INVITASJON TIL PREKVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING ETTER FORUTGÅENDE KUNNGJØRING Totalentreprise med samspill Prosjektnr. 501645 LEVRE SKOLE
SIDE NR.: 2 av 14 Innholdsfortegnelse 1. Innledning - generelt... 3 1.1 Innbydelse... 3 1.2 Om oppdragsgiver... 3 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten... 3 1.4 Prosedyreform og kunngjøring... 5 1.5 Gjennomførings- og kontraktmodell... 5 1.6 Fremdriftsplan for prekvalifiseringsfasen... 6 2. Prekvalifiseringsgrunnlaget... 6 2.1 Prekvalifiseringsgrunnlaget... 6 2.2 Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget... 6 3. Søknad om deltagelse... 6 3.1 Språk, format, kopier... 6 3.2 Søknadens struktur... 7 3.3 Dokumentasjon... 7 3.4 Offentleglova... 8 3.5 Adresse for levering av søknad... 8 3.6 Søknadsfrist- frist for levering av søknad... 8 3.7 Søknadskonvolutt eller -pakke... 8 3.8 Annet... 8 4. Kvalifikasjoner... 8 5. Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen... 11 6. Preklusiv frist for begjæring av midlertidig forføyning... 12 7. Orientering om konkurransefasen... 12 8. Underskrift... 13 9. Vedlegg... 13
1. Innledning - generelt SIDE NR.: 3 av 14 1.1 Innbydelse Bærum kommune Eiendom innbyr med dette til prekvalifisering i konkurranse om kontrakt i prosjektet 501645 Levre skole. 1.2 Om oppdragsgiver Bærum kommune Eiendom har ansvar for å ivareta kommunens eiendomsfunksjoner gjennom byggherrerollen og utvikling, drift og vedlikehold av eiendomsmassen. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Prosjektet omfatter bygging av ny 4 parallell barneskole fra 1.-7. trinn, med plass til ca. 800 elever. Skoleanlegget skal inneholde en liten idrettshall tilpasset skolens behov i tilknytning til kroppsøving. I tillegg til alminnelig skoledrift, skal skoleanlegget fungere som nærmiljøsenter for området rundt. Netto arealprogram er på ca 6200 m2. Tomten er på ca 24 mål. Som en del av oppdraget skal leverandøren også forestå vaktmestertjenester og drift og vedlikehold av bygget og uteanlegget i 5 år, og eventuelt opsjon på ytterligere 2-5 år. Eksisterende Levre skole, Rud barnehage avdeling Levre og tidligere vaktmesterbolig som huser SFO ligger i dag på den aktuelle tomten, og skal rives som en del av prosjektet. Samlet bruttoareal på bygningsmassen er ca. 6600 m2. Rud barnehage avdeling Levre planlegges sanert og barna overført til annen barnehage, slik at tomten blir tilgjengelig for skoleformål.
SIDE NR.: 4 av 14 Eksisterende situasjon Eksisterende reguleringsplan gir ikke rom for et nytt stort skolebygg. Arbeidet med forslag til ny reguleringsplan for tomten pågår. Planforslag «Levre skolevei 6 detaljregulering - 1. gangs behandling» ble behandlet i Planutvalget 25.08.16 (sak 133/16), og planen var ute til offentlig høring frem til 20 oktober. Informasjon om plansaken finnes på; https://www.baerum.kommune.no/tjenester/plan-bygg-og-geodata/planer-under-arbeid/ Reguleringsplanen setter rammer i forhold til byggegrenser, bebygd areal, høyder etc. Målsetningen med planen er å sikre forutsigbarhet i forhold som tomteutnyttelse, naboforhold, atkomst, miljø, gode utearealer rundt hele skolebygget, samt sammenheng mellom skolens uteområde og friområdet i sør. Videre skal reguleringsplanen gi leverandørene spillerom til å komme med gode forslag til prosjektutforming. For å oppnå et mest mulig funksjonelt og optimalt bygg ut i fra prosjektets forutsetninger, har oppdragsgiver valgt ikke å utarbeide skisseprosjekt på forhånd. Leverandører som blir prekvalifisert skal i konkurransen levere skisseprosjekt som inkluderer både arkitektur og teknikk. Leverandøren (samspills-/totalentreprenøren) skal i sin søknad om prekvalifisering tilby en prosjekteringsgruppe, hvor leverandøren skal stå som kontraktsansvarlig og med følgende deltagere som kontraktsmedhjelpere: Arkitekt (ARK) Landskapsarkitekt (LARK) Rådgiver bygg (RIB) Rådgiver VVS (RIV) Rådgiver elektro (RIE)
SIDE NR.: 5 av 14 Eiendomsdrifter Alle rådgiverfirmaene skal ha firmagodkjenning i RIF. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise med samspill i forprosjektfasen, jfr. pkt. 1.5 nedenfor. Forbehold om politisk godkjenning Oppdragsgiver tar forbehold om politisk godkjenning av prosjektrammer og gjennomføringsmodell. Det antas at dette vil være klarlagt 30.11.2016. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (loa) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (foa). Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring iht. foa del I og III. Prosedyren består av en prekvalifiseringsfase og en konkurransefase. I prekvalifiseringsfasen skal oppdragsgiver velge hvem blant de kvalifiserte søkerne som skal inviteres til å gi tilbud. Kriterier for utvelgelse og antall søkere som vil bli invitert, fremgår av prekvalifiseringsgrunnlagets pkt. 5. I konkurransefasen vil de inviterte søkerne få mulighet til å gi tilbud og konkurrere om tildeling av kontrakt basert på det konkurransegrunnlaget oppdragsgiver oversender dem. Oppstart av konkurransefasen avhenger av politisk godkjenning av prosjektet. Oppdragsgiver vil gjennomføre 1 til 2 forhandlingsrunder med tilbyderne. Det kan forhandles om alle sider av tilbudene. Prekvalifiseringen er sendt til kunngjøring i DOFFIN og TED den 02.11.2017. 1.5 Gjennomførings- og kontraktmodell Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise med samspill i forprosjektfasen. Dette innebærer at prosjektet etter kontraktsinngåelse vil foregå i 2 faser. Fase 1 strekker seg fra kontraktsinngåelse til og med omforent forprosjekt, og gjennomføres i samspill med honorering etter medgått tid. Oppdragsgiver vil forbeholde seg retten til å avslutte kontraktsforholdet etter at fase 1 er ferdig. Blant annet vil politiske og økonomiske forhold kunne medføre avslutning av avtaleforholdet. Dersom oppdragsgiver etter avsluttet forprosjekt beslutter å gå videre med prosjektet, innledes Fase 2 med detaljprosjektering. Fasen gjennomføres som en ordinær totalentreprise med fastpris iht. fase 1. Kontraktsforholdet vil reguleres av NS 8407 med Bærum kommunes endringer og tilpasninger til samspillsfasen. Oppdragsbeskrivelse med underliggende kontraktbestemmelser er en del av tilbudsgrunnlaget som vil bli sendt ut til de prekvalifiserte søkerne.
SIDE NR.: 6 av 14 1.6 Fremdriftsplan for prekvalifiseringsfasen Milepæl Tidspkt / frist Frist for påmelding til informasjonsmøte 16.11.2016 Informasjonsmøte 22.11.2016 Frist for innlevering av søknad om prekvalifisering 08.12.2016 Meddelelse om resultat av prekvalifisering Uke 1 2017 2. Prekvalifiseringsgrunnlaget 2.1 Prekvalifiseringsgrunnlaget Prekvalifiseringsgrunnlaget består av: Dette dokumentet (Prekvalifiseringsgrunnlaget) med vedlegg Eventuelle justeringer av prekvalifiseringsgrunnlaget 2.2 Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget Dersom søker finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som søkeren ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om prekvalifiseringsgrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Att: Stine Sundsmoen Epost: stine.sundsmoen@baerum.kommune.no Telefon: 930 87 223 Forespørsel skal fremsettes skriftlig i god tid før søknadsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr. telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Alle spørsmål og svar vil bli lagt Doffin. Det vil ikke opplyses om hvem som har stilt spørsmålet. I tillegg til dette vil det avholdes et informasjonsmøte den 22. november, hvor det vil bli gitt anledning til å stille spørsmål. Møtet vil gjøre rede for prosjektomfang, regulering, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og videre prosess. Påmelding til informasjonsmøte skal sendes Stine Sundsmoen pr. epost senest 16. november. Det må oppgis navn på deltakere og hvilket firma de representerer. 3. Søknad om deltagelse 3.1 Språk, format, kopier Søknad om deltagelse og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Søknad skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar av søknad i papir
SIDE NR.: 7 av 14 2. En elektronisk versjon på minnepinne for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. 3. En usladdet elektronisk versjon av hele søknaden på minnepinne. 3.2 Søknadens struktur Søknadens innhold og struktur skal være som følger (iht. kolonne C og D i kvalifikasjonstabell i punkt 4): Del av tilbud Forside Vedlegg 1.1 Vedlegg 1.2 Vedlegg 1.3 Vedlegg 1.4 Vedlegg 1.5 Vedlegg 1.6 Vedlegg 1.7 Vedlegg 1.8 Vedlegg 1.9 Vedlegg 1.10 Dokument Søknadsbrev Firmaattest Skatteattest for skatt og merverdiavgift Årsregnskap eller utdrag fra dette Oversikt over referanseoppdrag samspills-/totalentreprenør Oversikt over referanseoppdrag ARK Oversikt over referanseoppdrag LARK Oversikt over referanseoppdrag RIB Oversikt over referanseoppdrag RIV Oversikt over referanseoppdrag RIE Oversikt over referanseoppdrag eiendomsdrifter Søknad skal hulles og settes i ringperm/hefte. Søknadsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. 3.3 Dokumentasjon Som vedlegg til søknaden skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 4 nedenfor, jfr. kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.2. Søkere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og søker vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd.
SIDE NR.: 8 av 14 3.4 Offentleglova I henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets- /time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Adresse for levering av søknad Søknad skal sendes pr. post eller leveres på oppdragsgivers besøksadresse. Adresse for levering av søknad med bud(besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 1. etg. Veiledningstorget ved hovedinngangen Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Åpent mandag til fredag kl 8.00 kl. 16.00 Adresse for levering av søknad pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom Postboks 700 1304 Sandvika Att.: Stine Sundsmoen 3.6 Søknadsfrist- frist for levering av søknad Søknad skal være oppdragsgiver i hende dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 10.00 den 08.12.2016. 3.7 Søknadskonvolutt eller -pakke Søknad skal leveres i konvolutt eller pakke. Søknad skal således ikke sendes pr. e-post. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av søknad). Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Søknad prekvalifisering prosjekt 501546 Levre skole» 3.8 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere søknad må bæres av søker. 4. Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn.
SIDE NR.: 9 av 14 I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Søknad om deltagelse skal bestå av den dokumentasjon som fremgår av pkt.3 og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud 1. Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registreringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp. Attesten bestilles i Altinn. Vedlegg 1.2 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 2. Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittrapport fra Experian Credit Services. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskaper og ratinghistorikk, og baserer seg på sist kjente regnskapstall. Vedlegg 1.3 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må signert forpliktelseserklæring leveres i henhold til
punkt 3.3. SIDE NR.: 10 av 14 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. 3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Oversikt over totalentreprenørs relevante referanseoppdrag de siste 10 år. Dersom han mangler erfaring fra samspill kan han godtgjøre evne og vilje til samarbeid/samspill ved referanser som vil kunne bli kontaktet. 1.4 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må signert forpliktelseserklæring leveres, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. Foretaket skal ha en arkitekt med erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Oversikt over arkitektfirmaets relevante referanseoppdrag de siste 5 år. Dersom arkitekten mangler erfaring fra samspill kan han godtgjøre evne og vilje til samarbeid/samspill ved referanser som vil kunne bli kontaktet. 1.5 Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. Foretaket skal ha en landskapsarkitekt med erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Oversikt over landskapsarkitektfirmaets relevante referanseoppdrag de siste 5 år. Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. 1.6 Foretaket skal ha en Rådgiver bygg med erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Oversikt over relevante referanseoppdrag de siste 5 år for firma som stiller til rådighet Rådgiver bygg. Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. 1.7 Foretaket skal ha en Rådgiver VVS med erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Oversikt over relevante referanseoppdrag de siste 5 år for firma som stiller til rådighet Rådgiver VVS. Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. 1.8
SIDE NR.: 11 av 14 Foretaket skal ha en Rådgiver elektro med erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, omfang og kompleksitet. Eiendomsdrifter skal ha erfaring med drift og vedlikehold for offentlige eiendomsbesittere Oversikt over relevante referanseoppdrag de siste 5 år for firma som stiller til rådighet Rådgiver elektro. Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. Oversikt over relevante referanseoppdrag de siste 10 år. Signert forpliktelseserklæring, jfr. Pkt. 3.3 og vedlegg 1. 1.9 1.10 Utdypende informasjon om krav til dokumentasjon «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» Alle referanseprosjekter skal være på firmanivå, og ikke være knyttet til enkeltpersoner. Oversikt over relevante referanseprosjekter for TE, ARK, LARK, RIB, RIV og RIE skal inneholde følgende opplysninger: - Prosjektnavn - Oppdragsgiver - Navn, tlf.nr og epostadresse til oppdragsgivers kontaktperson - Kort beskrivelse av prosjektet - Entrepriseform - Leverandørens rolle i prosjektet - Samlet prosjektkostnad - Bruttoareal og tomtestørrelse (LARK) - Leverandørens vederlag - Tidspunkt for utførelse av oppdraget (fra/til - måned/år) Oversikt over relevante referanseoppdrag for eiendomsdrifter skal inneholde følgende opplysninger: - Oppdragets navn - Oppdragsgiver - Navn, tlf.nr og epostadresse til oppdragsgivers kontaktperson - Kort beskrivelse av oppdragets innhold - Byggtype - Bruttoareal og tomtestørrelse - Tidspunkt for utførelse av oppdraget (fra/til måned/år) Det gjøres oppmerksom på at manglende opplysninger iht. ovennevnte kan medføre at oppdragets relevans er vanskelig å vurdere, og dermed gis mindre uttelling. 5. Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Blant de kvalifiserte tilbyderne vil det bli valgt ut 3-5 deltakere som inviteres til å gi tilbud i konkurransefasen. Utvelgelse vil skje på bakgrunn av best of prinsippet etter en vurdering av
SIDE NR.: 12 av 14 søkernes tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten, jfr. tabell i pkt. 4, kolonne A krav 3. Følgende vil vektlegges særlig i utvelgelsen: - Erfaring med samspill - Erfaring med totalentreprise - Erfaring med barne- og ungdomsskoleprosjekter - Erfaring fra prosjekter som i kostnad ligger tett opptil eller over prosjektet denne kontrakten omfatter - Erfaring fra prosjekter som i bruttoareal ligger tett opptil over prosjektet denne kontrakten omfatter - Nyere prosjekter (utført etter TEK 10) teller mer enn eldre prosjekter TE, ARK og LARKs erfaring vil bli vektlagt noe mer i evalueringen enn øvrige rådgivere og eiendomsdrifter. 6. Preklusiv frist for begjæring av midlertidig forføyning Avvist eller forkastet leverandør må senest innen 15 dager etter dagen oppdragsgiver sendte melding om avvisning eller forkastelse, fremsette begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning jfr. foa 10-3 og 19-7. 7. Orientering om konkurransefasen 7.1 Tildelingskriterier I konkurransen vil tildeling av kontrakt skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut i fra følgende tildelingskriterier: Pris Prosjektutforming og kvaliteter (skisseprosjekt) Kompetanse nøkkelpersonell/oppgaveforståelse Leverandørene skal utarbeide et skisseprosjekt som vil bli vurdert av en bedømmelseskomité med fagkompetanse til å evaluere kvaliteten på de ulike forslagene. Alle prekvalifiserte søkere som leverer tilbud vil motta kr. 250.000,- eks. mva. i honorar. 7.2 Reduksjon av tilbydere før forhandlingsrunden Dersom oppdragsgiver prekvalifiserer flere enn 3 leverandører, vil oppdragsiver foreta en reduksjon av antall tilbydere som får delta videre i konkurransen. Reduksjonen vil skje etter at det er foretatt en evaluering av tilbudene. Maksimalt 3 leverandører vil gis mulighet til å gå inn i forhandlinger og revidere sine tilbud. Reduksjonen vil foretas på bakgrunn av tildelingskriteriene. 7.3 Antatt fremdrift i konkurransefasen Milepæl Tidspkt / frist Utsendelse av konkurransegrunnlag Uke 2 2017
SIDE NR.: 13 av 14 Tilbudsfrist 07.04.2017 Melding om hvilke tilbydere som inviteres til forhandlinger Uke 19 2017 Frist for innlevering av reviderte tilbud Uke 23 2017 Kontraktstildeling Uke 26 2017 8. Underskrift Sandvika, den Bærum kommune Eiendom Hilde Rustad Prosjektansvarlig 9. Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring
SIDE NR.: 14 av 14 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for Bærum kommune Eiendom. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner