PROSJEKTARBEID Saksbehandler vs prosjektleder Fellestrekk for saksbehandling og prosjektarbeid: Oppgave/bestilling Faglige utredninger Konsekvenser Forslag til løsning/vedtak Vedtak Gjennomføring Prosjektarbeid er blant annet at flere gjør jobben! Prosjekt kommer av det latinske projectus og betyr (noe som er) kastet frem. - arbeidet er ofte tverrfaglig og krever koordinert innsats fra flere personer eller organisasjonsenheter - oppgaven er en engangsoppgave (men kan utløse nye oppfølgings-prosjekter) - et definert mål og kan skilles ut som eget styringsobjekt med egen organisasjon - arbeidet skal gjennomføres innenfor bestemte tids-og kostnadsrammer nødvendig for å: 1. sikre faglig kvalitet 2. sikre fremdrift 3. sikre gjennomføring i komplekse saker. Det er nettopp kompleksiteten som krever prosjektorganisering. Prosjektoppgave Prosjektleder har en bestilling fra politisk eller administrativ ledelse. Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvem? Prosjektet må være forankret hos ledelsen!
Prosjektbeskrivelse Bakgrunn Effektmål Resultatmål Faser/oppgaver Fremdrift Informasjons- Strategi Organisering Budsjett Flaskehalser Oppfølgings- Ansvar Revisjon Evaluering Hva er problemet/behovet? Hos hvem? Hvilken nytte skal prosjektet ha? For organisasjonen? For befolkningen? Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig? Angrepsmåte Inndeling i faser (grov milepælplan) Definisjon av oppgaver Hvilke milepæler og hvilke delresultater ved disse? Beskrive informasjons- og medvirkningsopplegg i prosjektarbeidet Hvem er prosjektbestiller? Hvem er prosjekteier? Hvem er prosjektleder? Styringsgruppe? Prosjektgruppe? Arbeidsgrupper? Øvrige ressurs-personer/avdelinger? Samarbeidspartnere? Hva koster det? Arbeidsinnsats og direkte utlegg. Kjente fallgruver/flaskehalser angis Plassere oppfølgings-/driftsansvar når prosjektperioden er ferdig Prosjektbeskrivelsen revideres underveis Grovskisset evalueringsplan. Evalueringsansvar plasseres Så langt har vi funnet svar på hva, hvorfor og hvordan og står igjen med hvem? Det handler om medvirkning Medvirkning En stor oppgave krever stor deltakelse. Styringsgruppen er på høyeste nivå og avstedkommer sjelden diskusjon men Prosjektgruppen, arbeidsgrupper, ressurspersoner, samarbeidspartnere her må prosjektleder finne nøkkelpersoner ved å selge prosjektet / ideen - Oppstartmøte / (allmøte)- informasjon - Oppfølgingsmøter - referater - direkte henvendelser kommunikasjon - hyppig bruk av informasjonskanaler (internett, intranett, diskusjonstorg, lokalavis etc.) Forutsetningen for et godt salg - er at prosjektleder tror på prosjektet!
Deltakerne Forutsetningen for et vellykket prosjekt er deltakerne! Få tak i de underbrukte menneskene uutnyttede ressurser. Det er ikke alltid at de mest opplagte løsningene er de som gir størst effekt! Peter Drucker: folk flest utnytter sine ressurser best når de blir møtt med tillit, får utfordrende oppgaver og frihet til å planlegge og utføre dem slik de selv mener er best, i lys av det resultatansvaret de har påtatt seg Deltakerne må: Få eierfølelse til prosjektet Få frigitt arbeidstid fra ledelsen til å delta i prosjektet Bli tildelt konkrete oppgaver/faglige bidrag Få muligheten til å påvirke fremdriftsplan og vurdering av løsninger Ta ansvar Være gode selgere Forutsetningen for bred og god medvirkning - er kommunikasjon! Kommunikasjon betyr: det som binder oss sammen Kommunikasjonstrappens lov det er en positiv sammenheng mellom kommunikasjonsnivået i en gruppe og vanskelighetsgraden på de oppgavene gruppen kan løse. God kommunikasjon forutsetter at prosjektleder: (som tidligere nevnt: tror på prosjektet) - Involverer deltakerne (demokratisk prosess) - Motiverer deltakerne - Viser respekt og ydmykhet for ulike fagmiljøer og enkeltpersoner - Er serviceminded - Er tydelig - Tar ansvar, setter grenser (optimalt eller godt nok?) - Er løsningsorientert - Informerer og ikke minst aktiv lytting - Orienterer seg på tvers av hierkarkiske nivåer og sørger for informasjonsflyt mellom disse. - Er tro mot fremdriftsplanen men bremser fart til fordel for kvalitet - forklare - begrunne - sikre forankring hos ledelsen ved milepæler eller uforutsette - Gir informasjon også til de utenfor prosjektet det har noe å si for - arbeidsmiljø - kulturen (åpenhet, involvering, tverrfaglighet etc.) - den enkelte deltaker blir mindre belastet ved at han/hun fritas for deler av informasjonsbehovet og får aksept for å bruke tid på andre ting - Tålmodighet!!
En god prosjektleder er mer opptatt av felles resultat enn egen vellykkethet! Leveregel nr. 1 (Dielewanger) 1. Ha alltid målet ditt i hodet 2. oppgavene i din hånd 3. menneskene i ditt hjerte Kommunikasjonsevnen er like viktig for arbeidsresultatet som den faglige kompetansen. Bevissthetskongruens og handlingskongruens Eksempel OSK A = oppstartseminaret B = deltakernes oppfattelse C= deltakernes videreformidling til egen avdeling A B C H e n d e l s e n Din oppfattelse av hendelsen Den delen av opplevelsen som du ønsker eller greier å formidle
G r u p p e n s k o m m u ni k a sj o n s ni v å Kommunikasjonstrappen Må informere Hverandre Må utveksle Synspunkter A r b e i d s g r u p p e n s Må bruke hverandres Synspunkter v a n s k e l i g h e t s g r a d Må skape nye ideer sammen På høyeste nivå ligger utviklingen. Her bør flere i gruppen være, men ikke nødvendigvis alle er min påstand. Denne personen vil gjennomgå en læringsprosess i gruppen som kan slå to veier: Frivillig deltakelse Tvungen deltakelse Også når det gjelder kommunikasjon, er det det svakeste leddet som bestemmer kvaliteten. Det er derfor svært viktig at denne prosessen preges av ærlig kommunikasjon. Kroppsspråk Ærlighet eller mangel på sådan, signaliserer vi mer med kroppen enn med ord. (Uttrykks- og bruksteori) Nødvendige kvalifikasjoner for å lede tverrfaglig prosjektarbeid: Breddekompetanse Respekt for mennesker og systemer Motivasjon Strukturforståelse selvinnsikt