MØTEINNKALLING Levanger kontrollutvalg TID: 09.02.2004 Kl. 12:00 NB Merk tidspunkt STED: Revisjonens kontor, Gjensidigegården Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf. 74 05 29 10, eller e- post: tove.melgard@levanger.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/04 REFERATSAKER 002/04 S SAKSBEHANDLING I FORBINDELSE MED ANBUD/INNKJØP (Saken ettersendes) Unntatt off. etter offentlighetsloven 6 003/04 ORIENTERING OM BRANNBEREDSKAPEN I KOMMUNALE BYGG 004/04 ORIENTERING OM KOMMUNENS ØKONOMI 005/04 UTKAST TIL FORSKRIFTER OM REVISJON OG KONTROLLUTVALG - HØRING 006/04 STATUSRAPPORT OM REVISJONSARBEIDET PR 31. JANUAR 2004. 007/04 S BRUK AV INNKJØPSAVTALER 008/04 INNKJØP OG FINANSIERING AV 2 MINIBUSSER TIL KOMMUNENS TRANSPORTTJENESTE. 009/04 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 3. TERTIAL 2003.
010/04 S SKATTEREGNSKAP FOR 2003. 011/04 INNFØRING I DET KOMMUNALE ØKONOMISYSTEMET 012/04 ÅRSPLAN FOR 2004 FOR LEVANGER KONTROLLUTVALG 013/04 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2003 (Saken ettersendes) Levanger, 10.03.2004 Jann Langåssve leder Tove Melgård møtesekretær 2 av 18
REFERATSAKER 2004000055 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 MBN 001/04 Referatsakene tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Regnskapsavslutningen 2003. Vårt brev av 13.01.04 til regnskapsansvarlige i kommunene. 2. Parkeringsplass ved NSB Godshuset. Brev og e-poster vedr. saken. 3 av 18
Unntatt etter offentlighetsloven 6 S SAKSBEHANDLING I FORBINDELSE MED ANBUD/INNKJØP 2004000089 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 002/04 Unntatt etter offentlighetsloven 6 4 av 18
ORIENTERING OM BRANNBEREDSKAPEN I KOMMUNALE BYGG 2004000082 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 003/04 Saken tas til orientering. Ingen 1. Kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for 2004, sak 35/03. I sitt møte 11. desember 03, sak 35/03, drøftet kontrollutvalget sine målsettinger og prioriteringer for 2004. Et av de områdene som kontrollutvalget ønsket å prioritere, var en orientering om brannberedskapen i kommunale bygg (spesielt institusjoner). Revisjonen har gjort avtale med rådmannen om at resultatenhetslederne for bygg og eiendom og brannvesen kommer i møtet og gir en orientering om brannberedskapen. Det vil være anledning for kontrollutvalget å stille spørsmål. Saken settes på sakskartet kl 1315, og det avsettes ca 30 minutter til denne saken. 5 av 18
ORIENTERING OM KOMMUNENS ØKONOMI 2004000083 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 004/04 Saken tas til orientering. Ingen 1. Sak 35/03. Kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for 2004 Tidligere kontrollutvalg har brukt å holde seg jevnlig orientert om kommunens økonomiske situasjon. Dette framkom også som et ønske da det nyvalgte kontrollutvalget drøftet prioriteringer i sak 35/03. Revisjonen har derfor bedt kommunens økonomisjef om å komme i møtet og gi en orientering om kommunens økonomi, herunder et anslag over forventet resultat for 2003. Saken settes på sakskartet kl 1400, og det settes av inntil en halv time til saken. 6 av 18
UTKAST TIL FORSKRIFTER OM REVISJON OG KONTROLLUTVALG - HØRING 2004000084 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 005/04 1. Forslaget, med endringer gjennomført i møtet, godkjennes som høringsuttalelse fra Levanger kontrollutvalg. 2. Kontrollutvalgets høringsuttalelse oversendes ordføreren med anmodning om at den hensyntas i kommunens høringsuttalelse til de nye forskriftene. 1. Brev fra Kommunal- og regionaldepartementet datert 05.01.04. Forskrift om revisjon av kommuner og fylkeskommuner og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner alminnelig høring. 2. Forslag til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 3. Forslag til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Endringer i forskrift om årsregnskap og årsberetning 5. Forslag til høringsuttalelse fra Levanger kontrollutvalg 6. Sak 31/03. Opplæring av nye medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget. 7. Endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll Stortinget vedtok like før jul endringer i Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll. Hensikten med disse endringene er å åpne for konkurranseutsetting av kommunal revisjon. Ikrafttreden er satt til 1. juli 2004. Kontrollutvalget fikk i sitt møte 11.12.03 en orientering om hovedtrekkene i de nye bestemmelsene. Forslag til forskrifter ble sendt til bl.a. kommunene på høring i begynnelsen av januar, jf vedlegg 1-4. Høringsfristen er satt til 2. april. 7 av 18
De nye bestemmelsene vil i stor grad ha innvirkning på kontrollutvalgets arbeid. Det er således viktig at kontrollutvalget setter seg inn i forslaget til nye forskrifter og avgir høringsuttalelse. Kontrollutvalgets leder og nestleder deltok den 21. januar 04 på et informasjonsmøte om de nye forskriftene. Fra Levanger kommune deltok dessuten ordføreren. Som kontrollutvalgets sekretær vil revisor utarbeide et forslag til høringsuttalelse. Denne kan brukes som et utgangspunkt for drøftingene om forskriftene i møtet, slik at kontrollutvalget i løpet av møtet kan komme fram til sin høringsuttalelse. Kontrollutvalgets uttalelse oversendes til ordføreren med anmodning om at den hensyntas i kommunens høringsuttalelse. Vurdering: * 8 av 18
STATUSRAPPORT OM REVISJONSARBEIDET PR 31. JANUAR 2004. 2004000035 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TWI 006/04 Kontrollutvalget tar statusrapporten til orientering. 1. Internt notat. Statusrapport pr. 31. januar 2004 for revisjonsarbeidet i Levanger kommune. Unntatt offentlighet, off.l. 6,2c. Deles ut i møte. 2. Revisjonsplan for Levanger kommune for revisjonsåret 2003. 3. Forskrift om kontrollutvalg. En av kontrollutvalgets oppgaver er å påse at revisjonsarbeidet er a jour og foregår i samsvar med forskrift og andre bestemmelser. Revisjonen legger derfor jevnlig fram statusrapport om sitt arbeid. Utgangspunktet for statusrapporten er vedtatt revisjonsplan. Vurdering: Det vises til notat som vil bli delt ut i møte, samt muntlig orientering fra revisor. 9 av 18
S BRUK AV INNKJØPSAVTALER Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.18 Arkivsaknr: 2004000085 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 007/04 Kontrollutvalget tar revisors rapport om Levanger kommunes bruk av innkjøpsavtaler til orientering. 1. Rapport nr 4.1/2003. Bruk av innkjøpsavtaler. Levanger kommune. 2. Revisjonsplan for Levanger kommune for revisjonsåret 2003. I revisjonsplanen for 2003 ble det prioritert å foreta en kartlegging av kommunens bruk av inngåtte innkjøpsavtaler, og om kommunen mottar varene til avtalt pris, betalings- og leveringsbetingelser. Undersøkelsen gjennomført i november, og startet med informasjon om prosjektet i brev datert 03.11.03 til rådmannen. Utkast til rapport ble sent til kommunen på høring den 6. januar 04. Av kommunens svar, ved e-post 26.01.04 fra rådmannen, framgår at kommunen ikke har noen merknader til rapporten. Revisjonens gjennomgang viser at kommunen bruker de inngåtte innkjøpsavtalene. Det er imidlertid avdekket en del feil i priser/rabatter. Disse går hovedsaklig i kommunens disfavør. Revisor konkluderer med at kommunen må vurdere sine interne kontrollrutiner. Vurdering: Revisors vurderinger framgår av rapporten, og det vises til denne. 10 av 18
INNKJØP OG FINANSIERING AV 2 MINIBUSSER TIL KOMMUNENS TRANSPORTTJENESTE. 2004000042 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TWI 008/04 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Saken oversendes Levanger Taxi til orientering. 1. Brev av 05.12.03 fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag til Levanger kommune Lovlighetskontroll av Levanger kommunes vedtak i sak 47/03, innkjøp av minibusser kommunens vedtak stadfestes. 2. K-sak 47 og 54/03 Innkjøp og finansiering av 2 minibusser til kommunens transporttjeneste. 3. Brev av 20.08.03 fra Levanger Taxi til kontrollutvalget ang. anbud på transport i Levanger kommune. 4. Brev av 28.08.03 fra Levanger Fremskrittsparti ang. lovlighetskontroll på sak 47/03. 5. Internt notat av 19.08.03 ang. ovennevnte sak. 6. Kontrollutvalget sak 26/03 Innkjøp og finansiering av 2 minibusser til kommunens transporttjeneste. I brev av 20.08.03 til kontrollutvalget ber Levanger Taxi om at kontrollutvalget tar en gjennomgang av saken. De stiller seg sterkt tvilende til administrasjonens framlegging av saken for politisk behandling, da det ikke foreligger regnskap for hittil utførte transporttjenester. Videre har Levanger Fremskrittsparti i brev av 28.08.03 krevd lovlighetskontroll av saken. D.v.s saksgangen/behandlingen av anbudet. Kommunestyret behandlet saken på nytt i sak 54/03 og vedtak i sak 47/03 ble opprettholdt. Saken ble derfor oversendt Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Da kontrollutvalget behandlet saken i møte 22.09.03 fattet de vedtak om å avvente sin behandling av ovennevnte sak til etter at fylkesmannens legalitetskontroll forelå. Vurdering: 11 av 18
Fylkesmannen konkluderer i sitt brev av 05.12.03 at Levanger kommunes vedtak av 27.08.03, sak 47/03, stadfestes. Ved en gjennomgang av sakens dokumenter er det, etter det Fylkesmannen kan se, ingenting som tyder på at vedtaket ikke er blitt til på lovlig møte. Dette gjelder både i forhold til de generelle saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og de spesielle reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Fylkesmannen legger dermed til grunn at det ikke foreligger saksbehandlingsfeil ved kommunen vedtak. I sitt brev av 20.08.03 er Levanger Taxi sterkt tvilende til administrasjonens framlegging av saken, da det ikke foreligger regnskap for hittil utførte transporttjenester. Etter revisjonen vurdering er det ikke noe krav til at slikt regnskap skal framlegges. Vi har videre ikke noe grunnlag til å tvile på kommunes beregning av utgiftene på den kommunale transporttjenesten. Revisjonen har gjort rådmannen oppmerksom på at det pr. d.d. ikke er moms på personbefordring, slik at han argumentasjon i saken ikke er helt korrekt. Feilvurderingen får ingen konsekvenser for rådmannens innstilling i saken. I det vi viser til fylkesmannens vurdering i brev av 05.12.03 anbefaler vi at kontrollutvalget tar saken til orientering. 12 av 18
RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 3. TERTIAL 2003. Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.18 Arkivsaknr: 2004000027 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TWI 009/04 Rapporten etter gjennomgang av møteprotokoller 3. tertial tas til orientering. 1. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 3. tertial 2003. Ingen. Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra møtene i driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret i tiden 01.09-31.12.2003. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtakene skal ikke vurderes. Vurdering: Vi viser til rapporten. 13 av 18
S SKATTEREGNSKAP FOR 2003. Saksansvarlig: Søndre Innherred revisjonsdistrikt Arkiv: ASIR-1.s.6.11 Arkivsaknr: 2004000038 Saken avgjøres av: Kommunestyret Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TWI 010/04 Revisjonens forslag til innstilling: Skatteregnskapet for 2003 for Levanger kommune godkjennes. 1. Revisjonsberetning av 27.01.2004. 2. Kemnerens årsberetning av 21.01.2004. 3. Skatteregnskapet for 1. og 2. halvår 2003. 4. Restanseliste utskrevet forskuddsskatt pr. 31.12.2003. (Unntatt fra offentligheten) 5. F-sak 74/2003 Skatteregnskapet 1. halvår 2003. 6. K-sak 54/2000 Kommunestyrets behandling av skatteregnskapet 7. Revisjonsplan for Levanger kommune, skatteregnskapet Revisjonsåret 2003. 8. Skatteinstruks for kommunerevisorene. Iht. Skatteinstruks for kommunerevisoren med merknader fastsatt av Finansdepartementet 29.12.1998 skal revisor avgi årlig revisjonsberetning med frist 15. februar. Finansdepartementet fastsatte 22.01.2001 ny norm for revisjonsberetning vedrørende skatteregnskapet. Iht. Levanger kommunestyrets vedtak, sak 54/2000, om regler for behandling av skatteregnskapet, skal skatteregnskapet for 1. halvår sammen med skatteoppkreverens redegjørelse legges fram for formannskapet til orientering. Jf. formannskapets vedtak i sak 74/2003. Ved fremleggelse av 2. halvårs skatteregnskap undergis begge halvårsregnskapene fullstendig behandling i kommunestyret sammen med skatteoppkreverens årsberetning, revisjonsberetning og kontrollutvalgets innstilling. Vurdering: Den totale inngangen av skatter og avgifter er kr 1.117.254.466, en økning med 9,1 % i forhold til 2002. Kommunens andel av den totale innganger er kr 243.681.041, som er en økning på 10,1 % i forhold til inngangen i 2002. Dette gir en merinntekt på ca. 2,98 mill.kr i 14 av 18
forhold til vedtatte skatteanslag for Levanger kommune. Foreløpige beregninger viser at Levanger kommune får en reduksjon i innteksutjevningen på ca 9,4 mill.kr. Slik at sum skatt og innteksutjevning utgjør til sammen ca. 6,5 mill. kr i inntektssvikt for Levanger kommune i forhold til budsjett. Restansenivået og utviklingen av restansesituasjonen er meget god og utestående restanser er ved årsskifte kr 16.626.008, som gir en reduksjon på kr 420.013 i forhold til forrige år. Det er avholdt 11 regnskapskontroller i løpet av 2003. En liten økning i forhold til 2002. Dette er langt fra kravet fra Skattedirektoratet til arbeidsgiverkontroll og arbeidsgiverkontrollen bør intensiveres. I det vi viser til revisjonsberetningen og kemnerens årsberetning legges saken fram for kontrollutvalget. 15 av 18
INNFØRING I DET KOMMUNALE ØKONOMISYSTEMET 2004000086 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 011/04 Saken tas til orientering. Ingen Ingen. Etter avtale med kontrollutvalgets leder har revisjonen lagt opp til å gi en innføring i det kommunale regnskapet/økonomisystemet. Hensikten med dette er å gi kontrollutvalget bedre forutsetninger for å avgi uttalelse til kommunens regnskaper, samt å vurdere kommunens økonomi. Opplæringen vil bli delt opp i flere korte innføringer i ulike deler av dette temaet. Første del vil omfatte hovedtrekkene i det kommunale økonomisystemet, herunder regnskapsprinsipper. Vi regner med at denne innføringen vil ta maksimalt 1/2 time. 16 av 18
ÅRSPLAN FOR 2004 FOR LEVANGER KONTROLLUTVALG 2004000087 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 012/04 Det framlagte utkast til årsplan vedtas. 1. Utkast til årsplan for 2004 for Levanger kontrollutvalg 2. Sak 35/03. Kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for 2004 3. Sak 36/03. Kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår 2004 4. Forskrift om kontrollutvalg På bakgrunn av de signaler som framkom i sak 35/03, kontrollutvalgets målsettinger og prioriteringer for 2004, og møteplan for 1. halvår 2004 har revisor utarbeidet et utkast til årsplan for kontrollutvalget. Noen av sakene er satt opp til behandling i 2. halvår 2004. Møteplan for denne perioden vil kontrollutvalget måtte sette opp senere sammen med sitt nye sekretariat. Den vedtatte årsplanen vil bli brukt som utgangspunkt når sakslisten for kontrollutvalgets møter skal settes opp. 17 av 18
KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2003 2004000088 Levanger kontrollutvalg 09.02.2004 TME 013/04 (Saken ettersendes) Revisjonens forslag til innstilling: Ingen Ingen. Vurdering: 18 av 18