under transport. Det må jobbes videre med tiltak for å unngå brannskader etc. i samarbeid med enhetsleder kjøkken Skautun. ENHET HJEMMESYKEPLEIE HMS meldinger omhandler hendelser hvor ansatte har opplevd truende adferd hos bruker. Ulike tiltak er iverksatt, blant annet å gå to til bruker, tema på rapporter om hvordan man kan forebygge/unngå truende adferd i møte med bruker, møte med Rakkestad Lensmannskontor for erfaringsog kunnskapsoverføring. Ros-analyse vold/trussel om vold skal gjennomføres 1.halvår 2017 som grunnlag for revidering av prosedyrer

og rutiner knyttet til vold- trussel om vold. Skal i tillegg gjennomføres opplæring i temaet vold/trussel om vold i samarbeid med aktuelle seksjoner og personalenhet 2017. Meldes i vernerunde 2016 om behov for forbedring rutiner rydding, vedlikehold av bilene i hjemmesykepleien. Fortsatt en del småskader på bilene 2.halvår. Kurs i kjøreferdigheter skal gjennomføres 1. halvår 2017. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,8 10,1 10,9 0,7 7,4 8,1 0,7 5,3 6,0 1,4 9,8 11,2 0,9 8,2 9,1 Totalt for seksjonen er sykefraværet stabilt i forhold til foregående år. Da sykefraværsbildet er ulikt i seksjonens enheter, velges å gi knyttet til enhetene. SYKEFRAVÆR 2016 ENHET HJEMMESYKEPLEIE Langtidssykemeldinger knyttet til pågående og avsluttede BIA saker i forkant av pensjon og avsluttet arbeidsforhold. Fravær ikke arbeidsrelatert, jf IA-samtaler ansatte, oppfølgingssamtaler osv. Sykefraværet totalt for enhet hjemmesykepleie på samme nivå som tidligere. ENHET OMSORGSBOLIG: Enhetens sykefravær har vært økende 2.halvår 2016, både korttids- og langtidsfravær. Økt sykemeldingsgrad i sykepleiergruppe medførte utfordringer knyttet til forsvarlig døgnkontinuerlig drift. Enhet omsorgsbolig har gjennomført innleie ekstern sykepleierkompetanse. Dette for å sikre forsvarlig drift. Rekruttering sykepleiere til vakante stillinger er pågående ved årsskiftet 2016/2017. Den enkelte sykemeldte følges konkret opp med ulike IA-tiltak. Tilretteleggingstilskudd er et virkemiddel som benyttes i stor utstrekning. Enhet omsorgsbolig har 2016 hatt økte utgifter knyttet til ulike IA- tiltak og tilrettelegging ved sykemeldinger. Dette er kostnader utover seksjonens budsjett. Det vil for 2017 ikke være mulig å opprettholde samme nivå på tilrettelegginger for tilbakeføring i jobb. Situasjonen er drøftet med personalsjef. Bakgrunnen for den enkeltes fravær fremstår som forklarlige med konkrete årsaker. Samlet sett 2016 er likevel enhetens totale fraværsbilde bekymringsfullt, da det ikke kan utelukkes at en samlet stor arbeidsmengde for ansatte over lengre tid, kan gi utslag i økt sykefravær. Jf HMS- og omsorgsmeldinger har ansatte/sykepleiere meldt fra om stor arbeidsmengde og høyt arbeidstempo med manglende mulighet til å utføre nødvendige og konkrete oppgaver. Fra og med februar 2017 reduserte enhet omsorgsbolig med 10 omsorgsboliger, jf avvikling Helsehusveien 5. Enhetens grunnbemanning er opprettholdt og har medført en endret bemanningsfaktor fra 0,44 til 0,5. Økt bemanningsfaktor og samlet enhetlig drift omsorgsboliger forventes å gi i forhold til noe redusert arbeidstempo. Samtidig erfares et stadig økende pleie- og omsorgsbehov hos beboere i omsorgsbolig, noe som medfører økt behov for

direkte tjenestetid til den enkelte beboer. Opplæring/kurs for totalt 20 ansatte «Samspill og samhandling» er igangsatt november-16 med bakgrunn i ønske om bedret samarbeid og medarbeiderskap i ansattegruppe. Opplæringen finansieres av innvilgede BKA-midler og tilretteleggingstilskudd. Kursplan samspill og samhandling på jobben (30 timer) inneholder bl.a temaene samspill, etikk/moral, holdninger/arbeidskultur, konflikthåndtering, kritikk/konstruktiv kritikk, fagspråk og kroppsspråk. Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse Skautun VERNERUNDE Kvaliteten på vernerundene kan løftes. Seksjonsleders ansvar. Ingen funn / avvik av betydning på gjennomførte runder. egenkontroller Behov for ny ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL Flere avvik på brann som er meldt TML. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG Som for året før har vi mange avvik. Vi har spesielt mange avvik på legemiddelhåndtering. Flere tiltak er iverksatt; deriblant en gjennomgang av tilgangene vi gir og det er bestilt nye medisintraller som vil gi en annen mulighet for kontroll og oppfølging. Ambisjonen er at antall avvik skal ned. Samtidig er vi glade for at avvik rapporteres slik at vi får et bilde av det vi skal jobbe med. Det er en oppgang i rapportere avvik fra 2015 til 2016. Vi mener at det i all hovedsak er konsekvensen av et stort fokus fra ledelsen om at vi ønsker / forventer at avvik rapporteres og at ledelsen er flinkere

til å behandle disse raskere fremfor at faktisk antall avvik har økt. Det er fremdeles mørketall som vi jobber med å få ned. Åpenhet rundt avviksmelding er en kultur som må skapes over tid. Det kan tenkes at vi ville fått inn flere rapportere om vi i større grad snakker om uønskede hendelser fremfor avvik. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1,1 16 17,1 0,6 11 11,6 0,8 8,9 9,7 0,9 6,6 7,5 0,8 10,7 11,5 Skautun har hatt en positiv nærværsutvikling gjennom 2016. Fra et lavt nærvær ved inngangen av året har nærværet økt gjennom hele året. Det er langtidsfraværet som fører til et lavere nærvær enn ønskelig. Vi har hatt flere ansatte med lengre sykemeldinger; gravide her er det begrenset hvordan vi klarer å tilrettelegge arbeidet. Kronikere: flere som har gjentagende og lengre fravær. Noen har dessverre fravær til de går over på arbeidsavklaringspenger og vil da dominere sykefraværsbildet med fravær i et helt sammenhengende år. Skautun har en pleiefaktor som på demensenheten er god, den er midt på tre på langtidsenheten og på korttidsenheten er den trolig noe lavere enn mange vi kan sammenligne oss med. Dette fører til at vi har begrenset med tilretteleggingsmuligheter på de største enhetene. Seksjon vernerunder Teknikk, miljø og landbruk VERNERUNDE Ny seksjonsleder. Dårlig kjennskap til historikk Renhold: Os skole: Ledninger på gulv. Ikke medarbeidersamtaler. U-skole: Alt i orden. Ikke medarbeidersamtaler. Kirken skole: Deltar ikke på brannøvelse. Ikke medarbeidersamtaler. Kirkeng barnehage: Har ikke førstehjelp. Ikke medarbeidersamtale. Byggeklossen barnehage: Ikke medarbeidersamtale. Elle Melle Barnehage: Ikke vernebriller, mangler førstehjelp. Ikke medarbeidersamtale. Bergenhus barnehage: Mangler datablader. Ikke verneutstyr. Mangler førstehjelp. Ikke medarbeidersamtaler. Skautun: Ledninger på gulv. God opplæring av vikarer. Datablader ikke lett tilgjengelig. Kjemikalier ikke forsvarlig. Ikke medarbeidersamtaler. Hjemmesykepleien mangler etiketter på sprayflasker. Økonomi/personal: ingen mangler. Bjørkebo. ingen mangler.

Bergenhus skole: Mangler verneutstyr, førstehjelpsutstyr, etiketter på sprayflasker, skruer på gulvlister er løse. Ikke medarbeidersamtaler. Dagsenert: Mangler førstehjelpsutstyr, verneutstyr, etiketter. Ikke medarbeidersamtaler. Familiesenteret: Mangler førstehjelpsutstyr, etiketter, støvmaske. Ikke medarbeidersamtale. Rådhuset: Mangler etiketter, løse ledninger noen steder. Ikke medarbeidersamtaler. Aktivitetshuset og Revisjon: Alt ok. Sander vannverk. Fladstad vannverk, Renseverket, Tekniskverksted: alt ok. Rådhusveien 1. 2 etg. OK. Avløpsanlegg: Vernerunde 28. november 2016 - Bodal Renseanlegg. Denne vernerunden var også en del av opplæring ifm et HMS-kurs, det var derfor mange deltagere bl.a. fra AMU med under gjennomføring. Vernerunden ble gjennomført med fokus på faktor 3, "giftige og helsefarlige stoffer og gasser", men alle andre faktorer var også med i totalen. I forkant av vernerunden ble det utarbeidet et spørreskjema tilpasset kjemikaliebruken på Bodal. Dette ble i forkant sendt til de ansatte på Bodal, og ble gjennomgått i fellesskap som første del av vernerunden. Deretter ble hele anlegget saumfart av deltagerne på vernerunden. Resultat: Observasjon 1: Rist ved enden av utebasseng er feilkonstruert og det er fare for at den kan svikte. Tiltak: Leverandør kontaktet og rist er byttet til riktig type. Observasjon 2: Trappetrinn nede ved reaktor UTB-anlegg har litt "svikt" når man går på det. Tiltak: Utgjør ingen sikkerhetsrisiko, men trappetrinnet vil bli stivet opp. Observasjon 3: De ansatte stiller spørsmål ved helsefarene med polymer som er et kjemikalie som brukes i slambehandlingen. Tiltak: Andre typer polymer som ble brukt tidligere var forbundet med helsefare, men for kjemikaliet som brukes i dag(superfloc C-491K) viser HMS-datablad at dette er forbundet med svært liten helsefare. Observasjon 4: Nøddusj i kjemikalierom virker ikke. Tiltak: Dagen kjemikalier er noe mindre farlig enn tidligere, så behovet for nøddusj kan vurderes, men så lenge dusjen er der skal den virke. Dusjen settes i stand. Observasjon 5: Noen av øyenspylerflaskene har gått ut på dato. Tiltak: Nye flasker er bestilt. Det er kun gjennomført ekstern kontroll av ex-anlegg på gassanlegget på Bodal renseanlegg Resterende: Det er ikke gjennomført vernerunder på vannverk, Kopla eller Televeien 6 i 2016. Det er gjennomført et godt arbeid i 2016. Seksjonsleder vil jobbe for at alle områder har regelmessige vernerunder i 2017 - Forbedringspotensiale.

Behov for ROS analyse Seksjonen må kontinuerlig jobbe for at HMS ivaretas. egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL Da seksjonen har ny seksjonsleder er det usikker status, men det skal ikke være åpne avvik. Status på egenkontroll brann og el for seksjon TML: -Rådhusveien 1-2 etg. Ok, men på grunn av ny skillevegg er det montert nye skilt rømningsveier og slukkeapparat. -Det er gjennomført brann og el kontroll på alle vannverk. Ingen avvik registrert. -TML eiendomsforvaltning har fått gjennomført brann/el tilsyn på alle kommunale formålsbygg. På grunn av manglende ressurser ble tjenesten kjøpt av Caverion. TML følger opp og lukker de avvik og anmerkninger som er gitt. Rapport er tilgjengelig. -Kopla har ikke gjennomført egenkontroll brann/el -Avløpsanlegg har ikke gjennomført egenkontroll brann og el. TML må jobbe med sitt system for egenkontroll brann og el. Seksjonen gjør egenkontroller, men ikke systematisk nok. Likevel skal det sies at man gjennom året har en løpende egenkontroll - vaktmestermelding Qmpluss sendes i de tilfeller det er avvik/forbedringsforslag. Ikke på nåværende tidspunkt. AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG

SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 1 8,2 9,2 0,5 9,5 10,1 0,6 8,9 9,4 0,6 12,1 12,7 0,7 9,7 10,3 Seksjonen har hatt et høyt sykefravær i 2016. Dette skyldes dessverre ene og alene et meget høyt fravær innenfor renholdstjenesten. Flere medarbeider har vært langtidssykemeldt i påvente av ulike operasjoner. Det er gjort tiltak for å snu denne utviklingen. Innenfor alle andre fagområder et det et lavt fravær. Seksjon vernerunder Behov for ROS analyse Stab VERNERUNDE Tiltak fra tidligere vernerunder er ivaretatt innen stabsområdet. Det er ikke gjennomført vernerunder i perioden innenfor stabsområdet. egenkontroller Behov for ROS analyse EGENKONTROLL BRANN OG EL Tiltak fra tidligere vernerunder er ivaretatt innen stabsområdet. Det er gjennomført egenkontroll brann og el etter gjeldende rutine for samtlige ansvarsområder HMS innenfor stabene. Dette omfatter Rådhusveien 1, 1 etg (kontorfløy v/ordfører), Rådhuset (inkl NAV, Servicektr, kultur, IKT, bibliotek, kino og lokalsamling) og underetasje Rådhusveien 4 (økonomikontoret). Ikke avdekket avvik, men det er flere forbedringer er gjennomført. Det er god kontroll på brannvernet og el-kontrollen innen ansvarsområdene. Ikke avdekket AVVIK/UØNSKEDE HENDELSER/FORBEDRINGSFORSLAG I perioden er det ikke meldt innenfor HMS-området fra ansatte i

elektronisk kvalitetssystem. Det foreligger ikke grunnlag for å anta at det er underrapportering på området. Ansatte er godt kjent med rutiner i denne sammenheng. SYKEFRAVÆR 1. kvart 2016 2. kvart 2016 3. kvart 2016 4. kvart 2016 2016 EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot EM LM Tot 0,5 2,7 3,2 0,4 3,1 3,5 0,3 2,3 2,6 0,8 1,9 2,7 0,5 2,5 3,0 Meget lavt sykefravær innen stabsområdet. Sykefravær er ikke jobbrelatert i sin årsak. Det anses ikke som påkrevd med tiltak. Felles SYKEFRAVÆR 2016 Seksjon/stab 1. kvart 2. kvart 3. kvart 4. kvart Totalt 2016 Stab 3,2 3,5 2,6 2,7 3 NAV 9,5 10,7 0 1,6 5,1 Skole 6,5 6 3,6 6,4 5,6 Barnehage 10,9 10 6 7,4 8,5 Kultur 1,1 0 2,6 1 1,1 Familiesenter 7,5 12 12,9 10,5 10,8 Skautun 17,1 11,6 9,7 7,5 11,5 Hjembaserte Tjenester 10,9 8,1 6,0 11,2 9,1 BOAK 9 7,4 6,9 7,7 7,8 Teknikk, Miljø og 9,2 10,1 9,4 12,7 10,3 Landbruk Totalt 9,2 8,1 6,2 7,6 7,8 Det totale sykefraværet i Rakkestad kommune for 2016, er på nøyaktig samme prosentsats som for 2015. Totalt sykefravær er på 7,8 prosent. Det er særlig to seksjoner som nå kan vise til at tiltak som er gjennomført over flere år faktisk har en effekt. Både seksjon Skautun og seksjon Barnehage har et betydelig redusert sykefravær sett over flere år. Dette gjelder særlig sistnevnte, som for bar to år siden var helt oppe på 18 prosent sykefravær i enkelte perioder. Sykefraværet er økende innen seksjon Hjembaserte tjenester og seksjon TML. Seksjonene har oversikt over hva som medfører denne økningen, men det er utfordrende å finne de gode tiltakene for å demme opp for økningen. Mulige tiltak er drøftet med rådmannens team ved flere anledninger. Dette gjelder særlig den utfordrende rekrutteringssituasjon som seksjon Hjembaserte tjenester har ifht å skaffe til veie kvalifiserte sykepleiere. For å bedre situasjonen innen seksjon TML, har bedriftshelsetjenesten påpekt at det kan være et fornuftig forebyggende tiltak med målrettede helseundersøkelser for aktuelle ansatte. Dette vil bli fulgt opp.

Videre oppfølging Sammenfattet timeforbruk i perioden NAV arbeidslivsenter samt bedriftshelsetjenesten vil være viktige støttespillere i det videre arbeidet med å konkretisere tiltak som kan bedre situasjonen. Særlig sykefraværet innen helse og omsorg, kan muligens sees opp mot rekrutteringsproblematikk særlig for sykepleiere. Rekrutteringsstrategier innen området antas å kunne bidra til å bedre dagens situasjon. BEDRIFTSHELSETJENESTE Overordnet nivå Årsrapport Samarbeidsmøter og handlingsplaner Kundeoppfølging Kvartalsvis rapportering Deltagelse AMU HMS på internt kurs Barnehage Individuelle samtaler coaching Ergonomier av arbeidsplasser Audiometri Byggeklossen Audiometri Kirkeng Deltagelse i dialogmøter Arbeidsteknikk Bergenhus barnehage BOAK Individuelle samtaler coaching Helsekontroll nattarbeidere Individuell oppfølging av Helsekontroller Ergonomier av arbeidsplasser Brannvesen Målrettede helsekontroller Røykdykkerattester EKG Vaksiner Attester førerkort Hjembaserte tjenester Ergonomier av arbeidsplasser Helsekontroll nattarbeidere Individuell oppfølging av Helsekontroller Bistand fra jordmor til gravid ansatt Bistand fra psykolog Skautun

Rapport etter helsekontroller Støttesamtaler ansatte Bistand vedr inneklima Bistand etter årshjul Undervisning til ansatte vedr stikkskader Helsekontroll ansatte kjøkken/vaskeri Individuell oppfølging av Helsekontroller Skole Lederveiledning Individuelle samtaler coaching Deltagelse dialogmøte Audiometri Bergenhus skole SFO Ergonomi Os skole TML Helsekontroll renhold Målrettede vaksiner Antistoffprøver Rakkestad kommune har brukt 93 prosent av tilgjengelige timer i 2016. Bedriftshelsetjenesten anbefaler videre oppfølging på følgende for 2017: Forflytningskurs innen Helse og omsorg Kjemisk risiko renhold og renseverk Stressmestringskurs Kurs knyttet til arbeidet med AKAN Renhold bør få tilbud om målrettede helseundersøkelser som et forebyggende tiltak.