KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE FOR KJØP AV Aktivitetsanlegg med opsjon på montering og fallunderlag Opprusting av lekeplass Andenes skole, ANDØYA KOMMUNE Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 1
Innholdsfortegnelse 1. Oppdraget... 4 1.1. Oppdragsgiver... 4 1.2. Anskaffelsens formål og omfang... 4 Oppdrag... 4 Orientering om prosjektet... 4 Lekeutstyr... 4 Lager og brakkeområde... 5 Oppdragsgivers forbehold... 5 Annet... 5 1.3. Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 5 1.4. Kontrakt... 6 1.4.1. Kontraktsperiode... 6 1.4.2. Kontraktsbestemmelser... 6 1.5. Kunngjøring... 6 1.6. Tilbudsbefaring... 6 1.7. Tilleggsopplysninger... 6 1.8. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1. Prosedyre... 6 2.2. Tilbudsfrist... 7 2.3. Innlevering av tilbud... 7 2.4. Ønsket presentasjonsform... 7 2.5. Vedståelsesfrist... 8 2.6. Deltilbud/alternative tilbud... 8 2.7. Opplysningsplikt... 8 2.8. Taushetsplikt... 8 2.9. Offentlighet... 8 2.10. Forbehold... 8 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1. Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2. Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3. Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 2
3.3.2. Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3. Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1. Registrering og åpning av tilbud... 10 4.2. Tildelingskriteriene... 10 4.3. Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 11 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 3
1. Oppdraget 1.1. Oppdragsgiver Andøy Kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av AKTIVITETSANLEGG MED OPSJON PÅ MONTERING OG FALLUNDERLAG ved Andenes skole. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Merete Haug, landskapsarkitekt MNLA E-postadresse : merete@hauglandskap.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson(er). 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Oppdrag Arbeidene anskaffes etter gjeldende forskrift og skal utføres i henhold til vedlagte tegninger og beskrivelse, utarbeidet av Haug Landskap as, vedlegg 1-4. Det forutsettes at entreprenøren setter seg inn i alle forhold som kan ha innflytelse på tilbudet, og medtar kostnader i denne forbindelse i de inngitte priser. Ikke utfylte poster regnes å inngå i de øvrige poster. Forbehold som ikke medfører avvisning blir skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. Orientering om prosjektet Andenes skole skal oppruste lekeplassen for 1-4 klasse med et innholdsrikt og aktivitetsdrivende nærmiljøanlegg tilpasset aldersgruppen. Prosjektet omfatter kjøp og levering av aktivitetsanlegg i henhold til beskrivelse. Montering og etablering av fallunderlag er medtatt som opsjon. Planområdet ligger i dag som grasplen inntil skolebygget, avgrenset med kantstein av granitt mot asfaltareal. Det må sannsynligvis utvides noe for å gi plass til beskrevne aktiviteter. Tilbyder må medta nødvendig utvidelse og fallunderlag som er nødvendig for tilbudt utstyr. Underlag for anlegget skal være plasstøpt gummi. Arbeidet forutsettes utført i løpet av mai 2016. Plangrensen som vises i utomhusplanen gjelder som antatt avgrensing av anleggsområdet. Det foreligger digitalt kartverk for området. Tilbudet skal omfatte alle arbeider og kostnader knyttet til forespørselen. Lekeutstyr Det kreves TüV -sertifikat for levert utstyr. Dersom det tilbys levert annet lekeutstyr enn beskrevet skal dette forelegges byggherre og godkjennes før kontraktsinngåelse, og kvalitetskrav skal dokumenteres. Byggherre forbeholder seg retten til å avvise lekeutstyr som ikke oppfyller tilsvarende kvalitets- og funksjonskrav som beskrevet utstyr. Tilbud som Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 4
mangler dokumentasjon vil bli avvist. Tilbudt utstyr skal tegnes inn med fallsone på vedlagt dwg. Tegning skal leveres med tilbudet. Det skal anvendes bestandige materialer som er vedlikeholdsvennlige og som eldes med verdighet. Leverandøren skal levere FDV-dokumentasjon Lekeplassutstyr skal til enhver tid tilfredsstille følgende krav: LOV 1976-06-11 nr 79: Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester FOR 1996-07-19 nr 703: Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr FOR 2003-04-25-486: Forskrift om miljørettet helsevern FOR 1996-12-06-1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). NS-EN 1176-1/7 og NS-EN 1176-10/11: Lekeplassutstyr NS-EN 1177: Støtabsorberende lekeplassunderlag- Sikkerhetskrav og prøvingsmetoder Lager og brakkeområde Lagringsplass plasseres i samråd med oppdragsgiver. Da arbeidene skal utføres i en skole i drift stilles det strenge krav til sikkerhet. Det skal være ryddig og ordentlig på byggeplassen i anleggsperioden. Regelmessig opprydding skal foretas. Vedlikehold av transportveier er entreprenørens ansvar. Utbedring av skade/slitasje samt nødvendig renhold av private og offentlige adkomst- og transportveier skal utføres etter entreprenørs og underentreprenørers bruk. Nødvendig renhold av kjøretøyer skal også medregnes. Anleggsområdet skal være sikret 24 timer i døgnet med byggegjerder i byggeperioden. Det skal skiltes med nødvendige skilter. For øvrig gjelder NS8406. Oppdragsgivers forbehold Byggherren står fritt til å redusere anlegget i forhold til gitte bevilgninger. Leverandør kan ikke kreve kompensasjon om prosjektet ikke kan gjennomføres eller må reduseres vesentlig i omfang. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom tilbudt utstyrs kvalitet og funksjon ikke tilfredsstiller krav i tilbudsunderlaget eller om det mangler tilstrekkelig dokumentasjon på dette. Annet Leveransen skal utføres i henhold til Norsk Standard og øvrige bransjekrav. Det er leverandørens ansvar å ta alle mål på plassen. Foreliggende beskrivelse er basert på NS 3420 4. utgave. 1.3. Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet UKE 40 Utlysning UKE 42 Tilbudsfrist UKE 43 Evaluering av kvalifikasjoner UKE 43 Tilbudsevaluering Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 5
UKE 44 UKE 44 UKE 46 UKE 47 UKE 18/2016 Valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt 1.4. Kontrakt 1.4.1. Kontraktsperiode Bygging av anlegget er planlagt utført mai 2016. Det er ønskelig med en kort og effektiv byggeperiode av hensyn til skolens daglige drift. Forslag til framdriftsplan skal vedlegges tilbudet 1.4.2. Kontraktsbestemmelser Som generelle bestemmelser for oppdraget gjelder NS 8406. 1.5. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6. Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiverens kontaktperson. Skriftlig henvendelse per e-post til merete@hauglandskap.no om tilleggsopplysninger merkes «Andenes skole». Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet i tilbudsfristen. Opplysningene vil bli publisert i Doffin. 1.8. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen 6 dager før innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil bli publisert i Doffin. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1. Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og Il, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 6
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. 2.2. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 15.10.2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3. Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket «Aktivitetsanlegg Andenes skole» Tilbud leveres eller sendes pr post til Haug Landskap as Nedredammen 6a 3475 Sætre Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også levert elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 2.4. Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i perm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, signert og fullstendig utfylt 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsskjema med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, 5 jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. 6 punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, 7 jf. punkt 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 2 (xls) 8 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 7
2.5. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 mnd. etter tilbudsfristen. 2.6. Deltilbud/alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7. Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.8. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.9. Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.10. Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige med oppgitt kostnad, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Krav 3.2. Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest for henholdsvis skatt og ordnede forhold med merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder hensyn til skatte- og gamle. Attestene fås ved henvendelse til det merverdiavgiftsinnbetaling Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 8
Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Dersom en eller flere leverandører (inkl. ev underentreprenører) ikke har levert HMSegenerklæring og/eller skatte-/merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte- /merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for mva. fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF -1244 og RF -1244 B) der entreprenøren har sitt hovedkontor. Det gjøres oppmerksom på at det for flere kommuner må leveres to separate attester fra hhv skattefogden og kemneren. 3.3. Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det landet hvor leverandøren er etablert. 3.3.2. Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Foretakets styres årsberetninger og revisjonsberetninger for de siste 3 år, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. God soliditet. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3. Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne, Beskrivelse av leverandørens totale bemanning og organisasjonskart, samt CV for nøkkelpersoner. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 9
herunder tilfredsstillende kapasitet og egnet bemanning til å gjennomføre oppdraget. Det kreves at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem. Redegjørelse for at foretaket har ledig kapasitet og egnet bemanning for å gjennomføre oppdraget. Utenlandske leverandører må dokumentere norsktalende ansvarshavende kontaktperson på plassen. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4.2. Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % (+/- 10 %) Ferdig utfylt tilbudsskjema og mengdeoppsett. Kvalitet o Materialkvalitet o Estetiske og funksjonsmessige egenskaper o Driftsikkerhet/ livsløpskostnader 60 % (+/- 10 %) Info om produkter og utførelse - Utførelse, sikkerhet og stabilitet Info om produkter og utførelse - funksjon i forhold til brukergrupper og beskrivelse Info om produkter og utførelse, henvisning til referanseobjekter Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 10
4.3. Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperioden før kontraktinngåelse. Dato: 01.10.2015 * * * Merete Haug Landskapsarkitekt MNLA Vedlegg 1a: Beskrivelse utstyr Andenes skole - Vedlegg 1b: Mengdeoppsett opsjon Andenes skole - Vedlegg 2a: Beskrivelse utstyr Andenes skole - Vedlegg 2b: Mengdeoppsett opsjon Andenes skole - PDF PDF XLS XLS Vedlegg 3: Tegning av planområdet Vedlegg 4: Tilbudsskjema Vedlegg 5: dwg-fil for inntegning av tilbudt utstyr Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi Side 11