Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering) Erfaringer med samordning gjennom planlegging etter plan- og bygningsloven For levering til Kommunal- og moderniseringsdepartementet Saksnr. 15/3410 Tilbudsfrist: Onsdag 19.8.2015 kl. 12.00
INNHOLD 1. Oppdragsbeskrivelse... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Bakgrunn for oppdraget... 3 1.3 Innhold i oppdraget... 4 1.4 Metode... 5 1.5 Leveranse... 5 1.6 Tidsplan... 5 1.7 Økonomisk ramme... 6 2. Regler for gjennomføring av konkurransen... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Kvalifikasjonskrav... 6 2.3 Krav til innhold i tilbudet... 6 2.4 Deltilbud og alternative tilbud... 7 2.5 Tildelingskriterier og vektingsmodell... 7 2.6 Kontrakt... 7 2.7 Kunngjøring... 8 2.8 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 2.9 Tilleggsopplysninger og spørsmål... 8 2.10 Innlevering av tilbud... 8 2.11 Tilbudsfrist... 8 2.12 Tilbudsåpning... 8 2.13 Vedståelsesfrist... 9 2.14 Tildeling, begrunnelse og karensperiode... 9 3. Vedlegg... 9 2
1. OPPDRAGSBESKRIVELSE Kommunal- og moderniseringsdepartementet inviterer interesserte leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av en utredning om Erfaringer med samordning gjennom planlegging etter plan- og bygningsloven. 1.1 Om oppdragsgiver Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ved planavdelingen har ansvaret for plandelen i plan- og bygningsloven. Dette innebærer et ansvar for at landet har en helhetlig og samordnet nasjonal arealpolitikk og at den kommunale og regionale samfunns- og arealplanleggingen fungerer effektivt. Plan- og bygningsloven gir departementet en nøkkelrolle innen sentrale samfunns- og arealspørsmål, der mange ulike lovverk og interesser skal samordnes. 1.2 Bakgrunn for oppdraget En ambisjon med plan- og bygningsloven (pbl) er at den skal gi et hovedsystem for planlegging og fastlegging av arealbruk som også kan ivareta mange forskjellige sektorbehov og -interesser. Pbl har derfor flere bestemmelser som skal sikre samordning, både "horisontalt" mellom sektorer og "vertikalt" mellom forvaltningsnivåene stat, fylkeskommune og kommune: Planlegging etter loven skal bidra til å samordne statlige, regionale og kommunale oppgaver og gi grunnlag for vedtak om bruk og vern av ressurser. (Pbl 1-1 andre ledd.) Planlegging skal fremme helhet ved at sektorer, oppgaver og interesser i et område ses i sammenheng gjennom samordning og samarbeid om oppgaveløsning mellom sektormyndigheter og mellom statlige, regionale og kommunale organer, private organisasjoner og institusjoner, og allmennheten. (Pbl 3-1 andre ledd.) Vedtatte planer skal være et felles grunnlag for kommunal, regional, statlig og privat virksomhet i planområdet. (Pbl 3-1 femte ledd.) Alle offentlige organer har rett og plikt til å delta i planleggingen når den berører deres saksfelt eller deres egne planer og vedtak og skal gi planleggingsmyndighetene informasjon som kan ha betydning for planleggingen. (Pbl 3-2 tredje ledd.) Kravene til samordning går også fram i bestemmelsene om medvirkning og til den enkelte plantype. Gjennom denne utredningen ønsker Kommunal- og moderniseringsdepartementet å få mer kunnskap om hvordan plan- og bygningslovens regler om samordning fungerer i praksis. Dette vil gi grunnlag for å vurdere tiltak som kan bedre samordningen og effektivisere både planleggingen og beslutninger etter annet lovverk. Kunnskapen må bygge på erfaringer fra kommuner, fylkeskommuner og ulike statlige sektormyndigheter. 3
1.3 Innhold i oppdraget Oppdraget består av to deler: 1. Undersøkelse av erfaringene til kommuner, fylkeskommuner og statlige sektormyndigheter. 2. Faglig vurdering og anbefalte tiltak for bedre samordning og mer effektiv planlegging. Del 1 undersøkelse Del 1 av prosjektet gjennomføres med en undersøkelse av erfaringene til kommuner, fylkeskommuner og statlige sektormyndigheter. Undersøkelsen skal ta utgangspunkt i kommuneplan med samfunnsdel og arealdel, regionale planer og større reguleringsplaner. Undersøkelsen skal få fram erfaringer med planleggingens samordningsrolle innenfor følgende arenaer: 1. Forvaltning av LNFR-områder/utmark 2. Forvaltning av sjøområdene. 3. Tilrettelegging for utbygging, med særlig vekt på boliger, store infrastrukturtiltak og større næringsetableringer. Undersøkelsen skal få fram hvordan samordningen fungerer i praksis og peke på eventuelle områder der det er behov for bedre samordning, både i lovverket og i praktiseringen av det. Det skal ses på relevante sektorlover, som for eksempel akvakulturloven, havne- og farvannsloven, naturmangfoldloven, reindriftsloven, friluftsloven, kulturminneloven, jordlova, energiloven, vannressursloven, forurensningsloven, folkehelseloven og mineralloven. Konsulenten bes foreslå en hensiktsmessig avgrensning som dekker de tre arenaene nevnt over. Undersøkelsen skal belyse følgende problemstillinger (ikke i prioritert rekkefølge): 1. Hvordan de ulike offentlige myndighetene forstår begrepet samordning i en planleggingskontekst (i prosess/resultat og horisontalt/vertikalt). 2. Om de de ulike myndighetene deltar aktivt i planprosessene, når og hvordan de deltar, og i hvilken grad dette bidrar til at ulike interesser og oppgaver blir samordnet. 3. I hvilken grad planene ivaretar sektorinteresser og gir resultater som sektormyndighetene mener de er tjent med (fordeler og ulemper ved samordning). 4. I hvilken grad planleggingens samordningsrolle gir rom for det lokale og regionale selvstyret (fordeler og ulemper ved samordning). 5. I hvilken grad vedtatte planer forplikter de ulike myndighetene som har deltatt og om planene etterpå følges opp i praksis. 6. I hvilken grad samordning gjennom planprosessene bidrar til å forenkle behandlingen av senere konsesjoner og tillatelser etter annet lovverk og at man unngår unødig dobbeltbehandling. 7. I hvilken grad det er behov for bedre samordning mellom plan- og bygningsloven og sektorlovene som gjør seg gjeldende i henholdsvis LNFR-områdene/utmarka, sjøområdene og ved tilrettelegging for utbygging. Del 2 faglig vurdering og anbefalte tiltak Del 2 av prosjektet skal bygge på resultatene fra del 1 av oppdraget og annen relevant forskning på området, både tidligere gjennomført og som pågår nå. Det skal gis en oversikt over aktuell forskning på området. 4
Det skal i del 2 gis en faglig vurdering av om målene om samordning i plan- og bygningsloven nås, herunder en vurdering av på hvilke områder samordningen fungerer godt og hvor den fungerer mindre godt. Det skal beskrives fordeler og ulemper ved samordning gjennom plansystemet innenfor de tre arenaene LNFR-områder/utmark, sjøområder og tilrettelegging for utbygging, som et grunnlag for å diskutere hvor omfattende samordningen bør være. På bakgrunn av dette skal det gis forslag om tiltak som kan bidra til å effektivisere prosessene totalt sett, både innenfor eksisterende regelverk ved justering av praksis og med endringer i relevant lovverk. For LNFR-områdene skal det vurderes om det kan være hensiktsmessig at planleggingen åpner for større detaljering og mer aktiv planlegging, særlig når det gjelder friluftsliv, naturvern, reindrifts- og landbruksinteresser. 1.4 Metode Del 1 av oppdraget kan for eksempel gjennomføres som en spørreundersøkelse til aktuelle myndigheter, supplert av mer dyptgående studier. Del 2 av oppdraget skal bygge på resultatene fra del 1, og skal ta i bruk nødvendig planfaglig og juridisk kompetanse. Bruk av referansegruppe bør vurderes. Oppdragsgiver vil være åpen for ulike metodiske løsninger, så lenge det kan sannsynliggjøres at rapporten vil gi en representativ oversikt over erfaringene med samordning og faglig kvalifiserte vurderinger og forslag om tiltak. Det forventes kontakt med oppdragsgiver underveis i arbeidet. 1.5 Leveranse Det skal utarbeides en analyserapport som oppsummerer resultatene fra spørreundersøkelsen i del 1 og med en utfyllende vurdering samt forslag om tiltak, jf. del 2 av prosjektet. Rapporten skal innledningsvis gi en oversikt over de relevante lovverkene som er undersøkt og deres forhold til plan- og bygningsloven. Utkast til rapport skal leveres i løpet av uke 51 i 2015. Utkastet skal som minimum omfatte del 1 av prosjektet, med resultatene fra undersøkelsen av erfaringer. Etter levering av sluttrapport skal det holdes en presentasjon av resultatene fra arbeidet for departementet samt en presentasjon på et fagseminar. 1.6 Tidsplan Det er ønskelig at arbeidet påbegynnes snarest mulig, og sluttføres innen utgangen av februar 2016. Tidspunkt Aktivitet 8.7.15 Kunngjøring av konkurranse 19.8.2015 kl 12.00 Tilbudsfrist 19.8.2015 kl 13.00 Tilbudsåpning Uke 34/35 Innledende evaluering av tilbudene Uke 35/36 Forhandlinger Uke 37 Endelig valg av leverandør Uke 39 Kontraktsinngåelse Uke 51 Levering av rapportutkast Februar 2016 Levering av sluttrapport 5
1.7 Økonomisk ramme Oppdraget honoreres etter fastpris innenfor en øvre ramme på kr 700 000,- eks. mva. Tilbudssummen skal omfatte samtlige utgifter til gjennomføringen av oppdraget, inkludert deltagelse på møter, trykking etc. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen foretas ved konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II samt de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlaget. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter, slik at kun tilbyderne med de beste tilbudene i henhold til tildelingskriteriene, vil bli invitert til forhandlinger. Forhandlingene vil kunne omfatte endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, jf. FOA 11-8 (2). Dersom forhandlinger fører til endring av en leverandørs tilbud, skal endringene dokumenteres skriftlig. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud, vil endelig valg av leverandør bli gjort. 2.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav skal dokumenteres som angitt under og leveres sammen med tilbudet. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert. Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved Følgende attester, ikke eldre enn 6 måneder: - Skatteattest for skatt - Skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring i samsvar med vedlagt mal Firmaattest 2.3 Krav til innhold i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk og inneholde følgende: Beskrivelse av oppdraget, herunder innhold, metode, omfang og leveranse. Plan for gjennomføring av oppdraget. Når utkast til rapport kan leveres. Organisasjonsplan for oppdraget med navn og CV for tilbydd personell. Det skal angis hvilken rolle og arbeidsmengde personene skal ha i oppdraget. Pristilbud. 6
2.4 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det tillates ikke alternative tilbud. 2.5 Tildelingskriterier og vektingsmodell Valg av leverandør vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut fra følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Tilbudets score Oppgaveforståelse og metode 35 pst. (score 0 10) Tilbydd personell 35 pst. (score 0 10) Leveranse 20 pst. (score 0 10) Pris 10 pst. (score 0 10) Totalsum 100 pst. (sum vektede scoringer) Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / laveste verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Vektingsmodellen er nærmere forklart under. Oppgaveforståelse og metode (35 pst.) Det gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra tilbyders forståelse for oppdraget og opplegg for gjennomføring, herunder: Forståelse for planleggingen som prosess og samordningsarena. Juridisk forståelse for plan- og bygningsloven og relevant sektorlovverk, herunder samspillet mellom lovverkene. Valg av metode og plan for gjennomføring av oppdraget. Tilbydd personell (35 pst.) I vurderingen av tilbydd personell legges det vekt på: Prosjektansvarliges faglige kompetanse og prosjektlederkompetanse. Prosjektteamets faglige kompetanse. Prosjektteamets erfaring med lignende FoU-oppdrag. Leveranse (20 pst.) Leveransen blir vurdert ut fra følgende: Omfanget av og innholdet i analyser og vurderinger som skal gjennomføres samt leveringstid. Pris (10 pst.) Laveste pris gir 10 poeng. Andre tilbydere gis poeng ut fra hvor mange prosent dyrere deres tilbud er sammenlignet med laveste tilbud. 2.6 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert med utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag. 7
2.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin. 2.8 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, supplering og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 8-2. 2.9 Tilleggsopplysninger og spørsmål Eventuelle spørsmål skal rettes per e-post til oppdragsgivers kontaktperson senest innen 9. august 2015 kl. 24.00. Svar på eventuelle spørsmål vil bli publisert i Doffin i løpet av 11. august 2015. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E-post: Vigleik Stusdal vst@kmd.dep.no I forbindelse med konkurransen skal det ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver. 2.10 Innlevering av tilbud Tilbudet kan sendes per post til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo. Eller leveres direkte til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Postmottak, Akersgata 59, 0032 Oslo. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud saksnr. 15/3410 v/ Vigleik Stusdal Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD-rom eller minnepinne. 2.11 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er onsdag 19. august 2015 kl. 12.00. Tilbud som ikke er kommet Kommunal- og moderniseringsdepartementet i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. 2.12 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted i Akersgata 44 19. august 2015 kl 13.00. 8
2.13 Vedståelsesfrist Tilbudene er bindende til 16. oktober 2015 kl. 24.00. 2.14 Tildeling, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig meddelelse om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelsen for valget, jf. FOA 11-14. Karensperiode før inngåelse av kontrakt vil også oppgis. 3. VEDLEGG Kunnskapsdepartementets standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) 9