Årsrapport 2013 Pasientreiser 1
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Innledning:... 3 Pasientreiser Finnmark... 3 Regnskap og budsjett... 4 Bemanning og tilstedeværelse... 5 Organisasjonskart:... 5 Sykefravær:... 6 Telefoni (Tlf 05515):... 7 Fly:... 8 Drosje:... 9 Transportkategori 1:... 9 Transportkategori 2:... 10 Drosjekostnader fra PRO (reiseregninger)... 11 Reiseregninger (PRO):... 11 Tiltak 2013/ 2014:... 12 2
Innledning: Administrasjon av pasientreiser i Norge er organisert gjennom 18 lokale Pasientreisekontor og et nasjonalt selskap, Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. De lokale Pasientreisekontorene er underlagt sine respektive helseforetak. Pasientreiser ANS er eid av de fire regionale helseforetakene. Pasientreisekontorene har ansvar for planlegging og bestilling av reiser med rekvisisjon og sammen med Pasientreiser ANS ansvar for saksbehandling og refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon. Det er RHFene og HFene ved Pasientreisekontorene som er de sentrale aktørene med totalansvar for pasientreiser, både gjennomføring, sørge for, og finansiering. Pasientreiser ANS er tjenesteleverandør og yter juridisk bistand og bidrar til harmonisering av praksis i forvatningen av pasientreiser. Strukturelt og funksjonelt er kontorene ulikt organisert innad i regionen hos det enkelte helseforetak. Helse Nord har fire Pasientreisekontor lokalisert i Hammerfest, Tromsø, Gravdal og Mosjøen. Pasientreiser Finnmark Pasientreisers budsjett var i 2013 omtrent 10 % av Finnmarkssykehuset HF totale budsjett på kr 1,7 mrd. Siden 2004 har det vært spesialisthelsetjenestens ansvar å organisere og finansiere all pasienttransport til og fra behandling hos primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Pasientreiser finansieres som en del av den årlige rammetildelingen Finnmarkssykehuset HF får fra Helse Nord RHF. Innenfor pasientreiser er det primært fly- og drosjekostnader som tar opp størstedelen av budsjettet. Det skal sies at kostnaden knyttet til bruk av egen bil også er stor, og i likhet med tidligere nevnte transportmidler er kostnaden stigende. Største kostnader 2013: 1. Flytransport: 88 millioner fra 91 millioner i 2012 2. Drosjetransport: 49 millioner fra 47 millioner i 2012 3. Egen bil: 28 millioner fra 27 millioner i 2012 Kostnaden for disse 3 transportmidlene ble 165 millioner kroner i 2013. Samme som året før, men økt på drosje og egen bil og redusert på fly. Egenandelsinntektene ble 16,7 millioner for samme periode. 3
Regnskap og budsjett Pasientreisers budsjett for 2013 var kr 160 mill., mens regnskapet viser at det ble brukt kr 168,8 mill. Dette gir et avvik på kr 8,6 mill for året. Art Art (T) Regnskap 2013 Budsjett 2013 Avvik 2013 3240 Egenandelsinntekter innbetalt fra p... 0 0 0 3242 Egenandelsinntekter pasientreiser -5 680 301,33-5 838 000,00 157 698,67 3281 Ref fra HELFO av egenand vedr drosj... -4 908 294,00-5 578 000,00 669 706,00 3284 Ref fra HELFO av egenand vedr fly -6 068 766,00-5 271 000,00-797 766,00 3600 Leieinntekt fast eiendom 0 0 0 3991 Annen inntekt, avgiftsfri -44 000,00 0-44 000,00 3999 Interne inntekter 0 0 0 3 Salgs- og driftsinntekt -16 701 361,33-16 687 000,00-14 361,33 4180 Diverse andre forbruksvarer 0 0 0 4515 Kjøp av andre off helsetj - kommune... 92 0 92 4 Varekostnad 92 0 92 5890 Annen refusjon vedrørende arbeidskr... -114 220,09 0-114 220,09 5930 Velferdstiltak for ansatte 147,16 0 147,16 5 Lønnskostnad -114 072,93 0-114 072,93 6100 Pasientransport 667 596,92 352 245,00 315 351,92 6101 Syketransp. Drosje 49 207 881,99 45 440 000,00 3 767 881,99 6102 Syketransp. eget transp.middel 28 204 595,42 22 836 000,00 5 368 595,42 6103 Syketransp. rutegående transp. 5 651 389,13 5 596 000,00 55 389,13 6104 Syketransp. fly 88 356 676,74 89 408 000,00-1 051 323,26 6106 Syketransp. annen båt 36 258,89 0 36 258,89 6107 Syketransp. oppholdsutgifter 14 131 129,44 10 007 328,00 4 123 801,44 6108 Syketransp. arb.godtgj. ledsager -789 124,92 3 264 000,00-4 053 124,92 6190 Annen frakt og transportkostnad ved... 160 310,60 0 160 310,60 6800 Kontorrekvisita 0 0 0 6901 Telefonabonnement og tellerskritt 5 731,25 0 5 731,25 6 Annen driftskostnad 185 632 445,46 176 903 573,00 8 728 872,46 7149 Reisekostnader utenom reiseregn.sys... 0 0 0 7150 Oppgavepliktig diett 195 0 195 7821 Til disposisjon 3 576,48 0 3 576,48 7 Annen driftskostnad, 3 771,48 0 3 771,48 8130 Morarenter 0 0 0 8 Finansinntekt og -kostnad/ekstraor... 0 0 0 11610 Pasientreiser 168 820 874,68 160 216 573,00 8 604 301,68 4
Bemanning og tilstedeværelse Pasientreiser består av 1 leder, 1 rådgiver, 2 konsulenter og 13 saksbehandlere per dags dato. Kjørekontoret består av 2 saksbehandlere som er spesialisert mot samordning av drosjeturer og de roterer på samordningsjobben i par i en uke av gangen. Når de ikke samordner saksbehandler de som normalt. Saksbehandlere bemanner 05515, rekvirerer og bestiller transport og behandler reiseregninger fra pasienter. Organisasjonskart: 5
Sykefravær: Pasientreiser hadde i 2013 et sykefravær på 18,34 %. Dette er en stor økning fra 2012 da sykefraværet var 7,73 %. Sykefraværet er for høyt i forhold til målsetningen, og skyldes i hovedsak langtidssykemeldte. 700 600 Sykefravær, målt i dagsverk 500 400 300 1-16 dager 16 -> dager 200 100 0 2013 2012 6
Telefoni (Tlf 05515): Telefonløsningen som Pasientreiser benytter for besvaring av innkommende telefonsamtaler kalles InContact og driftes av Telenor. Telefoniløsningen benyttes nasjonalt. Totalt har pasientreiser besvart 74 399 i 2013, en økning på 2401 anrop fra 2012. Gjennomsnittlig besvarer pasientreiser 6500 anrop per måned. Fly har desidert høyest andel med 32 019 anrop etterfulgt av Drosje med 14 681 anrop og VIP (kjørekontoret) med 12 375 anrop. Utgående anrop logges ikke per dags dato på grunn av manglende funksjonalitet i telefoniløsningen. Kø Antall anrop 2012 Antall anrop 2013 VIP 10750 12375 Drosje 16485 14681 Reiseregning 4456 4194 Planlegging og info 7660 8043 Fly 30697 32019 VIP Behandler 1695 3087 VIP Nissy 102 0 VIP fly 143 0 Totalt alle køer 71988 74399 Gjennomsnittlig ventetid i 2013 for pasienter og behandlere var 02:14 minutter. Tabellen under viser innkommende anrop for 2013 sammenlignet med samme periode i 2012. 9000 8000 Årsfordeling, antall anrop 2012/2013 7000 6000 5000 2013 2012 4000 3000 Tabellen under viser kø fordelingen gjennom året. 7
Køfordeling 2013 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 VIP Drosje Reiseregning VIP Behandler Planlegging og info Fly 0 Køfordeling Fly: Bookingløsningen Pasientreiser benytter for bestilling av flybilletter er online løsningen til VIA Egencia. Portalen eies og driftes av VIA Egencia som et nasjonalt bestillingsverktøy. Budsjettet for flykostnader var for 2013 totalt kr 89 408 000,-. Regnskapstallene for 2013 viser at resultatet ble kr 88 356 676,- altså et lavere forbruk på kr 1 051 323,-. Det ble bestilt 28 984 flybilletter i 2013 i forholdt til 29 385 i 2012, noe som er en nedgang på 1,36 %. 91500000 91000000 90500000 90000000 89500000 89000000 88500000 88000000 87500000 87000000 Budsjett mot regnskap Flyreiser 2012 2013 Budsjett Regnskap Årsaken til et lavere forbruk er bevissthet rundt dyre/billige avganger Tromsø-Alta. Trenden viste at det ble bestilt tidlige avganger fra Tromsø selv om disse var dyrere. Fra sommeren 2013 ble Pasientreiser strengere på bestilling av billigste transport. Dette tiltaket har ført til betydelige besparelser i flykostnader. Denne besparelsen kommer på tross av at Widerøe har en stadig stigende priser på visse strekninger. Gjennomsnittspris per tur/retur billett i 2013 er kr 2929,- mot snittpris i 2012 som var 2697,- altså en økning på 232,-. Nesten halve flybudsjettet, ca 44 mill., gikk i 2012 til å frakte pasienter fra de 4 største flyplassene, trafikkmessig, (Alta, Hammerfest, Kirkenes og Vadsø) til Tromsø. Det kan derfor spekuleres i om det ikke er stort potensial for besparelse ved gjennomgang av hvor kontroller skal gjennomføres og desentralisering av enkelte behandlingstyper, for eksempel Øye til Hammerfest og Kirkenes sykehus. 8
Drosje: Budsjettet for drosje var i 2013 totalt kr 45 440 000,- Regnskapstallene for 2013 viser at resultatet ble kr 49 207 881,- altså et merforbruk på kr 3 767 881,- I 2013 var det en prisøkning for Karasjok Taxi på 1,5 %. Det var ingen prisøkning for øvrige kontrakter som hadde utløp i 2013. 55 000 000,00 50 000 000,00 45 000 000,00 40 000 000,00 35 000 000,00 Budsjett mot regnskap drosje Regnskap Budsjett Det ble inngått nye kontrakter for alle kommuner i Finnmark i 2013, unntatt 30 000 000,00 Karasjok som fortsatt har kontrakt med 2013 2012 utløp i 2014. Oppstart for de nye kontraktene var 07.10.13 og førte til en høyere drosjekostnad i perioden 07.10.13 31.12.13. Budsjettet for drosje er satt for lavt i forhold til bruken og kostnaden. For å illustrere dette har vi benyttet budsjett og regnskapstall fra 2012 og 2013. Resultatet fra 2012 var på 47,4 mill, mens resultatet fra 2013 var 49,2 mill. Budsjettene i samme periode var 40,6 mill i 2012 og 45,4 mill i 2013. Transportkategori 1: Gjelder oppdrag 24 timer i døgnet for oppdrag innen anbudsområdet, og for turer som krysser anbudsområdets grenser og som ikke omfattes av kategori 2. ANT.PAS. TOTALT TUR/RETUR SNITT PASS. PR. TUR SNITT KOSTNAD PR. TUR ANT.TURER KOMMUNE TUR/RETUR KOSTNAD TOTALT Januar 2 663 3 024 1,14 kr 676 030,00 kr 254 Februar 2 547 2 916 1,14 kr 526 770,00 kr 207 Mars 2 466 2 785 1,13 kr 491 819,00 kr 199 April 2 990 3 337 1,12 kr 620 856,00 kr 208 Mai 2 489 2 760 1,11 kr 497 580,00 kr 200 Juni 2 447 2 733 1,12 kr 497 580,00 kr 203 Juli 2 136 2 291 1,07 kr 415 352,00 kr 194 August 2 183 2 402 1,10 kr 447 238,00 kr 205 September 2 866 3 223 1,12 kr 559 295,00 kr 195 Oktober 3 923 4 599 1,17 kr 1 751 365,00 kr 446 November 3 868 4 588 1,19 kr 2 097 927,00 kr 542 Desember 2 903 3 420 1,18 kr 1 662 519,00 kr 573 TOTALT 33481 38078 1,14 kr 10 244 331,00 kr 306 9
Økningen i oktober desember kommer av at de nye kontraktene klassifiserer turer ulikt i forhold til forrige kontrakt. Øyeblikkelig hjelp turer som kjøres på utenfor tidsrommet 0600-1800 legges i transportkategori 1. Transportkategori 1 inneholder også kommunekryssende turer som er utført utenfor tidsrommet 0600-1800 mandag fredag. Dermed kan ikke disse tallene sammenlignes med kommunale turer fra 2012. Transportkategori 2: Turer inn og ut av anbudsområdet som gjennomføres i tidsrommet mandag fredag 0600 1800, med unntak av bevegelige helg- og høytidsdager. ANT.PAS. TOTALT TUR/RETUR SNITT PASS. PR. TUR SNITT KOSTNAD PR. TUR ANT.TURER KOMMUNE TUR/RETUR KOSTNAD TOTALT Januar 1 316 2 378 1,81 kr 2 978 194,00 kr 2 263 Februar 1 287 2 352 1,83 kr 2 894 521,00 kr 2 249 Mars 1 190 2 062 1,73 kr 2 819 829,00 kr 2 370 April 1 327 2 350 1,77 kr 3 200 449,00 kr 2 412 Mai 1 153 1 954 1,69 kr 2 883 550,00 kr 2 501 Juni 1 149 1 917 1,67 kr 2 559 155,00 kr 2 227 Juli 984 1 511 1,54 kr 2 273 147,00 kr 2 310 August 1 093 1 777 1,63 kr 2 519 446,00 kr 2 305 September 1 167 2 000 1,71 kr 2 665 717,00 kr 2 284 Oktober 1 115 1 906 1,71 kr 2 956 799,00 kr 2 652 November 906 1 567 1,73 kr 2 308 539,00 kr 2 548 Desember 710 1 280 1,80 kr 1 787 431,00 kr 2 518 TOTALT 13397 23054 1,72 kr 31 846 777,00 kr 2 377 Samordningsgraden holder seg stabilt på 1,72 for kommunekryssende turer. For å forbedre samordningsgraden er det innført attestering av drosjeoppsettet før kjørekontoret foretar bestilling av turer for neste dag. Dette er gjort for å sikre at samordningen er optimal. 10
Drosjekostnader fra PRO (reiseregninger) Måned Kostnad Drosje ordinær takst Antall Drosje ordinær takst Jan 149 756 908 Feb 172 613 962 Mar 189 492 1 079 Apr 331 425 1 821 Mai 171 222 1 014 Jun 210 056 1 225 Jul 183 596 1 090 Aug 165 164 961 Sep 197 033 1 079 Okt 156 663 856 Nov 251 176 1 366 Des 178 060 996 Totalsum 2 356 256 13 357 Tabellene over inneholder tall for Finnmark Taxi og uttrekk fra reiseregninger. Tall fra resterende transportører kommer i tillegg til disse, men er ikke med i denne rapporten. Pasientreiser startet høsten 2013 en rundreise til Primærhelsetjenesten i Finnmark for å informere om Pasientreiser og det tilhørende regelverk. Det er forventet at alle behandlere skal være besøkt innen påske 2014. Det er i tillegg planlagt utredning av flere tiltak som har som mål å få ned drosjekostnader. Disse skal det jobbes med videre i 2014. Reiseregninger (PRO): PRO er et saksbehandlingssystem for behandling av refusjoner i forbindelse med pasientreiser der pasientene selv har ordnet og lagt ut for reisen såkalte enkeltreiser. Systemets navn, PRO, er en forkortelse for PasientReiseOppgjør. 40000 39500 39000 Det ble sendt inn 39 027 reiseregninger inkl. klager til Pasientreiser i 2013, og det ble fattet 38500 39 768 vedtak. For 2012 var antall innsendte 38000 reiseregninger 38 464, og fattede vedtak 38 705. 37500 Innkommende saker og antall vedtak Innkommende saker Antall vedtak 2013 2012 11
Tabellen under viser gjennomsnittlig saksbehandlingstid per uke i 2013. Gjennomsnittet på årsbasis er 14,5 dager saksbehandlingstid. Utvikling 2011 2013: Saksbehandlingstid 2011: 8,7 dager Saksbehandlingstid 2012: 12,8 dager Saksbehandlingstid 2013: 14,5 dager Saksbehandlingstiden har økt fra års gjennomsnitt på 12,8 dager i 2012 til 14,5 dager i 2013. Pasientreiser har hatt et høyt sykefravær i 2012 og 2013 som har ført til høyere saksbehandlingstid. Saksbehandlingstid 2013 30,0 25,0 Saksbehandlingstid per uke Krav til saksbehandlingstid, under 14 dager 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 Tiltak 2013/ 2014: Pasientreiser satte i gang med en del ulike tiltak høsten 2013 som er planlagt prioritert og utført i løpet av 2014. En del av disse vil være oppgaver som ikke avsluttes i løpet av året, men som Pasientreiser jobber kontinuerlig med og har fokus på. Pasientreiser startet et prosjekt med å reise på besøk til alle på legekontor og andre behandlingssteder i Finnmark høsten 2013. Formålet med dette er en oppfriskning av ansvarsdelingen mellom Pasientreiser, Spesialisthelsetjenesten og Primærhelsetjenesten, samt å gjøre rekvirentene kjent med økonomien og se hva som faktisk brukes på pasientreiser i Finnmark. Videre ønsker Pasientreiser et godt samarbeid med Primærhelsetjenesten og senke terskelen for kontakt. Første gang Pasientreiser foretok en slik rundreise var i 2010 der formålet var opplæring av rekvirenter i elektronisk rekvirering. 12
I løpet av tiden frem mot påske 2014 er målet å besøke alle avdelinger på Hammerfest og Kirkenes sykehus. Her ønsker Pasientreiser å bli mer involvert i innkallingsrutiner/utskrivningsrutiner av pasienter og bedre samarbeidet med avdelingene. Fokusområder her er mulighetene for å reise inn til behandling dagen før eller reise hjem dagen etter behandling om det ikke er muligheter for rutegående transport. Videre ønsker vi å synliggjøre kostnadene for avdelingene og gjennom samarbeid og bedre rutiner spare kostnader på pasientreiser som da kan benyttes til pasientbehandling eller utstyr. Det jobbes stadig med regelverkforståelse ut mot behandlingssteder og avklaringer i forhold til dette. Her nevnes private avtalespesialister og ledsagerproblematikk i forhold til ledsager under behandling eller reise. Videre har Pasientreiser satt av ressurser til en del nasjonale og regionale prosjekter som Mine Pasientreiser, oppgjørskontroll, ny rapportmodul, optimalisering av samkjøring, tiltaksstyring i NISSY med mer. Pasientreiser tror at disse tiltakene vil gi en betydelig besparelse for Finnmarkssykehuset HF. 13