STATUSRAPPORT FOR LOKALT HMS-ARBEID 2005 Universitetet i Bergen Basert på Årsrapport 2005 lokalt HMS-arbeid fra enhetene
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Sammendrag 2. HMS-rapportering fra enhetene 3. Måltall for HMS-arbeid (2000 2005) 4. Kommentarer fra enhetene 5. Konklusjon 6. Referanser 7. Vedlegg Foto: istockphoto Denne rapporten er utarbeidet av Bedriftshelsetjenesten på vegne av Universitetsdirektøren 1
1. SAMMENDRAG Institutter og avdelinger er i årsrapporten for lokalt HMS-arbeid i 2005 bedt om å beskrive egne utfordringer og resultater på en tydeligere måte enn før. Denne oppfordringen har utløst et mangfold av eksempler på gode og kreative tilnærminger, og et økende antall miljøer dokumenterer HMSarbeid av høy kvalitet. Hovedinntrykket er derfor at UiB er i ferd med å finne en arbeidsform som er hensiktsmessig for vår virksomhet. Innsats rettet mot arbeidsmiljøet er en investering som skal forme gode og robuste enheter. Et antall enheter signaliserer imidlertid fortsatt mangelfull oppfølgning, iblant med henvisning til manglende relevans eller ressurser. Flere grupper melder også om et behov for bedre oppfølgning fra sentralt hold. En viktig erfaring fra 2005 er likevel at man, tydeligere enn noen gang tidligere, kan hente inspirasjon og drahjelp fra et bredt utvalg av miljøer med målrettede strategier og effektive løsninger. UiBs rapport for lokalt HMS-arbeid bygger på et nettbasert spørreskjema som gjennom trykkaktive lenker samtidig skal gi informasjon om de aktiviteter som blir etterspurt. Svaralternativene forutsetter en lokal, kvalitativ vurdering. Måltallene beskriver kun en tendens, og må vurderes i sin sammenheng. Kravene til rapportering er skjerpet for 2005. Grunnlaget for en rekke måltall er presisert, og et åpent kommentarfelt er erstattet med definerte spørsmål som etterspør utfordringer og resultater. Foto: istockphoto De reelle forhold vil, uansett rapporteringsform, framgå av praktiske resultater eller gjennom revisjoner. Resultater fra årsrapportene vil derfor også i 2006 bli etterprøvd i arbeidsgiverlinjen. Fakultetene, Bergen Museum, Universitetsbiblioteket og administrasjonen gjennomfører enkeltvis en samlet vurdering. Dette innebærer at institutter og avdelinger, gjennom å tydeliggjøre egne utfordringer, gir premisser for prioritering av praktisk assistanse eller økonomiske ressurser. Årsrapportene vil også inngå i grunnlaget for UiBs interne revisjoner. Systemet for intern revisjon ble lagt om og utvidet i 2005. De enhetene som blir valgt ut må forvente en omfattende gjennomgang av rutiner og resultater. Rapportene antyder noen fellestrekk for enheter med et tydelig fokus på arbeidsmiljøet. God, systematisk innsats er assosiert med ledelse og vilje til gjennomføring, og er ikke lenger et særmerke for miljøer med særlig risikofylte arbeidsoppgaver. Samtidig fungerer åpenbar nytteeffekt og utvikling av kreative løsninger på lokale utfordringer som en vesentlig sterkere motivasjon enn plikt og pålegg. Det er en stor utfordring for UiB å lære av de tilbakemeldingene som ligger til grunn for denne rapporten. En hovederfaring fra 2005 er at effektive løsninger forutsetter et samvirke mellom gode, sentrale rutiner og lokal kompetanse og engasjement. UiB har viktige utfordringer, også i 2006! Bergen, 23.05.06 Kåre Rommetveit Universitetsdirektør 2
2. HMS-RAPPORTERING FRA ENHETENE UiB er som arbeidsgiver pålagt å gjennomføre et systematisk arbeid rettet mot helse, miljø og sikkerhet for alle arbeidstakere og ivaretakelse av vårt ytre miljø. Det formelle grunnlaget har sitt utgangspunkt i HMS-lovgivningen representert ved Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Det er ved UiB satt opp et sett av minimumskrav for lokalt arbeid med HMS: Alle enheter skal hvert år. gjennomføre et eller flere HMS-møter gjennomføre en eller flere HMS-runder utarbeide en handlingsplan følge opp handlingsplanen gjennomføre internt tilsyn (revisjon) av eget HMS-arbeid gjennomføre medarbeidersamtaler Videre skal. enhetene utarbeide egne mål for arbeid med HMS tiltak vedrørende HMS synliggjøres i de ordinære aktiviteter (virksomhetsplan, årsmelding, budsjett). enhetene ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres enhetene sikre at nyansatte, studenter og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skader og sykdom det meldes fra til leder/verneombud om enkeltsaker som må løses med en gang avvik, ulykker og nestenulykker innrapporteres de ansatte delta i arbeidet med å fremme helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen Gjennomføring UiBs skjema for rapportering av HMS-aktiviteter har nå, med mindre justeringer, vært benyttet siden 2000. Skjemaet ble laget for å tjene flere formål: 1. Faktisk rapportering ved hjelp av måltall og kommentarer i fritekst. 2. Et utgangspunkt for egenevaluering (leder og verneombud) gjennom flere svaralternativer. 3. En referanse til aktuelle krav fra myndigheter og UiB ved hjelp av trykkaktive lenker. Rapportering ved hjelp av måltall og egenevaluering avspeiler tendenser. Endelige resultater kan observeres i form av rutiner, praksis og resultater på arbeidsstedet. Årsrapportene vil derfor også i 2006 bli etterprøvd i arbeidsgiverlinjen. Fakultetene gjennomfører en samlet vurdering. Dette innebærer at instituttene gjennom god rapportering kan presisere lokale utfordringer og slik gi fakultetene et styrket grunnlag for prioritering av praktisk assistanse og ressurser til HMS-formål. Det er også viktig at gode innspill og resultater blir gjort kjent og kommer til nytte for andre enheter. Årsrapportene vil også inngå i grunnlaget for UiBs interne revisjoner, gjennomført av Kollegiesekretariatet. Systemet for intern revisjon ble lagt om og utvidet i 2005. De enhetene som hvert år blir valgt ut må forvente en omfattende gjennomgang, og resultatene av revisjonen blir presentert for universitetsstyret. For nærmere informasjon: Se vedlegg 1 Skjema og saksgang 3
Nytt i 2005 Rapporteringsskjemaet er noe endret fra og med rapporteringsåret 2005: For flere tema er spørsmålsteksten oppdatert og noe skjerpet. En gjennomgående endring er at man presiserer at en rutine skal være på plass òg bli praktisert. Noen spørsmål er nye eller blir stilt i en mer direkte form enn tidligere. Enhetene ble tidligere invitert til å gi kommentarer i fritekst. Fra 2005 har enhetene i tillegg fått en rekke spørsmål rettet mot spesifikke utfordringer og resultater. Se vedlegg 2. 3. MÅLTALL FOR HMS-ARBEID (2000-2005) Denne rapporten beskriver en samlet status og utvikling for lokalt HMS-arbeid ved Universitetet i Bergen. Meldinger fra enkeltenheter er kun benyttet som anonymiserte illustrasjoner på generelle forhold, mens grafiske presentasjoner av fakultets-/avdelingsvise resultater blir presentert som vedlegg. Fakultet eller avdeling skal selv vurdere og følge opp rapporter fra eget ansvarsområde. Bedriftshelsetjenesten bidrar til denne prosessen som rådgiver. Grunnleggende HMS-aktiviteter Betegnelsen grunnleggende HMS-aktiviteter omfatter grep som skal gi et konkret og dokumenterbart rammeverk for forbedringer i arbeidsmiljøet. HVA ER HENSIKTEN MED GRUNNLEGGENDE HMS-AKTIVITETER? 1.1 En skriftlig målsetting definerer en felles standard og bidrar til kontinuitet. 1.2 En skriftlig fordeling av ansvar og oppgaver er forpliktende. 1.3 En HMS-runde er et minstemål for vurdering av fysisk arbeidsmiljø. 1.4 Et HMS-møte er en felles økt der samhandling og trivsel skal stå på dagsorden. 1.5 En HMS-handlingsplan prioriterer tiltak, delegerer ansvar og angir evt. budsjett. 1.6 Rutiner for opplæring av nytilsatte og studenter sikrer basiskunnskap i møtet med et nytt arbeidsmiljø. 1.7 HMS-vurderinger i forkant av innkjøp og ombygginger sparer penger og arbeid med opprydding og utbedringer. 1.8 De aller fleste arbeidsplasser ved UiB er knyttet opp mot en datamaskin, og en god utforming og tilpassing er et viktig forebyggende helsetiltak. 1.9 Plassansvarlig for brannvern skal ha en tydelig instruks som er på plass dersom det brenner. 1.10 Avvik, nestenulykker og ulykker må følges opp for å avverge gjentakelse eller sikre individuelle rettigheter. 1.11 Medarbeidersamtale er et verktøy som kan hjelpe oss til et godt arbeidsmiljø og en effektiv måloppnåelse. 1.12 Medarbeidere med sykefravær skal få god oppfølgning i samsvar med IA-avtalen. 1.13 Misbruk av rusmidler skal avdekkes og følges opp på en måte som er riktig og forsvarlig måte for individ og miljø. 4
Utviklingen har vært god siden kartleggingene startet i 2000. Også tallene for 2005 (se figur 1) viser en positiv trend: Det er også for 2005 enklest å dokumentere konkrete og avgrensede aktiviteter som intern fordeling av ansvar/oppgaver, gjennomføring av HMS-runde, opplæring og HMSfokus ved anskaffelser og byggeprosesser. Tilsvarende høye måltall (1,6 til 1,9) framkommer for spørsmål som ikke har vært stilt tidligere (jf. rutiner for dataarbeidsplass, brannvern, avvik, nestenulykker/ulykker, sykefravær, misbruk av rusmidler). Medarbeidersamtaler blir ikke gjennomført i samsvar med intensjonene. Tiltaket innebærer personlige utfordringer for leder òg medarbeider. Noen enheter mener også at en uformell omgangstone med hyppige møtepunkter erstatter medarbeidersamtalen. Slike grep mangler imidlertid den formelle rammen (avsatt tid, dagsorden, for- og etterarbeid) som gjør medarbeidersamtalen til et helt spesielt virkemiddel for begge parter. UiB har tidligere lansert medarbeidersamtalen som et tilbud til teknisk- og administrativt ansatte, men signaliserer nå at alle grupper bør få tilbudet. Det er mulig at dette er en forklaring på hvorfor måltallene ikke viser en positiv utvikling. Handlingsplaner mangler fortsatt som arbeidsverktøy ved mange enheter. Handlingsplanen skal fungere som en enkel huskeliste med oppsummering og prioritering av de behov som blir avdekket bl.a. gjennom HMS-runder og -møter (inkl. plassering av ansvar, tidsfrister og evt. finansiering). 2 1 UNIVERSITETET I BERGEN grunnleggende HMS-aktiviteter 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) 2004 (n=83) 2005 (n=85) "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = -2 0-1 -2 1.1 Målsetting for HMS 1.2 Oversikt - ansvar/oppgaver 1.3 Gjennomført HMS-runde 1.4 Avholdt HMS-møte 1.5 Handlingsplan for HMS 1.6 Rutiner for opplæring 1.7 Nyanskaffelser/ombygg. 1.11 Medarbeidersamtale FIGUR 1 Grunnleggende HMS-aktiviteter (1.1-1.7 og 1.11) presentert som gjennomsnittsverdier av måltall for hele UiB. En prosentberegning basert på en lokal evaluering, der ja eller bør bli bedre blir tolket som en bekreftelse på nødvendig kvalitet, viser at (tall for 2004 i parentes) 93% (88%) av enhetene har en skriftlig oversikt over delegering av ansvar og oppgaver 85% (82%) har gjennomført en god HMS-runde 78% (78%) har gjennomført et godt HMS-møte 74% (68%) har en god handlingsplan 67% (-) har gitt tilbud til alle og gjennomført medarbeidersamtalene 99% (-) har og praktiserer en rutine for oppfølgning ved sykefravær 93% (-) har instruks for plassansvarlig brannvern 5
Det må presiseres at alle resultater er basert på enhetenes egenevaluering av innhold og kvalitet på arbeidet. Tallene forteller f.eks. ikke hvorvidt sykmeldte medarbeidere selv opplever å være godt ivaretatt eller om HMS-møtet har fulgt opp HMS-håndbokens intensjon om å rette oppmerksomheten mot mellommenneskelig samspill på en arbeidsplass (jf. psykososialt arbeidsmiljø ). Rammebetingelser for HMS Dette avsnittet i statusrapporten etterspør miljøets vurdering av egne kvalifikasjoner, av kvalitet på bygninger/utstyr og av samarbeid i linjen og med Bedriftshelsetjenesten. Svarene er dermed i all hovedsak basert på skjønn og dialog mellom leder og verneombud ved utfylling av skjemaet. Måltallene er i all hovedsak stabile fra år til år. Det store flertall av ledere og miljøer svarer ja, og signaliserer dermed at vi har kontroll. Enhetenes vurdering av tilfredshet med samarbeidet i arbeidsgiverlinjen og BHT er også høy, selv om kommentarer i fritekst gir tydelige råd for forbedring. Disse vil bli fulgt opp i forhold til hver enkelt enhet òg benyttet som et grunnlag for generelt utviklingsarbeid. Måltallet for vurdering av standard på bygninger og utstyr (spm. 2.3) signaliserer at denne bør bli bedre, - med betydelig spredning mellom fakulteter/avdelinger (se vedlegg). UNIVERSITETET I BERGEN rammebetingelser og internt tilsyn (revisjon) 2000 (n=107) 2001 (n=106) 2002 (n=94) 2003 (n=94) 2004 (n=83) 2005 (n=85) 2 1 "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = -2 0-1 -2 2.1 Arbeidsgiver - kompetanse 2.2 Arb.tak./stud. - kompetanse 2.3 Standard på bygninger/utstyr 2.4 Tilfreds med HMS i linjen 2.5 Tilfreds med Bedriftshelsetjenesten 3 Internt tilsyn FIGUR 2 Rammebetingelser for HMS (2.1-2.5) og Internt tilsyn (revisjon) (3) presentert som gjennomsnittsverdier av måltall for hele UiB. Internt tilsyn (revisjon) Internt tilsyn/revisjon var et nytt rapporteringspunkt i 2003, og ble innarbeidet etter Arbeidstilsynets systemrevisjon høsten 2003. Enhetene blir her spurt om man har gjennomført en årlig gjennomgang av egne HMS-rutiner (jf. Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter). Tallene (se figur 2) viser at denne rutinen fortsatt er i en innkjøringsfase, men med solid utvikling fra 2004. Det er i 2005 også gjennomført systemrevisjoner i regi av Kollegiesekretariatet. Resultatene fra disse er beskrevet i egne rapporter. 6
Særlig risikofylt arbeid Måltallene har, helt siden dagens rapporteringsskjema ble introdusert i 2000, vist at tilstedeværelse av spesielle utfordringer (giftige kjemikaler, helsefarlig biologisk materiale, feltarbeid etc.) illustrerer behovet for tiltak. Enheter med slike risikoforhold har også i 2005 levert høye måltall på de aller fleste områder knyttet til grunnleggende HMS-aktiviteter og rammebetingelser for HMS-arbeid. Figur 3 bekrefter videre at risikomiljøene signaliserer kontroll over spesifikke grep som skal kompensere for økt risiko. Underlagsmaterialet viser at om lag ni av ti enheter mener å ha brukbare rutiner på plass. Kommentarer i fritekst tilsier at en tilsynelatende stagnasjon eller nedgang representer en økende grad av bevisstgjøring med høyere krav til kvalitet. Dette er også i samsvar med erfaringer innhentet gjennom Bedriftshelsetjenesten og ved Kollegiesekretariatets systemrevisjon. Disse arbeidsmiljøene vil bli fulgt med spesiell oppmerksomhet, og med særlig vekt på forhold som kan og skal etterprøves. Et system for systematisk risikovurdering er under innføring, og vil gi et styrket grunnlag for å prioritere og iverksette hensiktsmessige tiltak. Risikomiljøene blir prioritert i denne prosessen. 2 UNIVERSITETET I BERGEN særlig risikofylt arbeid 2000 (n=35) 2001 (n=36) 2002 (n=30) 2003 (n=27) 2004 (n=23) 2005 (n=25) "ja" = +2, "bør bli bedre" = +1, "må bli bedre" = -1, "nei" = -2 1 0-1 -2 4.1 Skriftlige arbeidsinstrukser 4.2 Skriftlige rutiner avvik/ulykker 4.3 Regelverk lett tilgjengelig 4.4 Rutiner kjemiske/biologiske agens 4.5 Rutiner innkjøp farlig utstyr FIGUR 3 Særlig risikofylt arbeid (4.1-4.5) presentert som gjennomsnitt av måltall for 25 enheter. 7
4. KOMMENTARER FRA ENHETENE Statusrapporten for 2005 har, som tidligere anført, en ny form med et langt større omfang av utfyllende kommentarer og andre vedlegg (f.eks. ulike strateginotater og handlingsplaner). Denne dokumentasjonen er sammensatt og illustrerer at virksomheten ved UiB spenner over et særdeles bredt mangfold av aktiviteter. Det er for 2005 ikke mulig å påvise noe spesielt problemområde som bør få spesiell omtale. Noen positive inntrykk er likevel gjennomgående: Flere enheter melder om HMS-arbeid med svært høy standard. Oppnevning av lokale HMS-koordinatorer, gruppevise HMS-utvalg, resultatorientert risikovurdering, effektive og positive HMS-runder og -møter, gode handlingsplaner og nytenkende og kreative løsninger er alt eksempler på en dynamisk prosess som bidrar til et godt og robust arbeidsmiljø. Meldinger om godt HMS-arbeid kommer fra alle typer enheter, og uavhengig av arbeidsoppgaver og grad av åpenbar risiko. Et gjennomgående inntrykk er likevel at miljøer med særlig risiko (f.eks. på laboratorier), òg miljøer som har samlet erfaringer fra en krevende prosess i arbeidsmiljøet, har en ekstra motivasjon for innsats. Åpenbar nytteeffekt og kreativt arbeid med lokale utfordringer framstår som en vesentlig sterkere motivasjon enn plikt og pålegg. Sammenhenger mellom tiltak i arbeidsmiljøet og ressursbruk blir belyst. Enheter som allerede gjennomfører godt HMS-arbeid signaliserer gjennomgående at arbeidet skal forbedres og videreutvikles. Dette står i kontrast til enheter som ikke gjennomfører sentrale HMS-tiltak, med henvisning til manglende relevans og ressursproblemer. Det er også påfallende at enheter beskriver første gangs gjennomføring som en barriere, og videreføring som en enklere oppgave. Det er åpenbart fortsatt en utfordring å presentere HMS-arbeid som aktuelle, problemløsende og forebyggende tiltak som på sikt sparer ressurser gjennom å forme gode og robuste arbeidsmiljø. Begrepet psykososialt arbeidsmiljø er en utfordring for mange. Individuelle tiltak i form av årlige medarbeidersamtaler eller situasjonsbetingede nødvendige samtaler setter betydelige krav til arbeidsgiver og arbeidstaker. Å drøfte samhandling og samhold i plenum (jfr. HMS-møte) er også en utfordring som krever plan og ramme. Meldinger i statusrapporten tyder imidlertid på at enheter som gjennomfører slike tiltak høster gode erfaringer. Den største utfordringen er å starte opp. Statusrapporten for 2005 gir også en lang rekke eksempler på at mer uformelle, miljøskapende tiltak kan ufarliggjøre begrepet psykososialt arbeidsmiljø. Eksempler spenner fra daglige yoghurt-møter til instituttseminar og felleslunsjer med sosial agenda, eget PhD-forum og tydelige markeringer av interne begivenheter. Med et slikt grunnlag vil det være enklere å gjennomføre formelle tiltak som medarbeidersamtaler og HMS-møter med fokus på samhandling på arbeidsstedet. Alle fakulteter/avdelinger har eksempler på gode tiltak òg uløste utfordringer. En god rapport er imidlertid ikke alltid ensbetydende med gode resultater, og nye, lokale systemer har ikke alltid rukket å utløse ønsket effekt. Det er derfor problematisk å trekke fram enkeltrapporter. Vedlegg og resultater for øvrig vil imidlertid bli fulgt opp: Viktige meldinger og kommentarer vil så langt som praktisk mulig bli formidlet til riktig adressat. Eksempler på gode arbeidsmetoder vil, med fullmakt eller assistanse fra aktuell enhet, bli benyttet som eksempler ved utarbeidelse av sentrale tiltak (kurs og andre informasjonsopplegg). Rapportene vil også bli brukt som bilag ved forberedelse og gjennomføring av interne revisjonsrunder. Det foreligger også sammenfattende rapporter fra fakultetene, Bergen Museum og Universitetsbiblioteket. Disse rapportene demonstrerer, tilsvarende grunnmaterialet, prioriteringer som signaliserer en økende forståelse for betydningen av systematiske og virksomme tiltak i arbeidsmiljøet. 8
5. KONKLUSJON Foto: istockphoto Enhetenes årsrapporter for lokalt HMS-arbeid i 2005 er basert på skjerpede krav og en mer krevende rapporteringsform. En sammenfatning gir noen hovedmeldinger: 1. Tallmaterialet beskriver i hovedsak en god utvikling fra 2004. Ulike vedlegg og praktisk erfaring fra 2005 utdyper og bekrefter dette inntrykket. 2. De beste rapportene presenterer eksempler på HMS-arbeid av høy standard. Andre enheter leverer mangelfulle rapporter og har ennå ikke nådd den grunnlinjen som, basert på arbeidsmiljølovgivningen, er definert av UiB. 3. Åpenbar nytteeffekt og løsningsorientert arbeid med lokale utfordringer framstår som en vesentlig sterkere motivasjon enn plikt og pålegg. Det framgår imidlertid, tydeligere enn i tidligere år, at godt HMS-arbeid avhenger av ledelse og vilje til gjennomføring, og i mindre grad av hvilke utfordringer som preger arbeidsmiljøet. Et kreativt samarbeid mellom enheter og administrasjon framstår også som en kilde til gode løsninger. 4. Enheter som allerede gjennomfører et tilfredsstillende HMSarbeid signaliserer at arbeidet skal videreføres eller -utvikles. Samtidig blir manglende relevans og ressursproblemer gjerne anført som årsak ved enheter som ikke har iverksatt tiltak. Det er derfor fortsatt en utfordring å formidle at HMSarbeid over tid skal bidra til å forme gode og robuste grupper og slik redusere ressursbruk rettet mot uro og opprydding. Det er alt i alt sannsynlig at UiB nå er i ferd med å finne en hensiktsmessig modell for eget HMS-arbeid. Det er derfor, mer enn noen gang, berettiget å formidle positiv kunnskap og gode løsninger til nytte for hele organisasjonen. 6. REFERANSER Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Statusrapporter for 2000, 2001, 2002, 2003 og 2004 (www.uib.no/hms/portal/statusrapport.html). 7. VEDLEGG Om skjema og saksgang. Kartleggingsskjema for 2005. Oversikt over institutter/avdelinger/sentre som har svart. Fakultets-/avdelingsvis presentasjon av resultater. 9