pgr/21.09.07 Konkurransegrunnlag til rammeavtale om vikartjenester i Statistisk sentralbyrå Konkurranse med forhandlinger Tilbudsfrist 22.10.2007 kl.13.00 Saksnr. 07/1706 1
INNHOLD 1. Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver 1.2 Anskaffelsens formål 1.3 Anskaffelsesprosedyre 1.4 Språk 1.5 Offentlighet 1.6 Henvendelser 1.6 Gjennomføring av konkurransen 2. Generelt om avtalen 2.1 Bruk av rammeavtalen 2.2 Oppdragsavtale 2.3 Sikkerhet 3. Kravspesifikasjon til vikartjenester 3.1 Områder for vikartjenester 3.2 Krav til vikarer 3.3 Disponering av vikarer 3.4 Kvalitetssikring 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Juridisk stilling 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet 4.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav 4.4 Kapasitet og kompetanse 5. Tildelingskriterier 6. Krav til tilbudet 6.1 Innlevering av tilbud 6.2 Tilbudets disposisjon 7. Vedlegg 1. Sikkerhetsavtale 2. Rammeavtale 2
1. Generell informasjon Anskaffelsen knytter seg til kunngjøringen i Doffin. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 1.1 Oppdragsgiver Statistisk sentralbyrå er etablert i Oslo med ca. 600 ansatte og i Kongsvinger med ca. 400 ansatte. SSB er en etat under Finansdepartementet. SSBs visjon: Offisiell statistikk og analyse basert på denne skal gi allmennheten, næringslivet og myndighetene kunnskap om samfunnets struktur, utvikling og virkemåte. Slik kunnskap styrker demokratiet og gir grunnlag for bærekraftig økonomisk, sosial og miljømessig utvikling. For å fylle sin oppgave, må offisiell statistikk utarbeides på et uavhengig grunnlag, ha høy kvalitet og gis høy spredning som et felles gode i samfunnet. SSB er inndelt i åtte avdelinger og ledes av en administrerende direktør og et styre. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å få tilgang til kvalifiserte vikarer etter behov i Oslo og Kongsvinger i følgende yrkeskategorier: Sjåfører, renholdere, betjenter, arkivpersonale og sentralbordmedarbeidere. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandlinger. SSB vil forhandle med tre leverandører som er kvalifiserte til oppdraget og som har en reel mulighet til å få tildelt kontrakten. 1.4 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler denne konkurransen, skal være på norsk. 1.5 Offentlighet Hovedprinsippet ved offentlig saksbehandling er prinsippet om meroffentlighet, noe som også gjelder anskaffelsessaker. Imidlertid kan tilbud unntas fra offentlighet, jf. pkt V nr 12 i forskrift 14.02.1986 til offentlighetsloven. Ved begjæring om innsyn vil det foretas en ny, særskilt vurdering. 3-2 i forskift om offentlige anskaffelser forplikter oppdragsgiver å hindre at andre får adgang til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som vil være av konkurransemessig betydning for leverandører å hemmeligholde. Ved begjæring om innsyn, fra media eller andre, vil det være vanskelig og arbeidskrevende for SSB å vurdere hvilke deler av tilbudet som omfattes av FOA 3-2. Vi ber derfor om at tilbudene merkes i forhold til hvilke deler som det ikke gis innsyn i. 1.6 Henvendelser Henvendelser i saken kan rettes til Karin Wang, tlf. 45 00 49 68, e-post: kwa@ssb.no Alle henvendelser skal skje skriftlig. Spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svarene vil bli gjort tilgjengelig for samtlige leverandører som har bedt om å få konkurransegrunnlaget. 1.7 Gjennomføring av konkurransen Utlysning av konkurransen 25.09.2007 Innleveringsfrist for tilbud 22.10.2007 kl.13.00 Forhandlinger uke 43 og 44 Innstilling 02.11.2007 Klagefrist - innen 10 dager 12.11.2007 Kontraktsinngåelse uke 46 3
2. Generelt om avtalen 2.1. Bruk av rammeavtalen SSB vil inngå rammeavtale om vikartjenester for to år. Rammeavtalen kan forlenges inntil 2 år. Avrop på avtalen vil skje etter behov for vikarer. Oppdrag avtales spesifikt mht. omfang og pris og utføres etter lokal veiledning. 2.2 Sikkerhet Leverandøren undertegner en egen sikkerhetsavtale med SSB. Ved mislighold av sikkerhetsavtalen kan hovedavtalen sies opp med umiddelbar virkning. 3. Kravspesifikasjon til vikartjenester 3.1. Områder til vikartjenester Intern service (Kongsvinger og Oslo) Oppgavene i Intern service er forefallende arbeid i fm. bygningenes drift herunder, flytting, vaktmestertjenester og kjøring av vare- og passasjertransport mellom Oslo og Kongsvinger. Arbeidet ledes av en gruppeleder eller vikaren jobber sammen med en erfaren medarbeider. Renhold (Kongsvinger og Oslo) Renhold i SSB utføres med moderne metoder etter tidssatt plan under en renholdsleder. En renholdsvikar må kunne jobbe selvstendig etter en kort innføring i arbeidet. Sentralbord (Kongsvinger) SSB har ett felles sentralbord plassert i Kongsvinger. Tjenesten er PC-basert og benytter Parlando støttesystem. Vikaren må ha erfaring fra sentralbord og kunne jobbe selvstendig etter opplæring. Det kreves engelskkunnskaper og god serviceinnstilling. Tjenesten krever god faglig oversikt over SSBs mange arbeidsområder og det er derfor svært ønskelig med faste vikarer, for å unngå opplæring hver gang. Arkiv (Oslo) Vikarer bør ha erfaring med arkivarbeid i offentlig sektor. Arbeidsoppgavene vil være løpende arkivoppgaver som sortering og åpning av post, journalføring, skanning og arkivlegging. Erfaring med klargjøring av intern- og offentlig journal er en fordel. SSB bruker Websak som saks-og arkivsystem. Det er en forutsetning at vikaren behersker dette verktøyet. 3.2. Krav til vikarer De som skal levere disse tjenestene må foruten å disponere denne typen kompetanse, kunne dokumentere erfaring fra tilsvarende oppdrag. 3.3 Disponering av vikarer Tilbyder skal stille kvalifiserte vikarer til gjennomføringen av avtalte oppdrag. I eventuelle påfølgende oppdrag skal SSB ha muligheten til å benytte de samme vikarene hvis dette er ønskelig. Dersom en vikar ikke tilfredsstiller SSBs krav til gjennomføring av oppdrag på grunn av manglende kompetanse eller andre årsaker, kan SSB be om at vikaren skiftes ut. SSB skal skriftelig begrunne ønske om å få en ny vikar. Tilbyder kan ikke uten SSBs samtykke ta ut vikarer av oppdraget, hvis det ikke er saklig grunn til dette. Vikarene skal følge SSBs praktisering av arbeidstid med vinter- og sommertid. 4
3.4 Kvalitetssikring Det forutsettes at leverandøren har et system for kvalitetssikring på oppfølging av vikarer. 4. Kvalifikasjonskrav Dette er minimumskriterier som må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert. 4.1 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Juridisk lovlig og etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk solid og dokumentert inntjeningsevne Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kreditvurderingsselskap hvor kravet er kreditverdig uten krav til sikkerhet. 4.3 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattester Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløpt. HMS-egenerklæring Leverandøren skal fremlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. 4.4 Kapasitet og kompetanse Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen skal ha nødvendig kompetanse og erfaring i salg av vikartjenester og disponere kvalifiserte vikarer til de oppdrag som SSB har behov for. Dokumentasjonskrav: Oversikt over tilsvarende oppdrag, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på oppdragsgiver legges ved. De oppgitte oppdragene dokumenteres med en attest fra oppdragsgiveren eller en egen erklæring. Det skal opplyses om antall disponible vikarer i de relevante arbeidsområdene. 5. Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktig tilbud velges etter vurdering og vekting av kvalitet og pris på tilbudte tjenester. Pris vektes med 50 poeng og kvalitet med 50 poeng fordelt med 25 poeng på kvalitet på personell, herunder utvelgelsesmetodikk og arbeidsforhold, og 25 poeng på gjennomføringsevne, herunder responstid og fleksibilitet. 5
6. Krav til tilbudet 6.1 Innlevering av tilbud Tilbud skal være mottatt av SSB 22.10.2007 innen kl. 13.00. Konvolutten merkes med Saksnr.07/1706 Vikartjenester. Tilbudet kan leveres til SSB i Kongsvinger, Oterveien 23 eller SSB i Oslo, Kongensgate 6 eller sendes til : Statistisk sentralbyrå. Postboks 8131 Dep, 0033 Oslo For sent ankomne tilbud avvises. Tilbudet skal skrives på norsk og skal ha underskrift. Det skal være bindende i 60 dager etter innleveringsfristens utløp. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2. Tilbudets disposisjon Etterspurte dokumenter legges ved i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev Aksept på vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt (vedlegg 2) Det skal klart komme fram hvilke tjenester tilbudet gjelder 2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Firmaattest, eller tilsvarende fra tilbyderens hjemland Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skatteoppkrever Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret Kreditvurdering fra anerkjent kreditvurderingsselskap. HMS-egenerklæring Attest fra tidligere oppdragsgivere på gjennomførte oppdrag 4. Kort presentasjon av foretaket, arbeidsmetoder, kapasitet og kvalitetssikring 5. Pris Tilbudet skal inneholde timepris på etterspurte arbeidsområder inklusive merverdiavgift. Reiseutgifter og eventuelle andre utgifter som tenkes påløpt skal være inkludert. 7. Vedlegg 1: Sikkerhetsavtale 2: Utkast til rammeavtale 1: sikkerhetsavtale.doc 2: Rammeavtale om vikartjenester... 6