15/1866-1 H08 ANSKAFFELSE AV BEDRIFTSHELSETJENESTE 2016-2019 Konkurransegrunnlag Oktober 2015 Vedlegg: - Vektingsskjema tildelingskriterier - Tilbudsskjema - Kravspesifikasjon - Kontraktsbestemmelser
1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør-Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca 4.200 innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca 2.700 innbyggere. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Hemne kommune skal inngå avtale med én leverandør som kan yte bedriftshelsetjenester som omfatter alle ansatte i kommunen i perioden 01.01.2016-31.12.2019. Anskaffelsen har en anslått verdi på NOK 1,2 mill eks mva for avtaleperioden. Hovedformålet er å knytte til seg kompetanse og ressurser som skal bistå kommunen i å oppfylle krav i Arbeidsmiljøloven (AML), herunder AML 3-3 Bedriftshelsetjeneste og tilhørende bestemmelser i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 13. Det antas at det samlede behovet for direkte tjenester er på ca 235 timer netto. Dette er ikke et bindende timetall for Hemne kommune, men et anslag på hvor mange netto timer det er behov for tjenester til Hemne kommune. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlagte kravspesifikasjon. 1.3 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen gjennomføres iht FOA Del I og II (endret ved Forskrift 12. juni 2015) som åpen anbudskonkurranse. Konkurransen kunngjøres i DOFFIN. 1.4 Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og e-postadresse til tilbyderens primære kontaktperson. 1.5 Oppdragsgivers kontaktpersoner Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø Magne Jøran Belsvik. Hemne kommune Epost: magne.belsvik@hemne.kommune.no Telefon: 72460324 Mobil: 413 33 353 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, oppfordres tilbyder til å rette en skriftlig forespørsel per epost til oppdragsgivers kontaktperson. Slik forespørsel kan rettes til oppdragsgiver inntil 5 dager før leveringsfristens utløp. Alle som har meddelt sin interesse i å delta i konkurransen, vil få tilsendt informasjon på lik linje.
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart sendes alle kontaktpersoner. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av leveringsfristen. 1.8 Spesielle bestemmelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i off. kontrakter gjelder og det vises spesielt til 5 som omtaler krav til kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår. Egenerklæring vil bli krevd av den valgte leverandør 2 KRAV TIL TILBUDET 2.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, Tilbudet skal inneholde all etterspurt dokumentasjon. Tilbyder må i tillegg nøye gjennomgå konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg og redegjøre for, og besvare de spørsmål som er stilt. Det vises spesielt til tildelingskriteriene. 2. Tilbudet skal primært sendes pr. e-post til anbud@hemne.kommune.no 3. Alternativt kan tilbudet sendes pr post/leveres til Hemne kommune, Postmottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra 4. E-posten/konvolutt merkes «Tilbud bedriftshelsetjenester Hemne kommune» 5. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. 2.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt av oppdragsgiver innen: 10.12.2015 kl 1200 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget vil ikke bli akseptert. 2.4 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av det samlede konkurransegrunnlaget, skal klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (Offentleglova). Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger iht Offentleglova 23, jfr. Forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 2.6 Offentlighet Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.02.2016 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Tilbudsmateriell Konkurransegrunnlag med oppgitte vedlegg Utlysning i Doffinbasen 3.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1 Leverandøren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre konkurransen 2 Leverandøren skal være godkjent bedriftshelsetjeneste 3 Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne 4 Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatt og merverdiavgift Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år som baserer seg på siste kjente regnskapstall Godkjenningsbrev fra Arbeidstilsynet skal vedlegges, og godkjenning skal være gyldig per 01.01.2016 Leverandøren skal redegjøre for sin gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre år Leverandøren skal vedlegge virksomhetens kompetanseprofil. Med dette menes en generell beskrivelse av hvilken kompetanse og kvalifikasjoner leverandøren tilbyr. Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgift attest (ikke eldre enn 6 mnd)
5 Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 6 Leverandører som skal utføre arbeider i Norge, må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter 7 Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag 8 Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres Firmaattest skal levers sammen med tilbudet HMS egenerklæring Leverandøren skal levere en liste hvor de mest relevante oppdragene de siste tre år fremgår, inkludert dets vedi, tidspunkt og oppdragsgiver Det skal oppgis navn, telefonnr og e- postadresse til referanseperson hos oppdragsgiver for hver av disse mest relevante oppdragene. Oppdragsgiver tar forbehold om å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal beskrive virksomhetens organisering, med særlig vekt på ledelse, planlegging, gjennomføring og sluttføring av oppdrag. 3.3 Underleverandører Dersom leverandøren ønsker å benytte seg av underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal leverandøren fremlegge en forpliktelseserklæring fra denne underleverandøren, hvor det fremgår hvilke ressurser og tjenester denne underleverandøren skal bistå med i utførelsen av oppdraget. Leverandøren skal dokumentere underleverandørens kvalifikasjoner opp mot de kvalifikasjonskravene som fremmes over. 3.4 Manglende dokumentasjon Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bli avvist. 3.5 Avtaleperiodens lengde Avtaleperioden er 4 år 01.01.2016-31.12.2019 3.6 Prisjustering Tilbudsprisen skal være fast per 1. januar 2016. Deretter justeres tilbudsprisen årlig med basis i konsumprisindeksen pr 1. januar 2016. Første justering pr 1. januar 2017.. 3.7 Forhandlinger Det er ikke tillatt med forhandlinger. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Generelt Kommunen vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kvalitet og pris. Iht vedlagte vektingsmatrise framkommer vekting av kvalitet i forhold til pris.
Kontrakten tildeles den leverandøren som får det høyeste vekttallet ved utregning av kvalitetspoeng delt på pris 5 FRAMDRIFT (KAN BLI ENDRET) Kunngjøring i DOFFIN 26. november Tilbudsfrist 10. desember kl 1200 Evaluering og tildeling Uke 50 Karensperiode 7 dager Kontraktsinngåelse Uke 52 Start leveranse 1. januar 2016