Dokumentasjon ved periodeavslutningen pr. 31.12.2016 Oppdatert pr. 11. januar 2017 Innhold Introduksjon... 1 Vedlegg iht. Riksrevisjonens standardbrev... 2 Dokumentasjon av avstemminger i DFØs avstemmingsmappe, periode 201612... 5 Dokumentasjon av avstemminger av balansekontoer tilknyttet SRS... 11 Introduksjon Ved årets slutt er det behov for utvidet dokumentasjon av periodeavslutningen for desember og for året totalt. Dette omfatter blant annet avstemmingene for desember, årsregnskapet for 2016 og ulike regnskapsrapporter og styringsdokumenter. Tilfredsstillende dokumentasjonen av regnskapsinformasjonen vil være resultatet av et samarbeid mellom virksomhetene selv og DFØ som regnskapssentral. Oversiktene under tar utgangspunkt i Riksrevisjonens standardbrev for ønsket dokumentasjon ved revisjonen av regnskaps- og årsavslutningen for 2016. Her kommer det frem hvordan avstemminger og andre kontroller dokumenteres og hvem som har ansvaret for dokumentasjonen. Oversikten kan benyttes for å forstå hvordan råbalansen, gjennom kontrollene i avstemmingsmappen, er avstemt og dokumentert. Arbeidsdeling DFØ vil dokumentere alle kontroller i avstemmingsmappen som utføres av DFØ inkl. spørringer og rapporter og oppstillinger fra økonomisystemet. Virksomhetene må selv dokumentere de avstemminger de selv utfører, rapportering, ekstern dokumentasjon av avstemminger og dokumentasjon som underbygger balanseposter. Avstemmingsmappen og andre rapporter som tas ut av DFØ vil bli gjort tilgjengelig på opal_con når de er klare. For de kunder som ikke har tilgang til opal_con vil dokumentasjonen bli sendt på e-post. 1
Vedlegg iht. Riksrevisjonens standardbrev Vedleggsnummer Årsregnskap Dokumentasjon 1. Årsregnskap i henhold til R-115 Kunde er selv ansvarlig for dokumentasjonen av årsregnskapet med tilhørende rapportoppstillinger og noter. 2. En spesifisering av artskontoer som går mot regnskapslinjene i artskontorapporteringen Kobling mellom artskonto og regnskapslinjer er standardisert, og finnes her: Artskontorapport iht. R-115 Virksomhetsregnskap etter statlige regnskapsstandarder (jf. SRS 1) Kunde må selv dokumentere ev. kontroller av beløpene som presenteres pr. regnskapslinje i årsregnskapet mot underliggende kontoer i kontospesifikasjonen. Artskonto tilsvarer konto på tresiffer-nivå. 3. En oversikt over hvilke artskonti som går mot hvilke regnskapslinjer i bevilgningsrapporteringen, det vil si en kobling mellom artskonto og statskonto. Kunde må selv dokumentere ev. kontroller av beløpene som presenteres pr. regnskapslinje i årsregnskapet mot underliggende kontoer i kontospesifikasjonen. DFØ har utarbeidet en spørring som kan benyttes til dette formålet. Spørringen er tilgjengelig i UBW- Agresso under Agresso Økonomi Kontantregnskap Spørring Spørring bilag kontantregnskap (se bilde). Spørringen med navn ÅO16 Konto pr. statskonto 1 viser kontantsaldo pr. konto med delsum for hver statskonto det er rapportert på i S-rapporten. Ta kontakt med DFØ dersom det er behov for bistand med å ta ut spørringen. 1 Navnet på spørringen kan i menyen vises som ÅO16 Konto pr. statskont ( Kopiert fra XX-klient ) på grunn av måten spørringer distribueres på i regnskapssystemet. 2
Regnskapsrapporter 4. Råbalanse pr. 31.12 (GL09) DFØ: Rapporten tas ut ved start av avstemming. Ved eventuelle endringer tas ny råbalanse ut som dekker de endrede kontoene. 5. S-rapport pr. 31.12 (CAN06) Likvidrapport pr. 31.12 Kunde: Signert S-rapport eller likvidrapport oppbevares av kunden. 6. Dokumentasjon på sperring av alle regnskapsperioder i 2016 (AG31) DFØ: Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 7. Rapport fra Contempus/Basware "Leverandørgjeld per 31.12" med forklaring til eldre poster. DFØ: Rapporten tas ut pr. årsslutt og sendes hver enkelt virksomhet pr. e-post. Kunde: Ta kontakt med DFØ dersom den ikke er mottatt. 8. Saldospesifikasjoner av kunder per 31.12 (CU05) DFØ: Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 9. Saldospesifikasjoner av leverandører per 31.12 (SU05) DFØ: Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 10. Aldersfordelt kundereskontro per 31.12.16 med forklaring til eldre poster (CU29). 11. Aldersfordelt leverandørreskontro per 31.12.16 med forklaring til eldre poster (SU29). DFØ: Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. DFØ: Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 12. Kontroll av overføring av UB 2015 mot IB 2016 Avstemmingen er dokumentert i avstemmingsmappen for 2015. 13. Endelig årsrapport (ettersendes så snart den foreligger). Kunde er ansvarlig for endelig årsregnskap. 3
Avstemminger 14. Forsiden i avstemmingsmappen 2016 "avstemmingsoversikt" med kvittering på at avstemmingene er godkjente og eventuelt en annen har signert for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene. Kunde må selv dokumentere signerte avstemmingsoversikter. 15. Avstemmingsmappen med tilhørende underdokumentasjon. DFØ: Avstemmingsmappen som fylles ut av DFØ ligger på opal_con, sammen med underliggende dokumentasjon. Kunde: Kunde må selv dokumentere de avstemminger de selv foretar i sin avstemmingsmappe. 16. Avstemming mellom forsystemer og Agresso hovedbok. DFØ: Har ansvar for avstemming av DFØs forsystemer og UBW-Agresso. Dette dekkes av avstemmingsmappens kontroller. Styringsdokumenter/møtereferater Kunde: Kunde må selv dokumentere avstemming mellom virksomhetens egne forsystemer og UBW-Agresso. 17. Mottatte og avgitte belastningsfullmakter Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 18. Etatsstyremøtereferat for 2016 Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 19. Omposteringer til foreløpig bevilgningsregnskap Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 4
Dokumentasjon av avstemminger i DFØs avstemmingsmappe, periode 201612 Oversikten under viser dokumentasjon av avstemmingene i avstemmingsmappen pr. fane for desember måned. Den spesifiserer hvordan de ulike tallene dokumenteres avhengig av om tallene hentes fra UBW-Agresso, SAP eller andre steder. Videre spesifiserer den hvilke poster kunden selv må dokumentere. DFØ vil dokumentere avstemmingene i henhold til oversikten for de avstemminger DFØ foretar. Kunder må selv dokumentere de avstemminger de selv utfører. Avstemmingsveiledningene forklarer hvordan avstemmingen foretas. Avstemming Dokumentasjon Del A A1 A2 A3 A4 a Avstemming før rapportering Bankavstemming totaloversikt Avstemmingsskjemaet underbygges med utskrifter fra henholdsvis oppgjørskonto, arbeidskonto og hovedbok. Avvik forklares og dokumenteres med relevante bilag. Avstemming av reskontro SAP FI mot Agresso hovedbok Åpen post-liste reskontro vedlegges. Eventuelle poster eldre enn to mnd. skal dokumenteres med avtaler, mailkorrespondanse eller lignende som underbygger eksistens av post. Gjennomgang av feilkonto Alle åpne poster dokumenteres med relevant underdokumentasjon. Eksempler på dokumentasjon kan være fakturaer, e-post, mv. Foreligger ingen relevant skriftlig dokumentasjon, kan det i noen tilfeller være nødvendig å utarbeide og signere skriftlige forklaringer på postene. Avstemming Contempus og Agresso Dokumentasjon av bilagsnummer fra og til, antall bilag og beløp i Contempus, antall bilag og beløp i Agresso i perioden (Avviksrapport CAI05). Eventuelle differanser forklares skriftlig og underbygges med relevante bilag. Kunde må selv dokumentere kontoutdrag på konti i Norges Bank og avtalebankene. SAP: Utklipp av sum FBL1N Ingen utklipp dersom det ikke er saldo SAP viser ikke noen rapport i disse tilfellene. Dersom rapportene er for store til å kunne foreta utklipp lagres de i PDF-format Kunden må dokumentere eldre poster. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må dokumentere de aktuelle postene i interimsavstemmingen. Rapport CAI05 tas ut på vanlig måte. UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 A04 3T/7T-moms 5
A4 b A5 A6 A7 A8 Avstemming Basware og Agresso Avstemmingsrapporten (web-rapport) som sammenligner Basware og Agresso på sum kredit og debet, differanse kredit og debet, antall bilag og antall transaksjoner. Eventuelle differanser forklares skriftlig og dokumenteres med relevante bilag. Avstemming av virksomhetsregnskapet mot kontantregnskapet Utskrift av CAN 01 og eventuelt CAN 02. I tillegg vedlegges utskrift fra Agresso for kontantregnskapet for statskontiene 7XXXXX97-99. Eventuelle differanser forklares skriftlig og underbygges med relevante bilag. Avstemming av reskontro mot hovedbok i Agresso Avstemming av hovedbok og reskontro for henholdsvis kunder og leverandører dokumenteres med rapport XRE01. Eventuelle differanser (XRE02) forklares skriftlig og underbygges med rapport og relevante bilag. Avstemming av NAV-refusjoner For Ax-A: Utskrift av regnskapstall fra Agresso for bokførte syke- og foreldrepenger vedlegges sammen med relevante K27/37-rapporter fra Opal con. For Ax-B: Utskrift fra Agresso på konto for debitor NAV, per 31.12., vedlegges sammen med utskrift av spørring FBL5N i SAP. For Ax-C: Utskrift av regnskapstall fra Agresso hittil i år for gjennomgangskonti/påløpt refusjon vedlegges. Alle differanser forklares skriftlig. Kontroll av kontogruppe 52 Naturalytelser og gruppelivsforsikring Utskrifter av relevante kontosaldoer vedlegges. Dersom noen av kontogruppene ikke går i null, forklares dette skriftlig. Avstemmingsrapport Basware B1 og B2 legges ut som vanlig. CAN01 legges ut som vanlig. UBW-Agresso: Utklipp browser DFØ15 A05 Avstemming *96, *97, *98 og *99. Utklipp tas av browser på neste nivå, med saldo pr. konto. Eventuelle avvik dokumenteres på fane A3, A7 og A8. XRE01 legges ut som vanlig. Utklipp fra browser DFØ15 - A7 Avst. NAV-refusjoner SAP: Utklipp av sluttsum FBL5N Kunde må dokumentere rapportene K27 og K37. Utklipp fra browser DFØ15 A8 Naturalytelser og gruppeliv 6
A9 Andre periodiske kontroller - Rapporter over henholdsvis parkerte hovedboks-, kunde- og leverandørbilag. Eventuelle parkerte bilag forklares skriftlig - Kontroll av tett bilagsnummerrekkefølge - Agressorapport AG08, som viser om det er hull i bilagsrekkefølgen. Eventuelle hull i bilagsrekkefølge forklares skriftlig. AG08 legges ut som vanlig måte. UBW-Agresso: Utklipp fra browsere for hovedbok, kunde og leverandør. Dersom det ikke er parkerte bilag vil ikke spørringen gi noe resultat. I disse tilfellene legges det dermed ikke ut utklipp. Del B B1 Avstemming av statsregnskapsrapportering Avstemming av Kontantregnskapet (S-rapport) mot A-rapport Undertegnet S-rapport og A-rapport vedlegges. A-rapport legges ut. Kunden har signert S-rapport. Del C C1 C2 C3 C4 Avstemming etter rapportering til statsregnskapet Avstemming av rapporteringspliktige fordeler Utskrifter av samtlige rapporter det hentes beløp fra vedlegges. Det markeres tydelig på vedlagte rapporter hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. De aktuelle rapportnavnene fremgår av denne avstemmingsmalen. Avstemming av påleggstrekk Utskrift som viser UB fra 6. termin forrige år vedlegges, sammen med utskrifter fra Agresso hovedbok som viser bokførte og betalte trekk. Avstemming av forskuddstrekk Utskrifter av samtlige rapporter det hentes beløp fra vedlegges, sammen med dokumentasjon på IB. Det markeres tydelig på vedlagte rapporter hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. De aktuelle rapportnavnene fremgår av denne avstemmingsmalen. Avstemming av Svalbardskatt Alle rapporter, som danner grunnlaget for avstemmingen, vedlegges. Det markeres tydelig på rapportene hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 C01 Avstemming av rapp.pl.fordel Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Husk reiseforskyvning 201611. UBW-Agresso: Utklipp fra bevegelsene på konto 2610 for 201600-201612 (med sortering på periode). Legges ut i pdf ved behov. Kontroll av at UB 6. termin 2015 er lik IB 2016 dekkes av avstemmingsmappen 2015. Utklipp fra browser DFØ15 C03 Avst. Forskuddstrekk Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Husk reiseforskyvning 201611. Utklipp fra browser DFØ15 C04 Avst. Svalbardskatt Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Husk reiseforskyvning 201611. 7
C5 C6 Kontroll av arbeidsgiveravgift SAP for virksomheter med forenklet oppgjør Alle rapportene, som danner grunnlaget for avstemmingen, vedlegges. Det markeres tydelig på rapportene hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. Avstemming av arbeidsgiveravgift - for nettobudsjetterte virksomheter Alle rapportene fra Agresso og SAP som danner grunnlaget for avstemmingen vedlegges. Det markeres tydelig på rapportene hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 C05 BTO Avstemming AGA Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Husk reiseforskyvning 201611. Utklipp fra browser DFØ15 C06 BTO Avstemming AGA Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Husk reiseforskyvning 201611. Del D D1 D2 D3 D4 Internkontroll Spesifikasjon av balansekontoene for lønn (inkl. trekk i lønn) Avstemmingen dokumenteres med utskrifter fra hovedbok og saldospesifikasjoner for de aktuelle kontosaldoer. Åpne poster eldre enn to måneder forklares. Spesifikasjon av andre balansekontoer Avstemmingen dokumenteres med utskrifter av hovedbok og saldospesifikasjoner for de aktuelle kontosaldoer. Åpne poster eldre enn to måneder skal forklares. Spesifikasjon av lønns- og reiseforskudd Avstemmingen dokumenteres med utskrifter av hovedbok og saldospesifikasjoner for de aktuelle kontosaldoer. Åpne poster eldre enn to måneder skal forklares. Oppfølging/spesifikasjon av arbeidsgiverlån Alle rapportene fra Agresso og SAP som danner grunnlaget for avstemmingen vedlegges. Det markeres tydelig på rapportene hvor det tilsvarende tallet som man finner i avstemmingsmalen er. Eventuelle lån som det ikke har vært aktivitet på de siste måneder forklares. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må dokumentere eldre poster i interimsavstemmingen. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må dokumentere eldre poster i interimsavstemmingen. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må dokumentere eldre poster i interimsavstemmingen. UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 D04 Spes.arb.giverlån SAP: Utklipp av rapport S_AHR_61015638 som viser sum pr. ansatt. Dersom rapportene er for store til å kunne foreta utklipp lagres de i PDF-format med navn «D4». 8
D5 D6 D7 D8 D9 D10 Månedlig avstemming av konto 1987 - Nettoføringsordningen for inngående MVA Avstemmingen dokumenters med rapporter: D05 Grunnlag nto.mva. D05 Kto. 1987 Eventuelle avvik forklares skriftlig og underbygges med relevant dokumentasjon. D05 Kontroll 8 %/10 % kan også i en overgangs-periode benyttes til å forklare denne differansen. Andre halvårlige kontroller Skjema D6 avstemmes mot relevante data i skjemaene XKR01 og XKR02, som ved behov er påført virksomhetens forklaringer om hvordan informasjonen skal leses. Terminvis avstemming av omsetning på omsetningsoppgaven til skattekontoret/altinn Kvartalsvis avstemming av omsetningsoppgave for tjenesteimport til skattekontoret/altinn Årssammendrag omsetningsoppgaven til skattekontoret/altinn Alle rapportene vedlegges og sammenstilles med avstemmingen, herunder utskrifter av hovedbok som viser relevante saldoer, endelig avgiftsoppgave fra Agresso, mottatt omsetningsoppgave fra skattekontoret og spørringen som viser utgående og inngående merverdiavgift fordelt på de kontoene i regnskapet som avgiftene refererer seg til. Spørringen avstemmes mot samleoversikten i skjema D9. Årssammendrag omsetningsoppgaven for tjenesteimport til skattekontoret/altinn Alle rapportene vedlegges og sammenstilles med avstemmingen, herunder utskrifter av hovedbok som viser relevante saldoer, endelig avgiftsoppgave fra Agresso, mottatt omsetningsoppgave fra skattekontoret og spørringen som viser utgående merverdiavgift fordelt på de kontoene i regnskapet somavgiftene refererer seg til (spørringen avstemmes mot samleoversikten i skjema D10). UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 D05 Grunnlag nto.mva (fom 2016) Utklipp fra browser DFØ15 D05 Kto. 1987 (fom 2016) Utklipp fra browser DFØ15 D05 Kontroll 8%/10% (fom 2016) Kunde må dokumentere at kontrollene er utført ut over det som står i skjema. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. 9
Del E E1 E2 E3 Andre periodiske kontroller Avstemming Statens Pensjonskasse Alle rapportene som danner grunnlaget for avstemmingen vedlegges. Det markeres tydelig på rapportene hvor det tilsvarende beløpet som man finner i avstemmingsmalen er. Avstemming feriepenger SAP Alle rapporter som benyttes i avstemmingen er beskrevet i avstemmingsveiledning. Samtlige av disse vedlegges. Avvik forklares. Halvårlig avstemming feriepenger Alle rapporter som benyttes i avstemmingen er beskrevet i avstemmingsveiledning. Samtlige av disse vedlegges. Avvik forklares. Utklipp fra browser DFØ15 E01 Avstemming pensjonsinnskudd Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. UBW-Agresso: Utklipp fra browser DFØ15 E02 Avstemming av feriepenger Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. UBW-Agresso: Utklipp av aktuelle spørringer i UBW-Agresso med beskrivelse av hva spørringen gjelder. Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. Del F Årsoppgjørskontroller F1 Kontroll av overføringen av UB 2016 til IB 2017 Input til avstemmingsskjemaet vedlegges som underdokumentasjon (saldobalanser for internregnskap og kontantregnskap vedlegges) GL09 Råbalanse IB 201700 CAN06 S-rapport pr. periode 201700 F2 F3 Avstemming av mellomregnskapet mot statsregnskapet Input til avstemmingsskjemaet vedlegges som underdokumentasjon (UB/IB mellomregnskap). Lønns- og pensjonskostnader: RF-1022 Avstemming av opplysningspliktige ytelser i Unit4 Business World Agresso (UBW- Agresso) mot det som er rapportert i a-meldinga. Alle rapporter som danner grunnlaget for avstemmingen vedlegges med RF-1022. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. UBW-Agresso: Utklipp av browser som viser tall det er spurt på. Mange tall hentes fra andre steder i avstemmingsmappen, og dekkes av dokumentasjonen der. Utklipp merkes med navnet på rapportvariant. RF-1022 fylles ut basert avstemmingsfanen. 10
Dokumentasjon av balansekontoer tilknyttet SRS Kunde er selv ansvarlig for bokføring av bilag og andre posteringer etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Dette inkluderer også avstemming og dokumentasjon av balanseposter som gjelder periodiseringer etter SRS. Dette inkluderer blant annet avstemming av anleggsregister mot hovedbok (rapport XAT02), avstemming av avskrivinger og statens finansiering av anleggsmidler, avstemming av inntektsført og ikke inntektsført bevilgning, og dokumentasjon og avstemming av påløpte/forskuddsbetalte kostnader og inntekter. 11