Invitasjon til dialog knyttet til anskaffelse av system for elektroniske mannskapslister for bygg og anlegg under Oslo kommune

Invitasjon til dialog knyttet til anskaffelse av system for elektroniske mannskapslister for bygg og anlegg under Oslo kommune

Innhold 1 INNLEDNING... 3 2 NYTT SYSTEM FOR ELEKTRONISKE MANNSKAPSLISTER I OSLO KOMMUNE... 3 2.1 Bakgrunn... 3 2.2 Formål og utfordringer... 4 2.2.1 Løsning for registrering av mannskap med byggekort... 5 2.2.2 Mulighet for utveksling av data med andre systemer... 6 2.2.3 Hvilke prismekanismer er aktuelle?... 6 2.3 Rammebetingelser... 6 3 OM PARTENE... 6 3.1 Nasjonalt program for leverandørutvikling... 6 3.2 Oslo kommune... 7 4 DIALOG... 7 4.1 Dialogkonferanse... 7 4.2 Løsningsforslag... 8 4.3 En til en møter... 8 5 ETTERFØLGENDE KONKURRANSE... 8 6 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKTET... 9

1 Innledning Oslo kommune i samarbeid med Nasjonalt leverandørutviklingsprogram inviterer markedet til dialog knyttet til Oslo kommune sin planlagte anskaffelse av system for elektroniske mannskapslister til bruk på bygg og anlegg i Oslo kommune. Formålet med markedsdialogen er å presentere Oslo kommune sine målsettinger, forberede markedet på behovet og motivere markedet til å utvikle nye løsninger. Samtidig ønsker Oslo kommune innspill fra markedet på hvordan markedet ser for seg at behovene best kan løses. Dialogen vil bli gjennomført i 3 deler, hvor leverandørene selv velger om de vil delta i en eller flere av delene. Del 1 Dialogkonferanse presentasjon av Oslo kommune sine behov og målsettinger Del 2 Innlevering av overordnet løsningsforslag fra leverandører Del 3 Mulighet for en til en møter hvor leverandører gis anledning til å presentere sine overordnede løsningsforslag 2 Nytt system for elektroniske mannskapslister i Oslo kommune 2.1 Bakgrunn Oslo kommune er til en hver tid byggherre i forbindelse med en rekke både store og små prosjekter. Undervisningsbygg forvalter ca. 180 skoler fordelt på 790 bygninger. Ved siden av at de har ansvar for rehabilitering og vedlikehold ved skolene, bygges det jevnlig nye skoler. Boligbygg eier ca. 1200 leiligheter i ca. 340 bygg og forvalter 3400 boliger i sameier. Boligbygg forvalter til sammen ca. 10000 boliger. Omsorgsbygg forvalter ca. 650 anlegg fordelt på ca. 1200 bygg og har ansvar for nybygging innen omsorgssektoren. Flere andre virksomheter i kommunen er også byggherre i forhold til ulike bygge- og anleggsprosjekter. Som byggherre er Oslo kommune underlagt Byggherreforskriften som blant annet innebærer at vi er ansvarlig for å dokumentere mannskap på bygg- og anlegg i form av mannskapslister. På større bygg- og anlegg ivaretas dette via hovedentreprenøren i form av ulike systemer for elektroniske mannskapslister. Oslo kommune har i disse tilfellene tilgang til en rekke data om mannskapet, men det er p.t. i liten grad etablert rutiner og systemer for bruk av disse. På mindre bygge- og anleggsarenaer fylles ofte mannskapslistene ut for hånd og dette gir dårlig lesbarhet og generelt lite grunnlag for systematisk bruk av listene i kontrolløyemed. Dagens løsninger for elektroniske mannskapslister baserer seg på lesning av det såkalte byggekortet. Mannskap på alle former for bygg og anlegg, herunder håndverkere som utfører

vedlikehold, har plikt til å bære et ID kort, jf. Forskrift om identitetskort på bygge- og anleggsplasser. Det er Arbeidstilsynet som er ansvarlig for ordningen med byggekort, mens en privat leverandør tar i mot bestillinger og utsteder kort. Det pågår prosesser som kan innebære både endringer i forhold til bruk av kortene og innhold i kortene. P.t. har kortene blant annet følgende informasjon lagret: navn på virksomhet eller enkeltpersonforetak organisasjonsnummer navn på kortinnehaver bilde av kortinnehaver fødselsdato og kjønn kortinnehaverens signatur gyldighetsperiode kortnummer navn og adresse til utsteder av kortet Oslo kommune har som ambisjon å etablere systemer for elektroniske mannskapslister på alle byggeplasser og andre arenaer/arbeidsplasser hvor det foregår former for bygge- og anleggsarbeid. Som et utgangspunkt er det byggekortene som skal være grunnlaget for datainnsamlingen. Det er i tillegg aktuelt å benytte løsningen som en generell besøksprotokoll for besøkende på ulike eiendommer som ett sikkerhetsmessig tiltak i forbindelse med brann/sikkerhet. I så fall må også andre typer adgangskort kunne benyttes. 2.2 Formål og utfordringer Etablering av elektroniske mannskapslister vil på kort sikt bidra til generelt bedre oversikt for kommunen selv, samt bidra til at kontrolletatene får bedre grunnlag for funn ved stikkprøver osv. Det er særlig på de mindre arenaene det vurderes å være stort potensial for utvikling/forbedring, herunder ved vedlikeholdsarbeider under rammeavtaler. Målet for Oslo kommune på litt lengre sikt er å etablere samarbeid/rutiner i forhold til ulike kontrolletater for utveksling av data. I forhold til utveksling av informasjon mellom Oslo kommunes virksomheter og de aktuelle kontrolletatene er det p.t. en rekke begrensninger. Ulike lovverk og forskrifter regulerer dette og det utøves gjennomgående en streng praksis i kontrolletatene. Regjeringen viser imidlertid i Strategi mot arbeidslivskriminalitet av 13.1.2015 at de er bevisste på at de nevnte begrensningene er til hinder for samarbeid mellom etatene som kan avdekke ulike former for

kriminalitet og avvik. De har som ambisjon å endre forutsetningene med hensyn til informasjonsutveksling og har initiert konkrete planer for å få til dette. Oslo kommune håper at dette i nær framtid vil legge til rette for at bruk av elektroniske mannskapslister kan benyttes i forhold til elektronisk samhandling med kontrolletatene. Hovedbrukergruppene av systemene vil være eiendomsforetakene i Oslo kommune: - Undervisningsbygg - Boligbygg - Omsorgsbygg Andre aktuelle brukere er: - Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) - Bymiljøetaten (BYM) - Kultur- og idrettsbygg - Kulturbyggene i Bjørvika - Oslo Havn - Øvrige kommunale etater som er byggherrer Oslo kommune ønsker markedets tilbakemeldinger på blant annet følgende områder: 1. Mulige løsninger for registrering av mannskap med byggekort og andre typer id-kort 2. Mulighet for utveksling av data med andre systemer, samt innsamling og bruk av data i dynamiske besøkssystemer 3. Hvilke prismekanismer er aktuelle? 2.2.1 Løsning for registrering av mannskap med byggekort Nedenfor er det listet opp noen forutsetninger og spørsmål som leverandørene må ta hensyn til. Disse er på ingen måte absolutte og Oslo kommune stiller seg åpen i forhold til alternative ideer og løsninger. - Løsningen som benyttes må kunne etableres på alle former for byggeplasser, herunder på mindre arenaer som leiligheter, og leserne må være skjermet i forhold til hærverk. - En generell utfordring er at arbeiderne kan komme til ikke å registrere seg på den tekniske løsningen. Løsningen må følgelig legge til rette for høyest mulig grad av registrering (Bruk av eksempelvis rondeller er i mange tilfeller ikke mulig). - Det finnes i dag etablerte løsninger i form av ordinære kortlesere og nettbrett. Kan markedet tilby alternative løsninger som er mer hensiktsmessige i forhold til å ivareta Oslo kommunes ambisjoner?

2.2.2 Mulighet for utveksling av data med andre systemer Som et utgangspunkt skal Oslo kommunes datasystemer kunne håndtere alle data som genereres ut av et system for elektroniske mannskapslister. Vi ønsker likevel blant annet innspill på hvordan vi best kan etablere løsninger som er hensiktsmessige i forhold til utveksling av data innad i Oslo kommune, mot kontrolletatene, samt mot registereier (av byggekortene) for å validere gyldighet. 2.2.3 Hvilke prismekanismer er aktuelle? Hvilke prismekanismer er aktuelle i forhold til etablering, utvikling, vedlikehold, service osv. med de rammebetingelser som gjelder? Utviklingsløpet er usikkert i forhold til hvilke virksomheter som vil benytte systemet, når virksomhetene vil ta det i bruk, hvilket omfang det faktisk er snakk om osv. 2.3 Rammebetingelser Etablering av system for elektroniske mannskapslister til bruk på bygg og anlegg i regi av Oslo kommune må ta hensyn til relevante lover og forskrifter, dette er noen av de viktigste: Byggherreforskriften Forskrift om identitetskort på bygge- og anleggsplasser Personopplysningsloven med forskrifter 3 Om partene 3.1 Nasjonalt program for leverandørutvikling Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), og KS, kommunenes interesseorganisasjon, er initiativtakere til Nasjonalt program for leverandørutvikling. Programmet gjennomføres som et partnerskap mellom nasjonale innovasjonsaktører, statelige virksomheter, kommuner og næringsliv. Programmet er besluttet videreført i perioden 2015-2019. Programmets visjon er å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon, for slik å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. Sentrale mål er å øke kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser, samt øke gjennomføringen av slike anskaffelser. Et viktig virkemiddel er gjennomføring av pilotprosjekter. I denne sammenheng bidrar leverandørutviklingsprogrammet med blant annet kompetanse om innovative anskaffelser, samt mobilisering av erfaring og kompetanse hos bedrifter og bedriftsnettverk.

I samarbeid med NHO/KS Nasjonalt Program for leverandørutvikling har Oslo kommune valgt å gjennomføre denne prosessen som innovativ anskaffelse for å dra nytte av kompetanse og kunnskap som finnes hos ulike leverandører med erfaring i bruk av teknologi som kan være egnet til denne type oppgaver. For mer info, se: www.leverandorutvikling.no 3.2 Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) i Oslo kommune ved avdeling for konserninnkjøp har ansvaret for prosessen i forhold til å anskaffe system for elektroniske mannskapslister. UKE er plassert under Byrådsavdeling for finans. Avdeling for konserninnkjøp i UKE er kommunens kompetansesenter innen anskaffelses- og samkjøpsområdet. En viktig satsingsområde i kommunens anskaffelsesstrategi er bruk av innovasjon som virkemiddel for bedre behovsdekning og stimulere til næringsutvikling. Avdelingen for konserninnkjøp vil forvalte rammeavtalen som etableres, men som det framgår ovenfor er det ander etater og virksomheter som vil benytte systemet for elektroniske mannskapslister operativt. For mer informasjon om Oslo kommune, se: www.oslo.kommune.no 4 Dialog 4.1 Dialogkonferanse Alle interesserte leverandører inviteres til dialogkonferanse 5. mars. 2014 kl. 12:15 14:45 i Bjørvika Konferansesenter - Auditoriet, Oslo Atrium, Dronning Eufemias gate 6. Formålet med dialogkonferansen er å etablere en tidlig dialog med markedet med den hensikt å presentere Oslo kommunes behov nærmere, for å informere markedet og få markedets respons og tanker knyttet til behovet. Program for konferansen: 12:15 12:30 Registrering & kaffe 12:30 12:45 Innledning fra Byråd for finans Eirik Lae Solberg 12.45 13.00 Nasjonalt program for leverandørutvikling (Per Harbø, NHO) 13:00 13:45: Elektroniske mannskapslister i Oslo kommune (Runar Berget fra Undervisningsbygg og Kirsten J. Sandven fra Oslo kemnerkontor) 13:45 14:05 Pause med enkel servering 14:05 14:30 Spørsmål og svar (Jørgen Iversen) 14:30 14:45 Veien videre (Jørgen Iversen)

MELD DEG PÅ HER Frist for påmelding er fredag 27. februar 2015 For spørsmål vedrørende dialogkonferansen kan Utviklings- og kompetanseetaten ved Jørgen Iversen kontaktes, jorgen.iversen@uke.oslo.kommune.no 4.2 Løsningsforslag Leverandører som deltar på dialogkonferansen inviteres til å sende inn sine overordnede løsningsforslag (maks fem sider) på hvordan de best ser for seg at Oslo kommune sine behov kan løses. Løsningsforslag levers pr e-post som pdf-fil til jorgen.iversen@uke.oslo.kommune.no med kopi til anskaffelser@uke.oslo.kommune.no Frist for levering av løsningsforslag er 23.mars 2015 kl. 1200. Leverandør bes om å angi ved levering av løsningsforslag om man ønsker å delta på en til en møte. 4.3 En til en møter Leverandører som leverer inn løsningsforslag inviteres til å delta på en til en møter. På en til en møter gis leverandøren anledning til å gå igjennom sitt løsningsforslag og stille spørsmål til UKE. UKE vil sette av inntil 45 minutter pr en til en møte. En til en møtene vil bli gjennomført hos Utviklings- og kompetanseetaten i Strømsveien 102 den 8. og 9. april 2015. Leverandører som ønsker å delta på en til en møter, vil bli innkalt til disse i den rekkefølge løsningsforslag mottas. 5 Etterfølgende konkurranse Etterfølgende konkurranse vil bli gjennomført i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Valg av gjennomføringsmodell for konkurransen vil bli besluttet i etterkant av dialogkonferansen Oslo kommune forbeholder seg retten til å benytte innspill fra dialogprosessen i utarbeidelse av kravspesifikasjon for etterfølgende konkurranse. Det presiseres at innspill gitt i denne åpne dialogprosessen ikke anses å falle inn under FOA 3-8 om rådgivning.

6 Tentativ fremdriftsplan for prosjektet UKE AKTIVITET 7 Kunngjort invitasjon til dialogkonferanse 10 Dialogkonferanse 12 Frist for innlevering av løsningsforslag 15 En til en møter for presentasjon av løsningsforslag 24 (usikkert) Kunngjøring av konkurranse