Kirkelig fellesråd i Oslo KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV «Skjøtsel av grøntarealer på kirkeeiendommer» 2017-2019
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Oppdragsgivers rett til å innhente opplysninger... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Avvik og forbehold...7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.2 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.2.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.2.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Tildelingskriteriene... 10 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 11 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Kirkelig fellesråd i Oslo, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til åpen tilbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av «skjøtsel av grøntarealer på kirkeeiendommer», hovedsakelig gressklipping/grasslått. Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: bygging, drift og vedlikehold av kirker, samt anlegg, drift og forvaltning av kirkegårder. I Oslo er den praktiske driften av kirkegårder og gravlunder, gjennom avtale om tjenesteytelser, nå skjøttet av Oslo kommune v/gravferdsetaten. Oppdragsgivers kontaktperson: Eiendoms- og prosjektrådgiver: Christina A. Ulrichsen E-postadresse: cu872@kirken.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdraget omfatter skjøtsel av grøntarealet ved 31 adresser (30 kirker og 1 mosaisk gravlund) i Oslo. Oppdraget innebærer hovedsakelig grasslått i kirkeparker. I tillegg kommer enkelte spesialoppgaver. Oppdraget omfatter plukking av søppel ved Oslo Domkirke, Trefoldighetskirken, Jakob kirke og Sofienberg kirke. Ved Maridalen kirke må særlige faunahensyn tas, så hver grasslått der skal avtales særskilt med soknepresten i Maridalen. Ved Bakkehaugen, Torshov og Voksen kirker skal det kun klippes gress 3 - tre ganger per sesong; første ukene i juni, juli og august. Videre omfatter oppdraget grasslått og feiing/blåsing etter grasslått, på 40 minneplater på den Mosaiske gravlund ved Sofienberg kirke. Alt i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg 1. Totalt areal utgjør ca. 63030 m2. Estimert kontraktsverdi: kr 250.000 350.000 pr. år ekskl. mva. Alle priser skal være faste, og er ikke gjenstand for indeksregulering i kontraktsperioden. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 7 Kunngjøring av konkurranse 10 Tilbudsfrist 11 Evaluering 13 Utsendelse av tildelingsbrev 3
14 og 15 Karénsperiode 16 Kontraktsinngåelse Ovennevnte fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontraktsperioden løper fra signering av kontrakt, og gjelder for sesongene 2017, 2018 og 2019. Hver sesong varer fra 1. mai til 1. november. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontrakt for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester, samt standardvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester, med de endringer, suppleringer og presiseringer som er oppført i konkurransegrunnlaget og i kontraktsdokumentet (vedlegg 2). 1.4.3 Oppdragsgivers rett til å innhente opplysninger Oppdragsgiver skal ha fullmakt fra leverandør(er) og underleverandør(er) til et ubegrenset antall ganger å innhente opplysninger om de forhold som er angitt i fullmakt til innhenting av opplysninger om skatte- og avgiftsforhold m.m., vedlagt kontrakten. De rettigheter og plikter som følger av fullmakten skal gjelde fra signering av fullmakten og frem til 6 - seks måneder etter at kontrakten er avsluttet. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan denne skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig forespørsel om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysning i konkurranse for skjøtsel av grøntarealer på kirkeeiendommer», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson med kopi per e-post. Det anmodes om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 - seks dager før utløpet av tilbudsfristen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4
1.7 Endring av konkurransegrunnlaget Frem til signering av kontrakten kan oppdragsgiver foreta ikke-vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer vil bli publisert på Doffin dersom de gjøres før tilbudsfristens utløp. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Se nærmere punkt 4 om eventuell dialog i konkurransen. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er tirsdag 7. mars 2017 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og bindende. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 1-ett eksemplar. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også levert elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal merkes med Tilbudet skal leveres til: Navn: Kirkelig fellesråd i Oslo Adresse: Akersbakken 32, 0172 Oslo Resepsjonen er åpen mandag-fredag kl. 08:00 15:30. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skille -ark Signert tilbudsbrev, inkl. signert prisskjema. jf. punkt 2.3 1 5
Dokumentasjon Jf. pkt. Skille -ark Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.2.1 3 stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk jf. punkt 3.2.2 4 stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3 5 kvalifikasjoner Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene jf. punkt 4.1 6 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 - nitti dager, regnet fra 7. mars 2017 / tilbudsfristen. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Før innlevering av tilbud skal leverandør selv ha gjort seg kjent på stedet/eiendommene, og medtatt i prisene alle forhold som kan påvirke tilbudet. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 6
2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er «sladdet». Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har deltatt i forberedelsen av konkurransen og med dette oppnådd en urimelig konkurransefordel, vil han kunne være utelukket fra å delta i konkurransen, jf. FOA 9-5(1) bokstav c jf. 8-2. 2.13 Avvik og forbehold Det er ikke anledning til å ha avvik fra anskaffelsesdokumentene. Tilbud som (evt. etter dialog) inneholder avvik vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som avvik fra anskaffelsesdokumentene dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Det er ikke anledning til å ta forbehold i tilbudet. Tilbud som (evt. etter dialog) inneholder forbehold vil bli avvist. Avvisning kan skje på ethvert tidspunkt av konkurransen. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring (vedlegg 4) fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 - seks måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 7
3.2 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.2.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.2.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å innhente en kredittrating. Dersom leverandøren av gyldige grunner, for eksempel nystartet selskap, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves tilstrekkelig gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav En beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter (også underleverandører) leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen Bemanning for dette oppdraget med navn, CV og liste over relevante referanseprosjekter for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. 8
Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag Beskrivelse av de 5 - fem viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 - tre år, herunder opplysninger om art, verdi, tidspunkt, kontraktsform, samt navn på mottaker. Referanseattester fra minst 3 - tre referansekunder som skal angi arbeidenes verdi, samt tid og sted for utførelsen og oppgi hvorvidt arbeidene er blitt fagmessig utført og behørig fullført. Det kreves et kvalitetssikringssystem Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Dersom leverandøren er sertifisert vedlegges kopi av systemsertifikat utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Det kreves et miljøstyringssystem Beskrivelse av leverandørens miljøstyringssystem. Dersom leverandøren er sertifisert vedlegges kopi av systemsertifikat utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Dialog i konkurransen Oppdragsgiver planlegger ikke å gjennomføre dialog. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å ha dialog med en eller flere leverandører. En slik dialog vil bestå av avklaringer til tilbudene. Det vil bli ført referat fra dialogen. Reviderte tilbud må inngis skriftlig. 4.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer ut i fra følgende kriterium: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlegg 3) Kvalitet 30 % Beskrivelse / redegjørelse på maksimalt 3 A4 sider der leveransens kvalitative elementer beskrives; hvordan den aktuelle tilbyder vil utføre kontraktarbeidet, nærmere beskrivelse av kvalitetssikring, organisering av oppdraget, beskrivelse av beredskaps- og arbeidsopplegg, reserveressurser / «back up-løsninger» ved ferie, sykdom m.m. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karénsperiodens før kontraktinngåelse. * * * 9
Dato: 14.02.2017 Torbjørn Borgen VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser/kontraktsformular Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: Forpliktelseserklæring Vedlegg 5: Kartmateriale Vedlegg 6: Arealoverslag 10