1 Kjørbo Vest Sameie Kjære beboer! Vi ønsker deg velkommen til ordinært sameiermøte. Innkallingen du holder i hånden inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2011. Styret har lagt ned mye arbeid i å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vårt ønske er derfor at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
Side 2 Kjørbo Vest Sameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i Kjørbo Vest Sameie avholdes onsdag 25. april 2012 kl. 18.00 på Thon Hotel Oslofjord. Registrering av deltagere fra kl 17.30 Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A)Valg av møteleder B)Opptak av navnefortegnelse C)Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D)Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. Orientering A) Selvaag B) OBOS C) Canal Digital D) Vaktmester 3. ÅRSBERETNING FOR 2011 til orientering 4. REGNSKAPSRAPPORT FOR 2011 - til orientering 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET 6. INNKOMNE FORSLAG Ingen 7. FORSLAG FRA STYRET A) Parkeringsopplegg. Vi har totalt ca en P-plass per leilighet og 30 HC og gjesteparkeringsplasser. Vi ser at benyttelsen av gjesteparkeringsplassene ikke er i tråd med ønsker fra flere og ser behov for følgende: - Innføring av betalt parkering etter avtalt opplegg. Det gjelder parkering på P-plasser ute. - Opplegg for innvendig benyttelse av HC og gjesteparkering. A) Husordensregler Styret foreslår at vedlagt husordensregler vedtas for sameiet 8. VALG AV REVISOR Som revisor foreslås BDO AS. 9. VALG AV TILLITSVALGTE A)Valg av styreleder for 2 år B)Valg av 2 til 4 styremedlemmer for 1 og 2 år C)Valg av varamedlemmer for 1 år D)Valg av valgkomité Oslo, 20. mars 2012 Styret i Kjørbo Vest Sameie Stein Erik Jensen /s/ Finn-Åge Hermansen /s/ Marius Jensen /s/ Birger J Natvig /s/
Side 3 Kjørbo Vest Sameie ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden informasjonsmøtet 11.10.2011 har sameiets interimsstyre vært følgende: Leder Medlemmer Stein Erik Jensen Birger J. Natvig Finn-Åge Hermansen Marius Jensen Styrets medlemmer består i dag av ingen kvinner og 4 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 191 boligseksjoner og 5 næringsseksjoner. Sameiet ligger i Bærum kommune og har adresse Jongsåsveien 2. Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: 52 160. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Revisor for sameiet vil bli valgt på det ordinære årsmøtet. Styret Vi henviser til sameiets hjemmeside på http://kjorbovest.herborvi.no/ for ytterligere informasjon. Her fremgår hvem som sitter i styret, hvilke oppgaver som følges opp av den enkelte i styret og aktuelle mobilnummer og mail adresser. Vaktmestertjeneste og renhold Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til stillingsbeskrivelse. I tillegg til de ordinære vaktmesteroppgavene kan også vaktmester påta seg oppdrag for den enkelte, men som egne oppdrag som betales etter satser som fremgår av hjemmesiden.
Side 4 Kjørbo Vest Sameie Parkering Vi har 30 HC og gjesteparkeringsplasser. Regler for bruken av P-plassene blir tema på årsmøtet. Nøkler/skilt Bestilles etter opplegg som fremgår av hjemmesiden og velkomstbrev. Andre tjenester Når sameiet er i ordinær drift vil styret se på andre tjenester som kan bli aktuelle. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5450060. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr 6 000. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet
Side 5 Kjørbo Vest Sameie oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. Telefoni / bredbånd Fra årsskiftet opphørte Telenoravtalen på telefoni. OBOS har fra januar i år inngått ny avtale med Telio. Den nye avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se www.obos.no. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon 06090 eller besøke deres nettside www.canaldigital.no. Ingen må gjøre inngrep i TV-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten eller foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og kan i verste fall skade anlegget. Energimerking Fra og med 1.7.2010 ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Styrets arbeid Styret har hatt regelmessige styremøter og vanligvis opp til to møter i måneden. Bakgrunnen for så hyppige møter skyldes overtagelse av blokkene og oppgaver i forbindelse med innflytting. Sentrale oppgaver har vært: - Overtagelse av blokkene etter hvert som de ferdigstilles for innflytting. - Oppfølging av at avtalte oppgaver etter overtagelse blir gjennomført. - Gjennomgang av alle bilag og oppfølging av budsjettet. - Inngåelse av drifts- og vedlikeholdsavtaler med leverandører til byggene. - Innkjøp av utstyr til sameiet. - Kontakt mot Bærum Kommune. - Etablering av vaktmesteravtale og løpende dialog med vaktmester. - Informasjon til beboere enten gjennom egne skriv eller gjennom opprettelse av hjemmeside for Sameiet ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Sameiet var kun i drift fra 12.12.2011 med kun 65 av totalt 191 boligseksjoner og er ikke regnskapspliktig for 2011. Styret og forretningsfører har valgt å fremlegge en regnskapsrapport for perioden 12.12 31.12.2011 til orientering for sameiermøtet. Regnskapstallene for perioden vil føres sammen med regnskapet for 2012 og fremlegges det ordinære årsmøtet i 2013. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr 404.214,-.
Side 6 Kjørbo Vest Sameie Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr -130.961,- Resultat Årets resultat på kr 271.274,- overføres til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. BUDSJETT FOR 2012 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2012. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Budsjettet er forsøkt justert og periodisert i hh. t. forventet innflytting. Innskuddsrente (pr. 1.1.2012) Renter på driftskonto: 0,40 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,50 % for innskudd under kr 500 000 3,55 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,60 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2012. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 20. mars 2012 Styret i Kjørbo Vest Sameie Stein Erik Jensen /s/ Finn-Åge Hermansen /s/ Marius Jensen /s/ Birger J. Natvig /s/
7 Kjørbo Vest Sameie 7144 - KJØRBO VEST SAMEIE REGNSKAPSRAPPORT 12.12.2011-31.12.2011 Note Regnskap Budsjett Budsjett 2011 2011 2012 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 209 214 209 000 4 525 000 Andre inntekter 3 195 000 198 000 378 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 404 214 407 000 4 903 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 0 0-20 000 Styrehonorar 0 0-140 000 Revisjonshonorar 0 0-10 000 Forretningsførerhonorar -16 913-17 000-140 000 Drift og vedlikehold 5-15 939-35 000-725 000 Forsikringer 0-12 000-245 000 Kommunale avgifter 6-1 875-21 000-460 000 Energi/ fyring 7-61 856-65 000-1 405 000 TV/bredbånd 0-21 000-460 000 Andre driftskostnader 8-34 379-25 000-515 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -130 961-196 000-4 120 000 DRIFTSRESULTAT 273 253 211 000 783 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 9 21 0 5 000 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 21 0 5 000 ÅRSRESULTAT 273 274 211 000 788 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 273 274
8 Kjørbo Vest Sameie 7144 - KJØRBO VEST SAMEIE BALANSE EIENDELER Note 2011 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 109 128 Kundefordringer 27 000 Driftskonto i OBOS 313 024 SUM OMLØPSMIDLER 449 152 SUM EIENDELER 449 152 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 273 274 SUM EGENKAPITAL 273 274 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 61 830 Leverandørgjeld 114 049 SUM KORTSIKTIG GJELD 175 879 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 449 152 Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 OSLO, 20.30.2012 INTERIMSSTYRET FOR KJØRBO VEST SAMEIE STEIN ERIK JENSEN /s/ FINN-ÅGE HERMANSEN /s/ MARIUS JENSEN /s/ BIRGER J. NATVIG /s/
9 Kjørbo Vest Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Regnskapsrapporten er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasje 9 960 Felleskostnader 178 075 TV/bredbånd 21 179 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 209 214 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Oppstartskapital til sameiet 195 000 SUM ANDRE INNTEKTER 195 000 NOTE: 4 STYREHONORAR Det er ikke utbetalt eller bevilget styrehonorar for 2010/2011. Det har ikke vært noen ansatte i perioden. NOTE: 5 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -15 130 Drift/vedlikehold brannsikring -810 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -15 939 NOTE: 6 KOMMUNALE AVGIFTER Henting av restavfall fra avfallsbrønn, Bærum kommune -1 875 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -1 875 NOTE: 7 ENERGI / FYRING Elektrisk energi -3 907 Fjernvarme -57 948 SUM ENERGI / FYRING -61 856
10 Kjørbo Vest Sameie NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lyspærer og sikringer -4 375 Vaktmestertjenester -17 963 Renhold ved firmaer -5 375 Snørydding/gressklipping -6 563 Bankgebyr -104 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -34 379 NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 21 SUM FINANSINNTEKTER 21
HUSORDENSREGLER FOR KJØRBO VEST SAMEIE HENSIKT Husordensreglene har til hensikt å skape gode forhold innen sameiet og mellom naboer, i tillegg til å verne om eiendommen, anlegg og fellesutstyr, samt å bevare et enhetlig preg i eiendommen. Vi ber alle om å utvise nødvendig hensyn ovenfor de øvrige som bor eller oppholder seg i bygget. HENSYN TIL ØVRIGE BEBOERE Enhver sameier plikter å påse at leiligheten brukes slik at det ikke oppstår ulempe eller ubehag for beboerne. Det må tas hensyn til det alminnelige behov for hvile og søvn. Det skal være alminnelig ro etter kl. 23:00. Ved større private arrangementer bør naboer varsles i god tid, og eventuelle etterlatenskaper (sigarettstumper, tomgods, emballasje m.m.) i fellesareal plukkes opp senest dagen etter arrangementet. Det er ikke tillatt å røyke i heisen eller øvrige fellesområder innendørs. ORDEN I FELLESOMRÅDENE Sykler, barnevogner, sportsutstyr og lignende må ikke hensettes i gangerområder, trapper eller avsatser. Det skal heller ikke stå gjenstander i fellesarealene i bod rommene. Dørene til bodrommene skal være låst til enhver tid. Farlig materiale samt giftige, eksplosive eller brennbare substanser og mat eller stoffer som kan tiltrekke seg utøy, skadedyr og lignende må ikke oppbevares i bodene. AVFALLSHÅNDTERING Enhver forsøpling av eiendommens fortau, ganger, trapper og fellesareal er forbudt. Alt husholdningsavfall skal pakkes inn og legges i egne avfallscontainere. Det er ikke tillatt å deponere annet enn alminnelig husholdningsavfall i søppelrommet. Hvis det ikke er plass til avfallet i containerne skal det oppbevares i husstanden til containerne er tømt. Reduser volumet på søppelet så godt som det lar seg gjøre før det kastes. Aviser, papp og papir skal kastes i særskilte containere. For å unngå tilstrømning av skadedyr må søl omkring søppelkassene unngås og fjernes umiddelbart av ansvarlig part. Av samme årsak skal ikke avfall hensettes i fellesarealene eller utenfor inngangsdør. ORDEN Det må utvises forsiktighet når innbo bæres inn og ut av bygget i forbindelse med flytting. Sameier er ansvarlig for enhver skade som han eller hun påfører eiendommen. Beboerne oppfordres til, i egen interesse, å verne om fellesarealene og alle må medvirke til at området i og rundt eiendommen kan holdes ryddig og pent. ARBEIDER SOM INNEBÆRER FARE FOR VANNLEKKASJE Arbeider på bad, vaskerom og kjøkken, som inkluderer røropplegg, må kun utføres av autoriserte firmaer, grunnet fare for lekkasje til underliggende leiligheter. Vannkraner som lekker eller forårsaker støy skal snarest mulig besørges pakket om. Uvedkommende gjenstander skal ikke kastes i vask og WC slik at avløpsrør tilstoppes.
FELLES SIGNALANLEGG For at fellesanlegget for distribusjon av elektriske signaler (radio og TV m.m.) skal fungere optimalt må det kun benytte godkjente tilkoblingsledninger (skjermede kabler for radio- og fjernsyn). Det skal ikke utføres modifikasjoner eller arbeid på eiendommens fellesanlegg uten at dette er avtalt med styret og det selskapet som har vedlikeholdsansvaret for anlegget. ENERGISPARING For å holde sameiet energikostnader på et minimum skal lyset slås av når du forlater bodrommene, avfallsrommet og tavlerommet. GRILLING Bruk av engangsgrill eller kulegrill på balkonger, plattinger foran leilighetene i 1. etasje og terrasser er ikke tillatt. Gass og elektrisk grill er tillatt. FASADETILTAK/INNGLASSING/PARABOLANTENNER O.L Det ikke tillatt å gjøre tiltak på eiendommens fasade. Dette være seg installasjoner på tak, fasade, egne balkonger eller bygningens konstruksjon for øvrig. Mulighet for markiser innglassing av balkonger og liknende vil vurderes løpende og tas opp til vurdering på første generalforsamling. Dette for å sikre at fargevalg og løsninger er enhetlig for hele sameiet. Det er ikke tillatt å montere parabolantenner, eller andre installasjoner på balkonger, terrasser, tak, fasade eller bygningens konstruksjon for øvrig. Eventuelle utvendige tiltak tillates kun etter skriftlig avtale med styret. Tiltak satt i gang uten skriftlig avtale med styret eller generell avklaring i sameiermøtet vil bli krevd tilbakestilt. BRANNFOREBYGGENDE SIKKERHET Hver enkelt seksjonseier plikter å påse at det finnes minst ett brannslukningsapparat og en eller flere røykvarslere i de(n) seksjonen(e) han eller hun rår over. Det bør være røykvarsler på alle soverom. Seksjonseier er ansvarlig for at det utføres funksjonskontroll på egne røykvarslere minst en gang pr. år. BRUDD PÅ HUSORDENSREGLENE Eventuelle klager på egen nabo for brudd på husholdningsreglene eller på grunn av andre sjenerende forhold bør rettes direkte til naboen selv. Kanskje er vedkommende ikke klar over forholdet og problemet kan på den måten løses ved samtaler mellom partene. Gjentatte og/ eller grove overtredelser av husordensreglene kan rapporteres skriftelig til styret. Styret har myndighet til å treffe nærmere forføyninger i sakens anledning. ERSTATNINGSANSVAR Sameier blir erstatningspliktig for enhver skade som oppstår som følge av overtredelse av husordensreglene eller annen mangel på aktsomhet. Sameier er også ansvarlig for at husordensreglene blir overholdt av hele husstanden, fremleietaker eller andre personer som er gitt adgang til leiligheten og fellesareal. Saker som påføres sameiets eiendeler skal raskest mulig utbedres av den/de som har forårsaket skaden.