KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV JURIDISKE TJENESTER (parallelle rammeavtaler)
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Om Direktoratet for forvaltning og IKT... 3 1.2 Innsatsområder... 3 1.2.1 Kunnskapsbasert forvaltningsutvikling... 3 1.2.2 Digitale tjenester... 3 1.2.3 Gode innkjøp... 3 1.3 Difis kontaktperson... 4 1.4 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.5 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.6 Kontrakt... 5 1.6.1 Kontraktsperiode... 5 1.6.2 Kontraktsbestemmelser... 5 1.6.3 Forbud mot sosial dumping... 5 1.6.4 Elektronisk faktura... 5 1.7 Kunngjøring... 5 1.8 Tilleggsopplysninger... 5 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 7 2.6 Deltilbud... 7 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 7 2.8 Opplysningsplikt... 7 2.9 Taushetsplikt... 7 2.10 Offentlighet... 7 2.11 Forbehold... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 4 DIFIS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 10 4.2 Tildelingskriteriene... 10 4.3 Valg av tilbud ved avrop på rammeavtalen (gjennomføring av minikonkurranser). 11 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 11 5 VEDLEGG... 12 Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 2
1 OPPDRAGET 1.1 Om Direktoratet for forvaltning og IKT Direktoratet for forvaltning og IKT, heretter kalt Difi, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av oppdrag/bistand til juridiske tjenester. Difi skal være et strategisk organ som ser helhetlig på det som skjer i forvaltningen. Vi systematiserer, analyserer og formidler kunnskap, og vi er en aktiv pådriver for endring og fornyelse. Vi skal være et offensivt direktorat som både gir innspill til politikkutforming og som bidrar til gode resultater når vedtatt politikk iverksettes. Vårt mål er at forvaltningen tar i bruk vår kunnskap, virkemidler og verktøy i utviklingen av offentlig sektor. Difi har ca. 240 ansatte med kontorsted i Leikanger og i Oslo, og er underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. 1.2 Innsatsområder 1.2.1 Kunnskapsbasert forvaltningsutvikling Når vi skal realisere vårt mål om å utvikle forvaltningen baserer vi oss på kunnskap om hvordan statsforvaltningen fungerer, hvordan den er organisert og ledet. Innsatsområdet omfatter styringsvirkemidler, samordningsmekanismer, tilknytningsformer, forholdet mellom forvaltningsnivåene, strategisk kompetanseutvikling, og statlig ledelse og medarbeiderskap. Særlig viktig er det å ha kompetanse om digitaliseringens innvirkning på forvaltningsutviklingen. 1.2.2 Digitale tjenester Utvikling av digitale tjenester er en av de viktigste driverne for å få til effektivisering og gode tjenester for brukerne. Digitalisering av offentlig forvaltning gir betydelige gevinster, og befolkningen forventer i økende grad å benytte digitale kanaler i kontakten med det offentlige. Difi bidrar til en samordnet utvikling av digitale tjenester i staten. Det skjer særlig gjennom arbeidet med digitalt plattform, digitale tjenester og digital styring. Difi forvalter ID-porten, som er en felles innloggingsløsning til offentlige tjenester på nett. I tillegg er Difi i ferd med å etablere en løsning der innbyggerne kan få all post fra forvaltningen i en sikker og selvvalgt digital postkasse. 1.2.3 Gode innkjøp Innkjøp brukes for å nå politiske målsettinger på ulike samfunnsområder, samtidig som det kan gi vesentlige bidrag til effektivisering og gevinstrealisering i offentlig sektor. Gode innkjøp bidrar til å sikre verdiskapning, ivareta miljø- og samfunnsansvar, virksomhetenes omdømme og sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Difi vil styrke og videreutvikle arbeidet med etterlevelse og forenkling av regelverket og gevinstrealisering ved anskaffelser av bygg og anlegg, varer og tjenester til offentlige sektor. Difi skal ha særlig kompetanse om ledelse, styring og organisering av innkjøpsfunksjonen, elektronisk handel og regelverket for offentlige anskaffelser. For mer informasjon se difi.no Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 3
1.3 Difis kontaktperson Difis kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen: Navn : Kristin Vedahl Gulbrandsen E-postadresse : kgu@difi.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Difi hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Det skal etableres parallelle rammeavtaler med tre utvalgte leverandører, forutsatt at det er tilstrekkelig antall egnede tilbud i konkurransen, for å dekke Difis behov for juridiske tjenester. Det antas at behovet for tjenesten ligger mellom 3 til 5 millioner i året. Dette er dog et usikkert estimat, og Difi tar forbehold om at behovet kan være både større og mindre enn angitt. Det er ingen kjøpsplikt og det kan være store variasjoner på uttak fra år til år. Det tas forbehold om budsjettmessige endringer i rammeavtaleperioden. Rammeavtalen skal dekke juridiske oppdrag/bistand for hele Difi både i Leikanger og Oslo. Difis har behov for juridisk rådgivning (oppdrag/bistand) innenfor følgende områder: 1. IKT-rett/eForvaltning - rettslige forhold knyttet til elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen, inkludert forhold knyttet til elektronisk signatur, PKI og eid, personvern, informasjonssikkerhet, IKT-kontrakter, Rettsinformatikk 2. Offentlige anskaffelser 3. Konkurranserett/statsstøtte 1.5 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt dato Aktivitet 25.1.2013 Kunngjøring av konkurranse 8.2.2013 kl 12.00 Frist for å levere tilbud 8.2.2013 kl 12.05 Tilbudsåpning Uke 7 og 8 Evaluering 22.2.2013 Valg leverandør og utsendelse av tildelingsbrev 4.3 2013 kl 12.00 Karensperiode 4.3.2013 Kontraktsinngåelse 4.4.2013 kl 15.00 Vedståelesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpningene av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 4
1.6 Kontrakt 1.6.1 Kontraktsperiode Rammeavtalene gjelder fra kontraktssignering og i en periode på 3 år, med opsjon på 1 års forlengelse. 1.6.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte rammeavtale. Avropene vil reguleres av enten Statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) eller for konsulentbistand (SSA-B eller SSA-B enkel). For ytterligere informasjon, se rammeavtalen punkt 1.3 og 3.1. 1.6.3 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. regler i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 1.6.4 Elektronisk faktura Det stilles i kontrakten krav til elektronisk faktura og elektronisk handel. 1.7 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Difis kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Difis kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Rammeavtale juridiske tjenester, og sendes til Difis kontaktperson per e-post. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har Difi rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Juridiske tjenester er en uprioritert tjeneste og konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 5
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 8.2.2013 kl 12.00. Tilbudet skal være Difi i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud på rammeavtale for juridiske tjenester saksnr. 13/00050. a) Tilbudet skal leveres til: Direktoratet for forvaltning og IKT v/kristin Vedahl Gulbrandsen Grev Wedels plass 9, 5 etg. 0151 Oslo eller b) Tilbudet skal sendes til: Direktoratet for forvaltning og IKT v/kristin Vedahl Gulbrandsen Postboks 8115 Dep. 0032 Oslo Leverandøren har risikoen for at postforsendelsen ankommer innleveringsstedet innen utløpet av fastsatte tilbudsfrist. Tilbudet kan ikke sendes per e-post. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres på norsk i følgende versjoner: 1 original fullstendig versjon av tilbudet på papir uten noen form for innbinding eller stifting og med minst mulig grad av plast, samt en kopi innsatt i ringperm med skilleark. 1 komplett elektronisk versjon hvor alle dokumenter skal leveres på egnet digitalt lagringsformat (USB minnepenn) i både PDF og MS Office format. Tilbudet skal leveres i vedlegg som beskrevet nedenfor: o Tilbudsbrevet skal være signert av juridisk bindende representant for leverandøren, og skal inneholde følgende: Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 6
o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. o Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. o Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer.). o Leverandørens dokumentasjon på kvalifikasjonskravene. o Vedlegg 1 Skatteattest o Vedlegg 2 Merverdiavgiftsattest o Vedlegg 3 HMS-egenerklæring o Vedlegg 4 Firmaattest o Vedlegg 5 Kredittvurdering o Vedlegg 6 CV på tilbudte jurister o Vedlegg 7 Tre viktigste leveransene per fagområde o Vedlegg 8 Redegjørelse og kvalitetssikringsmanual eller tilsvarende o Vedlegg 9 Redegjørelse av konflikthåndteringssystem o Leverandørens dokumentasjon på tildelingskriteriene. o Vedlegg 6 Dokumentasjon på kvalitet. CV på tilbudte jurister og eventuelt annet. o Vedlegg 10 Utfylt prisskjema Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 4. april 2013 kl. 15.00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av tjenesten. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Opplysningsplikt Difi vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Difi plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.9 Taushetsplikt Difi og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.10 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er besluttet. Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 7
Ved begjæring om innsyn, vil oppdragsgiver be leverandøren levere en utgave av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet. Oppdragsgiver vil ut fra dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.11 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, og prissatt, slik at Difi kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Bekreftes i vedlegg Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Skatteattest (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftsattest Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. HMS-egenerklæring (Se vedlagt skjema.). Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 8
3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Bekreftes i vedlegg Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Vedlegg 4 Firmaattest 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Bekreftes i vedlegg Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen. Leverandøren skal ikke ha dårligere rating enn A (kredittverdig) eller tilsvarende dersom annen rating benyttes. Kredittvurdering fra en anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Vedlegg 5 Kredittvurdering 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Bekreftes i vedlegg Tilbudte jurister skal være advokat/advokatfullmektig. CV på tilbudte jurister. Vedlegg 6 CVer Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende leveranser. Leverandørens tre viktigste leveranser, per fagområde, de siste tre årene inkludert en beskrivelse av oppdragene, deres verdi, varighet og mottakere/oppdragsgivere med referanser. Vedlegg 7 Viktigste leveranser Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 9
Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem. En kort redegjørelse av leverandørens kvalitetssikringssystem, samt kopi av leverandørens kvalitetssikringsmanual eller tilsvarende. Vedlegg 8 Kvalitetssikringssystem Leverandøren skal ha et konflikthåndteringssystem. En kort redegjørelse av leverandørens system for å håndtere eventuelle konflikter i forhold til andre klienter eller saker. Vedlegg 9 Konflikthåndteringssystem 4 DIFIS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren kan kreve skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted mandag 8.2.2013 kl 12.05. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Dokumenteres i tilbudet Kvalitet Kvalitet på juridiske tjenester vurderes ut i fra kompetanse og erfaring for tilbudt team per fagområde. Se punkt 1.3 for fagområdene. Det skal tilbys et team på maksimum 5 jurister (minst 2 jurister som har ansvaret for å utføre tjenesten) per fagområde. Juristene kan tilbys innenfor flere av de ulike områdene. Ved vurderingen vil det bli spesielt vektlagt de to som har ansvaret. Med kompetanse mener vi formell utdannelse og kurs relevant til tilbudt fagområde. 60 %* CV for hver tilbudt jurist. CVene må inneholde utdypende informasjon om juristenes relevante kompetanse og erfaring i forhold til fagområdene hvor juristene er tilbudt. Det må gjerne vedlegges relevant arbeid som tilbudte jurister tidligere har utarbeidet, i den grad dette er egnet til å dokumentere kvalitet. Det er leverandørens ansvar å dokumentere den kvaliteten juristene innehar, som er relevant for tilbudsevalueringen. Vedlegg 6 Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 10
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Dokumenteres i tilbudet Med erfaring mener vi relevant erfaring innenfor fagområde den enkelte jurist er tilbudt. * Vekting fagområde: 1. 30 40 % 2. 30 40 % 3. 20 30 % Pris Timepris for: partner senioradvokat advokatfullmektig 40 % Ferdig utfylt prisskjema Vedlegg 10 4.3 Valg av tilbud ved avrop på rammeavtalen (gjennomføring av minikonkurranser) Avrop etter rammeavtalen vil bli gjennomført både ved direkte tildeling og minikonkurranse. For mer informasjon om direkte tildeling, se rammeavtalen. Ved avrop som i følge rammeavtalen skal gjennomføres ved minikonkurranse, skal Difi skriftlig initiere en minikonkurranse til de leverandørene som er tildelt kontrakt gjennom rammeavtalen. Difi skal angi rammen for de tjenester som Difi vil ha levert, blant annet ved å gi en beskrivelse av for eksempel art, omfang, oppdragets formål og resultater, fremdriftsplan og varighet. Difi skal fastsette en rimelig frist til innlevering av tilbud på den enkelte minikonkurranse. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som den etterspurte tjenestens kompleksitet, og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. Difi tildeler for hver minikonkurranse en avtale til den tilbyderen som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av følgende tildelingskriterier: o Kvalitet, herunder kompetanse og erfaring. o Tid for levering, herunder tilgjengelighet/responstid. o Pris. Timeprisene i tilbudet til rammeavtalen er å betrakte som maksimalpriser. Timeprisene som tilbys i mini-konkurransene må ikke overstige oppgitt timepris i tilbudet i rammeavtalen. Prioriteringen mellom de fastsatte tildelingskriteriene skal angis i det enkelte tilfellet. 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Difi vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt frist til for å påklage beslutningen. Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 11
5 VEDLEGG Vedlegg 1: Kontrakt med bilag Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag for juridiske tjenester sak 13/00050 12