Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Komitérommet, (1.etg) 6. november 2008 Fra sak: Til sak: 40/2008 44/2008 Fra kl.: Til kl.: 13.00 17.15 Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) (Fratrådt under sak 40 og 41) Per Henrik Mørk (nestleder) Anbalagan Ratnasingam Per Storlien Reidar Stensland IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen (Vara for Anne R. Hagesæther i sak 40 og sak 41) MELDT FORFALL: Tone Merete Viklem Olsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Marion B. Hauan Til sak 42/08 Migmaurveien Herjangen møtte: Svein Lindgren 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Kontrollutvalgets leder Anne Rabaas Hagesæther hadde erklærte seg innhabil og møtte først til behandling av sak 42/08. Reidar Stensland var innkalt som vara og stilte i Hagesæters sted i denne saken. Per Henrik Mørk ble valgt til møteleder i sak 40 og 41. Anne Rabaas Hagesæther var møteleder i de øvrige sakene. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent.
Sak 40/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. oktober 2008. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 9. oktober ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt : Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 9. oktober 2008 godkjennes. Sak 41/08 Gjennomgang av granskningsrapport fra KPMG (Terrasaken) Kontrollutvalget gjennomgikk KPMG-rapporten i forbindelse med sak 37/08 og fattet da vedtak om å invitere ordfører og rådmann til å komme og orientere kontrollutvalget om hva en har foretatt seg i forhold til de konklusjoner og anbefalinger som trekkes i rapporten, samt status i kommunens arbeid med å få dekket deler av tapet. Ordfører fremholdt at KPMG-rapporten var lagt frem og grundig gjennomgått for bystyret, men at den ikke er formelt politisk behandlet. Det ble stilt spørsmål om det er vurdert videre reaksjoner mot de personer som har vært involvert i saken fra Narvik kommunes side. Ordfører orienterte om at det ikke har kommet signaler fra noen av de juridiske rådgiverne kommunen har hatt om slike tiltak. Ordfører understreket at kommunen tvert i mot har vært opptatt av ikke å gjøre enkeltpersoner til syndebukker fordi det er så mange personer som har vært involvert i beslutningsprosessen rundt finansplasseringene. Så langt anslår ordfører at en har fått tilbake i størrelsesordene 50-55 % av de pengene som var plassert i finansielle instrumenter i forbindelse med Terrasaken. Et viktig moment som har bidratt til dette er at kommunene ble tilkjent separatistrett til midlene i boet etter konkursen i Terra Securities. Det har også vært forsøkt å få dekning gjennom å anlegge sak mot de involverte meglerne i saken, herunder sak om vinningsavståelse. Dette har imidlertid ikke ført frem. De involverte kommunene har gjennom sine rådgivere vurdert ulike alternativer for å få tilbake de tapte midlene. Et alternativ som er under vurdering er å gå til sak mot Depfa Bank i Storbritannia. Oppfølging av forholdet til DnB og eventuelle amerikanske banker er foreløpig usikkert. Ordfører kommenterte også de påstander som er fremsatt om at kommunen i forbindelse med det etterfølgende arbeidet i Terra-saken er i ferd med å gjenta feilen med å knytte seg til kun en rådgiver. Ordfører viser til at en har benyttet flere ulike rådgivere/firmaer, herunder Wassum og Lund & Co, samt medierådgivere og engelske advokater for vurderinger av de forhold som kan Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 06.11.2008, sak 35/08 39/08 Side 2 av 5
vedrøre Storbritannia. Det er således Ordførers klare oppfatning at kommunen får sine råd fra et bredt sammensatt konsulentmiljø. Det ble stilt spørsmål om det er fastsatt noen beløpsgrenser for hvor store kostnader kommunen kan pådra seg i arbeidet med å etterfølge de tapte midlene. Ordfører orienterte om at det ikke er fastsatt noen kostnadsgrenser, men at kommunens mandat for å forfølge saken åpner for å engasjere den eksterne ekspertise en finner nødvendig. Dette har medført at kommunen hittil i år har en overskridelse på ca. 2 millioner i forhold til budsjetterte konsulentkostnader. Ordfører understreker imidlertid at dette ikke alene knytter seg til Terra-saken, men at kommunen også har hatt et par andre saker hvor eksterne konsulenter har vært innleid. Ordfører fremholder at en har sterkt fokus på kostnadene i arbeidet med å forfølge Terra-saken. Etter at kontrollutvalget hadde takket Ordføre for orienteringen, ble rådmann Wiggo Lauritzen ønsket velkommen for å gi sin orientering fra administrasjonens side. Også rådmann ble bedt om å orientere om hva som er gjort i for hold til de konklusjoner og anbefalinger KPMG har kommet til i sin rapport. Det ble spesielt vist til de syv punktene med anbefalinger fra KPMG. Rådmanns konklusjon er at rapporten ikke konkluderer med at finansreglementet er for dårlig eller mangelfullt. Det er derfor ikke gjort noe for å få utarbeidet noe nytt finansreglement. Rapporten peker imidlertid på rutinesvikt og dette har vært fokus for administrasjonen i det etterfølgende arbeidet for å unngå at lignede forhold skal kunne gjenta seg. Dette arbeidet har som hovedfokus å utarbeide en økonomihåndbok. Økonomihåndboken skal gi klarere beskrivelser av oppgaver for å kunne overholde bestemmelsene i både finansreglementet og delegasjonsreglementet. Hovedmålet for økonomihåndboken er å gi klare og detaljerte rutine- og stillingsbeskrivelser. Det har vært diskutert om KomRev NORD skal foreta en gjennomgang av finansreglementet, men dette arbeidet ble stilt i bero i påvente av KPMGs rapport. Arbeidet er ikke fulgt opp etter at rapporten forelå. Som en del av arbeidet med økonomihåndboken jobbes det med å etablere elektroniske systemer for kontroll og kvalitetssikring. Slikt system for automatiske kontroller ventes å kunne være på plass i løpet av første kvartal 2009. Et viktig element i arbeidet med kommunens økonomiforvaltning har vært håndteringen av kommunens låneportefølje. Rådmann orienterte at det er foretatt en gjennomgang av denne av Nordea Bank, som er kommunens hovedbankforbindelse. I arbeidet med å forfølge Terra-saken har også administrasjonen hatt sterkt fokus på kostnadene. Det vurderes fortløpende hvilke tiltak en skal føleg opp for å forsøke å få tilbake noe av de tapte midlene. Herunder gjøres det Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 06.11.2008, sak 35/08 39/08 Side 3 av 5
vurderinger i forhold til om det kan være aktuelt å ta ut stevning i England mot Depfa bank. Etter å ha takket rådmann for orienteringen, diskuterte kontrollutvalget den informasjon man hadde fått fra Ordfører og rådmann og konkluderte med følgende Narvik, 9. november 2008 1. Kontrollutvalget fremmer en innstilling til bystyret med anmodning om at KPMG-rapporten om Vurdering av Narvik kommunes beslutningsprosess, vedtak og oppfølging i Terra-saken tas opp til politisk behandling i bystyret. 2. I forbindelse med denne behandlingen oppfordrer kontrollutvalget til at påløpte kostnader brukt i Terra-saken presenteres for bystyret sammen med en prognose over forventede fremtidige kostnader. 3. Kontrollutvalget vil anbefale at bystyret vurderer å pålegge administrasjonen å inngå avtale om ekstern gjennomgang av kommunens finansportefølje. Enstemmig vedtak Per Henrik Mørk Nestleder kontrollutvalget i Narvik Sak 42/08 Migmaurveien Herjangen Brev fra Svein Lindgren Svein Lindgren var innkalt og kontrollutvalget stilte diverse spørsmål om innholdet i brevet. Etter at Lindgren hadde forlatt, diskuterte kontrollutvalget grundig hvorvidt det ville gjøre videre undersøkelser i saken. Det fremkom at en ikke kan se at de problemstillinger som er tatt opp krever kontrollutvalgets gjennomgang nok en gang. Det ble fattet slikt : Kontrollutvalget har tatt brev av 23.9.2008 fra Svein Lindgren til behandling og finner det ikke formålstjenlig å behandle de spørsmål brevet stiller. Dette basert på at forholdet mellom de involverte parter anses avklart og at angjeldende saksforhold ligger langt tilbake i tid. Sekretariatet underretter Svein Lindgren og Anne Lene Lie om vedtaket. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 06.11.2008, sak 35/08 39/08 Side 4 av 5
Sak 43/08 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget gikk gjennom utkast til plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet av sekretariatet basert på diskusjoner i tidligere møter. De ulike forslagene til forvaltningsrevisjonsprosjekter ble grundig diskutert. Etter en meget konstruktiv drøfting fattet kontrollutvalget slikt Sekretariatet bearbeider utkastet til plan for forvaltningsrevisjonsprosjekter basert kontrollutvalgets diskusjoner og utarbeider endelig plan for forvaltningsrevisjon. Det innkalles til nytt møte i kontrollutvalget den 14. november for endelig behandling av planen. Sak 44/08 Eventuelt/ orienteringssaker Brev fra KomRev NORD om oppdragsansvarligs uavhengighet ble gjennomgått og det ble fattet slikt Kontrollutvalget tar oppdragsansvarligs orientering til etterretning. Møte ble deretter hevet ca. kl. 17.15. Narvik, 9. november 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 06.11.2008, sak 35/08 39/08 Side 5 av 5