Helseplattformen. Orientering om arbeidet med Helseplattformen

Transkript

1 Helseplattformen Notat nr 1 Til: Fra: Kopi: Rådmannsforum Namdal Regionråd Lokal Arbeidsgruppe (LAG) for Namdalen Helsekomitéen i Namdal Regionråd Dato: 4. september 2019 SV: Orientering om arbeidet med Helseplattformen Temaer: 1. Styrking av mandatet til Regional Arbeidsgruppe (RAG) og økt frikjøp av ressurser 2. Progresjon og tidspunkt for avrop 3. Kostnader for den enkelte kommune 4. Betydelig risiko i prosjektet 5. Ulikt gevinstbilde for ulike kommuner 6. Videre organisering av arbeidet Medlemmene i rådmannsforumet oppfordres til å bruke opplysningene i notatet til å informere respektive politiske og administrative organer. 1. Styrking av mandatet til Regional Arbeidsgruppe (RAG) og økt frikjøp av ressurser 22. juni vedtok Samarbeidsrådet for opsjonskommuner et vesentlig utvidet mandat for den regionale arbeidsgruppen (RAG) og innførte begrepet «Regional Innføringsledere (RIL)». RAG består av valgte representanter fra en rekke kommuneregioner i Midt-Norge. Disse representantene er nå regionale innføringsledere og samarbeidsrådet har samtidig gjort tilgjengelig økonomiske midler til frikjøp av disse representantene. I Namdalen er det helseledernettverket som utgjør den lokale arbeidsgruppen (LAG) og nettverket har valgt Bente Eidesmo (Overhalla) og Arne Bangstad (Bindal) som RIL for

2 Namdalen. Eidesmo vil tre ut av vervet fra 4. september mens Bangstad har trådt ut av sin stilling som helseleder i Bindal for å frigjøre 60% av hans arbeidstid. Tiden vil bli dedikert Helseplattformen frem mot årsskiftet. For 2020 bør regionen foreta en avveining av hvordan arbeidet organiseres i det videre, rollefordeling og avklaring av ansvar for den eller dem som skal arbeide videre med innføringsarbeidet (se eget notat). Mandatet innebærer ellers en lang rekke koordinerende oppgaver, inkludert å sikre at rådmenn og kommunalsjefer er informert (se vedlagt mandat fra Samarbeidsrådet). 2. Progresjon og tidspunkt for avrop Den 20. mars 2019 ble det skrevet avtale mellom Helseplattformen AS og det amerikanske firmaet Epic som vant anbudskonkurransen. Innføringsprosjektet startet opp , og den planlagte tidslinjen for innfasing av sykehus og kommuner er som følger nedenfor: Tidslinje for felles innføringsprosjekt: Felles innføringsprosjekt starter 1. april Produksjonssetting for St.Olavs Hospital og tilhørende kommuner/fastleger er i Q (PD1), Helse Nord-Trøndelag + kommuner/fastleger Q (PD2), og Helse Møre og Romsdal + kommuner/fastleger i Q (PD3). Dette betyr at Namdalskommunene skal innfases samtidig med sykehusene i Helse Nord- Trøndelag, dvs. i 2. kvartal De kommuner som ikke bestemmer seg i henhold til planen ovenfor vil kunne slutte seg til Helseplattformen i etterkant, men dette antas å bli vesentlig dyrere og med økt risiko. Vedtak om utløsning av opsjonen må senest foretas minst ett år før innfasingen, dvs. for Namdalskommunene innen andre kvartal 2021, men det er trolig hensiktsmessig å løse ut opsjonen tidligere for å sikre innflytelse og at løsningen blir best mulig for Namdalen. Det er planlagt aktiviteter høsten 2019 for å klargjøre oppgavene for opsjonskommunene, samt anbefalt tidspunkt for utløsning av opsjon. Merk at en tidligere utløsning av opsjon ikke rører ved utrullingsplanen, og den vil heller ikke røre ved hovedtidspunkt for innslag av investeringsog driftskostnader. De ulike RIL for nordre Trøndelag (Namdalen, Inn-Trøndelag, Innherred og Værnesregionen) møtte den 27. august med ansatte i tilsvarende roller i HF Nord-Trøndelag for å sikre best mulig samhandling opp mot utrulling av systemet. Møtet har besluttet en struktur for videre informasjonsarbeid ovenfor de mange interessenter som er felles for både kommunene og helseforetaket. 2

3 3. Kostnader for den enkelte kommune Det foreligger nå en foreløpig avtale om inntektsfordeling mellom helseforetaket og kommunene (inkludert i Trondheim kommunes saksfremlegg om avrop av opsjon for Helseplattformen). Kort sagt er utgiftsfordelingen 70/30 for både innføring og drift av Helseplattformen hvorav kommunene som har gjort avrop vil være ansvarlig for 30 % av kostnadene mens helseforetaket dekker resten. Det endelige kostnadsbildet for Namdalskommunene er ikke kjent, men et grovt estimat kan avledes fra bystyresaken i Trondheim kommune 29. august Årlig kostnad vil da utgjøre ca 300 kroner per innbygger inkludert en anbefalt risikoavsetning på 15 %. Dette inkluderer rente og avdrag på investeringskostnaden samt årlig driftskostnad. Balansen mellom investeringskostnad (renter og avdrag) og driftskostnad vil være ca 50/50 per år. Et detaljert oppsett for Namdalskommunene er vedlagt. Disse kostnadene vil i hovedsak påløpe i 2022, med noe innslag allerede i For Trondheim kommune vil årlige driftskostnader for pasientadministrasjon, pasientjournal og samhandling mellom kommune- og spesialisthelsetjeneste øke sett i forhold til dagens systemer. Trondheim kommune har likevel beregnet en betydelig økonomisk gevinst ved at Helseplattformen gir reduksjon i andre utgifter og gi «kvalitetsmessige og økonomiske gevinster». Merk at forutsetningen om at Trondheims tall er direkte overførbare må bekreftes i prosjektets arbeid fremover. Kostnadsbildet må anses som usikkert, hensikten er å ha et grovt anslag for bruk i økonomiplanarbeidet fremover. I tillegg til selve investerings- og driftskostnaden kommer såkalte «aktørspesifikke» kostnader tilknyttet eget arbeid både på tekniske aspekter som overføring av data fra gamle systemer, men mest på organisasjons- og prosessutvikling i forhold til å arbeide på nye måter. Disse prosjektkostnadene påløper fra , og vil øke etter hvert. Mange av Namdalskommunene er små og innføringsarbeidet vil utgjøre en betydelig belastning på eksisterende drift. Samtidig vil dette arbeidet være avgjørende for å kunne realisere de gevinster som investeringen i Helseplattformen gir grunnlag for Betydelig risiko i prosjektet I sitt saksfremlegg understreker rådmannen i Trondheim kommune den fortsatte og betydelige risikoen i prosjektet: «Rådmannen ønsker å være tydelig på at risikoen i gjennomføringen av den neste delen av prosjektet er stor. Erfaringen fra danske Sundhedsplattformen viser blant annet dette. Trondheim kommune vil bli vesentlig mer eksponert for risiko i form av kostnadsoverskridelser, interessemotsetninger med spesialisthelsetjenesten, evnen til å stille faglige ressurser tilveie fremover og kontrollere omfanget av utviklingsarbeidet. Videre vil selve innføringen i organisasjonen være krevende og bety endringer for mange ansatte.» Det er grunn til å tro at risikograden er vel så høy i mange av Namdalskommunene fordi deres erfaring med store prosjekter er begrenset samt at driftsorganisasjonenes robusthet er noe lavere enn i større kommuner. Mulige tiltak for å redusere slik risiko må være sentrale i den videre innføring og en sterk, regional tilnærming vil kunne øke robusthet og utløse mer ressurser til å sikre det nødvendige utviklingsarbeidet for å utløse gevinstene ved å ta i bruk Helseplattformen. LAG 3

4 Namdal vil komme tilbake til rådmannsforumet med orientering om hvordan den regionale tilnærmingen best kan organiseres, men vil be rådmennene være forberedt på å avsette tid og ressurser i egen organisasjon for å delta i det regionale samarbeidet. 5. Ulikt gevinstbilde for ulike kommuner Fremtidens pasient ønsker tilgang til egne helseopplysninger, bedre informasjon om diagnose, mer involvering i egen behandling, tettere dialog med helsetjenesten og en helsetjeneste som oppleves som sammenhengende mellom alle aktørene i tjenesten. De ansatte både i primær- og spesialisthelsetjenesten ønsker delt informasjon om pasientene, sammenhengende og standardiserte pasientforløp, oppdaterte medisinlister, beslutningsstøtte og bedre verktøy for samhandling. Kommunene ønsker bedre verktøy for å arbeide forebyggende og bedre analyseverktøy for styring og folkehelsearbeid. Disse målene er bare mulig å realisere dersom Helseplattformen innføres både på sykehus, i kommunene, hos fastlegene og med gode innbyggertjenester. Med den demografiske utviklingen vil en bærekraftig økonomi både for kommuner og helseforetak være avhengig av at helsepersonell får mulighet til å jobbe smartere og mer effektivt, i tillegg til at innbyggere involveres tettere i egen helse. Helseplattformen har definert følgende 11 effektmål for Helseplattformen: 1. Høyere behandlingskvalitet og færre pasientskader. 2. Tilgang til kontinuerlig oppdatert klinisk kunnskap basert på beste praksis. 3. Innbyggerne i Midt-Norge får enkel tilgang til egen journal og større mulighet til å påvirke eget behandlingsforløp. 4. Bedre samhandling i og mellom primær- og spesialisthelsetjenesten. 5. Bedre data- og informasjonsgrunnlag for forskning og innovasjon. 6. Økt effektivitet og bedre ressursbruk. 7. Bedre styringsinformasjon som grunnlag for kvalitets- og forbedringsarbeid i daglig drift. 8. Redusert tidsbruk på dokumentasjon og leting etter helseopplysninger. 9. Tilfredsstille nasjonale krav og standarder. 10. Innbyggerne i Midt-Norge skal gis mulighet til å bo lengre i egen bolig. 11. Behovet for offentlig tjenesteyting skal reduseres ved at tjenester som tilbys gjennom generiske forløp ivaretar en helhetlig funksjonsvurdering. Disse effektmålene vil i arbeidet fremover operasjonaliseres i mer tydelige resultatmål også for den enkelte kommune som en del av arbeidet med gevinstplanlegging i prosjektet fremover. Trondheim kommune har i sin bystyresak 29. august 2019 pekt på både kvalitetsmessige og økonomiske gevinster. Av kvalitetsmessige gevinster fremheves bedre pasientsikkerhet gjennom mindre feilmedisinering og feil behandling, økt pasientmedvirkning og et bedre verktøy for de ansatte. De økonomiske gevinstene skal Trondheim utrede gjennom et eget gevinstrealiseringsprosjekt. LAG Namdalen vil foreslå at Namdalsregionen lager et tilsvarende prosjekt for regionen. Et slikt prosjekt vil være drevet av RIL, men er avhengig av at rådmennene gjør relevante ansatte tilgjengelig for deltakelse. Dette arbeidet vil dra nytte av det arbeid som blir gjort i Trondheim og andre kommuner, men gevinstbildet vil være ulikt for de ulike kommunene. Eksempelvis har Trondheim kommune gjort en beregning på gevinst i hjemmetjenesten som, på grunn av 4

5 helt annen befolkningstetthet i de fleste namdalske kommuner, ikke vil være særlig relevant for denne regionen. 6. Videre organisering av arbeidet LAG Namdalen/helseledernettverket vil ivareta det videre arbeidet med innføringen av Helseplattformen. Arbeidet til RIL som representant i RAG vil inkludere en rekke arbeidsoppgaver lokalt i regionen i tillegg til oppgaven som bindeledd mellom Helseplattformen, Trondheim kommune og Namdalsregionen. Det er viktig at eksisterende møtestrukturer som rådmannsforum og helseledernettverket i størst mulig grad benyttes av kommunene for å orientere seg om arbeidet. Samtidig er det viktig at de utløste midlene til frikjøp av RIL blir benyttet best mulig. Henvendelser fra enkeltkommuner om egne orienteringer fra RIL vil derfor bli avslått. RIL vil utgi et nyhetsbrev som fritt kan distribueres til ansatte og folkevalgte. Nyhetsbrevet vil bli utgitt månedlig med hyppigere frekvens om nødvendig. I tillegg vil LAG Namdalen fortsatt møtes første onsdag hver måned (som en del av helseledernettverket). Avrop av opsjon vil være et viktig tema denne høsten i den regionale arbeidsgruppen (RAG). LAG Namdalen tar sikte på å presentere et utkast til saksfremlegg med vedtak om et slikt avrop på rådmannsforumet 25. november Regional konferanse om gevinstrealisering vil avholdes sent på høsten Fastlegenes deltakelse i arbeidet med innføring av Helseplattformen vil være viktig. En tidligere kartlegging har vist at Namdalskommunene (med et viktig unntak i Namsos) alle eier og driver de driftssystemer som benyttes av fastlegene. Kommunene er således sikret at fastlegene vil ta i bruk systemet, men dette sikrer ikke fastlegenes aksept og mottakelse av Helseplattformen. LAG Namdalen vil arbeide med en egen strategi for å sikre slik aksept. Gjennomføring av modenhetsanalyse og påfølgende opplæring vil være et arbeid som startet høsten Namdalskommunene har, i ulik grad, tatt i bruk digitale arbeidsflater i sine helsetjenester og behovet for opplæring vil derfor være forskjellig. LAG Namdalen vil likevel søke å bygge en regional plattform for opplæring Det er også et behov for en kartlegging av teknisk kapasitet og behov for å sikre at kommunene kan gjennomføre en akseptansetest av systemet og at løsningen kan driftes tilfredsstillende i alle Namdalskommunene. Namdalsregionen bidrar med flere medlemmer til faggruppene som i løpet av høsten vil ta en rekke beslutninger i forhold til fag og funksjonalitet i Helseplattformen. Dette arbeidet må følges opp og kunnskapen må forankres i driftsorganisasjonen i hver kommune. 5