Oktober 2016 Behovsbeskrivelse i prosjekt for oversikt over helsefaglig forskning Rikke Julie Foss-Pedersen UX Webseksjonen USIT Katrine Ore Forskningsadmin - MEDFAK
Bakgrunnen for prosjektet Helseforskningsloven krever at UiO har oversikt Flere avvikssaker Rapporter fra internrevisjonen som påpeker manglende oversikt
Om behovskartleggingen Intervjustudie 10 personer Odont PSI MED UiO: Forskerstøtte AF Litteraturstudie Rutinene i kvalitetssystemet Internrevisjonen av kvalitetssystemet Oversikt over nødvendige godkjenninger HELSAMS rutiner for igangsettelse av et prosjekt
Fokus for intervjuene Kartlegge dagens prosess rundt prosjektregistrering Få innspill på avdekte behov Få tilbakemeldinger på tentativ prosjektregistreringsprosess
Hvilke roller må systemet ivareta? ROLLEBESKRIVELSE
De viktigste rollene Prosjektleder er en gruppe brukere som har ansvar for å registrere et prosjekt. Rollen er dekket av forskeren som har hovedansvaret for forskningsprosjektet. Prosjektleder Forskningsansvarlige Forskningsansvarlige er en gruppe brukere som har behov for å ha oversikt over alle forskningsprosjekter på sin enhet. Denne rollen kan delegeres til blant annet disse personene: Dekan Instituttleder Avdelingsleder Andre linjeledere Forskningsleder Ekstern/samarbeidspartner Eksterne brukere og samarbeidspartnere er en gruppe brukere som kan ha et ønske om å ta i bruk systemet, men som ikke har noen direkte tilknytning til en bestemt enhet eller prosjekt. Likevel vil disse kunne ha interesse av å se hvilke godkjenninger et gitt prosjekt har, eller hvilke prosjekter som gjennomføres ved en enhet. Eksempler er: TSD OUS, AHUS CRIStin
De viktigste behovene Prosjektleder Registrere prosjekt Endre prosjekt Avslutte prosjekt Se egne prosjekter Se prosjekter på en enhet Se at godkjenninger er på plass Se oversikt over endringer i prosjektporteføljen Se endringer i et prosjekt Overføre et prosjekt Forskningsansvarlige + alt det prosjektleder kan gjøre Se prosjekter med tilhørende godkjenninger Ekstern/samarbeidspartner
Sekundærbehov ProsjektID Prosesstøtte for interngodkjenning og arkivering Støtte forskerens arbeidshverdag Oversikt over all forskning på UiO Mulighet for automatisk generering av prosjektsider Generere metadata og styre tilgang til forskningslagring
Sekundærbehov forts. Datahåndteringsplan Løsning for hele sektoren, spesielt samarbeidspartnere som OUS og AHUS Understøtte større deler av kvalitetssystemet
Hvilke prosesser skal systemet ivareta? PROSESSBESKRIVELSE
Ideell prosess Arkivering ephorte Automatisk postmottak Planlegge Utarbeide Registrere prosjekt Registrere intern vurdering Ekstern søknad Registrering av saksnr. Etablere forskningsinfrastruktur Avslutte Prosjektleder Intern vurdering Forskningsansvarlig Følge opp prosjekter Ekstern vurdering Ekstern/Samarbeidspartner Finne godkjenninger
Planlegge prosjekt K O M P L E K S P R O S E S S Utarbeidelse av prosjektdokumentasjon Registrere prosjekt Intern vurdering Godkjent Ikke godkjent Registrere intern vurdering Ekstern søknad Godkjent Ikke godkjent Registrere saksnr. Etablere forskningsinfrastruktur Avslutte prosjekt
Hvilke behov må systemet ivareta? BEHOVSBESKRIVELSE
Registrere prosjekt Datatilsynet Ved tilsyn etter helseforskningsloven og personopplysningsloven (m/forskrift) har Datatilsynet etterlyst følgende informasjon om helsefaglige forskningsprosjekter. Slik vi ser det, utgjør disse kravene et minimum av opplysninger som det er behov for å registrere om et prosjekt slik at forskningsansvarlig kan gjøres i stand til å følge opp sine plikter. De aller fleste av disse opplysningene vil stå i prosjektets forskningsprotokoll/prosjektbeskrivelse. Formål Rettslig grunnlag Antall registrerte Identitetshåndtering og lagring av helseopplysninger Databehandler Overføring til utlandet Samarbeidspartnere Daglig ansvar Navn og funksjon på de som deltar fra virksomheten
Registrere prosjekt forts. Prosjektregistrering For å være i stand til å lage en oversikt som tilfredsstiller kravene fra datatilsynet og behovet til fagmiljøene, må noen av disse opplysningene registreres direkte i systemet. Prosjektleder legges til med en knytning til SAP, og ikke via et fritekstfelt. Dette bidrar blant annet til en knytning til enhet via stedkoder. Forskningsprotokollen eller prosjektbeskrivelsen bør være begrenset til prosjektleder og forskningsansvarlig for prosjektet siden den kan inneholde forskningsideer/patenter og lignende. Prosjekttittel Prosjektleder Navn på medarbeidere Lavest mulig enhet som er ansvarlig for forskningen Prosjektsammendrag (2-300 ord) Tidsperiode (start og antatt slutt) Forskningsprotokoll/prosjektbeskrivelse (vedlegg)
Registrere prosjekt forts. Godkjenninger I tillegg til de beskrevne feltene som må registreres må det være mulig å registrere følgende godkjenninger. For hver godkjenning må det være mulig å registrere et enkelt ja eller nei om prosjektet har en godkjenning, bortsett fra «andre godkjenninger» som må registreres som fritekst. Godkjent etter internvurdering REK NSD Datatilsynet Helsedirektoratet Statens legemiddelverk Andre godkjenninger For ja/nei-godkjenninger må det i tillegg være mulighet å laste opp, eller lenke til vedtaksbrev slik at forskningsansvarlig enkelt kan sjekke detaljene i de enkelte vedtaksbrevene. Vedtaksbrevene er offentlige dokumenter og kan således være åpent tilgjengelig for alle.
Endre prosjekt All informasjon om et prosjekt må være mulig å endre når som helst av prosjektleder eller forskningsansvarlig for prosjektet. Avslutte prosjekt For å kunne holde oversikt over pågående forskning så må prosjekter som er ferdige, registreres som avsluttet. Dette inkluderer også endring av prosjektleder og ansvarlig enhet hvor begge deler krever godkjenning av forskningsansvarlig.
Oversikt over prosjekter Forskningsansvarliges representant har i utgangspunktet kun behov for å se prosjekter på sin enhet. Siden forskningsansvar er delegert fra toppen og ned, vil systemet måtte tilby denne oversikten på alle nivåer i organisasjonen. For å gjøre oversikten håndterlig er det naturlig å kunne skille mellom prosjekter som er under oppstart, pågående og avsluttede. Det er naturlig å anta at et prosjekt som ikke har fått intern godkjenning er å anse som under oppstart. Nivåer i organisasjonen UiO Fakultet Institutt Avdeling Osv. Prosjektfaser Under oppstart Pågående Avsluttede Det må i tillegg være mulig å se hvilke godkjenninger et prosjekt har fått.
Oversikt over prosjekter
Se at godkjenninger er på plass
Oversikt over endringer i prosjektporteføljen For å sikre at forskningsansvarlig har oversikt må de kunne se endringer i prosjektporteføljen. Oversikt over hva som er endret når Det er behov for å kunne se når informasjon om et prosjekt er endret og hva som er endret. Gjelder for eksempel: Ny-registerte prosjekter Prosjekter som er avsluttet Prosjekter som har fått nye godkjenninger Siden det i enkelte tilfeller kan være vanskelig å forstå motivasjonen bak en endring, kan det være hensiktsmessig at den som har endret får mulighet til å gi en kort kommentar som forklarer endringen som er gjort.
Oversikt over endringer i prosjektporteføljen
Oversikt over hva som er endret når
Hva er de viktigste behovene? OPPSUMMERING
De viktigste behovene Prosjektleder Registrere prosjekt Endre prosjekt Avslutte prosjekt Se egne prosjekter Se prosjekter på en enhet Se at godkjenninger er på plass Se oversikt over endringer i prosjektporteføljen Se endringer i et prosjekt Overføre et prosjekt Forskningsansvarlig + alt det prosjektleder kan gjøre Se prosjekter med tilhørende godkjenninger Ekstern/samarbeidspartner
Andre viktige kriterier for valg av løsning Store krav til brukervennlighet, spesielt for prosjektleder Universelt utformet IT-sikkerhet Endrings- og leveransedyktighet Levedyktig teknologi