AURLAND KOMMUNE ANBODSGRUNNLAG - KONSULENTOPPDRAG FOR GJENNOMGANG AV PLEIE OG OMSORG Utarbeidd av: Aurland kommune 5745 Aurland Oppdatert 08.01.2016 side 1
Kontaktpersonar: Aurland kommune Norunn Haugen Tel: 57 63 29 60/ 476 74567 e-post: norunn.haugen@aurland.kommune.no 1 Informasjon til tilbydar 1.1 Oppdragsgjevar Aurland Kommune 5745 Aurland 1.2 Fristar Siste frist for mottak av tilbodet er fredag 12 februar kl 12.00. Tilbydarar som leverer tilbod etter tidsfristen vert avvist. Tilbydar har sjølv risiko for at tilbodet kjem fram innan fristen. Tilbodet skal leverast til: Aurland kommune Vangen 1 5745 Aurland Tilbodet skal merkast gjennomgang pleie og omsorg Tildeling av kontrakt Kontrakt er planlagt inngått straks Tilbodsdokumentasjon Fylgjande dokumentasjon skal inkluderast i tilbodet: Tilbodsskjema (sjå punkt 5 i anbodsgrunnlaget) Kompetanse Referansar tilsvarande avtalar Format / struktur Tilbodsdokumentasjon skal leverast komplett, ein kopi i elektronisk format og ein kopi i papir format, innsett i ringperm A4-format. Systematiseringa i den elektroniske og papir versjonen skal vere den same. Pris skjema skal være i Exel-format. Tilbodet skal tydeleg merkast med: Selskapet sitt namn Postadresse / Leveringsadresse / Besøksadresse Kontaktperson o Namn o Telefon / telefaks o Mobil o E-post adresse Krav til framdrift Oppstart innan 01.03.2016 Presentasjon av tilrådingar i samband med økonomiplanseminar 13 april. Ferdig rapport innan 01.05.2016 Oppdatert 08.01.2016 side 2
1.3 Bakgrunn Aurland kommune har høge utgifter innan pleie og omsorg. KOSTRA-tal og Kommunebarometeret synet at kommunen nyttar ein relativ stor del av budsjettet til pleie og omsorg og kommunen ligg høgt på einheitskostnader. Kommunestyret i Aurland har bedt om ein ekstern gjennomgang av tenesteområdet pleie og omsorg. Pleie og omsorg omfattar både tenester til eldre og pleie og omsorgstenester til yngre brukarar (spesialomsorg). Pleie og omsorg inkluderer mellom anna tenester som omsorgsbustader, avlastning, institusjon, heimesjukepleie, hjelpemiddel og praktisk bistand. 1.4 Omfang av oppdraget I tråd med kommunestyret si bestilling lyser rådmannen ut oppdrag eksternt og ber om tilbod på gjennomføring av oppdraget. Rådmannen forventar at pris på tilbod som blir gitt på oppdraget ikkje skal overstige terskelverdien i forskrift til lov om offentlege innkjøp på kr 500.000,- inkl mva Rådmannen forventar at rapport skal synleggjer korleis kommunen kan redusere utgifter innan pleie og omsorg og viser kommunen sitt handlingsrom i høve til tenestenivå. Kommunen ber om å få analysar og tilrådingar, som er konkrete og tydelege nok, til at kommunen kan ta grep for å bedre økonomien innafor pleie og omsorg. Analysane og tilrådingane må kunne nyttast direkte inn i arbeidet med kommuneplanen sin handlingsdel med økonomiplan 2017-2020 utan vidare analysar. Budsjettmessige konsekvensar og konsekvensar for tilsette må kommunen sjølv utgreie i samband med at tiltak eventuelt blir innarbeidd i årsbudsjettet. Økonomiske målsettingar skal vere minimum 4,4 millionar. I gjeldande handlingsdel med økonomiplan ligg det forventingar om ein reduksjon på 3,4 millionar knytt til spesialomsorga 1 million i reduserte utgifter knytt til drift av Aurland helsetun (både bygg, innkjøp og personale). Analysar og tilrådingar må synleggjere kor stort kommunen sitt innsparingspotensiale faktisk er innanfor pleie og omsorg. Også utover målsettinga i økonomiplan på 4,4 millionar. Det må komme fram kva tiltak kommunen kan sette i verk for å redusere utgifter. Kvar tilråding må vere knytt til eit økonomisk måltal med innsparingseffekt på kort eller lang sikt. 1.5 Forventningar til metode a. Dokumentanalyse av relevante dokument: KS sak 055/14 Kommunedelplan for helse og omsorg (med status analysenotat juli 2012) KS sak 086/14 Kommuneplanen sin handlingsdel med økonomiplan 2015 2018+ revidert handlingsplan KDP for HS KS sak 087/14 Budsjett 2015 og budsjett 2016 og gebyrhefte KS sak 016/15 Forvaltningsrevisjon pleie og omsorg Notat frå rådmannen om investeringsbehov innanfor helse og omsorgsområdet (ferdig november 2015) b. I tillegg vil gjennomgang av KOSTA-tall, kommunebarometeret, rekneskapen 2012-2014, bemanningsplanar, turnusplanar, stillingsforklaringar vere relevant dokumentasjon c. Samtalar med leiarar og tillitsvalde/verneombod samt besøk ved ulike avdelingar vere aktuelt for å få relevant datamateriale. d. Det blir føresett at oppdragstakar før oppstart, og saman med kommunen sine representantar og tillitsvalde lagar ein plan for å sikre tilsette sin medverknad 1.6 Forventningar til analysar 1. Struktur, storleik på driftseiningar, bruk av kompetanse, bruk av velferdsteknologi og bemanningsnivå 2. Organisering styring, leiing, administrasjon 3. Tenestenivå tildeling av tenester, blir det tildelt relativt mykje tenester? På kva område kan kommunen redusere tenestetilbodet, utan at det går utover forsvarlegheita på tenestene? Rutine for tildeling av tenester er under revisjon. Dette er eit av tiltaka som blir gjort som oppfølging av forvaltningsrevisjon pleie og omsorg. 1.7 Forventningar til tilrådingar 1. Framlegg til strukturelle tiltak som kan gjennomførast og eventuelle investeringsbehov Oppdatert 08.01.2016 side 3
2. Tilråding om administrativ organisering av pleie og omsorg, inkludert spesialomsorgs tenester. 3. Handlingsrommet til kommunen når det gjeld å redusere tenestenivået innan pleie og omsorg 4. Tilrådingar om endra tenestetilbod/tenestetildeling som kan gje innsparing på sikt (utover fire år) (jf. analyse tenestenivå) 5. Tilrådingar om endra tenestetilbod/tenestetildeling som kan gje reduserte utgifter på kort sikt (i løpet av fire år) (jf. analyse tenestenivå) 2 Tildelingskriteriar 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffinga er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Etter at tilbod er mottatt vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifiseringskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifiseringskriteria vil ikkje komme vidare i konkurransen. Det blir deretter gjort ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som blir kvalifiserte. Ved denne kjøpsforma, kan det ikkje gjennomførast forhandlingar om tilboda. Det kan berre gjennomførast samtaler for å oppklare eventuelle uklarhetar eller for å få tilleggsinformasjon. Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det mest fordelaktige tilbodet; der det er teke omsyn til følgjande kriteria: Tilbydd pris. 60% Metode 20% Kompetanse og røynsle frå tilsvarande oppdrag (referanseoppdrag) 20% 2.2 Modell for prising Avtale: Vi ber om total pris for gjennomføring av oppdraget. I tilbodet må det ligge eit anslag på timebruk, inkludert reise og opphald. Det er forventa at oppdragstakar er tilstades i Aurland minimum 20% av samla tidsbruk. Tilbodet må inkludere omtale av metode og omfang av analyser som er tenkt gjennomført Aurland kommune vektlegg korleis tilbydar løyser oppdraget. Dette er vekta 20%. Tilbod utover terskelverdi for offentlege innkjøp på kr 500.000,- inkl mva vert avvist Timepris frå same tilbydar kan likevel ver aktuelt å vurdere. Då under føresetnad av at oppdraget vert løyst innan grensa på kr. 500.000,- inkl mva. Timepris: Det skal og gjevast tilbod på timepris for arbeid utanom avtale. Aurland kommune står fritt til å rangere tilbydarar etter innlevert tilbod eller timepris. Mva skal vere spesifisert i tilbodet. Betalingsvilkår: Fri fakturamånad + 30 dagar, faktura skal ikkje innehelde noko form for gebyr eller tillegg. Oppdatert 08.01.2016 side 4
2.3 Kompetanse Krav til kompetanse: Tilsette har dokumentert relevant høgare utdanning innanfor relevante fagfelt. Dokumentert gjennomføring av tilsvarande leveransar. I vurdering av tilbodet blir kompetanse og referansar frå tilsvarande oppdrag vekta 20%. 2.4 Kvalitetssikringssystem Tilbydar skal gjere greie for sitt kvalitetssikringssystem i verksemda. 2.5 HMS Tilbydar skal gjere greie for sitt HMS- system i verksemda. 2.6 Firmapresentasjon Det skal gjerast greie for leverandøren si selskapsform og eigarstruktur, namn på dagleg leiar, fagområde som firmaet dekker. Firmaattest skal leggast ved. Dersom det er levert inn slik dokumentasjon tidlegare i løpet av 2015 er det ikkje behov å legge ved dette. 2.7 Erstatningssaker / tvisteforhold med tidlegare oppdragsgjevarar Kort informasjon om eventuelle erstatningssaker og tvisteforhold med tidlegare oppdragsgjevarar som har enda i forliksråd, ordinære domstolar eller vollgiftsretten i løpet av dei siste 3 år. Namn på oppdragsgjevar, årsak og resultat av konflikten. 2.8 Skatteattestar Attest som stadfestar at leverandøren har oppfylt sine plikter m.o.t. betaling av trygdeavgifter, skatt og avgift i samsvar med lovgjeving. 2.9 Rekneskap Det skal leggjast ved kopi av rekneskap for siste 3 år. 3 Atterhald: Oppdragsgjevar tek atterhald om rett til å avlyse konkurransen dersom sakleg grunn, jf. Lov om offentlige anskaffelser og tilhøyrande forskrift, ligg føre. Oppdragsgjevar tek og atterhald om rett til å avvise alle tilbod dersom resultatet av konkurransen gjev sakleg grunn for det. Eventuelt avviste tilbod vert ikkje returnert. Oppdragsgjevar kan fritt vurdere innlevert tilbod eller timepris. 4 Vedlegg (blir ettersendt på førespurnad frå leverandør) KS sak 055/14 Kommunedelplan for helse og omsorg (med status analysenotat juli 2012) KS sak 086/14 Kommuneplanen sin handlingsdel med økonomiplan 2015 2018 KS sak 087/14 Budsjett 2015 KS sak 016/15 Forvaltningsrevisjon pleie og omsorg Oppdatert 08.01.2016 side 5
5 Tilbodsskjema Alle punkt i anbodsgrunnlaget frå 2.1 til 2.8 må vere omtala i tilbodet. I tillegg kjem dei generelle krava i punkt 1.2. Rammeavtala Metode Timeestimat Pris Timepris Timepris Kostnader reise og opphald Mva skal vere spesifisert. I tilbodsskjema gis ein klar og eintydig beskriving av eventuelle atterhald opp i mot kontraktsvilkåra, med konsekvensar for pris. Dersom tilbodet avvik frå kravspesifikasjonen, vert dette oppgitt. Oppdatert 08.01.2016 side 6