Kvalitets- og internkontrollsystem Miljørettet helsevern i Kristiansand kommune Kort beskrivelse av tjenesten: Miljørettet helsevern er en avdeling innen Service og forvaltning i Helse- og sosialsektoren. Virksomhetsleder er Ellen Torgersen. Avdelingen består av tre personer; kommuneoverlegen som er medisinsk-faglig ansvarlig og to medarbeidere med tilsammen to årsverk. Leder av Miljørettet helsevern er Ellen Torgersen. Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Kommunen skal føre tilsyn med de faktorer og forhold i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen (jf. 8 og 9 i Lov om folkehelsearbeid.) Oppgavene til Miljørettet helsevern i Kristiansand kommune kan deles inn i fire hovedkategorier: Miljørettet helsevern Tilsyn Uttalelser Rådgivning Klagesaker Figur 1 1. TILSYN - lovpålagt tilsynsrolle overfor ulike typer virksomheter 2. UTTALELSER i plan- og byggesaker og andre saker 3. RÅDGIVNING - rådgivning og veiledning til privatpersoner, virksomheter og offentlige etater (inkludert egen organisasjon). Temaer: skadedyr, radon, inneklima, asbest etc. 4. KLAGESAKER - behandling av klagesaker etter forskrift om miljørettet helsevern (støy, lukt, avfall, forurensning o.l.) I tillegg utfører Miljørettet helsevern i dag noen andre oppgaver: - Tar vannprøver på de 14 mest brukte badestedene i Kristiansand om sommeren gjennom et badevannsprogram. Se mappen Andre arbeidsinstrukser. - Utsteder hygienesertifikater på skip i havner i Kristiansand kommune, jmf. skadedyrforskriften. Kommunen er godkjent til dette av Folkehelseinstituttet. Se www.fhi.no/skadedyr. Se mappen Andre arbeidsinstrukser. - Vurderer søknader om mottak og mellomlagring av smittefarlig avfall for virksomheter i kommunen iht. bestemmelsene i forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. - Vurdere ridesteder som brukes til terapiridning jmf. rundskriv om 5-22 i folketrygdloven. - MHV skal gi godkjenning til etablering av dyrepensjonater iht. forskrift om dyrepensjonater og lignende. Mattilsynet gir endelig godkjenning, men i 4 står det: Dyrepensjonat o.l., nedenfor kalt anlegget, skal tilfredsstille følgende krav: 1. Anlegget, herunder beliggenhet og virksomhet, skal være godkjent av kommunen inkludert helse- og sosialstyret og eventuelle andre myndigheter. Dokumentasjon for dette skal være vedlagt søknaden.
Aktuelt lovverk: Folkehelseloven, kap. 3 Miljørettet helsevern Lov om vern mot tobakkskader Forskrifter: Forskrift om miljørettet helsevern Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v. Forskrift om skadedyrbekjempelse Forskrift om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. Forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften). Oslo kommunes forskrift om støy Tilstøtende lovverk: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Smittevernloven Forurensningsloven med forskrifter - Plan og bygningsloven med forskrifter - Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) - Forskrift om tatoveringsprodukter - Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. Forskrift for husholdningsavfall i Kristiansand, Sogndalen, Søgne og Vennesla, Avfall sør. Lov om rettshøve mellom grannar (grannelova) Lov om helligdager og hellidagsfred Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova), særlig kap. 9A Arbeidsmiljøloven Barnehageloven Forskrift om familiebarnehager Veiledere: - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern - Miljø og helse en forskningsbasert kunnskapsbase Folkehelseinstituttet (se nett) Barnehager og skoler: - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Utkast til nye veiledere til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. - Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr - Normaler for utomhusanlegg i Kristiansand kommune - Veileder for utforming av barnehagens utearealer Kunnskapsdepartementet - Veileder for undersøkelse av jordforurensning i nye barnehager, TA2261/2007 - Veileder for undersøkelse av jordforurensning i eksisterende barenhager og lekeplasser, TA2260/2007 - Støtdempende fallunderlag vurdering av helserisiko ved bruk av støtdempende underlag på lekeplasser i barnehager og skolegårder, TA-2879 - StrålevernInfo 1:12 Radonmåling i skoler og barnehager
- NS 8175 Lydforhold i bygninger - Lyskultur - Luxtabell - Alvorlige hendelser i barnehager og utdanningsinstitusjoner veiledning i beredskapsplanlegging. Utdanningsdirektoratet og Politiet. Sist revidert 04.06.14 Lukt: - Veileder om lukt, Regulering av luktutslipp i tillatelser etter forurensningsloven : http://www.klif.no/no/aktuelt/nyheter/2013/februar-2013/ny-veileder-omluktutslipp/ Støy: - T-1442/2012 retningslinje for behandling av støy i arealplanlegging (inkl. byggestøy) - Veileder for behandling av støy etter TA-2115 - NS 8175, lydforhold i bygninger, lydklasser for ulike bygningstyper - Veileder for støyvurdering ved etablering av nærmiljøanlegg, IS-1693 - Folkehelseinstituttet: Rapport 2013:1: Nattstøy og søvnforstyrrelser - Musikkanlegg og helse veileder til arrangører og kommuner, IS-0237 - Verdsetting av helseeffekter av støy kunnskapsoversikt med forslag til oppfølging. Helsedirektoratet. IS-1430. Legionella/bassengbad: - Folkehelseinstituttets veileder: Vannrapport 118 Forebygging av legionellasmitte - en veiledning 3. utgave - - Krav til internkontroll i kommunale dusjanlegg for å forebygge legionella, del av smittevernplanen i Kristiansand kommune. Skadedyrbekjempelse: - Flere aktuelle veiledere her: www.fhi.no/skadedyr, bl.a. om bekjempelse i skoler og barnehager, tilsyn med skadedyrbekjempere etc. Tobakkskadeloven: - Rundskriv I-15/2003 Røykfrie serveringssteder Inneklima: - Anbefalte faglige normer for inneklima, rapport 2013:7 Folkehelseinstituttet Utleieboliger: - Graverende leieforhold. En utdredning for Husbanken av krav til kvaliteten på leieboliger, og offentlige instansers tilsyns- og sanksjonsmuligheter. Leieboerforeningen. Luftkvalitet: - Luftkvalitetskriterier virkninger av luftforurensning på helse, rapport 2013:9 Folkehelseinstituttet - TA-2842: Lokal luftkvalitet: Veiledning om gjennomføring av tiltak rettet mot luftforurensning - T-1520 - Retningslinje for behandling av luftkvalitet i arealplanlegging
Plansaker: - SMS-prosjektet: www.smsprosjektet.no. Her ligger siste versjon av veileder for beskrivelse av helseeffekter (ennå ikke del av plan- og bygg sitt kvalitetssystem). Den ligger under Sosial konsekvensbeskrivelse. - T-1442/2012 retningslinje for behandling av støy i arealplanlegging - T-1520 - Retningslinje for behandling av luftkvalitet i arealplanlegging Radon: - StrålevernInfo 1:12 Radonmåling i skoler og barnehager - Måleprosedyre for radon i boliger Statens strålevern 2013 (utleieboliger) - www.nrpa.no/radon Friluftsbad: - Vannkvalitetsnormer for friluftsbad - folkehelseinstituttet Faste avdelingsmøter: Vi har avdelingsmøte med kommuneoverlegen hver mandag. Det lages en kombinert agenda/referat til hvert møte, som ligger på R. På første mandagsmøte i måneden ser vi på årshjulet. Dette ligger fast i agendaen til mandagsmøtene. Etablerte samarbeidsarenaer: Forsøpling, avfall og forurensning Miljørettet helsevern har nært samarbeid med gruppa som forvalter forurensningsloven i By- og samfunnsenheten (tidligere miljøvernenheten) gjennom månedlige møter, felles befaringer og lav terskel for å diskutere saker der vi har overlappende lovverk. Ingeniørvesenet og Avfall sør får også innkalling til disse møtene. Det er etablert et årlig møtepunkt med Avfall sør og By- og samfunnsenheten om håndtering av avfallssaker. Barnehager og skoler Miljørettet helsevern gjennomfører felles befaringer ved godkjenning av barnehager med ansatte i Oppvekstdirektørens stab. Vi har etablert et kontaktnett i Oppvekst i saker som gjelder oppfølging av barnehager og skoler i vår rolle som tilsynsmyndighet. Arealplansaker Miljørettet helsevern får innkalling til alle møtene i de tre samarbeidsgruppene i teknisk sektor, hvor alle plansaker blir diskutert. Oppfølging av serveringsnæringen Miljørettet helsevern blir innkalt til månedlig møte i OS-forum med Agder politidistrikt, Arbeidstilsynet, Skatt Sør, Kemnerkontoret, Kontor for skjenkesaker, Tollvesenet, Mattilsynet, NAV kontroll sør og Brannvesenet. Miljørettet helsevern har innledet samarbeid med Arbeidstilsynet om felles tilsyn med serveringsnæringens oppfølging av tobakkskadeloven. Annet kommunalt samarbeid Vi har også jevnlig kontakt med ingeniørvesenet, parkvesenet, plan- og bygg og Kristiansand eiendom i forbindelse med arbeidet vårt, og vi har lav terskel for å ta kontakt. Kompetanseheving:
Når vi har vært på seminarer/kurs skal vi skrive en kort rapport og presentere for de andre på mandagsmøte. Se rapportmal her R:\Samfunnsmedisinsk enhet\miljørettet helsevern\administrasjon, internkontroll og kvalitetssikring\deltagelse konferanser og seminarer_rapporter og presentasjoner. Saksbehandling Se eget dokument i internkontrollsystemet med avdelingens saksbehandlingsrutiner. Bestemmelser om miljørettet helsevern finnes i kapittel 3 i folkehelseloven. I 8 står det: Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske eller sosiale miljøfaktorer. Av lovens 9 framgår det at kommunens ansvar og oppgaver etter loven kan delegeres etter bestemmelsene i kommuneloven. Saksbehandling i saker om miljørettet helsevern skal følge forvaltningsloven (fvl). En sak skal være tilstrekkelig opplyst, før avgjørelse fattes (jf. fvl 17). Ved klage skal kommunen vurdere om klagen gir grunnlag for å omgjøre eller oppheve vedtaket (jf. fvl. 33). Etter folkehelselovens 19 er fylkemannen klageinstans for kommunens vedtak vedrørende miljørettet helsevern. Fylkesmannen kan prøve alle sider av saken (fvl. 34); kan stadfeste, oppheve eller omgjøre kommunens vedtak. Virkemidler i miljørettet helsevern: Få partene til å finne en løsning selv («helsediplomati») Orientere om lovverket («slamre» med lovverket) Henvise til andre samfunnssektorers lovverk Folkehelselovens egne virkemidler: 10 Meldeplikt og godkjenning 11 Helsekonsekvensutredning 12 Opplysningsplikt 13 Granskning 14 Retting 15 Tvangsmulkt 16 Stansing 17 Overtredelsesgebyr 18 Straff 19 Klage Nettsider Vi jobber kontinuerlig med å forbedre nettsidene våre på kommunens portal, slik at publikum kan finne svar på flest mulig av sine spørsmål der. Formålet med kvalitets- og internkontrollsystemet: Målet med å etablere et kvalitets- og internkontrollsystem er å sikre at vi utfører våre lovpålagte oppgaver på en tilfredsstillende måte. Å ha et internkontrollsystem for tilsynsoppgavene er også et krav i folkehelselovens 30: Kommunenes tilsyn med virksomhet og eiendom i henhold til 9 skal dokumenteres særskilt, herunder uavhengighet og likebehandling i tilsynet. Fylkesmannen skal føre tilsyn med at kommunen oppfyller pliktene sine iht. 30. Dette systemet vil også være et viktig verktøy for å: gi oss oversikt over oppgavene våre prioritere mellom oppgavene ta vare på kunnskap som vi som avdeling tilegner oss tydeliggjøre felles rutiner for utføringen av arbeidsoppgavene
vurdere ressursbehovet i avdelingen Fra rundskriv I-1/2012 Om godkjenning av barnehager og skoler etter regelverket for miljørettet helsevern fra Helse- og omsorgsdepartementet: Viktige elementer i internkontrollen for kommunens tilsynsoppgave vil være å kunne dokumentere hvem som har ansvar for å følge opp tilsyn med virksomheter etter miljørettet helsevernregelverket, og at disse er gitt nødvendige forutsetninger for å kunne utføre denne oppgaven, herunder kapasitet og kompetanse. Videre skal kommunen, som en del av internkontrollen, dokumentere at den har tilstrekkelig styring med tilsynsaktiviteten, slik som oversikt over virksomheter som kommunen skal føre tilsyn med (herunder godkjenningsstatus), tilsynsplan og system for etterlevelse av tilsynsplanen... Det forsterkede dokumentasjonskravet gjelder for tilsynsoppgavene innen miljørettet helsevern generelt, men er spesielt innført med tanke på virksomhetstyper som ofte er kommunale, slik som skoler og barnehager. Oppbygning av kvalitets- og internkontrollsystemet: Systemet vil være delt opp i de fire kategoriene av oppgaver som Miljørettet helsevern har, som nevnt overfor. Vi ønsker å bygge opp et system som gir god visuell oversikt over oppgavene, særlig tilsynsoppgavene, hvor vi kan klikke oss nedover i systemet til den informasjon vi er ute etter. Foreløpig ligger IK-systemet i mapper på R: R:\Samfunnsmedisinsk enhet\miljørettet helsevern\adm_ik-system\ik-system MHV Tilsyn: Når vi klikker på boksen «tilsyn» i Figur 1, vil vi komme til et dokument med oversikt over hvilke typer virksomheter som vi skal ha tilsyn med og hvilke forskrifter/lover som gir oss dette tilsynsansvaret. (Se Figur 2). I hoveddokumentet for tilsyn (sammen med klikkbar figur over tilsynsobjektene) skal det ligge en lenke med risikovurdering av alle tilsynsobjektene. Her skal det også ligge en lenke til en plan for framtidig tilsyn basert på risikovurderingen, med beskrivelse av tilsynsmetode og hyppighet. Dette må ses i sammenheng med årshjulet. Figur 2: oversiktsfigur for tilsynsoppgavene:
Tilsyn Sist revidert 04.06.14 Barnehager (Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler) Skoler, barnehager og andre meldepliktige undervisningslokaler Skoler (Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager o g skoler) Lokaler for undervisning og forsamlingslokaler (Forskrift om miljørettet helsevern) Badeanlegg Badeanlegg (Forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu, forskrift om miljørettet helsevern) Frisører, og hudpleie (Forskrift om hygienekrav for frisører etc.) Frisører, hudpleier, hulltaking, tatovering, solarier Hulltaking og tatovering (Forskrift om hygienekrav for frisør etc.) Solarier (Forskrift om hygienekrav for frisører etc., forksrift om strålevern etc.) Asylmottak og hospits (Forskrift om miljørettet helsevern) Campingplasser (Forskrift om miljørettet helsevern) Andre meldepliktige virksomheter Kjøletårn og luftskrubber (Forskrift om mijløretet helsevern) Virksomheter som har utslipp av avløpsvann (Forskrift om miljørettet helsevern) Skadedyrbekjempelse Skadedyrbekjempere (Forskrift om skadedyrbekjempelse) Serveringsstgeder Serveringssteder (Tobakkskadeloven) Drikkevann Drikkevann (Drikkevannsforskriften)
Når vi så f.eks. klikker oss videre til tilsynsobjektet «Skoler», så vil vi komme til et oversiktsdokument for tilsyn med skoler. Disse elementene gjelder uansett tilsynsobjekt. Det skal inneholde: Beskrivelse av hvordan vi utfører tilsynsrollen vår og henvisning til lovverk. Lenke til oversikt over tilsynsobjektene i denne kategorien (alle skolene i kommunen), gjerne i excel fil. Oversikt over annen aktuell informasjon som annet lovverk, ressursdokumenter, samarbeidspersoner/-etater og lignende. Lenker til sjekklister, egenmeldingsskjemaer, intervjuskjemaer og lignende til bruk i forbindelse med tilsyn. Lenker til tekstmaler til brev (f.eks. om vedtak, klageadgang o.l.) Oppbygning for de andre tre delene av kvalitets- og internkontrollsystemet: Uttalelser: En idébank med typiske formuleringer og momenter til uttalelser til reguleringssaker. Vi jobber med å gi innspill til kvalitetssystemet til plan- og bygg, til planbeskrivelsen, ROSsjekkliste og ved å lage en veileder til beskrivelse av helseeffekter, slik at våre typiske innspill blir mer automatisk tatt med. Rådgivning: Vår egen ofte stilte spørsmål for klassiske spørsmål til Miljørettet helsevern, med oversikt over hvor det finnes ytterligere informasjon. Mye tilleggsinformasjon vil ligge i temamapper på fellesområdet. Klagesaker: Felles rutiner for håndtering av klagesaker (f.eks.: når skal vi ha inn skriftlig klage, hvor skal den sendes til, holdning til anonymitet, brev- og vedtaksmaler etc.) Dette er nå i et eget dokument for saksbehandlingsrutiner. Plan for arbeidet med kvalitets-og internkontrollsystem når det er ferdig utarbeidet: Bruke årshjulet vårt til å lage en handlingsplan for året. Kvalitets- og internkontrollsystemet gjennomgås årlig. Nådde vi målene vi satt oss i handlingsplanen/årshjulet? Gjennomgang av registrerte avvik, for å lære av våre feil og justere rutinene våre. 4-årsplan Årshjul Detaljplaner for tilsynsobjekter Mandagsmøter Agenda/referat
Figur 3: Oversikt over planarbeidet. Plan for utarbeidelsen av kvalitets-og internkontrollsystemet: For tilsynsoppgavene: Kartlegge utføringen av tilsynsoppgaver vi gjør i dag beskrive tilsynsobjekter, metode og hyppighet. Dette arbeidet er utført. Gjennomføre en risikovurdering av tilsynsobjektene. Dette arbeidet er utført. Basert på risikovurderingen - hvordan bør framtidige tilsyn foregå (metode og hyppighet). Dette arbeidet er utført. Lage en plan for framtidige tilsyn. Vurdering av ressurser. Dette er vi i gang med. Dette må ses på som en løpende oppgave. Utarbeide et system for registrering og håndtering av avvik. Vi må definere hva som er avvik for oss. Saksbehandlingsfeil, brudd på forvaltningsloven etc. Avvikene må gjennomgås med jevne mellomrom. Dette arbeidet gjenstår det mye på, men avviksgjennomgang er lagt inn i årshjul. For uttalelser, rådgivning og klagesaker: Se under overskriften «Oppbygning for de andre tre delene av kvalitets- og internkontrollsystemet». Avvik Vi har lagt avviksgjennomgang inn i årshjulet. Tanker rundt avvik og korrigerende tiltak (klippet inn fra IK-systemet til Arendal): Dersom intensjonene i planen ikke blir fulgt eller det oppstår andre utilsiktede brudd på rutiner eller faglig utøvelse skal dette forklares skriftlig i et eget avviksdokument hvor det også bør formuleres et forslag til hvordan dette avviket kan unngås i fremtiden. Eksempler på avvik: - Skoler og barnehager som ikke blir forhåndsgodkjent. - Badevannsprøver som ikke blir tatt. - Informasjon om endringer i lovverk ikke blir mottatt. Avvikene kan enten rettes opp med en gang de oppdages, eller de kan ha strukturelle og sammensatte årsaker. I noen tilfeller kan også små avvik medføre at store forbedringer i organisasjonen kan gjennomføres. Korrigerende tiltak skal beskrive hvordan liknende avvik skal unngås i fremtiden De korrigerende tiltakene skal tas hensyn til i neste års handlingsplan / årshjul. Avviksgjennomgang. (Hva innebærer det for oss?) Evaluering av rutiner, arbeidsmåter og arbeidsform. Har vi per i dag rutiner og arbeidsmåter som er gode nok? Oppfyller vi våre lovpålagte oppgaver? Avvik er situasjoner der vi ikke følger lovverk eller våre egne internkontrollsystemrutiner. Avvik er når vi har brutt med kravene til egen virksomhet. - saksbehandlingsfeil i forvaltningsloven
feil ved saksbehandlingen kan f.eks. være: o når saksbehandler har vært inhabil o når en har latt være å sende forhåndsvarsel o når feil myndighet har fattet vedtak eller behandlet klagen o når det er gitt mangelfull begrunnelse i vedtaket - feil i oppfølging av særlov/forskrift Avvik pga. ressursmangel (bevisste og systematiske) (til årsmelding) eller arbeidsmåte/-metode. Hensikten med avvikssystem er å ha et system for å ta i mot meldinger om avvik (punkt på mandagsmøtene f.eks.), ha oversikt over avvik og bli bedre på det. AVVIK