RÆLINGEN KOMMUNE ANBUDSKONKURRANSE Design og implementering lagrings- og backupløsning for Fet, Enebakk og Rælingen kommuner Innleveringsfrist 15.05.2009 kl 12:00 Konkurranse under anskaffelsesforskriftens del III
1. OPPDRAGSGIVER... 3 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 3. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 3.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 3 3.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 3.3 OPPLYSNINGSPLIKT... 3 3.4 OFFENTLIGHET... 4 3.5 TAUSHETSPLIKT... 4 3.6 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN... 4 3.7 HABILITET... 4 4. BAKGRUNNSINFORMASJON... 4 5. LEVERANSENS OMFANG... 5 5.1 GENERELT... 5 5.2 KRAV TIL BESVARELSEN... 5 5.3 HOVEDKRAV... 6 5.4 OPSJONER... 10 6. UTLEVERING AV ANBUDSDOKUMENTER... 10 7. GENERELLE ANBUDSBETINGELSER... 10 7.1 SPRÅKKRAV / ANTALL... 11 7.2 MERKING AV TILBUDET... 11 7.3 INNLEVERING AV TILBUD... 11 7.4 VEDSTÅELSESFRIST... 11 7.6 AVVISNING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD... 11 7.6.1 OBLIGATORISKE AVVISNINGSGRUNNER... 12 7.6.2 VALGFRIE AVVISNINGSGRUNNER... 12 7.7 AVKLARINGER... 12 7.8 RETTING AV ÅPENBARE FEIL... 13 7.9 UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL, AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 13 7.10 BEKREFTELSE PÅ MOTTATT TILBUD... 13 7.11 AKSEPTERT TILBUD... 13 8. ÅPNING AV TILBUDENE... 13 9. DEPOSITA OG GARANTIER... 13 10. KVALIFIKASJONSKRITERIER... 13 10.1 SKATTEATTESTER... 13 10.2 HMS-EGENERKLÆRING... 14 10.3 KRAV TIL TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 14 11. TILDELINGSKRITERIER... 14 12. PRISER... 15 13. SERVICEOPPFØLGING/GARANTI/REKLAMASJON... 15 14. KONTRAKTBESTEMMELSER... 15 15. TILBUDSKOSTNADER... 15 16. YTTERLIGERE INFORMASJON... 16 VEDLEGG:... 16 2
1. OPPDRAGSGIVER Det er fra 01.01.2009 etablert en felles IKT driftsenhet for Enebakk, Fet og Rælingen kommuner under navnet Øyeren IKT. Enheten er plassert under Rælingen kommune sitt ansvar i et vertskommunesamarbeid. Anbudsansvarlig blir Øyeren IKT c/o Rælingen kommune. 2. ANSKAFFELSENS FORMÅL For å kunne tilby robust og sentralisert datamiljø for Enebakk, Fet og Rælingen kommune er det besluttet at det skal investeres i ny totalløsning for lagring (SAN) og backup. Målet er å ende opp med et moderne system som tilfredsstiller kommunenes nåværende og fremtidige krav til lagring og backup. Prosjektet ønskes gjennomført i tre faser: 1. Designutkast / løsningsforslag (som en del av tilbudsdokumentet) 2. Detaljplanlegging og design 3. Implementering Fase 2 og 3 ønskes gjennomført i samarbeid med ØIKT samt andre / relevante leverandører (spesielt med tanke på nettverk og servere). Løsningsforslaget må være basert på godt gjennomarbeidede metoder og utprøvde produkter. Det inviteres herved til å gi anbud på etablering av totalløsning for primærlagring (SAN) og backup for Øyeren IKT. ØIKT tar forbehold om å forkaste alle tilbud dersom løsninger eller kostnadsnivå vurderes som utilfredsstillende. Fullstendig kunngjøring finnes i Norsk Lysingsblads elektroniske database DOFFIN og EU s TEDdatabase (Tenders Electronic Daily). 3. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk på området offentlige anskaffelser, herunder Lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 24. november 2006 nr.1295 (FOA). 3.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skjer som åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 14-1(1), som tillater at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. 3.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet 3
hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 3.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offentleglova. 3.5 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 3.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 3.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 4. BAKGRUNNSINFORMASJON Enebakk, Fet og Rælingen kommune har pr. dags dato ca. 100 servere (både fysiske og virtuelle) fordelt på 3 lokasjoner. Rælingen har et gammelt HP SAN på 4 TB samt en disk-og-tape-basert lagringsløsning. Fet og Enebakk har ikke egne SAN (serverne lagrer på lokale disker) og opererer med eldre tapestasjoner. I siste tid har både lagring og backup i alle tre kommuner blitt en stor utfordring, noe som har skapt mye hodebry. Dette pga. mangel på kapasitet, utvidelsesmuligheter samt gammeldags teknologi som ikke tilfredsstiller moderne krav (særlig med tanke på virtuelle servermiljøer). Grunnet komplekse avhengigheter i eksisterende løsninger er det besluttet at det skal etableres nye og sentraliserte systemer for lagring, brannmurer, servere, osv. Det satses fullt på virtualsering. Nye løsninger skal bygges parallelt (på siden) mens eksisterende /desentraliserte løsninger driftes inntil alle tjenester og brukermasser er flyttet. Målet er å bygge en sentralisert løsning der brukere og tjenester kan konsolideres forsvarlig samtidig som problemer knyttet til eksisterende løsninger elimineres. Pga. krav til redundans og katastrofesikring er det besluttet at ny løsning for nettverk, lagring, servere, osv. bygges i to separate (eksisterende) serverrom med ca. 50 % lastfordeling hver: 4
i Rælingen rådhus og i Fet rådhus. Samtidig skal det etableres en diskbasert backupløsning i eksisterende serverrom ved Enebakk rådhus. ØIKT er godt i gang med å planlegge samt etablere nødvendig nettverk (fysisk og logisk) for å kunne realisere løsningen med to serverrom. I løpet av 2009 vil følgende forbindelser etableres: 10 Gbps fiber mellom Rælingen rådhus og Fet rådhus (ca. 15 km) (dette vil være primærforbindelsen mellom serverrommene) 10 Gbps fiber mellom Rælingen rådhus og Enebakk rådhus (ca. 28 km)? Gbps fiber mellom Fet rådhus og Enebakk rådhus (ca. 90 km) Kjernenettverket mellom rådhusene baseres på en fiberring slik at forbindelse mellom serverrommene opprettholdes selv om primærforbindelse mellom Rælingen og Fet kuttes. Det skal investeres i moderne kjernerutere/svitsjer samt nye brannmurer for å kunne tilby robust nettverk. For å kunne realisere ønsket/ny serverstruktur samt imøtekomme krav til lagring / voksende datamengder er det besluttet at det skal investeres i ny totalløsning for primærlagring (SAN) og backup. ØIKT planlegger / ønsker dublert SAN-løsning der SAN #1 (aktiv) plasseres i Rælingen og SAN #2 (passiv) i Fet. VMware ESX noder skal plasseres både i Rælingen og Fet. Samtlige ESX noder skal under normal drift jobbe mot SAN #1 over nettverk. I første omgang er det planlagt minimum 150 virtuelle servere mot SAN-løsningen. Dette vil vokse over tid ettersom ØIKT planlegger å utvide samt assimilere flere kommuner. ØIKT har lisens på Symantec Backup Exec 10d for Windows Server. Se vedlegg for detaljer. NB! Se vedlegg 1 "Bakgrunnsinformasjon for leverandører" for mer informasjon om planlagt / fremtidig løsning for ØIKT. 5. LEVERANSENS OMFANG 5.1 Generelt Det forventes løsningsforslag med en viss grad av frihet for tilbyder. Måloppnåelse er primærfokus. Tilbudet må inneholde tilstrekkelig dokumentasjon i form av tekst og tegninger som på en forståelig måte beskriver løsningsforslaget. Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke er priset, eller som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene.. 5.2 Krav til besvarelsen Besvarelse må inneholde følgende: 1. Helhetsbeskrivelse / løsningsforslag Tilbudet må beskrive en totalløsning for lagring (SAN) og backup basert på godt gjennomarbeidede metoder og utprøvde produkter. Grunnpilarene i foreslått design bør være etablert 5
og i drift hos diverse organisasjoner eller bedrifter i Norge. Dette må kunne dokumenteres (ref. punkt 4). Videre må tilbudet oppfylle en rekke ØIKT spesifikke krav (se under). Det forventes at leverandør anbefaler en helhetsløsning som gir mest fleksibilitet, ytelse, stabilitet og funksjonalitet for investerte midler. 2. Kommentarer til hovedkrav Korte svar på samtlige punkter under HOVEDKRAV (punktvis) med eventuelle kommentarer / avvik. NB! Dette skal være separat fra helhetsbeskrivelse. 3. Gjennomføringsplan Forslag til gjennomføring med aktiviteter, milepæler, avhengigheter, osv. må være med. Leverandør må gi et realistisk bilde av gjennomføringsprosessen: Hva må gjøres for å kunne realisere foreslått løsning? 4. Referanser Liste med kort beskrivelse av vellykkede implementeringer som ligner tilbudt løsning; helst hos kunder av samme størrelse / type som ØIKT. 5. Forutsetninger Alle forutsetninger og kritiske suksessfaktorer som må til for vellykket gjennomføring, særlig utstyr, lisenser, konsulentarbeid, krav til fysiske omgivelser, herunder strøm osv. må spesifiseres. Leverandør må gi et realistisk bilde av hva som skal til for å realisere foreslått løsning. Forslag til hva som må kartlegges/planlegges under fase 2 må også være med. 6. Priser ØIKT ønsker at prosjektet gjennomføres i tre faser: 1. Designutkast / løsningsforslag (som en del av tilbudsdokumentet) 2. Detaljplanlegging og design 3. Implementering Fase 2 og 3 ønskes gjennomført i samarbeid med ØIKT samt andre / relevante leverandører (spesielt med tanke på nettverk og servere). Det skal gis fastpris på fase 2 og 3 så langt dette er mulig. Estimater er ønskelig der fastpris ikke kan benyttes. Pris på komponenter/utstyr som inngår i løsningen må også være med. ØIKT må få et komplett bilde av hva det vil koste å innføre samt vedlikeholde løsningen. Kostnadskonsekvenser (ekstra lisenser og lignende) ved idriftsetting av muligheter i systemet skal prises som opsjon. 5.3 Hovedkrav 1. Tilbudt totalløsning for primærlagring (SAN) og backup må være designet for ØIKT sitt nye virtuelle servermiljø og datanettverk. Pga. to separate serverrom hvor det plasseres minimum 2 VMware ESX noder pr. rom samt krav til redundans (sekundærlink) er det hensiktsmessig at kommunikasjon mellom nodene og SAN foregår over Ethernet + TCP/IP fremfor dedikert fiber. 2. Tilbudt totalløsning må kreve minst mulig interaksjon, oppfølging og vedlikehold etter at løsningen er idriftsatt og tilhørende arbeidsrutiner er etablert. 3. Tilbudt totalløsning må være tilpasset ØIKT sine behov for kapasitet med tanke på lagring, antall servere, databaser, nettverksforbindelser og trafikkmønster. 6
4. Tilbudt totalløsning må tilfredsstille ØIKT sine krav til redundans, failover og disaster recovery. All data skal innen rimelig tid være lagret ved to geografiske lokasjoner (Rælingen og Fet). I tillegg skal backup lagres ved tertiær lokasjon i Enebakk. Ved feil på SAN #1 skal SAN #2 i Fet kunne settes i drift i løpet av maksimum 8 timer. 5. Tilbudt totalløsning må/bør kunne integreres med VMware Site recovery manager uten at dette blir altfor kostbart / komplisert. ØIKT planlegger å etablere katastrofeplaner for kritiske systemer slik at rettetid og følgefeil ved eventuelle feil / katastrofer blir minimalisert. 6. Tilbudt totalløsning må være oversiktig og enkel å administrere: grafisk administrasjon, overvåking og enkel / rask datagjenoppretting vil spille en viktig rolle. Enhver datakyndig ansatt ved ØIKT skal kunne utføre de mest vanlige operasjonene, særlig med tanke på gjenoppretting av data. 7. Leverandør må spesifisere antatt levetid på tilbudt totalløsning. 8. Leverandør må utarbeide et konkret prisbilde/tilbud som viser hva det vil koste ØIKT å doble lagringskapasiteten til løsningen på et senere tidspunkt (NB! Dette gjelder naturligvis utvidelse av både SAN og backup). 9. Både SAN og backupsystemet må kunne utvides enkelt og greit, uten at dette krever altfor mye og dyr konsulentarbeid og/eller utskifting av store fysiske enheter. Utvidelser bør kunne gjennomføres av seniorkonsulent hos ØIKT. 10. Tilbudt SAN-løsning må være todelt, antas å være: SAN #1 (aktiv) i Rælingen rådhus SAN #2 (passiv, kun replikering) i Fet rådhus Under normal drift skal samtlige VMware noder jobbe mot SAN #1 over nettverk (Ethernet + TCP/IP). SAN #2 skal i utgangspunktet kun motta replikeringer fra SAN #1. Ved feil / havari på SAN #1 skal SAN #2 kunne settes i drift i løpet av kort tid (maksimum 8 timer). 11. ØIKT må være i stand til å lagre minimum 20 TB med data på tilbudt SAN-løsning før dataene replikeres, komprimeres og/eller dedupliseres av løsningen. 12. Tilbudt SAN-løsning må kunne enkelt utvides ved behov for mer lagringsplass; uten at dette medfører store kostnader og/eller store strukturelle / fysiske endringer. 13. Tilbudt SAN-løsning må støtte mer enn kun en kommunikasjonsprotokoll (multiprotokoll- SAN som har støtte for NFS og iscsi foretrekkes). 14. Tilbudt SAN-løsning må være tilpasset servervirtualisering hvor følgende teknologier skal benyttes: VMware ESX noder (typisk HP DL380 G5) mot SAN over nettverk (Ethernet + TCP/IP) VMotion, DRS og HA Oracle, MSSQL og Exchange i virtuelt miljø (på VMware ESX) mot SAN Flere logiske lagringskanaler fra VMware ESX servere mot SAN (løsningen må være optimalisert for mange virtuelle servere pr. VMware ESX node). 15. Tilbudt SAN-løsning må ha høy utnyttelsesgrad: Mulighet for INLINE og/eller POST deduplisering av data på blokknivå Mulighet for utvidelse og reduksjon av volumer under drift Mulighet for virtualisert lagring / disk-tildelding ( tynn provisioning ) 7
16. Tilbudt SAN-løsning må støtte snapshot / kloning (på lagringssystem-nivå, ikke VMwarenivå): Kloner av virtuelle maskiner, databaser og andre typer data o o o må kunne opprettes i løpet av kort tid (sekunder, ikke minutter/timer) må ikke kreve store mengder med ekstra diskplass (bruk av pekere) må ikke tilføre belastninger på systemet (bruk av pekere, ikke kopiering også med tanke på båndbreddebruk mellom SAN#1 og SAN#2) Systemet må kunne støtte og håndtere mange (minimum 100) snapshot 17. Tilbudt backupløsning må integreres tett med tilbudt SAN-løsning for virtuelt servermiljø. Løsning for SAN og backup bør komme fra samme leverandør. 18. Tilbudt backupløsning må være diskbasert (ikke magnetbånd eller annen løs media som krever bytting, rullering, osv.). 19. Tilbudt backupløsning må støtte deduplisering og komprimering. 20. Tilbudt backupløsning med tilhørende programvare må være i stand til å ta følgende type backup, eventuelt ved gjenbruk / innbytte av programvare ØIKT benytter i dag: Tradisjonell backup (filer og kataloger) Databaser (hovedsakelig Oracle og MSSQL baser) Microsoft Exchange VMware / VMDK filer Citrix miljø (siste versjon med virtuelle terminalservere, osv.) I tillegg må leverandør skissere og prise løsninger som dekker backup av følgende: Fysiske servere (særlig domenekontrollere) Exchange 2007 - Ønskelig med single mailbox recovery samt kontinuerlig trimming av datamengden til Exchange 4 Active Directory instanser 21. Backup og gjenoppretting av store datamengder må kunne håndteres enkelt og helst vha. instansbackup / on-the-fly der dette er gjennomførbart. 22. Tilbudt backupløsning må ha kapasitet til å kjøre full dag/uke/måned backup av fullt utnyttet lagringsløsning i 12 måneders syklus (må kunne ta frem ett år med backup tilbake i tid). 23. Tilbudt backupløsning må kreve minst mulig menneskelig interaksjon og vedlikehold. 24. Tilbudt backupløsning må kunne enkelt utvides ved behov for mer lagringsplass (naturligvis i takt med utvidelse av SAN); uten at dette medfører store kostnader og/eller store strukturelle / fysiske endringer. 25. Tilbudt backupløsning må være i stand til å kjøre full backup enten i løpet av 8 timer, eller uten at normal drift hindres eller svekkes. 26. Tilbudt backupløsning må ha fokus på gjenoppretting (ikke bare backup). Gjenoppretting må kunne gjøres raskt og enkelt. Videre må gjenoppretting kunne testes i live miljø. 8
27. Tilbudt backupløsning må kunne plasseres på eksisterende serverrom (i rack) i Enebakk rådhus. Løsningen må også kunne flyttes ved for eksempel problemer i Enebakk (strøm, vannlekkasje, osv.). 28. Tilbudet må redegjøre for hvordan backup og tilbakeføring av backup gjennomføres i forhold til konkrete situasjoner (se under). Alle nødvendige skritt skal beskrives og estimert tidsforbruk for gjenoppretting av data angis. Situasjon 1 - "Havarert disk" - Windows Server 2008 på fysisk maskin med lokal harddisk. - Domenekontroller, 2500 brukere - FSMO-roller: Schema Master, Infrastructure Master, PDC emulator - De andre rollene ligger på en annen domenekontroller. - Kjører DHCP og DNS - Gigabit nettverkskort - C: 50 Gigabytes - Harddisken er havarert og byttet ut. Situasjon 2 - "Blåskjerm" - Windows Server 2008 på virtuell maskin under VMware ESX Server 3.5 mot SAN. - Domenekontroller, 2500 brukere - FSMO-roller: Domain naming master, Relative ID (RID) Master - De andre rollene ligger på en annen domenekontroller. - C: 50 Gigabytes (system, vmdk) - Etter oppdatering blåskjermer VM'en under oppstart, backup må legges tilbake. Situasjon 3 - "I love you" - Windows Server 2003 på virtuell maskin under VMware ESX Server 3.5 mot SAN. - Filserver, 500 brukere + fellesområder - C: 50 Gigabytes (system, vmdk) - D: 4000 Gigabytes (filområder, vmdk) - Virus har ødelagt filene i felleskatalogene på D: (utgjør 1500 Gbytes) - Hjemmekatalogene (2500 Gigabytes) skal ikke røres. Situasjon 4 - "E-post" - Windows Server 2003 på virtuell maskin under VMware ESX Server 3.5 mot SAN. - Exchange Server 2007, 2000 brukere - C: 250 Gigabytes (system, vmdk) - D: 2000 Gigabytes (mail, direkte mot SAN) - En bruker har mistet all e-post (1 Gbyte). Situasjon 5 - "Database" - Windows Server 2003 på virtuell maskin under VMware ESX Server 3.5 mot SAN. - Oracle 10g, 10 eller MSSQL databaser - C: 50 Gbytes (system, vmdk) - D: 500 Gbytes (databaser) - En av databasene må rulles tilbake. 9
Situasjon 6 - "Full katastrofe" - Windows Server 2003 på virtuell maskin under VMware ESX Server 3.5 mot SAN. - Filserver, 500 brukere + fellesområder - C: 50 Gbytes (system, vmdk) - D: 4000 Gbytes (filområder, vmdk) 5.4 Opsjoner 1. Mulighet for brukere å hente tilbake backup av filer og kataloger på hjemmesamt fellesområder. Det skal ikke være nødvendig å kontakte support for å få tilbake dokumenter som slettes ved uhell. 2. Tilbudt SAN-løsning bør ha mulighet for overbooking / allokering av virtuell plass ( overprovisioning ). 3. Mulighet for testmiljø på SAN-løsning uten at det går utover tjenester som er i produksjon (for eksempel volum med begrenset I/O). 4. Leverandør skisserer / viser til aktuelle løsninger som kan brukes i forbindelse med arkivering, sporbarhet osv. i forhold til lagringsdirektiver. 5. Leverandør skisserer løsninger for kategoribasert lagring. For eksempel: Kategori 1: høy ytelse, brukes for å understøtte kritiske tjenester Kategori 2: middels ytelse, brukes for å understøtte normale tjenester Kategori 3: lav ytelse, brukes som arkiv (langtidslagring av data som sjelden brukes) Kontinuerlig trimming av data i kategori 1 (minst mulig data her) -- mindre viktig data havner automatisk på billigere / tregere løsning. ØIKT har ingen formening om det skal satses på denne type teknologi. ØIKT driver ikke med tallknusing og har ingen tunge I/O intensive tjenester. 6. Øyeren IKT er på utkikk etter en partner med tung VMware kompetanse. Det gjelder først og fremst planlegging, oppgraderinger samt spørsmål/support ved eventuelle feil. Leverandør redegjør for muligheter og pris på denne type supportavtale / tjeneste. 6. UTLEVERING AV ANBUDSDOKUMENTER Siste frist for å be om anbudsdokumentene er 17.04.2009 kl. 12.00 7. GENERELLE ANBUDSBETINGELSER De regler som skal gjelde for gjennomføringen av denne anskaffelsen fremgår av lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser (forskriften) del I og del III samt nedenstående supplerende regler. Reglene fastsetter blant annet tilbyders og oppdragsgivernes rettigheter og plikter i forbindelse med gjennomføringen av konkurransen. Tilbudet skal gis på grunnlag av de dokumenter som er angitt i konkurransegrunnlaget. 10
En forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. En kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 7.1 Språkkrav / antall Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer (papirkopi, samt brosjyrer/katalog). Tilbudet skal også leveres i ett komplett elektronisk eksemplar på flyttbart medium (PDF-format foretrekkes). Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. 7.2 Merking av tilbudet Tilbud skal være signert, datert, lagt i lukket innpakning og merket Anbud: Øyeren IKT. Diskett/CD legges i egen perm som merkes spesielt med «inneholder diskett». 7.3 Innlevering av tilbud Senest innen 15.05.2009 kl 12:00 må tilbudet være innkommet til : Rælingen kommune Øyeren IKT v/ Finn Borge Besøksadresse: Postadresse: Bjørnholthagan 6, 2008 Fjerdingby Postboks 100, 2025 Fjerdingby Tilbudet kan ikke sendes over telefaks eller e-post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist (ref. pkt. 7.6). 7.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 3 måneder etter anbudsfristens utløp. 7.5 Bruk av underleverandør Det er tillatt å bruke underleverandør. 7.6 Avvisning og tilbakekalling av tilbud Rælingen kommune tar forbehold om å forkaste alle tilbud dersom løsninger eller kostnadsnivå vurderes som utilfredsstillende. Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlaget/vedlegg. 11
7.6.1 Obligatoriske avvisningsgrunner Obligatoriske avvisningsgrunner i henhold til FOA 20-13 (1). Et tilbud skal avvises når: det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf 20-2 (1,3), det er et alternativt tilbud avgitt i strid med 20-4 (Alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt, det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, eller det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. 7.6.2 Valgfrie avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner i henhold til FOA 20-13 (2). Et tilbud kan også avvises når: tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 21-1 (Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser) inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses som ubetydelige, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf 20-14, eller tilbudet ikke er signert jf. 20-2 (2) (Tilbudets utforming) eller på grunn av andre forbehold som ikke kan anses bindende. 7.7 Avklaringer Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt uklarhetene og ufullstendighetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. Avklaringsmøter avholdes i Rælingen rådhus. 12
7.8 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 7.9 Utskrift av anskaffelsesprotokoll, avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7.10 Bekreftelse på mottatt tilbud Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning. 7.11 Akseptert tilbud Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås. En kontrakt er inngått først når den er undertegnet av begge parter. 8. Åpning av tilbudene Offentlig åpning vil ikke finne sted. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 9. Deposita og garantier Det stilles ingen krav om gjennomføringsgaranti, depositum, bankgarantier e.l. 10. Kvalifikasjonskriterier For at tilbyder skal være kvalifisert til å delta i konkurransen MÅ all dokumentasjon under dette punkt være vedlagt tilbudet. 10.1 Skatteattester Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Følgende etat utsteder for følgende type avgift/skatt: Utstedende etat Kemner/kommunekasserer Skattefogden Type avgift/skatt Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Merverdiavgift Renter 13
Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristen. Dersom tilbyders hjemstat ikke har opprettet ordning med skatteattester, skal egenerklæring overfor retts- eller forvaltningsmyndighet vedlegges tilbudet. Manglende skatteattester kan medføre avvisning av tilbudet! 10.2 HMS-egenerklæring Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 10.3 Krav til tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyder må være kredittverdig og ikke under gjeldsforhandling eller konkurs. Tilbyder må levere kredittrating for de siste 6 måneder, slik at vi får vurdert kredittverdigheten. Slik kredittrating utstedes av kredittselskaper. Tilbyder må ikke ha restanser på skatter og avgifter som man ikke har fått fastsatt i en nedbetalingsavtale med skatte- og avgiftsmyndigheten om. Tilbyder må levere inn kopi av eventuell nedbetalingsavtale 11. Tildelingskriterier Tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende tildelingskriterier. Kriteriene er ikke satt opp i prioritert rekkefølge: Oppfyllelse og totale kostnader for implementering av hovedkrav Driftsvennlighet o Enkelthet: tilbudt løsning bør være så enkel og oversiktig som mulig slik at behov for spesialkompetanse hos ØIKT minimaliseres. o Oppetid: endring av eksisterende samt implementering av nye løsninger bør kunne planlegges og foretas på dagtid med minimal nedetid for brukere. o Administrasjon og brukervennlighet med tanke på driftspersonell og evt. sluttbrukere som skal benytte løsningen. o Redusert kompleksitet og tids/ressursforbruk med tanke på overtakelse av drift. Fleksibilitet: senere ekspansjonsmuligheter av løsningen for å dekke nye behov Totalpris, denne baseres på tre faktorer: o Investeringskostnader i form av engangsutgifter o Driftskostnader - i form av priser på framtidig / årlig vedlikehold - Kostnader Øyeren IKT vil ha ved drift av løsningen o Rammeavtalevilkår og kostnader for senere utvidelser Leverandørens garantier 14
o For rask levering og implementering av løsningen. o Vilkår rundt garanti for at løsningen fungerer i henhold til forventede funksjonalitetskrav ved akseptert overlevering av leveranse. o Evne til å synliggjøre godt samspill med øvrige løsninger som leveres av andre i separate delprosjekter, som del av det overordnede designet (se Bakgrunnsinformasjon ). Garantert stabilitet og kapasitet o Det forventes at tilbudet beskriver hvordan foreslått løsning vil oppføre seg i et typisk scenario (stikkord: mye trafikk, stort antall samtidige brukere, osv.). o Det forventes også at tilbudt løsning tilfredsstiller krav til redundans og tilgjengelighet, særlig med tanke på typiske katastrofesituasjoner der ett av serverrommene (i Rælingen eller Fet) og/eller hovedforbindelsene mellom serverrommene settes ut av drift. Tilbudt løsning må kunne overleve katastrofesituasjoner (nettverkstrafikk må rutes om, osv). Leverandørens referanser for tilsvarende løsninger. Ved vurdering av referanser vil det legges stor vekt på referanser som kan bekrefte at løsningen er robust ved typisk belastning / bruksmønster. Leverandørens kompetansenivå når det gjelder fagområdet generelt og de valgte produkter spesifikt. Det bør for eksempel framgå av tilbudet hvor mange teknikere leverandøren har i nærområdet / Østlandet som er sertifisert eller har annen dokumentert kompetanse på tilbudte produkter. Vi vil kreve vedlagt CV for konsulenter brukt i prosjektet. Leverandørens soliditet og forventet overlevningsevne og evne til å fungere som partner innenfor leveranseområdet. 12. Priser Evt. forbehold i forhold til detaljer der endelig kostnadsbilde er avhengig av valgt løsning og omfang av denne må klart komme fram av tilbudet. Alle priser skal være oppgitt i NOK og ekskl. mva. 13. Serviceoppfølging/garanti/reklamasjon Alle tilbudte produkter/løsninger/montering skal ha en garantitid på minimum 3 år. Alle tilbudte produkter/løsninger/montering skal ha en reklamasjonstid på minimum 5 år. 14. Kontraktbestemmelser Det vil bli opprettet kontrakt med den eller de tilbydere som får sitt/sine tilbud antatt. Tilbyder skal bekrefte at betingelsene i ovennevnte rammeavtalevilkår (pkt 13) aksepteres. 15. Tilbudskostnader Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 15
16. Ytterligere informasjon Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Rælingen kommune forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til anbudsinnbydelsen inntil 6 dager før innlevering. Følgende kan kontaktes: Tekniske spørsmål knyttet til anbudskonkurransen: Navn: Balazs Halasy Tlf: 63835128 Tlf. mob.: 48167660 Faks: 63835233 E-post: balazs.halasy@oikt.no Ved øvrige spørsmål kan en kontakte: Navn: Finn Borge Tlf: 63835186 Tlf. mob.: 90530477 Faks: 63835233 E-post: finn.borge@oikt.no Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Kontraktsbestemmelser Kvalifikasjonsgrunnlag HMS-egenerklæring Bakgrunnsinformasjon for Øyeren IKT prosjekter Oversikt Symantec Backup Exec-lisenser 16