FYLKESMANNEN I SØR-TRØNELAG Evalueringsrapport Varslingstest for kommunene i Sør-Trøndelag februar 2017
Innhold 1. Oppsummering... 2 2. Anbefaling for kommunene... 2 3. Varsling... 3 3.1. Varsling på e-post... 3 3.2. Varsling på mobil... 4 4. Deling av situasjonsrapport... 4 5. Status CIM... 5 6. Status elektronisk varslingssystem... 5 Side 1 av 5
1. Oppsummering Varslingstest for kommunene i Sør-Trøndelag ble avhold fra den 1. februar kl. 07:30 til 3. februar kl. 12:00. Testen hadde som hensikt å teste og øve kommunene på enhetlige rutiner for varsling og rapportering på samordningskanal, for å bidra til samordnet og effektiv håndtering av uønskede hendelser. I tillegg var dette en test på varslingslistene. Kommunene var gitt relativt god frist til å respondere, da vi vektlegger læring og er klar over at ikke alle i kommunene har kompetanse/rettigheter i CIM til å rapportere. Fylkesmannen registrerer mye aktivitet og at flere kommuner bruker denne varslingstesten til å øve egen organisasjon. Av 25 kommuner var det 24 kommuner som leverte rapport i CIM innen fristen. Fylkesmannen er klar over at det er variasjon og ulikhet mellom kommunene i bruken av CIM, men fornøyd med at 96 prosent av kommunene får delt situasjonsrapport innen fristen og at 100 prosent av kommunene kvitterer for mottatt varsel. Dette er meget viktig for at Fylkesmannen skal kunne utøve regional samordning ved håndtering av uønskede hendelser. 2. Anbefaling for kommunene I. Fylkesmannen anbefaler kommuner som bruker postmottak som mottak for beredskapsvarsel å etablere en egen beredskapse-post for mottak av slike meldinger. For eksempel: «beredskap@nn.kommune.no». Og at varslinger og beredskapsmeldinger som blir sendt til denne e-postadressen blir videresendt til kommunens kriseledelse. Dette gjør varslingen mer robust, og vil redusere sårbarheten på varsling etter kontortid. II. III. IV. Videre anbefales det å ta en gjennomgang av varslingsrutiner i egen organisasjon og å oppdatere varslingsrutinene etter erfaringer kommunen notert i egenevalueringen. Det anbefales å oppdatere varslingslistene: personer, e-post og telefonnummer og å distribuere endringer til Fylkesmannen og evt. andre beredskapsaktører som trenger denne informasjonen. Det kan videre være hensiktsmessig at flere som betjener CIM i kommunene har tilstrekkelige rettigheter i CIM (som f. eks. å godkjenne og dele rapporter). Vi anbefaler kommune å ta en gjennomgang av rettigheter til medlemmene av kriseledelsen/ og stabene, slik at en ikke blir sårbar og personavhengig for å kunne rapportere. Øv gjerne på dette sammen med en nabokommune. V. Enkelte kommuner har ikke organisasjonsnavn på sine rapporter. Det gjør det vanskelig å vite hvor rapportene kommer fra når de skal sammenstilles. Fylkesmannen anmoder kommunene om å sjekke at de har opprettet organisasjonsnavn på egen kommune under [Ressurser] i venstremenyen i CIM. Hvis kommunens navn ikke eksisterer så må denne legges til under [Funksjoner] og [Ny organisasjon]. Husk samtidig at alle egne brukerne i CIM da må redigeres: Kryss av for riktig organisasjon. Side 2 av 5
Fylkesmannen minner om nasjonale retningslinjer for varsling og rapportering på samordningskanal: Kommuner, fylkesmenn, DSB og JD skal varsle overordnet myndighet, relevante underliggende etater og informere relevante aktører på eget forvaltningsnivå om hendelser. Det er lav terskel for å varsle. Mottatte varsler skal tilsvarende videreformidles. Etatene skal kvittere på mottatt varsel når utsteder ber om det. Etatene skal vurdere iverksetting av tiltak med bakgrunn i mottatt varsel. Situasjonsrapporter sendes ved å dele i krisestøtteverktøyet DSB-CIM. Mal for situasjonsrapportering skal benyttes. Rapporter sendes til overordnet myndighet innen gitte tidsfrist og deles med underliggende etat og etater på samme forvaltningsnivå. Det forventes at kommuner og fylkesmenn ved behov tar initiativ til rapportering på selvstendig grunnlag. Krav om rutiner og systemer for varsling og befolkningsvarsling er videre beskrevet i Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 og 4. Oversikt over rapporteringstidspunkt for Situasjonsrapport. 3. Varsling 3.1. Varsling på e-post Varsling av øvelsen ble sendt på e-post til kommunene kl. 07:30, 1. februar. Meldingen ble sendt til den e-post adressen kommunene har oppgitt at de skal motta beredskapsvarsler på. Alle kommunene kvitterte for mottatt varsel. Responstid på kvittering av varsling Innen 1 time: hadde 16 kommuner kvittert for mottatt melding. Innen 2 timer: hadde 24 kommuner kvittert for mottatt melding. Innen 24 timer: hadde 25 av 25 kommuner kvittert for mottatt melding. Side 3 av 5
Kvittert innen en time Ikke kvittert Kvittert innen to timer Ikke kvittert 3.2. Varsling på mobil Det ble sendt sms-varsling til kommunenes ordførere, rådmenn og beredskapskontakter kl. 08:00, 1. februar for å orientere om utsendt varsel på e- post. 4. Deling av situasjonsrapport Totalt 24 av 25 kommuner har delt rapport med Fylkesmannen innen fristen. En kommune har ikke delt situasjonsrapport. Respons på deling av situasjonsrapport Innen dag 1: hadde totalt 16 kommuner delt rapport Innen dag 2: hadde totalt 20 kommuner delt rapport Innen dag 3: hadde totalt 24 kommuner delt rapport Totalt delte rapporter innen dag 1 Ikke delt Totalt delte rapporter innen dag 2 Ikke delt Totalt delte rapporter innen dag 3 Ikke delt Side 4 av 5
5. Status CIM 22 av 25 kommuner oppgir at de bruker CIM til krisehåndtering og beredskapsøvelser. En kommune har ikke svart. Bruker CIM Bruker ikke CIM Ikke svart 6. Status elektronisk varslingssystem 21 av 25 kommuner oppgir at de har elektronisk varslingssystem for befolkningsvarsling. En kommune har ikke svart. Kommentar: Det er ulik oppfatning av hva som skal til for å tilfredsstille hva som er et slikt system. Fylkesmannen har ikke skilt på hvilke systemer kommunene har oppgitt som befolkningsvarsling. Har system for befolkningsv arsel Har ikke system Ikke svart Henning L. Irvung beredskapsenheten Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Side 5 av 5