Kvalitetsdokumentasjon Dato: 10.12.2012. Styringsdokument/ PA-Bok PA- bok Prosjektnummer: 78576 Prosjektnavn: Oppdragsgiver: Eikefjord Barne- og Ungdomsskule Flora Kommune Dato: 10.12.2012 Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 1 av 24
Eikefjord skule Styringsdokument/ PA-Bok INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING... 4 1.1 PA-BOK... 4 1.1.1 Utarbeiding.... 4 1.1.2 Utsending.... 4 1.1.3 Kontrakter... 5 1.1.4 Prosjektbeskrivelse... 6 2 ORGANISERING... 8 2.1 ORGANISASJONSKART... 8 2.2 KONTRAKTER... 9 2.3 FULLMAKTER... 10 2.3.1 Endringer.... 10 2.3.2 Rekvisisjonsarbeider.... 10 2.3.3 Økonomistyring/-kontroll... 11 2.3.4 Justering av budsjett.... 11 2.3.5 Økonomiske oversikter.... 12 3 ADMINISTRATIVE RUTINER... 13 3.1.1 Arkivering... 13 3.1.2 Prosjekthotell... 13 3.2 KORRESPONDANSE... 14 3.2.1 Korrespondanse... 14 3.2.2 Korrespondanseflyt... 14 3.2.3 Tegningsdistribusjon... 15 3.3 MØTER... 15 3.3.1 Byggherremøter/byggemøter... 15 3.3.2 Prosjekteringsmøter... 16 3.3.3 Brukermøter... 16 3.3.4 Oppstartsmøter med prosjekteringsgruppen /entreprenør... 16 3.3.5 Særmøter... 17 3.3.6 Krav til møtereferater... 17 Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 2 av 24
Eikefjord skule Styringsdokument/ PA-Bok 3.4 FAKTURERINGSRUTINER... 18 3.4.1 Anskaffelser i prosjektadministrasjonen... 18 3.4.2 Fakturering etter kontrakt... 18 4 FREMDRIFTSPLANER... 19 4.1 GENERELT... 19 5 AVVIK OG ENDRINGER... 19 5.1 AVVIK... 19 5.2 SAKSBEHANDLING AV ENDRINGSMELDINGER... 19 5.3 LOGGFØRING AV AVVIKSMELDINGER OG ENDRINGSMELDINGER... 20 6 KVALITETSSIKRING... 21 6.1 Kvalitetssikring 6.2 Uavhengig kontroll 7 SHA... 21 7.1 SHA... 21 8 OVERTAGELSE... 22 8.1 FERDIGMELDING... 22 8.2 OVERTAGELSESBEFARING... 22 8.3 OVERTAKELSESFORRETNING... 22 9 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD... 24 9.1 FDV- MATERIALE... 24 9.2 OPPLÆRING... 24 Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 3 av 24
1 Orientering 1.1 PA-bok Formålet med PA boken er å etablere administrative rutiner mellom byggherre representert ved prosjektleder, byggeleder, prosjekterende og entreprenører for gjennomføring av byggeprosessen. Alle deltagere i byggeprosessen pålegges å følge anviste rutiner. PA-boken supplerer rutiner nedfelt i entreprisekontraktene og kontraktene med prosjekterende og byggeleder. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for prosjekt: Eikefjord Barne- og ungdomsskule. 1.1.1 Utarbeiding. Prosjekteringsleder(PGL) utarbeider PA-bok og i samråd med Prosjektleder (PL) utarbeider og ajourfører PA boken. 1.1.2 Utsending. PA boken distribueres til: - Prosjekterende - Byggeleder - Entreprenører. Utsendelse av ajourføringer av PA- boken vedlegges et utsendelseskriv som beskriver ajourføringen. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 4 av 24
1.1.3 Kontrakter Det benyttes følgende NS i prosjektet: Kontrakt rådgivere: NS 8401 Beskrivelser: NS 3420 Kontrakter med entreprenørene: NS 8405 Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 5 av 24
1.1.4 Prosjektbeskrivelse Ombygging og utbygging av Eikefjord barne- og ungdomskule omfatter hovedbygg med to etasjer klasseromsfløy og dagens gymsal med en etasje under. Det siktes på å rive huset ned til råbygg med mest mulig av tak- og yttervegg konstruksjon i behold. Enkelte deler av huset rives i sin helhet for å koble til nybygget og etablere en ny trafikkstruktur i huset mellom klasseromsfløyen og gymsal. Funksjoner i ombygde arealer blir klasserom, ikt-rom, bibliotek, gymsal,arealer for kunst & håndverk. Tilbygget går over tre etasjer og rommer i 2.etasje: administrasjon, arbeidsplasser til pedagoger og personalgarderober; i 1.etasje: mat & helse, elevkantine med kjøkken, fellesarena og musikkrom; i 0.etasje: natur & miljøfag, renholdssentral og tekniske rom. I tillegg henvises det til at paviljongen også er en del av prosjektet, men skal kun få nytt ventilasjonssystem, og en enkelt innvendig og utvendig oppussing. Målet er at rehabiliteringen ikke skal være en del av hovedombygging som vil utløse TEK10 krav for hele paviljongen. Utomhusanlegg skal oppgraderes i sin helhet, med nye parkeringsplasser, flytting av busslommen og ny organisering av adkomsttrafikk. Uteområder til elevene skal i stor utstrekning fornyes. Eks. vvsledninger / system og eks. elektro / tele løsninger forbedres etter dagens krav og behov. Både bygninger og hele utomhusanlegg skal prosjekteres av RIV, RIE og RIB-fag. Prosjektet er tenkt utført med: E01 Hovedentreprise Bygg med administrerte sideentrepriser E02 Sideentreprise Rørinstallasjoner, varme, kjøling og sprinkling E03 Luftbehandling og SD-anlegg E04 Sideentreprise Elektro E05 Sideentreprise Heis Oppdragsgiver legger stor vekt på at dette bygget skal prosjekteres, bygges, og driftes med minst mulig miljøbelastning. Det legges derfor opp til en moderne skole og oppdragsgiver ser for seg et 50 års perspektiv på bygget. Prosjekteringen skal derfor implementere miljø som en naturlig del av prosjekteringen. Det vil si at miljø skal vektlegges på lik linje med økonomi, funksjonalitet, teknikk, universell utforming og estetikk ved valg av løsninger og materialer. Mål for den rehabiliterte skolen samt tilbygget er lavenergihusstandard. Det vurderes enkelte tiltak som bland annet varmepumpe for sjøvann og mulig bruk av LED belysning. Videre i prosjektet kommer vi til å utvikle strategier for energieffektivt bygg med lavt energiforbruk og lave driftskostnader. Det er viktig at den prosjekterende hensyn tar de utfordringene som ligger i nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. Byggherre ønsker ikke uforutsette utgifter i prosjekteringsfasen. De prosjekterende må derfor ha med en skissefase for tekniske anlegg og byggeteknikk slik at endelige underlagstegninger fra ARK har med seg alle forhold fra de tekniske fag. Kun byggeherreinitierte endringer utover omforent beslutningsplan vil gi grunnlag for krav om Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 6 av 24
endring fra de prosjekterende. Det må derfor tas med i pris en skisseperiode i forprosjekt for alle fag. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: IJ 11.12.13 Side 7 av 24
2 Organisering 2.1 Organisasjonskart LINK arkitekter AS - TKL Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: Side 8 av 24
Kontrakter Det vil bli inngått avtaler med rådgiverne etter NS 8401 og entreprenørene etter NS 8405 Følgende kontrakter vil bli inngått i dette prosjektet: Kontrakt Prosjekteringsgruppe leder ARK Lark Riaku Ribr RIV inkl. - energiberegning - byggfysikk uten akustikk RIB inkl. - miljøsanering - geoteknikk - miljøteknisk grunnundersøkelse RIE inkl. - av-utstyr - heis Byggeleder Ansvarlig Link Arkitektur as v/ Ivar Jonassen Link Arkitektur AS v/ Bjørn Feltens Link Arkitektur Landskap AS v/ Jens Lampe Rongstad Multiconsult AS v/ Ingrid Holst Sweco Norge AS v/ Johan Hereid IVest Consult AS v/ Gjermund Jørgensen Sweco Norge AS v/ Kim Andre Aarberg IVest Consult AS v/ Bengt Hellevang Hovedentreprenør bygg Entreprenør 01 VVS Entreprenør 02 VVS Entreprenør Elektro Entreprenør Heis Uavhengig kontroll RIG Uavhengig kontroll Brann Uavhengig kontroll RIB og Bygningsfysikk Norconsult AS v/ Anders Østbye Eknes Norconsult AS v/ Raymond Tuv Rambøll Norge AS v/ Frode Bjørnsen Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 9 av 24
2.2 Fullmakter 2.2.1 Endringer. Endringslister i forprosjektfasen sendes til PGL. Endringslister i byggefasen sendes BL. Endringslister som omfatter prosjektering i byggefasen skal innom PGL før den går til endelig behandling hos BL og PL. Endringslister. Endringslister skal utarbeides og distribueres sammen med reviderte tegninger. Endringslistene skal angi årsak til endring, for eks: * (P) Premissendringer initiert av byggherre inkl. bruker. * (E) Endringer pga. feil og uteglemmelser i prosjektmaterialet * (N) Nødvendige tilpasninger på byggeplassen etter varsel frå BL eller entreprenør. Endringslisten skal angi hvilke endringer som er gjort, med henvisning til poster i kontraktsbeskrivelse hvor dette er mulig. Hvor det kun er mengdejusteringer av postene i kontrakten, skal den prosjekterende fylle ut så vel mengde som pris.. Hvis det kommer til nye arbeider skal det angis at en ønsker tilbud på nye arbeider. PG vurderer antatt kostnad (tillegg/fradrag) på eksemplaret til PGL/BL/PL. 2.2.2 Rekvisisjonsarbeider. Det skal kun brukes skriftlige rekvisisjoner. Mindre endringsarbeider som det må tas stilling til på byggeplassen, kan rekvireres av byggeleder Det kan benyttes standard rekvisisjonsblokk, eller spesielle kan lages. Rekvisisjonen skal angi følgende: a. Prosjektets navn. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 10 av 24
b. Entreprisenummer og navn på entreprisen c. Løpenummer d. Referanser (tegninger, referater eller lignende) e. Årsak til endringen (bruk gjerne kategoribokstavene P, Ø, E, N, se pkt. ovenfor) f. Oppgjørsmåte (fast pris, regningsarbeider). g. Dato og signatur. Rekvisisjon leveres entreprenør og kopi sendes entrepriseansvarleg rådgjevar og PL På kopi til PL påføres antatt kostnad dersom rekvisisjonen omfatter rekningsarbeider. 2.2.3 Økonomistyring/-kontroll Kontroll av budsjett mot påløpne og kalkulerte kostnader skal skje hver gang nye opplysninger kommer inn, f. eks. anbud, tilbud og ellers når endringer eller andre forhold som måtte ha innvirkning på kostnadene, skjer. Økonomisk oversikt utarbeides hvert kvartal. PGL samler informasjon fra ARK, Lark, RIE, RIV og RIB på ferdiggrad i prosjekteringen i forhold til milepæler hvert kvartal. Rapporterer til PL. Mindre tilleggsarbeider som det må tas stilling til på byggeplassen, kan rekvireres av byggeleder. Eksempel; Utsparinger, tilpasninger til eksisterende bygg, opprydding osv. BL skal angi antatte kostnader som sendes PL, PGL og PG. BL skal holde oversikt over rekvisisjoner og ha ajourført liste til enhver tid. Når entreprenøren sender faktura på det rekvirerte arbeidet, føres beløpet inn i oversikten og antatt beløp strykes. 2.2.4 Justering av budsjett. Justering av budsjett blir foretatt når endringer av betydning inntreffer. Endringer eller andre tiltak med økonomiske konsekvenser utover budsjettrammen skal ikke iverksettes før: - endringsforslaget med kostnadsoverslag er utarbeidet. - forslag er formelt vedtatt av Flora kommune. PG er ansvarlig for å varsle PL/BL hvis det er fare for at det kan bli uoverensstemmelse mellom vedtatte eller foreslåtte prosjektkrav og vedtatt budsjett. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 11 av 24
2.2.5 Økonomiske oversikter. Utgangsbudsjettet danner grunnlag for styring av prosjektet. Økonomiske oversikter utarbeides rutinemessig hver månes av BL og oversendes PL. PL holder Flora kommune orientert om den økonomiske stilling i prosjektet. Utenfor denne rutinemessige rapportering varsles Flora kommune ved uforutsette endringer. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 12 av 24
3 Administrative rutiner 3.1.1 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. 3.1.2 Prosjekthotell Alle aktører skal benytte seg av prosjekthotell. Utgifter til prosjekthotell i prosjekteringsfasen betales av oppdragsgiver. Utgifter til prosjekthotell i byggefasen betales av hovedentreprise bygg. Prosjekthotell administreres av PGL. All korrespondanse av kontraktsmessig art og karakter (herunder brev, varsler, krav, endringsmeldinger, avviksmeldinger, møtereferat etc.) skal arkiveres her. Ved avsluttet prosjekt vil ikke rådgivere, entreprenører og byggeleder ha tilgang til prosjekthotellet og det er således opp til hver enkelt aktør å arkivere nødvendige dokumenter i eget arkivsystem. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 13 av 24
3.2 Korrespondanse 3.2.1 Korrespondanse All dokumentasjon som sendes til Byggherren skal på selve brevet, på emnefeltet i e-posten eller på følgeskriv henvise til navn på Byggherrens representant og påføres en overskrift som viser følgende: Prosjektnr.: Prosjektnavn: Fag/Beskrivelse: Når leverandøren oversender dokumenter til byggherren, skal disse sendes som følgende: Brev: Original + e-post Møtereferat: e-post til hver møtedeltager + eventuelle fraværende Faktura med bilag: Original til fakturaadresse i h kontrakt Dokument iht. kontrakt: Original + e-post FDV og sluttdokumentasjon: 3 originaler + USB minnepenn (omfang iht. SAK 10) Korrespondanse til byggherre adresseres på følgende måte: Flora kommune Prosjektavdelingen Markegt 51 6900 Florø v/jeikishan Jegathesan jeikishan.jegathesan@flora.kommune.no Kontraktuell korrespondanse som oversendes elektronisk, må også oversendes som signerte brev. Alt som oversendes på elektronisk format til oppdragsgiver skal være konvertert til Adobe Acrobat PDF format. Dette gjelder ikke tegninger. Tegninger og teknisk dokumentasjon skal i tillegg leveres i digitale formater. Software verktøy avtales. 2D leveres i DWG eller DXF og 3D i IFC. Anbudsdokumentene leveres i PDF og filformat NS 3459. 3.2.2 Korrespondanseflyt Inngående post Utgående post. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 14 av 24
3.2.3 Tegningsdistribusjon Tegningsdistribusjon tar utgangspunkt i web- basert arkiv i prosjekterings og byggefasen. Tegninger i arkivet kan skrives ut av brukeren selv. 3.3 Møter Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Byggherremøter Prosjekteringsmøter Oppstartsmøter med rådgiver Brukermøter Oppstartsmøter med entreprenør Byggemøter Særmøter KS møter SHA - møter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. 3.3.1 Byggherremøter/byggemøter Møteintervaller Hver 14. dag eller etter avtale Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Skriftlig, fra BH PL / BL Etter avtale Prosjektleder, bruker eller/og rådgiver, byggeleder og entreprenør BH PL / BL BL Kommentarer til forrige referat Gjenværende saker fra tidligere referat Fremdrift Utført i perioden Utføres i neste periode Bemanning/Maskiner/UE SHA KS Samordning/Koordinering Prosjektering Tekniske avklaringer Økonomi Diverse Deltakerne Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 15 av 24
3.3.2 Prosjekteringsmøter Prosjekteringsgruppen har ansvaret for og avholder prosjekteringsmøter. Byggherre v/bh PL og BL skal informeres i god tid og har møterett. 3.3.3 Brukermøter Brukermøter er avholdt i forprosjektfasen og gjennomføres i den grad det er nødvendig og hensiktsmessig. Tidspunkt for brukermøter avtales med brukerrepresentantene. Det vil bli angitt 2 personer fra brukersiden som skal følge prosjektet. 3.3.4 Oppstartsmøter med prosjekteringsgruppen /entreprenør Møteintervaller Holdes med prosjekteringsgruppen/entreprenør før arbeidene igangsettes Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling PGL / ENT BL BYM BH PL, byggeleder, prosjekteringsgruppen/entreprenør, andre etter behov BH PL PGL / ENT BL 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister mm. Prosjekteringsgruppens/Entreprenørens organisasjon, prosjektansvarlige, kontaktperson. 2. Kontraktens krav Kort gjennomgang av kontraktsdokumentene Spesielle krav til denne kontrakten Prosjekteringsgruppens eller entreprenørens ansvarshavende Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering 3. Bemanning/Maskiner/UE Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. SHA-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner/møter 5. KS Prosjekteringsgruppens og entreprenørens kvalitetssikring/ kontrollplaner/avvik Tiltakshavers kvalitetskontroller 6. Fremdrift Gjennomgang hovedfremdriftsplan/milepeler/kritiske punkter 7. Samordning/koordinering 8. Tegninger/Dokumenter 9. Økonomi 10. Evt byggeplassforhold/rigg Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 16 av 24
Referatet distribueres til 11. Eventuelt Korrespondanse Logg Annet Deltagerne 3.3.5 Særmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Etter behov. I henhold til avtale med PGL / BL Avtales i hvert enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller PGL / BL Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver, BH PL/BL og eventuelle andre som har behov for opplysningene i referatet. 3.3.6 Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig, og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut uten ugrunnet opphold etter at møtet er avholdt, og senest innen tre virkedager. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet uten ugrunnet opphold etter mottak av referatet. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 17 av 24
3.4 Faktureringsrutiner 3.4.1 Anskaffelser i prosjektadministrasjonen Enhver faktura som sendes til Oppdragsgiver skal knyttes til prosjektnummer 78576 og prosjektnavn Eikefjord Barne- og Ungdomsskule. Faktura som ikke angir slike prosjektnummer returneres til avsender. Det benyttes E-fakturering. Faktura skal inneholde prosjektnummer, prosjektnavn, fakturasum, kontraktssum, hittil fakturert, og gjenstående å fakturere. 3.4.2 Fakturering etter kontrakt BH PL, BH BL, Prosjekteringsgruppens eller entreprenørenes fakturering skal skje iht. konkurransegrunnlag og evt. faktureringsplan dersom slik er avtalt og iht. kontrakt. Tilbyder skal utarbeide forslag til faktureringsplan etter at kontrakt er inngått. Prosjekteringsgruppen og BH PL, BH BL skal sende inn faktura i henhold til faktureringsplan. Entreprenørene skal fakturere etter medgått mengde eller etter avtalt faktureringsplan dersom slikt er avtalt. Grunnlaget for faktura skal være godkjent av bygglederen i forkant. Fakturering skal foretas iht. kontrakt. Eventuell nødvendig dokumentasjon på at kontraktens forutsetninger er oppfylt må forelegges Byggherren. Det skal sendes separat faktura eventuelt avdragsnota for hver enkelt endringsordre. Fakturahåndtering: Rutine for fakturahåndtering avtales i det enkelte prosjekt og for den relevante fasen. NB! Pass på fullmakt i det enkelte prosjekt. NB2! Enkelte oppdragsgiveres regnskapssystemer eller rutiner gjør at delbetaling på uomtvistet beløp krever kreditering av total og ny faktura for uomtvistet og en omtvistet. Stiles til kontraktsmotpart Innkommende faktura skannes og distribueres til ansvarlige attestant.. Sjekkes og attesteres av budsjettansvarlig i.. til utbetaling Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 18 av 24
4 Fremdriftsplaner 4.1 Generelt Entreprenørene skal utarbeide fremdriftsplaner nevnt i punktene nedenfor iht. kontrakt. Alle planer skal ta hensyn til Byggherrens overordnede fremdriftsplaner og definerte kontraktsmilepæler. Kontraktstidsplanen Entreprenørens detaljerte planer Revisjon av tidsplaner Bemanningsplan Hovedentreprenør skal ha framdriftskoordineringsansvar 5 Avvik og endringer Prosedyrene for behandling av avvik og endringer som beskrives under, skal implementeres i PG, BH PL, BH BL samt entreprenørens KS-plan. 5.1 Avvik Dersom en PG, BH PL, BH BL og entreprenør avdekker et avvik eller varsler om et endringsarbeid, skal entreprenøren sende en avviksmelding (pr. mail) til BL med kopi til BH PL. BL skal avgi sine kommentarer på avviksmeldingen. Skjema for avviksmelding som skal benyttes i prosjektet er vist i PA Bokens vedlegg 1. Bruker kan bruke eget system for avviksmelding, men dette skal godkjennes av PL først. 5.2 Saksbehandling av endringsmeldinger Kontraktsbestemmelsene (fullmaktsmatrisen) regulerer forholdene rundt endringer. I denne PA boken beskrives derfor kun den praktiske håndteringen av endringer. Endringsmeldinger utsendes når Oppdragsgiver ønsker utført en endring, eventuelt etter forslag fra rådgivere eller etter anmodning fra entreprenør. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget av endringen og angi årsak til endringen. Endringsmeldinger skal utsendes ved enhver endring, uansett om den har økonomiske/ fremdriftsmessige konsekvenser eller ikke. Endringsmeldinger skal likeledes følge utsendelse av nye tegninger som ikke er inkludert i kontraktsgrunnlaget. Endringsmelding sendes til leverandør (entreprenør/rådgiver/byggeleder/prosjektleder) for pristilbud. Endringsmeldingen skal ha vedlagt nødvending dokumentasjon/beskrivelse som angir endringen. Alle pristilbud vedrørende endringer skal være komplette inkl. alle kostnader forbundet med arbeidet. Pristilbudet skal spesifisere mengder/poster som utgår av kontrakten og mengder/poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen skal vedlegges tilbudet. Skjema for endringsmelding som skal benyttes i prosjektet er vist i PA Bokens vedlegg 2 Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 19 av 24
5.3 Loggføring av avviksmeldinger og endringsmeldinger PGL/BL skal føre logg over avviksmeldinger og endringer samt status på disse. Loggføringen av avviksmeldinger skal vise dato når meldingen er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal avviksmeldingsloggen angi om avviksmeldingen er omsatt til en endringsmelding, dato for dette og hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Loggen skal også angi dato for når avviket ble lukket. Videre er det vist skjema som skal benyttes ved loggføring av avviksmeldinger. Skjema for loggføring av avviksmeldinger Nr. Dato sak Kommentar Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 3 Evt. Endringsmelding Dato Ansv. Lukket dato Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist skjema som skal benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnads anslag Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 4 Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato Ark./rådg. BL PL Sum Dato Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 20 av 24
6 Kvalitetssikring 6.1 Kvalitetssikring Eksterne kontraktspartnere skal dokumentere eget og implementert KS-system som ivaretar relevante deler av NS-EN ISO 9001:2000 System for kvalitetsstyring. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å revidere kontraktspartenes styringssystem som er relevant for denne kontrakten. Kontraktsparten skal iverksette tiltak der det eventuelt avdekkes avvik. Alle deltagere skal utarbeide kontrollplaner og holde disse à jour. Sjekklister skal fylles ut og signeres. Kvalitets- og sjekklistesystem skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherren (BH PL, PGL og BL). Avviksbehandling skal dokumentere feil, utbedringsmåte og eventuell rutineendring for å hindre gjentagelse. 6.2 Uavhengig kontroll Her vises til SAK 10, gjeldende fra 1.1.2013 vedr. uavhengig kontroll. 7 SHA 7.1 SHA Det skal utarbeides egne SHA avtaler og SHA planer. Det skal velges og lages avtaler for SHA koordinator prosjekteringsfase, SHA-koordinator utførelsesfase samt hovedbedrift. Utvelgelsen må foretas i samsvar med prosjektets fremdriftsplan. SHA-planen skal ligge vedlagt konkurransegrunnlaget. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 21 av 24
8 Overtagelse 8.1 Ferdigmelding Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til Idrettsetaten ved prosjektleder. For øvrig iht. kontrakt. Entreprenørens komplette FDV-materiale skal oversendes sammen med ferdigmeldingen. BH, PL, PGL og BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BH PL/BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BH, PL, PGL og BL's vurdering er ferdigstilt, berammer BH PL/BL tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring. For øvrig gjelder kontraktsbestemmelser iht. kontrakt. 8.2 Overtagelsesbefaring I overtagelsesbefaringen deltar BH, PL, PGL og BL, rådgivere, brukere, hovedverneombudet samt entreprenøren. BH PL skal lede og referere overtagelsesbefaringen. Overtagelsesbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg, så som el-anlegg, lydanlegg, ventilasjonsanlegg, sanitæranlegg, varmeanlegg mv. skal være igangkjørt, testet og innregulert før overtagelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. I mangelslisten skal det angis Hva befaringen omfatter Deltakere ved befaringen Hvilke feil / mangler som ble registrert, fotodokumentasjon. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og tiltakshavers oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. Referatet skal utsendes senest uten ugrunnet opphold etter befaringen. 8.3 Overtakelsesforretning Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av tiltakshaver eller hans rådgivere Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Overtakelsesprotokollen skal settes opp i henhold til NS 3431: Overtakelse av bygg og anlegg - prosedyrer. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 22 av 24
Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og Idrettsetaten. Partene beholder 1 eksemplar hver. PA Bokens Vedlegg 5 7 viser skjema som skal benyttes ved overtagelsesbefaring og forretning: Vedlegg 5: Overtagelsesprotokoll Vedlegg 6: Mangelliste Vedlegg 7: Reklamasjonsliste etter overtakelsen Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 23 av 24
9 Forvaltning, drift og vedlikehold 9.1 FDV- materiale Ved avslutning av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV-dokumentasjon for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med Idrettsetaten. FDV- dokumentasjonen skal som minimum omfatte: For bygningsmessige arbeider: 1. Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene 2. Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler 3. Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler 4. Branndokumentasjon For tekniske installasjoner i tillegg: 1. Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser 2. Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner 3. Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller 4. Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter 5. Monteringsanvisninger 6. Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg 7. Innreguleringsprotokoller 8. Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv. 9. Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer De prosjekterende skal fremlegge komplette sett av «som bygget tegninger», også ett sett med dwg tegninger av som bygget-tegninger.. FDV dokumentasjonen skal tilfredsstille kravene i pbl. Herunder Tek 10 og Sak 10, vedrørende innsending av ferdigattest. Avfallsplan med tilhørende mengder og kvitteringer innsendes sammen med anmodning om ferdigattest. RI skal levere tegninger på følgende format etter endt oppdrag, dwg og pdf. 9.2 Opplæring Opplæring av driftspersonale skal foretas i henhold til kontrakt med entreprenør. Opplæring skal skje på anlegget og innenfor normal arbeidstid. Utarbeidet: 10.12.2012 Utarbeidet av: JH Revidert: Revidert av: hj 8.4.13 Side 24 av 24