KONKURRANSEGRUNNLAG Avtale om levering av e-læringssystem

KONKURRANSEGRUNNLAG Avtale om levering av e-læringssystem Konkurransegrunnlag 1 av 9

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens øvrige oppdragsgiver(e)... 3 1.3 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang... 3 1.4 Anskaffelsens omfang... 3 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.6 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Generelle regler og prosedyre... 3 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag... 4 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Behandling av tilbud... 5 2.9 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.1.1 Utenlandske leverandører... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Brukervennlighet og funksjonalitet... 8 4.2 Tilbudte konsulenters kompetanse... 8 4.3 Pris... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 6 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag 2 av 9

1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Se for øvrig SSA-K med bilag. 1.2 Anskaffelsens øvrige oppdragsgiver(e) AFKs fylkeskommunale foretak vil også kunne være brukere av avtalen. 1.3 Kort beskrivelse av behov/oppdrag og omfang Oppdragsgiver skal inngå en tjenesteavtale med en leverandør som har et kompetent fag- og leverandørmiljø innen området "e-læring". Målet er at oppdragsgiver skal være i stand til å tilby e- læringstjenester til eksterne og interne brukere på effektiv, brukervennlig og sikker måte. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere et e-læringssystem og relevant faglig bistand i henhold til SSA-K Bilag 1, kundens kravspesifikasjon. 1.4 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiver estimerer avtalens totalverdi vil være mellom 1 500 000 2 000 000,- eks. mva. Volumangivelsen er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : Brian.mariampillai@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.6 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standard kjøpsavtale, SSA K, se vedlegg 1. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Konkurransegrunnlag 3 av 9

2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 22. august 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 34: Tilbudsfrist Uke 36: Melding om valg av leverandør Uke 37: Signering av avtalen Uke 37: Oppstart 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: E-læringssystem" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonens plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, herunder informasjon om tilbyders kontaktperson og postadresse 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Utfylte SSA-K bilag. Se punkt 2.6. 6 Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 5 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag Bilag Veiledning 1 Kundens kravspesifikasjon Bilaget inneholder beskrivelse av anskaffelsens formål samt oppdragsgivers krav/behov. 2 Leverandørens beskrivelse av leveransen I dette bilaget fyller tilbyder ut sin besvarelse av oppdragsgivers kravspesifikasjon. Tilbyder skal i dette bilaget beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers fastsatte krav. Konkurransegrunnlag 4 av 9

Tilbyder skal også besvare tildelingskriteriene "Tilbudte konsulenters kompetanse" og "Brukervennlighet og funksjonalitet" (utfyllende beskrivelse av B1 og B2 krav) i dette bilaget. 3 Kunden tekniske plattform Bilaget inneholder en beskrivelse/informasjon om kundens tekniske plattform. 4 Leveringstidspunkt og andre frister Bilaget inneholder frister for idriftsettelse av systemet. Tilbyder skal i dette bilaget presentere sitt forslag til fremdriftsplan. Endelig versjon av fremdriftsplanen fylles ut av leverandør og oppdragsgiver etter kontraktsignering. 5 Godkjenningsprøve Tilbyder skal i dette bilaget presentere sitt forslag til godkjenningsprøve. 6 Administrative bestemmelser Tilbyder skal i dette bilaget opplyse om hvem som vil være bemyndiget representant for selskapet. 7 Samlet pris og prisbestemmelser. Tilbyder skal i dette bilaget fylle ut delsummer, timepris og totalsum. Inngitte totalsum danner grunnlaget for vurderingen av tildelingskriteriet "Pris" 8 Endringer i den generelle avtaleteksten. Inneholder en endringstabell som er utfylt av oppdragsgiver. Eventuelle avvik og forbehold skal av tilbyder fylles inn i dette bilaget. Det gjøres oppmerksom på at avvik og forbehold kan medføre at tilbudet blir avvist. 9 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 22. november 2016. 2.8 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.9 Tilleggsopplysninger Spørsmål til konkurransen, eller henvendelse om tilleggsopplysninger, sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «E-læringssystem» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 11. august 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. Konkurransegrunnlag 5 av 9

3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.1.1 Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Beskrivelsen skal som minimum angi en oversikt Konkurransegrunnlag 6 av 9

Leverandøren skal ha et miljø med konsulenter som har kompetanse innen pedagogikk og e-læring som opplæringsmetode-/tiltak. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum to tilsvarende oppdrag. over selskapets totale ressurser som har kompetanse innen pedagogikk og e-læring som opplæringsmetode-/tiltak. NB! Denne beskrivelsen skal ikke inneholde CV-er eller andre referanser til konkrete konsulenter. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt, oppdragsgiver og kort beskrivelse av oppdraget. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Teknisk og faglige kvalifikasjoner Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 4) fra hver av de aktuelle underleverandører. Økonomiske og finansielle stilling Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. Konkurransegrunnlag 7 av 9

4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Evaluering Brukervennlighet og 30 % Utfylt SSA-K bilag 1 Se punkt 4.1 nedenfor funksjonalitet Tilbudte konsulenters 20 % Utfylt SSA-K bilag 1 Se punkt 4.2 nedenfor kompetanse Pris 50 % Utfylt SSA-K bilag 5 Se punkt 4.3 nedenfor 4.1 Brukervennlighet og funksjonalitet Brukervennlighet og funksjonalitet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av B1-kravene i SSA-K bilag 2. Besvarelsen skal bla. inneholde utførlig beskrivelser av tilbudte opplæringsopplegg, muligheter for endringer av maler i systemet osv. Tilbyder vil maksimalt kunne oppnå følgende poeng per krav: B1-krav nr. Maksimalt antall poeng 1 5 2 5 3 5 8 5 16 5 17 5 Det vil bli gitt inntil 30 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 4.2 Tilbudte konsulenters kompetanse Tilbyder skal levere en dedikert beskrivelse av de tilbudte konsulentenes erfaring og kompetanse innenfor de etterspurte områdene opplistet i krav nr. 24 i SSA-B bilag 1. Beskrivelsen skal være kronologisk i henhold til punktlisten i kravet, og være på maksimalt 2 sider per tilbudte konsulent. I tillegg skal konsulentenes CV vedlegges. Det gjøres likevel oppmerksom på at oppdragsgiver i sin evaluering på kriteriet, kun vil vurdere den dedikerte besvarelsen. CV vil kun benyttes til eventuell verifisering av opplysninger i den dedikerte besvarelsen. Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet kompetanse. 4.3 Pris Laveste tilbudte timepris vil gi maksimal poengsum (50 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Konkurransegrunnlag 8 av 9

Laveste tilbudte timepris Tilbudt timepris X 50 = Poengsum pris 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 SSA-K 2 SSA-K Bilag 3 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører, når disse benyttes for oppfyllelse av teknisk og faglige kvalifikasjoner 4 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører, når disse benyttes for oppfyllelse av økonomisk og finansielle stilling 5 Veiledning sladding 6 Databehandleravtale 24.6.2016 Marianne Brynildsen kommunikasjonsdirektør Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag 9 av 9