Kvinesdal kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for leasing av bil for Kvinesdal kommune. Tilbudsfrist: 24.05.2012 kl. 12:00 Avtaleperiode: 01.07.12-30.06.17
1 INFORMASJON OM KONKURRANSEN / GENERELL BESKRIVELSE 3 1 INFORMASJON OM KONKURRANSEN / GENERELL BESKRIVELSE 3 1.1 Anbud Kvinesdal kommune... 3 1.2. Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3. Avtalens varighet...3 1.4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.5. Kunngjøring... 4 1.6. Tilbudsbefaring...4 1.7. Tilleggsopplysninger... 4 1.8. Rettelser, suppleringer, eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.9. Fremdriftsplan...4 2. REGLER FOR KONKURRANSENS GJENNOMFØRING OG KRAV TIL TILBUD 5 2.1. Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2. Offentlighet... 5 2.3. Taushetsplikt... 5 2.4. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 6 2.5. Forbehold og avvik... 7 2.6. Opplysningsplikt... 7 2.7. Vedståelsesfrist... 7 2.8. Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 8 3. KVALIFIKASJONSKRAV 8 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3. Leverandørens finansielle og økonomiske stilling.... 9 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 4. KRAV TIL LEVERANSEN OG TILDELINGSKRITERIER. 9 4.1. Kravspesifikasjon... 9 4.1.1. Kvinesdal kommune stiller følgende minimums- og maksimumskrav til leveransen: 9 4.1.2. Kundeservice, leveranse og administrasjon 10 4.1.3. Pris 11 4.2. Tildelingskriteriene... 12 5. KVINESDAL KOMMUNE BEHANDLING AV TILBUDENE 12 5.1. Registrering av tilbud... 12 5.2. Tilbudsåpning... 12 5.3. Avvisning grunnet forhold ved leverandøren... 12 5.4. Avvisning grunnet forhold ved tilbudet... 12 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 13 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 13 6.2. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 13
1 INFORMASJON OM KONKURRANSEN / GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Anbud Kvinesdal kommune All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til: Navn: Postadresse: Ove Ege Nesgata 11, 4480 Kvinesdal Telefon: 38 35 77 37 eller mob.920 81 397 e- Post: ove.ege@kvinesdal.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer i Kvinesdal kommunen hva gjelder anbudskonkurransen enn den nevnte kontaktperson. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Kvinesdal kommune ber om tilbud på levering av følgende bil: Standard modell personbil med 2-hjulsdrift. Se konkurransegrunnlagets pkt. 4.1 og konkurransegrunnlagets vedlegg 1 og 2 for nærmere informasjon om anskaffelsen og dens formål og omfang. Bilen skal/bør være leveringsklare 01.07.12 (Kan vurdere ventetid frem til 01.08.12) Bilen skal leveres kommune etter nærmere avtale om sted for utleveringen. Kvinesdal kommunen vil forkaste tilbud som ikke samsvarer med det vedlagte kravskjemaet, se vedlegg 1. 1.3. Avtalens varighet Rammeavtalens varighet er 5 år fra og med 1. juli 2012. Leasingperioden for bilen er 5 år. 1.4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema/tilbudsskjema Vedlegg 3 Forbeholdsskjema Vedlegg 4 HMS-egenerklæring
1.5. Kunngjøring Konkurransen er sendt til alle bilforhandlere i Kvinesdal på mail og blir lagt ut på kommunens hjemmeside. Det vil også bli annonsert i lokalavisen Agder. 1.6. Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Kvinesdal kommunes kontaktperson, se punkt 1.1. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse Bilavtale Kvinesdal kommune og sendes til Kvinesdal kommunens kontaktperson pr e-post. 1.8. Rettelser, suppleringer, eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kvinesdal kommune rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer sendes på mail. 1.9. Fremdriftsplan Kvinesdal kommune har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring via mail og kommunens hjemmeside 03.05.12 Frist for å levere tilbud 24.05.2012, kl 12:00 Tilbudsåpning 24.05.2012, kl 13:00 Eventuelle avklaringsmøter Uke21 (veiledende) Evaluering Uke 21(veiledende) Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 21(veiledende) Klagefrist leverandører Uke 23 (veiledende) Kontraktsinngåelse Uke 24-27 (veiledende) Det presiseres at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende.
2. REGLER FOR KONKURRANSENS GJENNOMFØRING OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Kvinesdal kommune har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det. 2.2. Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.5.2006 nr.16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3. Taushetsplikt Kvinesdal kommune og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13.
2.4. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Tilbud Bilavtale Kvinesdal kommune til følgende adresse: Ove Ege -v/ Kvinesdal kommune Att. Økonomisjef Nesgata 11 4480 Kvinesdal kommune Tilbudet skal være Kvinesdal kommunen i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: Tilbud Bilavtale Kvinesdal kommune 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk 4. Leveres på papir direkte til leveringsadressen. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Pris- og produktskjema 2. Tekniske spesifikasjoner (besvarelse med etterspurt dokumentasjon / kravskjema) 3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 4. Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. 5. HMS -egenerklæring 6. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 7. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon)
Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr.1 til nr 7. 2.5. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold, se vedlegg 3. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt. 2.4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.6. Opplysningsplikt Kvinesdal kommune vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Kvinesdal kommune plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.7. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 3 mnd. regnet fra tilbudsfristens utløp.
2.8. Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring (Se vedlegg til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som godtgjør at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i det land hvor leverandøren er etablert.
3.3. Leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Krav Leverandøren skal ha solid økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon kommunen har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som kommunen kan akseptere. 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende kontrakter Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Redegjørelse for leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet, samt leveringstid for de kjøretøyer det gis tilbud på. 4. KRAV TIL LEVERANSEN OG TILDELINGSKRITERIER. 4.1. Kravspesifikasjon Minstekrav til varen og tekniske spesifikasjoner beskrives her eller i vedlegg 1 og 2 til konkurransegrunnlaget, jf FOA. 17-3. Det skal i tilbudet redegjøres for, og dokumenteres at kravspesifikasjonen er oppfylt. 4.1.1. Kvinesdal kommune stiller følgende minimums- og maksimumskrav til leveransen: Det kreves at det oppgis EuroNcap for å synliggjøre sikkerheten ved bilene, minimumskrav er 3 stjerner. For 2WD bilen gjelder følgende krav: Utslippene skal være maksimalt 130g/CO2/km fossil andel.
Diesel bilene skal være utstyrt med partikkelfilter. Det oppstilles et krav om at det for biltypen er etablert tilfredsstillende ordninger som ivaretar service, ut- og innlevering, dekkskift og lagring, vask mv. Det kreves at levering skal skje innen de avtalte fastsatte frister. Tilbyder er ansvarlig for organiseringen av utlevering til kommunen og at dette kan skje smidig og uten ulemper for kommunen. Kvinesdal kommunen anser avvik fra minimumskravene for å være et vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget, som vil medføre avvisning i henhold til dette punkt i konkurransegrunnlaget og forskriftens 20-13 litra e. 4.1.2. Kundeservice, leveranse og administrasjon Ved valg av tilbyder forutsettes det at tilbyderen har kapasitet til å dekke Kvinesdal kommunes behov, og at oppdragsgiver blir en prioritert kunde for avtaleleverandøren. Leverandøren skal hente og bringe bilen til oppstillingsplassene ved månedlig vask/service/dekkskift og skadereparasjoner. Leverandøren stiller kostnadsfritt med lånebil ved vask/service og reparasjoner (teknisk eller karosseri) som utføres av leverandøren selv eller den de samarbeider med. Kvinesdal kommune ønsker dedikerte, faste kontaktpersoner. Vennligst presenter kontaktpersonene i tilbudet. Statusmøter Vi ønsker å ha gode samarbeidsforhold med våre avtaleleverandører, og vil derfor legge opp til gjensidig informasjonsutveksling ved blant annet å gjennomføre minimum et statusmøte i året. I tillegg til statusmøter skal det avholdes møter med oppdragsgiver etter behov. Kvinesdal kommune skal ikke betale for slike møter. Leveringsdyktighet Kvinesdal kommune ønsker at levering skal skje innen avtalte tidsfrister. Ved knapphet skal leverandøren gi oppdragsgiver høyeste prioritet. Reklamasjonshåndtering. Garanti. Tilbyder må oppgi følgende: hvilke garantiforhold som gjelder de ulike produktgrupper hvordan reklamasjoner vil bli behandlet og kvalitetssikret hvilke kostnader/rutiner som legges til grunn ved for eksempel for mye leverte varer/feilbestillinger m.v.
Det må fremkomme av tilbudet om garantien gis av tilbyder og om tilsvarende garanti gis av underleverandør. Dersom det oppstår en situasjon der tilbyder opphører som leverandør, skal garantiansvaret fortsatt gjelde fra produsent/importør, og motsatt. Opplæring Tilbyder må vedlegge en beskrivelse av opplæring for de produktene/produktgruppene der hvor det er aktuelt. Valgte tilbyder plikter på Kvinesdal kommune forespørsel å gi brukerne av leasingbilene en årlig opplæring i drivstofforbruk og skadeforebygging. Kvinesdal kommune skal ikke betale for slik opplæring. efaktura Tilbyder må oppfylle krav til fakturaskanning eller annen leveranse slik kommunen ønsker det. Bestillingsrutiner Tilbyder må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling pr faks / e- post / internett. Øvrige kravspesifikasjoner fremkommer i konkurransegrunnlagets vedlegg 1 og 2. 4.1.3. Pris 1. Priser skal være i henhold til konkurransegrunnlagets vedlegg 2: Spesifikasjoner, priser med mere. 2. Renteendringer kan også gi grunnlag for prisendringer. Melding om slike justeringer skal sendes Kommunen i rimelig tid i forkant. 3. Endringer som medfører reduserte gjenkjøpsverdier, og som ikke skyldes modellbytte, vil ikke bli godtatt. Ved prisendringer på grunn av nye modeller, markedsendringer, og lignende kan prisene endres tilsvarende opprinnelig rabatt i tilbudet. Vi ber om at tilbyderen skisserer hvordan pris håndteres ved skifte av modeller eller endring i ytelser. Dersom Kvinesdal kommunene får kjennskap til, og kan dokumentere at det har skjedd vesentlige endringer i pris- og markedsforhold, men avtalepartneren likevel ikke tar initiativ til endringer, kan kommunene kreve at tilsvarende endring skal komme kvinesdal kommunene tilgode. Tilbyder må oppgi evt. priskonsekvens dersom avtalen deles, i samsvar med punktene 1.2 og 4.2.
4.2. Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier med angitte prosentvise vekt: 1. Økonomi 100 % OPPDELING AV OMFANG Det vil bli foretatt egen evaluering for hver varegruppe og tildele kontrakt basert på hva som er økonomisk mest fordelaktig for den enkelte varegruppe. Kvinesdal kommune vil evaluere tilbudene relativt til hverandre og ut fra hva som er økonomisk mest fordelaktig inngå samlet kontrakt eller for regioner/kommuner 5. KVINESDAL KOMMUNE BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Kvinesdal kommune skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3. Avvisning grunnet forhold ved leverandøren Kvinesdal kommune plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 1.ledd foreligger. Kvinesdal kommune kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 20-12 2.ledd foreligger. 5.4. Avvisning grunnet forhold ved tilbudet Kvinesdal kommune plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 1.ledd foreligger. Kvinesdal kommune kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 20-13 2.ledd foreligger.
6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kvinesdal kommune kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Kvinesdal kommunes beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Klagen skal stiles til Kvinesdal kommunes kontaktperson. Når klagefristen har utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt.