Fullmakt og samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge (HMN) RHF og kommuner i helseregionen bakgrunnsinformasjon.
Helse Midt-Norge RHF har som kjent satt i gang et arbeid for å skifte ut dagens løsninger for pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) på alle sykehusene. Dette arbeidet gjøres i programmet Helseplattformen, som skal gjennomføre en regional anskaffelse av en felles PAS/EPJ som alle aktørene i regionen, inkludert kommuner, fastleger og private avtalespesialister, skal kunne benytte. Anskaffelsen ble kunngjort 29. august 2016. Etter planen skal kontrakt med ny leverandør være inngått i 1. kvartal 2019 og den nye felles pasientjournalen skal etter planen først tas i bruk på St. Olavs Hospital og i Trondheim kommune, inkl. utvalgte fastlegekontor. Rent tidsmessig betyr dette høsten 2021/vinteren 2022. For ytterligere informasjon om Helseplattformen: www.helse-midt.no/helseplattformen Midt-Norge er også utpekt til å være regional arena for utprøving av det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal» der Helseplattformen er startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunene. Dette oppdraget innebærer involvering og forankring i øvrige helseregioner og kommuner utenfor Midt-Norge, i regi av Direktoratet for e-helse. Pr. mars 2017 er 5 leverandører prekvalifisert og har fått tilsendt et foreløpig konkurransegrunnlag. 3 mai. i år vil Helseplattformen motta sine første tilbud, og vi går da inn i en konkurransepreget dialog med disse frem til høsten 2018, før de endelige kontraktsforhandlingene med vinneren blir avsluttet nærmere jul. Det er et stort evalueringsarbeid av tilbudene som ligger foran oss, og i perioder vil vi øke bemanningen i programmet fra ansatte fra foretak og kommuner for å kunne håndtere arbeidsmengden. Alle kommunene i Midt-Norge er allerede deltakere i Helseplattformen gjennom signerte samarbeidsavtaler (datert 20.9.15) eller underskrevne fullmakter med Helse Midt-Norge RHF (undertegnet i perioden februar august 2016). Dette gir kommunene en rett til å tilslutte seg den nye felles pasientjournalløsningen uten å måtte gå ut i en offentlig anskaffelse, men ingen plikt (man kan avstå å utløse opsjonen og fortsette med dagens løsninger). Høsten 2016 ble det reforhandlet en ny samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune. Denne knytter partene sammen i et tettere og mer forpliktende samarbeid. Imidlertid er konsekvensen av dette at den eksisterende samarbeidsavtalen, datert 30.9.15, som 28 kommuner i Midt-Norge har signert, ikke lengre er gyldig og må erstattes med en ny. I denne forbindelse ansees det som mest hensiktsmessig at også de øvrige kommuner som har signert eksisterende fullmakt, signerer på den nye fullmakt- og samarbeidsavtalen. Den nye avtalen, Fullmakt og samarbeidsavtale, ble gjennomgått i «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner Helseplattformen» som hadde sitt første møte 31.01.17. (oversikt over medlemmene i samarbeidsrådet ligger vedlagt i dette dokumentet). Tilbakemeldingene var blant annet en anbefaling om at den nye avtalen bør behandles politisk (eks. vis som en orienteringssak) før underskrift for å involvere og forberede de folkevalgte beslutningstakerne på et så tidlig tidspunkt som mulig på evt. fremtidige investeringer i ny felles elektronisk pasientjournal - løsning. Avtalen skal signeres av rådmann. Helseplattformen har vært lagt frem som egen sak i de 3 rådmannsutvalgene i Midt-Norge denne vinteren. I Nord- og Sør-Trøndelag ble følgende vedtak gjort: «Rådmannsutvalget anbefaler kommunene å signere vedlagte fullmakt og samarbeidsavtale med Helse-Midt Norge RHF om forberedelse og gjennomføring av anskaffelse av nytt pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal». I Møre- og Romsdal ble vedtaket som følger: «RU Møre og Romsdal anbefaler kommunene å signere vedlagte fullmakt og samarbeidsavtale med Helse Midt-Norge RHF om forberedelse og gjennomføring av anskaffelse av nytt pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ).»
Under møtet i samarbeidsrådet ble det stilt en rekke spørsmål rundt mulige konsekvenser av realiseringen av Helseplattformen. I tillegg ble det fremmet et ønske om at det fra Helseplattformes side ble utarbeidet en «spørsmål svar liste» som kan benyttes som argumentasjon/momenter i utarbeidelsen av sak til politisk nivå: Spørsmål/svar: Hvilke kommunale tjenesteområder/systemer er det som egentlig blir berørt av Helseplattformen? o Denne anskaffelsen omfatter i hovedsak hele kommunehelsetjenesten, inkl. helsesøster-/skolehelsetjeneste. Systemene som ikke berøres er bl. annet: tannhelsetjeneste, sosialtjeneste og barnevern/pp-tjeneste. Innebærer det noen risiko for kommunen å signere den nye Avtalen, finansielt eller på annen måte? o Det påløper ingen risiko, kommunen kan velge å avstå fra å utløse opsjonen. Hva vil det koste for den enkelte kommune å utløse opsjonen? o På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å anslå kostnadsbildet for den enkelte kommune. Dette vil kreve en rekke avklaringer basert på tilbud fra valgt leverandør, samt avklaring av kostnadsfordeling mellom helseforetak, Trondheim kommune, andre kommuner og andre aktører osv. Kostnaden for den enkelte kommune vil imidlertid være kjent i forkant av at kommunen tar beslutning om å utløse opsjonen. Hva vil tilslutning til Helseplattformen bety for dagens drift og forvaltning av kommunale løsninger som blir berørt i den enkelte kommune/iks? o Det pågår et utredningsarbeid som vil belyse dette forholdet. Det kan imidlertid allerede på nåværende tidspunkt signaliseres at det som utgangspunkt legges opp til at dette skal skje fra ett sted. Også dette vil være avklart for den enkelte kommune i forkant av beslutning om å utløse opsjon for egen kommune. Betyr en underskrevet avtale at den enkelte kommune plikter å stille ansatte med relevant kompetanse til disposisjon i Helseplattformen ved behov? o Avtalen gir partene en rett til å tilby/bli tilbudt å stille ressurser til rådighet i arbeidet med anskaffelsen/innføringen av Helseplattformen, men ingen plikt. Midt-Norge er også utpekt til å være regional arena for utprøving av det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal» der Helseplattformen er startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunene. Betyr dette at a) kommunene kan forvente statlig finansiering/bidrag i innføringen av helseplattformen, og b) har kommunene i Midt- Norge et alternativ til å delta i Helseplattformen? o a) Det er så langt ikke kommet noen lovnader om økonomisk kompensasjon/bidrag til dette arbeidet. Helseplattformen gjennomføres og finansieres av dagens aktører i helseregion Midt-Norge. Det er imidlertid dialog med departementene om dette forholdet. Mer informasjon vil komme senere og i god tid før den enkelte kommune kan utøve opsjon. o b) Signalene fra helse- og omsorgsdepartementet er at den nasjonale anskaffelsen som er i gang på en felles løsning for kommunehelsetjenesten i Norge omfatter alle kommunene utenfor Midt-Norge. Med andre ord ser det ut til at Helseplattformen er det nasjonale initiativet for kommunene i Midt-Norge, noe annet alternativ finnes ikke.
Hvordan kan de øvrige kommunene i Midt-Norge være sikre på at deres behov blir godt nok ivaretatt gjennom dette programmet og ende opp i en journalløsning som også er hensiktsmessig for små- og mellomstore kommuner? o 3 av 12 kommunale heltidsansatte i Helseplattformen kommer fra små og mellomstore kommuner (Stjørdal, Fræna og Åfjord). Det har under utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget blitt gjennomført over 100 workshops vinteren/våren 2016, med over 90 deltakere fra 20 kommuner i Midt-Norge som har gitt sine tilbakemeldinger og innspill til dagens og morgendagens oppgaver og utfordringer som må søkes løst/forbedret gjennom ny felles løsning. Konkurransegrunnlaget er også gjennomgått av nasjonale representanter v/direktoratet for e-helse som har kommet med mange nyttige tilbakemeldinger. Trondheim kommune er svært opptatt av at Helseplattformen blir en løsning som øvrige kommuner i Midt-Norge kan nyttiggjøre seg, og vil aktivt bruke «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner» i det videre arbeidet. I Avtalen, under pkt. 5.2 Programkostnader er det beskrevet at Helse Midt-Norge RHF dekker utgifter for inntil 10 mill. NOK, betyr dette at andre kommuner kan stille med ressurser kostnadsfritt? o Ved behov for ytterligere ressurser i programmet vil det komme bestillinger/ønsker fra programorganisasjonen. Det vil i forbindelse med slike bestillinger angis hvorvidt ønskede ressurser frikjøpes eller om den enkelte kommune må finansiere disse selv. Helge Garåsen kommunaldirektør helse og velferd Trondheim kommune/ programdirektør kommune i Helseplattformen Torbjørg Vanvik Programdirektør Helseplattformen Tor Erling Evjen Programleder kommune Helseplattformen 17 mars 2017
Vedlegg 1 Oversikt over medlemmene i Samarbeidsrådet for opsjonskommuner: Medlemmer i samarbeidsrådet pr. januar 2017 er: Karl Audun Fagerli, rådmann i Lierne kommune Torunn Austheim, rådmann i Steinkjer kommune Ragnhild Holmberg Aunsmo, kommuneoverlege Innherred samkommune Bernt Tennstrand, rådmann i Røros kommune Snorre Glørstad, rådmann i Ørland kommune Bjørn Buan, leder i SiO (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen) Arne Ingebrigtsen, rådmann i Kristiansund kommune Arne Sverre Dahl, rådmann i Molde kommune Evelyn Haram Larsen, prosjektleder i SSIKT (Søre Sunnnøre IKT) Kommunene kan evt. ta direkte kontakt med medlemmene dersom de føler behov for det.