Protokoll Lier kirkelige fellesråd Styremøte i Lier kirkelige fellesråd Tilstede Kommunens representant Søren Falch Zapffe, leder Møtested: Sylling kirkestue kl. 19 21:00 Forfall Prestetjenestens representant Ellen Martha Blaasvær Frogner menighetsråd: Knut Olaf H. Kals Ingrid Bjørnshol Tranby menighetsråd Sigurd Lein Knut Erik Øyri Sjåstad menighetsråd Odd Treffen Anne Kristine Hole Sylling menighetsråd Anne Marie Hørthe Birgit Sigrid Moseng Bellen Sekretær: Kirkeverge Mette Sønsteby Stian Fossli Hanne Myhre Gravdal Gjest: Geir Larsen (tilstede under sak 36/2016) SAKSLISTE 34/2016 Protokoll 35/2016 Meldinger 36/2016 Utvidelse Frogner gravplass 37/2016 Ferdigstillelse av orgelet i Sylling avsluttende regnskap 38/2016 Nominering av kandidater til KA s landsråd 2017 39/2016 Universell inngang Sjåstad kirke (rullestolrampe) 40/2016 Økonomirapport 1-10 Dessuten tatt opp under møtet: Organiseringen av klokkertjenesten og frivilligheten (MR sak) Lesing og distribusjon av sakspapirer (tas opp på neste FR møte 23.11).
Sak nr.34/2016 Godkjenning av protokoll Lier kirkelige fellesråd godkjenner protokollen av 30.08.2016 Fellesrådsleder orienterte om at protokollen nå er laget over ny lest. Dette innebærer at protokollen nå bare inneholder vedtak og en kronologisk oppbygging av vedtak. Mao. Selve saksfremlegget fremkommer ikke av protokollen. Denne endringen kommer som et svar på den debatt som ble reist på fellesrådsmøte 30.08.2016 Lier kirkelige fellesråd godkjenner protokollen av 30.08.2016
Sak nr. 35/2016 Meldinger Lier kirkelige fellesråd tar kirkevergens meldinger til orientering. Leder av Administrasjonsutvalget redegjorde for prosessen og beslutningen som var fattet i møte 13.10. Lier kirkelige fellesråd ønsker å tilby Jon Martin Høie 30 % midlertidig stilling som kirkemusiker. Tidsrammen for denne løsningen er for ett år av gangen. Kommentar til protokoll sak 17/2016 i administrasjonsutvalget, hvor det ble påpekt at gudstjenestelisten ikke er en sak for administrasjonsutvalget. Det ble tydeliggjort at gudstjenestelisten er en ren menighetsrådssak. Menighetsrådene oppfordres til å komme med innspill. Det er rom for å endre og fristen er ikke utløpt. Prostiprest Berit Barre forventes å trenge kontorplass i Lier fra 1. mars.2017 Kirkestatistikk: Ut i fra media oppslag synes antall utmeldelser å være lavt. Fellesrådet ønsker statistikken oppdatert ved nyttår slik at man kan se trendene. Samlokalisering: Kirkevergen får i oppgave å utrede ulike løsningsalternativer rundt samlokalisering, og videre legge frem dette som en drøftingssak for Fellesrådet. Høringsuttalelse av Lier kommunes frivillighetspolitikk: Fellesrådet ber kirkevergen skrive et brev hvor Lier kirkelige fellesråd gjør oppmerksom på at vi eksisterer og at Lier kirkelige fellesråd ønsker å spille en rolle inn i det frivillige arbeidet. Prosten tilbyr seg å bidra til å forfatte dette brevet. Tilbud om foredrag eks. fra sjømannskirken, skal sendes rett til MR ledere. Mao er ingen Fellesrådssak. Lier kirkelige fellesråd tar kirkevergens meldinger til orientering.
Sak nr. 36/2016 Utvidelse av Frogner gravplass Saksbehandler: Geir Larsen Lier kirkelige fellesråd godkjenner styring og gjennomføringsplan for utvidelse av Frogner gravplass som skissert i saksbehandlingen. Geir Larsen fra Lier eiendomsselskap presente saken gjennom PowerPoint presentasjon. Larsen har tatt en gjennomgang av det som er gjort i saken fra den startet 13.12.2010 og frem til i dag. Juridisk: Prosjektet er underlagt lov om offentlige anskaffelser Organisering: Prosjektgruppe er ikke nødvendig, da prosjektet er meget godt definert og fellesrådet orienteres ved kontrollpunkter. Lier kirkelig fellesråd er byggherre. Prosjektlederrollen betjenes av Lier kommune gjennom Geir Larsen. Antyder samtidig at det kan bli aktuelt å leie inn folk i perioder for denne rollen. Larsen presiserer at han ikke ønsker å dele opp prosjektet, men at det er en generalentreprenør som tar det hele. Fremdrift: Ferdigstillelse høst 2017 Januar 2017: KP 3 Ferdig forprosjekt. o Fellesrådet får se hva som er gjort. o Siste sjansen Fellesrådet har til å gjøre små endringer. o Kvaliteten er overordnet tiden. Larsen ønsker å få en landskapsarkitekt med erfaring fra lignende prosjekter. KP 4 juridisk kontroll o Skjer før anbud utførelesesentreprise Økonomi: Forklaringen på differansen i forhold til tidligere brukte tall, stammer fra misforståelsen om at det er forskjell på entreprisekostnad og en prosjektkostnad. I prosjektet ligger det inne en risiko for 30 % usikkerhet (størst usikkerhet er knyttet til hvor mye masse må byttes ut) Larsen vil bruke advokater for gjennomgang ved kontrahering av entreprenør. Veien videre: Knut Olav Kals orienterer Frogner menighetsråd om prosessen og planene.
Presisering av endrede behov over tid med tanke på forholdet mellom kistegraver og urnegraver. Lier kirkelige fellesråd planlegger for å være fleksible i fremtiden. Det vil ikke være et problem å konvertere et kistegravfelt til et urnegravfelt. Dette er fase en i reguleringsplanen. Lier kirkelige fellesråd godkjenner styring og gjennomføringsplan for utvidelse av Frogner gravplass som skissert i nedenstående saksbehandling.
Sak nr. 37/2016 Ferdigstillelse av orgelet i Sylling kirke - Avsluttende regnskap Saken utsettes til behandling i Lier kirkelige fellesråds den 23.11.2016 Grunnet forslag til vedtak som verken regnskapsfører eller revisor vil godkjenne. Saken kommer opp på neste møte. Lier kirkelige fellesråd godkjenner regnskapet for Orgel Sylling kirke
Sak nr. 38/2016 Nominering av kandidater til KAs landsråd 2017-2021 a. Lier kirkelige fellesråd sender følgende tre representanter til regionalt kontaktmøte i Tunsberg 12. januar 2017: Søren Falch Zapffe Mette Sønsteby Odd Treffen b. Lier kirkelige fellesråd nominerer følgende kandidater til KAs landsråd 2017 2021: Søren Falch Zapffe Odd Treffen Fellesrådet er medlem av KA (kirkenes arbeidsgiver og interesseorganisasjon). Tunsberg vil ha 4 av totalt 44 rådsmedlemmer i Kas landsråd. Det er et viktig verv, hvor man få mulighet til å være med å påvirke fremtidens kirke. Fellesrådsleder etterspurte om noen hadde lyst til å sitte i landsrådet. Lier kirkelige fellesråd nominerer både Zapffe og Treffen. a. Lier kirkelige fellesråd sender følgende tre representanter til regionalt kontaktmøte i Tunsberg 12. januar 2017: Søren Falch Zapffe Odd Treffen Mette Sønsteby b. Lier kirkelige fellesråd nominerer følgende kandidater til KAs landsråd 2017 2021: Søren Falch Zapffe Odd Treffen
Sak nr. 39/2016 Universell tilnærming Sjåstad kirke (rullestolrampe) Lier kirkelige fellesråd godkjenner å anlegge rampe ved inngangspartiet til Sjåstad kirke, i tråd med vedlagte skisse, under forutsetning av at biskopen godkjenner den. Kostnadsramme kr 350 000. Når det gjelder universell tilnærming har fellesrådet ikke noe valg. Saken har vært oppe i Sjåstad menighetsråd og de støtter prosjektet. Lier kirkelige fellesråd godkjenner å anlegge rampe ved inngangspartiet til Sjåstad kirke, i tråd med vedlagte skisse, under forutsetning av at biskopen godkjenner den. Kostnadsramme kr 350 000.
Sak nr. 40/2016 Økonomirapport pr. 1-10 Lier kirkelige fellesråd tar økonomirapport 1.01 30.09.2016 til orientering. Den fremlagte økonomirapporten signaliserer god økonomisk styring i Lier kirkelige fellesråd. Dette til tross for at det kan være krevende å lese ikke periodiske budsjett. Kalkulatoriske utgifter er utgifter som Lier kommune har til fellesrådet og som ytes gjennom en tjenesteytingsavtale. Disse tallene fremkommer i KOSTRA tall. Rådet merker seg at det er lite behov for muslimske gravplasser i Lier. Hittil i år har det ikke vært noen behov. Videre bemerkes at antall kremasjoner stiger mer enn budsjett, noe som kan være en tendens som vil være utslagsgivende for hva man legger til rette for på gravplassene i Lier. Lier kirkelige fellesråd tar økonomirapport 1-10 til orientering.