RYKKINN SKOLE AVD BERGER PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG BEGRENSET KONKURRANSE PROSJEKTLEDER (LEIETAKEROMBUD) TIL OPPFØLGING AV OPS-KONTRAKT MM

Transkript

1 Begrenset anbudskonkurranse - prosjektleder (leietakerombud) - prekvalifiseringsgrunnlag GJELDER FRA: REV.NR.: 2.01 SIDE 1 av RYKKINN SKOLE AVD BERGER PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG BEGRENSET KONKURRANSE PROSJEKTLEDER (LEIETAKEROMBUD) TIL OPPFØLGING AV OPS-KONTRAKT MM Total kvalitetsledelse Bærum kommune TKL

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Orientering om OPS-prosjektet med mer og prosjektleders oppdrag Prosedyreform og kunngjøring Prekvalifiseringsgrunnlaget Prekvalifiseringsgrunnlaget Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget Søknad om deltagelse Søknadens struktur Språk, format, kopier Dokumentasjon av kvalifikasjoner Offentlighetsloven Adresse for levering av søknad Søknadsfrist- frist for levering av søknad Søknadskonvolutt eller -pakke Annet Kvalifikasjoner Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Orientering om konkurransefasen Underskrift... 12

3 SIDE NR.: 3 av 12 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune innbyr med dette til prekvalifisering til konkurranse om kontrakt K Prosjektleder (leietakerombud) oppfølging OPS-kontrakt mm i prosjektet Rykkinn skole avdeling Berger. 1.2 Orientering om OPS-prosjektet med mer og prosjektleders oppdrag OPS-prosjektet Prosjektet omfatter ny tre-parallellers barneskole trinn med miniidrettshall på Rykkinn skole avdeling Berger. Det skal gjennomføres som et Offentlig Privat Samarbeidsprosjekt (OPS). Netto arealprogram er på i overkant av 5000 m2. Tomten er på ca 16 mål og utomhusområdet skal oppgraderes. Eksisterende bygg består av tre bygg med samlet bruttoareal på ca 4850 m2. Disse skal rives som en del av OPS-prosjektet. I tillegg står det en midlertidig paviljong som skal flyttes til en annen skole sommeren Andre rammevilkår for prosjektet Prosjektet er vedtatt gjennomført som OPS prosjekt hvor kommunen skal inngå langvarig leieavtale (25 år eller mer) med privat utbygger Planlagt oppstart leieperiode er skolestart august 2016 Utbygger skal forestå design, utbygging, finansiering og FDVS, herunder drift, service og vedlikehold av bygg og utomhusanlegg, vaktmestertjenester, møbler, energi og renhold av skoleanlegget i leieperioden, samt levere inventar Tomten eies av kommunen og er planlagt festet ut til OPS selskapet i leieperioden OPS-konkurransen mellom 4 prekvalifiserte OPS-leverandører er i gang, og tilbud skal foreligge ultimo november Konkurransegrunnlaget består i grove trekk av tilbudsforespørsel, 6 ulike avtaledokumenter og kravspesifikasjon for skoleanlegget (Byggeprogram). OPS-leverandørene skal i konkurransen utarbeide skisseprosjekt og konkurrere på leiepriser basert på utarbeidet skisseprosjekt. Det vil bli ført parallelle forhandlinger med alle tilbyderne. Den valgte leverandør skal i samarbeid med kommunen bearbeide skisseprosjektet videre hvor partene blir enige om leieobjektets løsninger på et mer detaljert nivå. Bærum kommune har prosjektansvaret for OPS-prosjektet, og besitter fagkompetanse på en del områder. I tillegg er det engasjert ekstern bistand innen juridisk rådgivning, arkitekt, landskapsarkitekt, tekniske rådgivere osv til utarbeidelse av konkurransemateriale. Disse er

4 også med i kontraheringsprosessen. Tekniske rådgivere og landskapsarkitekt skal også benyttes som ressurspersoner i oppfølgingen. Små prosjekter i kommunens egen regi Bærum kommune er ansvarlig for gjennomføring av følgende prosjekter: SIDE NR.: 4 av 12 Kommunen har felles parkeringsarealene for Rykkinn skole avdeling Berger, Berger svømmehall og Rykkinnhallen i enden av Leirdueveien. Det skal opparbeides ny, trafikksikker atkomstsone til denne, og vesentlige deler av parkeringsarealene skal oppgraderes for å gi bedre parkeringskapasitet og mulighet for gjennomkjøring med buss. Disse parkeringsarealene skal også benyttes i forbindelse med bussing av elevene til midlertidige lokaler i Brynsveien 88 fra sommeren 2014 til sommeren 2016 Nord for skoletomten ligger et friområde med basketballbane og sandvolleyballbane, som skal benyttes av de eldste elevene på skolen. Disse banene skal oppgraderes. Bærum kommune er ansvarlig for flytting av den midlertidige paviljong på skoletomten til annen skole sommeren Prosjektleders (leietakerombudets) oppdrag Prosjektleder (leietakerombud) skal bistå kommunens prosjektansvarlig med oppfølging av avtaler og kravspesifikasjon i planleggings- og byggefasen, slik at kommunen får det skoleanlegget som er beskrevet i henhold til kontrakt. Prosjektleder skal også være med i prosessen med evaluering av tilbudene og forhandlinger med tilbyderne. Når OPS-leverandør er valgt vil det bli opprettet et arbeidsutvalg med medlemmer fra OPSleverandøren (utleier) og kommunen (leietaker), som vil ha jevnlige møter i planleggings- og byggefasen og en tid etter ferdigstillelse. Arbeidsutvalget skal drøfte og behandle OPSleverandørs bearbeidelse av skisseprosjektet, videre i et forprosjekt og etter hvert leieobjektets detaljløsninger. Prosjektleder skal sammen med kommunenes prosjektansvarlig og eventuelle andre representanter være leietakers medlemmer i dette utvalget, og følge opp kommunens krav, rettigheter og plikter i hht kontrakt. Prosjektleder skal bistå brukerne underveis i prosessen med blant annet flytteprosessene, avklaringer av praktiske forhold (IKT, telefon etc) ved inn- og utflytting av midlertidige lokaler og i nytt skoleanlegg, ved planlegging av bussing av elevene midlertidige lokaler etc. Prosjektleder skal ha ansvaret for gjennomføringen av ovennevnte små prosjekter (oppgradering av parkeringsplass og ballbaner samt flytting av paviljong). Prosjektene skal gjennomføres i hht lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens retningslinjer for anskaffelser. Forventet ressursbruk for prosjektleder Forventet ressursbruk for prosjektleder vil variere over tid. Det anslås ca 30 % belastning i kontraheringsfasen for OPS-prosjekt og oppstart planlegging små-prosjektene. I enkelte perioder som f.eks; ved forhandlinger før avtaleinngåelse med valgt tilbyder, behandling av

5 SIDE NR.: 5 av 12 forprosjekt og lignende må det påregnes 80 % belastning. Videre omtrent 30 % i byggefasen. I snitt anslås en belastning på ca 40 % av full tid fra frem til innflytting. Det anslås at oppgavene med oppfølging av OPS-kontrakten vil ta utgjøre ca 70 % av oppdraget og små prosjekter i kommunens egen regi vil utgjøre ca 30 %. Fremdrift Foreløpig fremdriftsplan: Oppdraget påbegynnes: november 2013 Tentativ fremdrift anskaffelsesprosessen OPS-prosjekt: Tilbudsfrist: Periode evalueringer og forhandlinger: ultimo nov 2013 ultimo april 2014 Valg av tilbyder: ultimo april 2014 Kontraktsinngåelse og oppstart videre planlegging: mai 2014 Oppstart utleie ferdig skoleanlegg: august 2016 Fremdrift små prosjekter i kommunens regi: Oppstart planlegging prosjektene: desember 2013 Tilpasning parkeringsplass til bruk for bussing av elever til midlertidige lokaler må være ferdig sommeren Permanent løsning parkeringsplass og ballbaner må være ferdig sommeren Paviljong skal flyttes til annen skole sommeren Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse. Prosedyren består av en prekvalifiseringsfase og en konkurransefase. I prekvalifiseringsfasen skal oppdragsgiver velge hvem, blant de kvalifiserte søkerne, som skal inviteres til å inngi tilbud. Kriterier for utvelgelse og antall søkere som vil bli invitert, fremgår av prekvalifiseringsgrunnlagets pkt. 5. I konkurransefasen vil de inviterte søkerne få inngi tilbud og konkurrere om tildeling av kontrakt basert på det konkurransegrunnlag oppdragsgiver oversender dem. For konkurransen gjelder reglene i forskriftens del II (nasjonale regler).

6 Utforming av kontrakten SIDE NR.: 6 av 12 Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401: A med Bærum kommune Eiendoms endringsbestemmelser. Oppdragsbeskrivelse med underliggende kontraktsbestemmelser er en del av tilbudsgrunnlaget som vil bli sendt ut til de prekvalifiserte søkerne. 2 Prekvalifiseringsgrunnlaget 2.1 Prekvalifiseringsgrunnlaget Prekvalifiseringsgrunnlaget består av: Dette dokumentet (Prekvalifiseringsgrunnlaget) Eventuelle justeringer av prekvalifiseringsgrunnlaget og lignende. Prekvalifiseringsgrunnlaget ligger ute på Doffin. 2.2 Spørsmål til prekvalifiseringsgrunnlaget Dersom søker finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som søkeren ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om prekvalifiseringsgrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Bærum kommune Eiendom 1304 Sandvika Att: Hilde Rustad Epost: Hilde.rustad@baerum.kommune.no Telefon: Forespørsel skal fremsettes i god tid før søknadsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før søknadsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om søknadsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser.

7 3 Søknad om deltagelse SIDE NR.: 7 av Søknadens struktur Søker skal ved utarbeidelsen av sin søknad organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Søknad Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt Språk, format, kopier Søknad om deltagelse og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Søknad skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En versjon i papir for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder de deler av søknaden som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet. 3. En usladdet elektronisk versjon av hele søknaden innlevert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. Søknad skal hulles og settes i ringperm/hefte. Søknadsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene skal settes inn som vedlegg til søknadsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. 3.3 Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til søknaden skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf. kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr Søkere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og søker vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd):

8 3.4 Offentlighetsloven SIDE NR.: 8 av 12 I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Adresse for levering av søknad Søknad skal sendes pr. post eller leveres på til oppdragsgivers besøksadresse. Adresse for levering av søknad med bud (besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 4.etasje, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Adresse for levering av søknad pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom Utbygging 1304 Sandvika Att: Hilde Rustad 3.6 Søknadsfrist- frist for levering av søknad Søknad skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl den Søknadskonvolutt eller -pakke Søknad skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før formell åpning av søknader foretas. Søknad skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av søknad) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Søknad prekvalifisering prosjekt « Rykkinn skole avd Berger prosjektleder oppfølging OPS-kontrakt med mer»

9 3.8 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere søknad må bæres av søker. SIDE NR.: 9 av 12 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Søknad om deltagelse skal bestå av den dokumentasjon som fremgår av pkt.3 og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell.

10 SIDE NR.: 10 av 12 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor). Vedlegg 1.3 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle Utfylt og undertegnet HMS Vedlegg

11 lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. ( SIDE NR.: 11 av Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Vedlegg 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten herunder ha betydelig erfaring fra prosjektledelse for gjennomføring av byggeprosjekter av tilsvarende størrelse og type. Foretakets relevante leveranser de siste fem årene. Beskrivelse av referanseprosjektene skal inneholde følgende opplysninger: - Type bygg og størrelse (BRA). - Total prosjektkostnad inkl. mva. - Entrepriseform. - Navn på oppdragsgiver. Vedlegg Hvilken rolle foretaket hadde i prosjektet. - Tidsrom for oppdraget og hvilke faser av prosjektet foretaket var involvert i. - Omfang av oppdraget, kontraktsum inkl mva. - Referanseperson hos oppdragsgiver.

12 SIDE NR.: 12 av 12 5 Utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen Blant de kvalifiserte tilbyderne vil det bli valgt ut 3-5 deltagere som inviteres til å inngi tilbud i konkurransefasen. Utvelgelse vil skje på bakgrunn av best of prinsippet. Dette innebærer at oppdragsgiver ser nærmere på søkernes dokumenterte kvalifikasjoner knyttet til: - Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiver vil legge særlig vekt på: Erfaring fra prosjektledelse for totalentrepriser eller OPS-prosjekter. Erfaring fra prosjektledelse for skolebygg eller idrettsbygg. De best rangerte søkerne, jf. ovennevnte kriterie(r), vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransefasen. 6 Orientering om konkurransefasen Forventet fremdriftsplan for anskaffelsen: utsendelse av tilbudsgrunnlaget: frist for levering av tilbud: Underskrift Sandvika, Bærum kommune Eiendom Hilde Rustad Prosjektansvarlig